Tipos de documentos na empresa

O documento na empresa
O documento um registo que reproduz

ou representa, uma coisa ou uma pessoa,
podendo servir de meio de prova ou de
confirmao de um acontecimento,
situao ou ocorrncia.

UFCD - 6225 Tcnicas de normalizao documental - Teresa Jorge
1
A empresa apresenta atravs de
documentos os factos relativos sua
atividade.

Os documentos constituem a memria da
empresa.

Habitualmente o documento escrito, este
pode tambm ter outro suporte material
alm do papel - registo em CD, pen,
microfilme, etc.
2
Funes do Documento
Representao de um facto ou
situao;

Conservao (subsiste posteriormente
ao facto que lhe deu origem).
3
Tipologia da documentao

Interna (criado e aprovado pela empresa
segundo as normas internas de
documentao).

Externa (no foi criado nem aprovado
pela empresa mas necessrio para o
funcionamento da mesma).

4
Tipologia da documentao - Exemplos
Interna
Actas, processos de clientes,
memorandos, ofcio, sistema de
preveno da empresa, etc.

Externa

Catlogo de fornecedores, a norma ISO
9001, ofcios, curriculo, etc

5
Como classificar os documentos?

O contedo do documento, ou seja, o
assunto, deve ser o critrio
classificador, possibilitando agrupar
espcies documentais (ofcio,
memorando, recibo, etc.) que tratam
do mesmo assunto em um dossier,
processo ou pasta.

6
A classificao deve ser realizada por
funcionrios que conheam a estrutura e
o funcionamento da empresa ou do
rgo, responsveis pela atividade de
arquivo dos documentos, e realiza-se
nos seguintes procedimentos:
7
- Anlise do documento e pesquisa do
cdigo correspondente ao grupo de
assunto a que pertence;
- Encaminhamento para o arquivo junto ao
setor competente;
- Quando o documento estiver
acompanhado de anexos, estes devero
receber um cdigo correspondente ao
documento.

8
Tipo de documentos

Textos e Relatrios;
Cartas/Ofcios;
Sobrescritos;
Nota de Servio;
Memorando;
Comunicado/Comunicao;
Nota informativa/Informao;
E-mail;
Fax


9
Textos
Conjunto ordenado de palavras ou frases escritas;

Redao original de uma obra escrita;

Palavras que se citam para demonstrar alguma
coisa;

Qualquer escrito destinado a ser dito ou lido em
voz alta.
10
Relatrio
Um relatrio um conjunto de
informaes, utilizado para reportar
resultados parciais ou totais de uma
determinada atividade, projeto,
ao, pesquisa, ou outro evento.
11

A primeira pgina do relatrio deve
ser constituda pelo ttulo, nome do
destinatrio, nome do autor, uma
imagem, a data e o local de realizao
desse mesmo contacto.


12
Caractersticas do relatrio
Existem 3 tipos de relatrio:

Crtico - descreve e opina sobre a maneira
como uma atividade foi desenvolvida, a fim
de dar a conhecer.

Sntese - menos elaborado, referente a
anteriores relatrios.

Formao - mais ou menos pormenorizado,
apresentando atividades desenvolvidas
durante um curso e/ou estgio.
13
Cartas
A carta uma modalidade livre, pois nela
podem aparecer a narrao, a descrio, a
reflexo ou o parecer dissertativo. O que
determina a abordagem, a linguagem e os
aspetos formais de uma carta o fim a que ela
se destina: um amigo, um negcio, um
interesse pessoal, um familiar, etc.


14
15
Sobrescrito ou subscrito?

- O documento deve ser enviado
num sobrescrito/subscrito fechado.

Qual a forma correta?
Neste caso, a palavra correta
sobrescrito, porque significa envelope.

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Subscrito o particpio passado do verbo
subscrever, que significa, escrever por
baixo de, aprovar, assinar.

Exemplos:

O documento deve ser enviado
num sobrescrito fechado.

O documento foi subscrito pela maioria
dos trabalhadores.
Ofcios
O ofcio um tipo de documento endereado a
uma autoridade com o objetivo
de comunicar um facto ou realizar uma
solicitao em carter oficial.

necessrio ser coerente e apresentar
argumentos necessrios para que o documento
seja atendido.

17
Nota de Servio/Ordem de Servio

Nota de servio, um documento
interno de uma empresa, dando ordem
para o colaborador executar tal
servio, de acordo com as
especificaes, constantes da nota de
servio.

Trata-se de uma correspondncia
oficial interna ou interdepartamental,
com numerao prpria.

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O Memorando

Documento administrativo interno, de
circulao limitada ao mbito da
empresa, que serve para lembrar algo,
atravs de mensagens curtas e
informaes sucintas.

Este tipo de documentao no deve
ser enviado para o exterior.

1) Para : A quem se destina o mesmo;

2) De: Nome de quem o emite;
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3) Data: Data em que emitido o
documento;

4) Assunto: Breve frase com o tema;

5) Explicao, com poucas linhas e o
mais concisa possvel;

6) Assinatura.

- Quando utilizado para o exterior, assume
a posio de carta ofcio ou carta
comercial.

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Comunicado

um texto cativante, indito,
verdadeiro, objetivo e denotativo, que
no espera obter uma resposta por
parte do receptor. Os comunicados so
escritos para anunciar alguma ideia ou
lei (comunicar algo a algum).
21
Caracterstica do Comunicado
No 1 Pargrafo (introduo) um
pargrafo-sntese da matria que o
resto do texto desenvolve (data, hora,
local, entidade/s predominantemente
envolvida/s).

Os restantes pargrafos tm
tendncia a ser curtos, com uma
linguagem simples e muito clara e
contm as informaes ordenadas
das mais importantes para as menos
importantes.

23
E- Mail

Forma de comunicao flexvel e
rpida;

Meio informal de comunicao, no
deve ser utilizado para troca de
mensagens formais e confidenciais;

24
Segundo a legislao em vigor, para
que uma mensagem enviada por e-mail
tenha valor documental, e possa ser
aceite como um documento original,
necessrio que a entidade que a emite
esteja certificada para esse fim.

E-mail
Como escrever um e-mail

Assunto: Objetivo da mensagem, deve
facilitar a organizao dos
documentos;

A saudao como Caro Senhor, uma
confirmao de que a mensagem
para ele;

Frases e pargrafos curtos, objetivos e
em sequncia lgica;
-
26
A mensagem que contm algum ficheiro
em anexo, deve trazer informaes
mnimas sobre o seu contedo;

Sempre que disponvel deve recorrer-se
ao pedido de confirmao de leitura. Se
no for possvel, deve constar da
mensagem o pedido de confirmao do
seu recebimento;

- Incluir saudaes finais simples:
- Melhores cumprimentos

27
Fax

um meio de comunicao rpido,
eficiente e econmico para envio de
mensagens escritas urgentes.

Devemos ter em ateno, nas
mensagens confidenciais, a sua
utilizao, pois outras pessoas
podero ter acesso s mesmas;

Na redao de mensagens a serem
enviadas por fax, a linguagem deve,
igualmente, ser simples e concisa,
passando diretamente ao assunto.

O fecho do fax composto por:
- Melhores cumprimentos ou
- Com os melhores cumprimentos.
29

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