Sistema de Administración de Calidad

Control de documentos y registros
Sistema de Administración de Calidad
OBJETIVO:
Asegurar la administración y control de los documentos y
registros que forman parte del Sistema de Administración
de Calidad de PROLAMSA.

ALCANCE:
Aplica a todos los documentos del Sistema de
Administración Calidad de PROLAMSA, incluso a los de
origen externo establecidos por la organización.


Alta y/o Edición de Documentos

• El usuario elabora una
solicitud de alta y/o
edición a través de la
plataforma Share Point ,
explicando las razones de
la necesidad de la creación
del nuevo documento y/o
del cambio, así como los
lugares donde será
publicado, el número de
copias esta solicitud es
enviada al CSAC/ISC para
su aprobación.


• Razones de alta/cambio.
• Lugar a publicar.
• Número total de copias.

• Si no se cumple con estos
requisitos, la solicitud alta o
cambio será rechazada.

• Se tendrá que realizar de
nuevo la solicitud
cumpliendo con los
requisitos.

• Razones de alta/cambio.
• Lugar a publicar.
• Número total de copias.

Requisitos
Solicitud Rechazada

• Una vez que la solicitud es aprobada, se
anexará a través de SharePoint el documento
que el usuario utilizará para realizar la alta;
para los cambios se otorgan permisos para
realizar los cambios.
Solicitud Aprobada
• Una vez que el usuario termine de editar o dar
de alta el documento, deberá de enviar a flujo
autorización para que el documento sea
publicado.

• Antes de ser publicado se debe de cumplir con
los siguientes requisitos:
Solicitud Aprobada
De preferencia letra calibrí
tamaño 11, justificado.
Los requerimientos de la
Norma ISO 9001 o TS 16949.
Los requerimientos de los
clientes.
Políticas y/o lineamientos de
la organización.
Que los cambios estén
subrayados y coincidan con
el cuadro de control de
cambios.
En caso de que se hayan
borrado actividades, también
se debe hacer referencia en
el cuadro de control de
cambios. ( Sino coincide se
rechazará el documento).
Para las altas se debe de
colocar en el cuadro de
control de cambios que es
“Documento de nueva
creación”. ( los documentos
de nueva creación no se
deberán de subrayar).
La revisión y fecha del
encabezado hayan sido
cambiadas. La fecha debe de
llevar el siguiente orden,
ejemplo: 11-Ago-14 ( el mes
debe de ir con letra)
Errores ortográficos. (al
detectarse los primeros 3
errores se rechazara todo el
documento).
Si el documento no cumple con esto, será rechazado.
Que se tomará en cuenta para aprobar un documento:
Una vez que se
solicita un cambio,
alta o baja (y éste ha
sido aprobado por el
administrador); no se
puede cancelar el
flujo.
Por eso es muy
importante realizar
las altas, cambios o
bajas que son
solamente
necesarios.
Ya que todo
movimiento en
SharePoint se queda
registrado y no se
puede manipular el
sistema.

Flujos de Documentos
• Cuando se haya finalizado una alta, cambio o baja, el
supervisor o jefe de turno deberán de informar a su
personal y deberán de llenar formato hoja de
asistencia, como evidencia de la capacitación.
• El supervisor o jefe de
turno cuenta con 14
días para dar a conocer
las altas, los cambios
y/o bajas del
documento.
Capacitación al personal
• Pasados esto días personal de calidad se
encargará de auditar que la hoja registro de
asistencia haya sido firmada por el personal.

• Los resultados de esta auditoria serán
mostrados las juntas semanales del SAC.
Capacitación al personal
• Los documentos se revisaran cada 6 meses, para su re
aprobación, independientemente de los cambios solicitados
por el usuario, esto para asegurarnos que las actividades
siguen vigentes y de no ser así hacer los cambios necesarios
(en caso de que se requiera) para evitar documentación
obsoleta. En caso de no requerir algún cambio a la
documentación, se enviara un correo al CSAC/ISC
mencionando que el documento no requiere ningún cambio.
Revisión de los documentos del SAC.