CHƯƠNG 3 BẢNG TÍNH EXCEL

BÀI 1 GIỚI THIỆU VỀ MICROSOFT EXCEL

I. Giới thiệu chung
1.1 Khởi động Excel • C1: Dùng lệnh Start / Programs / Microsoft Excel • C2: Start/ Run và nhập đường dẫn C:\Program Files \Microsoft Office \Office\MSExcel.EXE • Xuất hiện màn hình làm việc như sau

Title bar

Menu Bar

Standard Formating Formula Wookbook Cell Column Border

Row Border

Các bảng tính

Scroll Bar

Status Bar

1.2 Thao tác với tệp
a. Ghi tệp mới lên đĩa - File / Save xuất hiện hộp thoại Save, - Chọn thư mục chứa tệp trong mục Save in, - Ghi tên tệp vào mục File name, - Kích chuột vào nút Save b. Mở tệp đã có: - File / Open - Chọn thư mục chứa tệp, chọn tên tệp, - Kích chuột vào nút Open c. Mở tệp mới - File / New hoặc nháy chuột vào biểu tượng New trên thanh Standard d. Đóng tệp - File / Close • Ví dụ

1.3 Thoát khỏi Excel: • Dùng lệnh File / Exit (Kích chuột vào nút Close trên thanh tiêu đề)

II. Các kiểu dữ liệu trong Excel
• Một ô chỉ chứa một kiểu dữ liệu. Kiểu dữ liệu phụ thuộc ký tự đâu tiên gõ vào 2.1 Kiểu số (Number) - Là các chữ số 0 → 9, - Các dấu: + - . ( $ 2.2 Kiểu chuỗi (Text) - Là các chữ cái: A → Z, a → z - Các ký tự canh biên: ‘ “ ^ \ - Ví dụ

2.3 Kiểu công thức (Formula) - Ký tự đầu tiên gõ vào là dấu = hoặc + • Ví dụ - Các toán tử trong công thức
Toán tử tính toán: + - * / ^ % Toán tử chuỗi: & Toán tử so sánh: =, <>, >, <, >=, <=

• Ví dụ

III. Các thao tác cơ bản trên vùng
• Vùng: bao gồm một hoặc nhiều ô liên tiếp được xác định bởi địa chỉ ô đầu vùng và ô cuối vùng. 3.1 Lựa chọn vùng:
Kích chuột vào ô đầu vùng, nhấn và giữ chuột trái kéo rê đến ô cuối vùng

• Ví dụ

3.2 Xoá dữ liệu trong vùng: - Chọn vùng cần xoá - Nhấn phím Del 3.3 Sao chép, di chuyển dữ liệu vùng: - Chọn vùng cần nguồn - Edit / Copy (Ctrl + C) hoặc Edit / Cut (Ctrl + X) - Di chuyển đến vùng đích - Edit / Paste (Ctrl + V) • Ví dụ

3.4 Chèn dòng, cột, ô trống • Chèn dòng:
 Chọn các dòng muốn chèn  Insert / Rows

Chèn vào vùng đã chọn và đẩy các ô cùng hàng sang phải

• Chèn cột:
 Chọn các cột muốn chèn  Insert / Columns

• Chèn ô:
 Chọn vùng muốn chèn ô trống  Insert / Cells. Xuất hiện hộp thoại Insert

• Ví dụ

Chèn vào vùng đã chọn và đẩy các ô cùng cột xuống dưới

Định dạng văn bản
• • • • • • Thay đổi độ rộng cột và chiều cao dòng Quy định vị trí dữ liệu trong các ô Định dạng dữ liệu số Định dạng dữ liệu chữ Tạo các đường kẻ theo vùng ô đã chọn Định dạng nền dữ liệu

Bài 2

1.Thay đổi độ rộng cột và chiều cao dòng
• Cột (dòng): di chuột đến đường biên giữa hai cột (dòng), nhấn và kéo chuột sang trái hoặc phải (trên hoặc dưới) để thay đổi. • Nếu muốn thay đổi độ rộng của nhiều cột (chiều cao của nhiều hàng) thực hiện lệnh Format/Column/ Width (Format/ Row/ Height)

2. Quy định vị trí dữ liệu trong các ô
• Format/Cell. • Chọn lớp Alignment

• Horizontal: điều chỉnh ngang dữ liệu trong từng ô. • Vertical: điều chỉnh dọc dữ liệu trong từng ô. • Orientation: hình thức trải dữ liệu trong ô: ngang/ dọc /nghiêng • Wrap text: độ rộng cột cố định, dữ liệu nhập vào tự động tràn trên nhiều dòng. • Merge cells: gộp các ô được chọn thành 1 ô.

3. Định dạng dữ liệu số
• Chọn vùng dư liệu cần định dạng • Format / Cells • Chọn lớp Number • Trong mục Categories chọn mục Number

4. Định dạng dữ liệu chữ
• Chọn vùng cần định dạng. • Format/ Cells • Chọn lớp Font
– – – – – Font: Loại font chữ Font style: kiểu chữ Size: Cỡ chữ Underline: các kiểu gạch chân Color: Mầu chữ

5. Tạo các đường kẻ theo vùng ô đã chọn
• Chọn vùng cần tạo đường kẻ • Format/ Cells • Chọn lớp Border • Khung Style: chọn một trong 13 mẫu đường kẻ • Color: mầu đường kẻ

6.Định dạng nền dữ liệu
• Chọn vùng cần tạo nền • Format/ Cells • Chọn lớp Patterns
– Color: chọn mầu – Pattern: chọn mẫu tô

• Kích OK

BÀI 3
CÁC HÀM THƯỜNG DÙNG TRONG EXCEL

1. GIỚI THIỆU CHUNG
=<Tên hàm> (Danh sách đối số)
 Hàm bắt đầu bằng dấu =

Tên hàm là các hàm mẫu do Excel quy định.

Ví dụ SUM, ABS, SQRT Tên hàm không phân biệt chữ hoa chữ thường  Danh sách đối số:

- Là các trị số, các địa chỉ ô, các dãy ô, tên vùng, công thức,
tên hàm. -

Danh sách đối số đặt trong các dấu ngoặc ()

- Giữa các đối số ngăn cách nhau bởi dấu phẩy

Địa chỉ tương đối, địa chỉ tuyệt đối
• Địa chỉ tương đối là địa chỉ tham chiếu có dạng <cột><dòng>. Khi sao chép đến vùng đích, địa chỉ tham chiếu của vùng đích sẽ thay đổi theo nghĩa phương, chiều và khoảng cách. • Địa chỉ tuyệt đối: là địa chỉ có dạng $<cột>$<dòng>. Khi chép đến vùng đích, địa chỉ tham chiếu của vùng đích sẽ giữ nguyên như của vùng nguồn.

2. CÁC HÀM TOÁN HỌC và THỐNG KÊ
2.1 Hàm ABS(): Cú pháp
ABS(N)

Công dụng: cho giá trị tuyệt đối của biểu thức số N Ví dụ =abs(-25) → 25

2.2 Hàm SQRT(): Cú pháp

SQRT(N)

Công dụng: cho trị là căn bậc hai của số N (N>0) Ví dụ =sqrt(25) → 5

2.3 Hàm INT( ):
Cú pháp
INT(N)

Công dụng: cho trị là phần nguyên của biểu thức số N Ví dụ =int(259.45) → 259

2.4 Hàm MOD() Cú pháp
MOD(N, M)

Công dụng Cho phần dư của phép chia nguyên N cho M Ví dụ =mod(9,4) → 1

2.5 Hàm ROUND( )
 Cú pháp
ROUND(Bt,N)

 Công dụng - Làm tròn giá trị biểu thức số Bt đến N số lẻ. - Nếu N>0 làm tròn bên phải phần thập phân, nếu N<0 làm tròn bên trái phần thập phân  Ví dụ =round(15.327,2) → 15.33 =round(333333,-3) → 333000 =round(1234.4567,0) → 1234

2.6 Hàm SUM() Cú pháp
SUM(danh sách đối số)

Công dụng Tính tổng các phần tử trong đối số. Danh sách đối số phải là kiểu Number Ví dụ

2.7 Hàm AVERAGE() Cú pháp
AVERAGE (danh sách đối số)

Công dụng Tính trung bình cộng các số có trong danh sách đối số. Ví dụ

2.8 HÀM MAX(), MIN() Cú pháp
MAX (danh sách các trị) MIN(danh sách các trị)

Công dụng: Tìm giá trị số học lớn nhất (nhỏ nhất) của các giá trị có trong danh sách. Ví dụ: Max(5,6,2,9)=9 Min(5,6,2,9)=2

2.9 HÀM COUNT() Cú pháp
COUNT(danh sách các trị)

Công dụng cho số các ô chứa giá trị số trong danh sách Ví dụ =COUNT(3,”ABC”,2,6) cho kết quả là 3

2.10 HÀM RANK() Cú pháp
RANK(x, danh sách)

Công dụng Xác định thứ hạng của x so với các giá trị trong danh sách. Trị x và các thành phần trong danh sách phải là số. Ví dụ: Xếp thứ của một học sinh trong lớp

3. CÁC HÀM NGÀY THÁNG
• • • • •

Dữ liệu kiểu ngày (date) là một kiểu đặc biệt của kiểu số. Thông thường nhập dữ liệu mm/dd/yyyy (tháng/ngày/năm) Hàm Day(date): cho giá trị ngày của date Ví dụ: Day(“09/23/2005”) → 23 Hàm Month(date): cho giá trị tháng của date Ví dụ: Month(“09/23/2005”) → 9 Hàm Year(date): cho giá trị năm của date Ví dụ: Year (“09/23/2005”) → 2005 Hàm Now(): cho ngày và giờ hiện tại của hệ thống Hàm Today(): cho ngày hiện tại của hệ thống

4. Các hàm logic
• Hàm AND(đk1, đk2,…): cho giá trị đúng khi mọi điều kiện đk1, đk2,… đưa ra đều đúng. • Hàm OR(đk1, đk2,…): cho giá trị đúng khi bất kì điều kiện đki đúng. • Hàm NOT(đk): cho giá trị đúng nếu điều kiện đk sai, cho giá trị sai nếu đk đúng. • Hàm IF(bt logic, bt1, bt2): nếu bt logic đúng thì hàm cho giá trị bt1 còn không cho giá trị bt2. Bt1, bt2 có thể là có thể là hằng, biểu thức, có thể là hàm IF khác • Ví dụ

6. CÁC HÀM TÌM KIẾM
6.1 HÀM VLOOKUP 6.2 HÀM HLOOUP

• Ví dụ: Tính lương cho ba loại công lao động khác nhau, biết rằng số tiền cho từng loại công lao động là

Tiền lương tính theo công thức Tiền lương =Số công * Số tiền một công

6.1 HÀM VLOOKUP
• Cú pháp
VLOOKUP (x, Bảng B, Cột tham chiếu C, Cách dò i)

– Bảng B: là một khối các ô.
• Cột bên trái của Bảng B luôn chứa các giá trị để dò tìm. • Các cột khác chứa các giá trị để tham chiếu.

– Cột tham chiếu C: là số thứ tự của cột (tính từ trái sang phải của Bảng B).
• Qui ước: Cột đầu tiên bên trái của bảng là cột 1.

• Công dụng
– Dò tìm giá trị x ở cột bên trái của Bảng B. – Khi tìm thấy thì lệch qua bên phải đến Cột tham chiếu C để lấy trị trong ô ở đó ứng với vị trí của x – Cách dò: nhận hai giá trị là 0 hoặc 1 (mặc định là 1)

Ví dụ 

6.2 Hàm HLOOKUP()
• Cú pháp
HLOOKUP (x, Bảng B, Hàng tham chiếu R, Cách dò i)

Ví dụ 

7.MỘT SỐ HÀM KHÁC TRONG EXCEL

7.1 Hàm COUNTIF()
 Cú pháp
COUNTIF(Vùng tham chiếu, đối số)

 Công dụng Đếm số lượng giá trị đối số trong vùng tham chiếu  Ví dụ Đếm số lượng học sinh giỏi của lớp

7.2 Hàm SUMIF()
 Cú pháp
SUMIF(Vùng, điều kiện)

 Công dụng Tính tổng các số có trong vùng mà thoả mãn điều kiện  Ví dụ Tính tổng số tiền lớn hơn 50000 của lớp

8. Sắp xếp dữ liệu trong Excel
• • Excel cho phép sắp xếp dữ liệu tối đa theo 3 khoá Thực hiện sắp xếp:

– Chọn vùng dữ liệu muốn sắp xếp – Data / Sort Khoá 1 Khoá 2 Khoá 3 Tăng dần Giảm dần

Kích chuột Hàng Cột Để lựa chọn sắp xếp theo hàng hay cột ta kích chuột vào nút Options

BÀI 4 CƠ SỞ DỮ LIỆU BẢNG TÍNH

1. Khái niệm cơ bản về cơ sở dữ liệu
• CSDL là tập hợp thông tin, dữ liệu được tổ chức theo cấu trúc dòng và cột để có thể liệt kê, truy tìm, trích rút những dòng dữ liệu thoả mãn một tiêu chuẩn nào đó. Để thực hiện thao tác này, ta phải tạo ra các vùng Database, Criteria và Extract. Vùng Database ( Vùng cơ sở dữ liệu ): Gồm ít nhất hai dòng. Dòng đầu chứa tiêu đề cột (trường). Các dòng tiếp theo chứa dữ liệu. Mỗi dòng là một bản ghi. Vùng Criteria ( Vùng tiêu chuẩn): Chứa điều kiện để tìm kiếm. Gồm ít nhất hai dòng. Dòng 1 chứa tiêu đề. Các dòng còn lại chứa điều kiện Vùng Extract ( Vùng trích dữ liệu): Chứa các bản ghi thoả mãn điều kiện

• • •

Vùng Database

Vùng Criteria

Vùng Extract

2.Thao tác tìm kiếm, rút trích, xoá
2.1 Thao tác tìm kiếm - Di chuyển con trỏ ô vào vùng Database. - Thực hiện lệnh : Data/Filter/Advanced Filter Xuất hiện hộp thoại:

Hiển thị bản ghi thoả mãn ngay tại vùng CSDL Hiển thị ở một vị trí khác Địa chỉ vùng CSDL Địa chỉ vùng tiêu chuẩn Địa chỉ của vùng muốn trích dữ liệu tới Kích OK

Ví dụ

2.2 Xoá các bản ghi thoả điều kiện
• Sau khi thực hiện tìm kiếm xong. Muốn xoá các dòng thoả mãn điều kiện, ta chọn các dòng đó rồi thực hiện lệnh : Edit / Delete / Entire Row. • Chú ý: - Để hiện lại các bản ghi không thoả mãn điều kiện vừa bị che dấu, ta dùng lệnh : Data / Filter / Show All. - Nếu ta không thực hiện xoá các bản ghi vừa tìm kiếm được thì lệnh trên sẽ hiển thị lại tất cả các bản ghi của CSDL. Ví dụ

2.3 Lọc các bản ghi nhờ AUTOFILTER
- Lọc các bản ghi Data / Filter / AutoFilter. • Khi đó, tất cả các nhãn cột đều xuất hiện một mũi tên, kích vào đó hiện lên một menu liệt kê các giá trị của trường này và 3 mục : - All ( tất cả các bản ghi ), - Top 10 ( chọn 10 bản ghi có gía trị trường này lớn nhất), - Custom (để nhập điều kiện lọc phức tạp ). • Chú ý : - Để huỷ đặt lọc, dùng lại lệnh cũ : Data / Filter / AutoFilter.

Hộp thoại Custom AutoFilter

Nhập phép so sánh Nhập phép kết nối Nhập giá trị so sánh

Ví dụ

Nhấn vào đây

4. Sử dụng hộp thoại Data Form
• Hộp thoại Data Form dùng để xem CSDL, tìm kiếm bản ghi theo một tiêu chuẩn. • Các bước : - Đặt con trỏ ô nằm trong phạm vi vùng DataBase - Thực hiện lệnh: Data / Form. - Xuất hiện hộp thoại

Thêm bản ghi mới
Xoá bản ghi hiện thời

Nhập ĐK tìm kiếm

Tìm BG trước Tìm BG tiếp theo

Ví dụ

4. Các hàm liên quan đến CSDL
4.1 Hàm DSUM() DSUM(vùng CSDL, N, vùng tiêu chuẩn) Cho kết quả là tổng dữ liệu số trên cột thứ N của những bản ghi trong vùng CSDL thoả mãn điều kiện của vùng tiêu chuẩn. N: là số thứ tự cột trong vùng CSDL cần tính tổng. Cột đầu tiên là 1 Ví dụ

4.2 Hàm DAVERAGE()
• Cú pháp:
DAVERAGE(vùng CSDL, N, vùng tiêu chuẩn) Công dụng: Cho giá trị trung bình trên cột thứ N của những bản ghi trong vùng CSDL thoả mãn điều kiện của vùng tiêu chuẩn.
Ví dụ

4.3 Hàm DMAX()
• Cú pháp DMAX(vùng CSDL, N, vùng tiều chuẩn) • Công dụng Cho giá trị lớn nhất trên cột thứ N của những bản ghi trong vùng CSDL thoả mãn điều kiện của vùng tiêu chuẩn
Ví dụ

4.4 Hàm DMIN()
• Cú pháp DMIN(vùng CSDL, N, vùng tiều chuẩn) • Công dụng Cho giá trị nhỏ nhất trên cột thứ N của những bản ghi trong vùng CSDL thoả mãn điều kiện của vùng tiêu chuẩn
Ví dụ

4.5 Hàm DCOUNT()
• Cú pháp DCOUNT(vùng CSDL, N, vùng tiêu chuẩn) • Công dụng Cho số ô chứa giá trị số trên cột thứ N của những bản ghi trong vùng CSDL thoả mãn điều kiện của vùng tiêu chuẩn
Ví dụ

4.6 Hàm DCOUNTA()
• Cú pháp DCOUNTA(vùng CSDL, N, vùng tiêu chuẩn) • Công dụng Cho số ô chứa dữ liệu trên cột thứ N của những bản ghi trong vùng CSDL thoả mãn điều kiện của vùng tiêu chuẩn
Ví dụ

5. Tổng hợp số liệu theo nhóm Subtotal
• Subtotal dùng để tổng hợp dữ liệu theo nhóm đồng thời chèn vào cuối mỗi nhóm một dòng thống kê, tính toán và một dòng tổng kết ở cuối mỗi phạm vi. • Ví dụ: • Các bước thực hiện như sau:
– Bước 1: Sắp xếp CSDL theo khoá là cột cần thực hiện gom nhóm. (Data/Sort) – Bước 2: Đặt con trỏ vào vùng CSDL, dùng lệnh Data/Subtotal

• At each change in: chọn trường cần tạo nhóm tổng hợp • Use function: chọn hàm cần tính toán • Add Subtotal: chọn những trường cần tính toán • Kích OK

BÀI 5: BIỂU ĐỒ BẢNG TÍNH 1. Các bước tạo biểu đồ
• Chọn vùng dữ liệu muốn xây dựng biểu đồ. • Insert / Chart (hoặc kích chọn biểu tượng Chart Winzard trên thanh Standard). Xuất hiện hộp thoại sau

Chọn kiểu biểu đồ

Kích Next

Tab Series

Vùng chứa dữ liệu biểu đồ Chọn dữ liệu theo hàng hay cột

Tên biểu đồ Chuỗi dữ liệu làm biểu đồ

Nhập tiêu đề BĐ Tiêu đề Trục X Tiêu đề trục Y

Đặt đồ thị vào Sheet mới Đặt đồ thị vào Sheet bất kì của bảng tính hiện thời Ví dụ: