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PROCESO ADMINISTRATIVO

Es un conjunto de fases o pasos a


seguir para darle solucin a un
problema administrativo, en el
encontraremos
problemas
de
organizacin, direccin y para darle
solucin a esto tenemos que tener
una buena planeacin, un estudio
previo y tener los objetivos bien
claros para poder hacer del proceso
lo menos trabado posible.

FASES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

PLANEACION: Es el proceso mediante el cual quienes toman decisiones en una


organizacin, obtienen analizan y procesan informacin pertinente, interna y
externa, con el fin de evaluar la situacin presente de la empresa, as como su nivel
de competitividad, con el propsito de anticipar y decidir sobre el
direccionamiento a dar a la Organizacin

ORGANIZACIN: es la forma como se dispone un sistema para lograr los resultados


deseados. Estos sistemas pueden, a su vez, estar conformados por otros subsistemas
relacionados que cumplen funciones especficas.
En otras palabras, una organizacin es un GRUPO SOCIAL FORMADO POR
PERSONAS, TAREAS Y ADMINISTRACIN, que interactan en el marco de una
estructura sistemtica para cumplir con sus objetivos.
Cabe destacar que una organizacin slo puede existir cuando hay personas que se
comunican y estn dispuestas a actuar en forma coordinada para lograr su misin.
Las organizaciones funcionan mediante normas que han sido establecidas para el
cumplimiento de los propsitos.
DIRECCIN:
es
aquel
elemento
de
la
administracin en el que se lograr la realizacin
efectiva de todo lo planeado por medio de
la autoridad del administrador, ejercida a base de
decisiones, ya sea tomadas directamente o
delegando dicha autoridad, y se vigila de manera
simultnea que se cumplan en la forma adecuada
todas las rdenes emitidas

CONTROL:
El control es una etapa
primordial en la administracin, pues,
aunque una empresa cuente con
magnficos planes, una estructura
organizacional adecuada y una direccin
eficiente, el ejecutivo no podr verificar
cul es la situacin real de la organizacin
si no existe un mecanismo que se cerciore
e informe si los hechos van de acuerdo
con los objetivos.
El concepto de control es muy general y
puede ser utilizado en el contexto
organizacional
para
EVALUAR
EL
DESEMPEO GENERAL FRENTE A UN
PLAN ESTRATGICO

PLANEACION ESTRATEGICA
Es la elaboracin, desarrollo y puesta en marcha de distintos planes
operativos por parte de las empresas u organizaciones, con la intencin de
alcanzar objetivos y metas planteadas. Estos planes pueden ser a corto,
mediano o largo plazo.
La planeacin estratgica se realiza a nivel de la
organizacin, es decir, considera un enfoque global
de la empresa, como todo planeamiento se hace en
una ambiente de incertidumbre es mvil y flexible,
cada cierto tiempo se debe analizar y hacer los
cambios que fueran necesarios. Asimismo, es un
proceso interactivo que involucra a todos los
miembros de la empresa, los cuales deben estar
comprometidos con ella y motivados en alcanzar los
objetivos.

ELEMENTOS DE LA PLANEACION ESTRATEGICA


VISION: La visin es una exposicin clara que indica hacia dnde se dirige la empresa a
largo plazo y en qu se deber convertir, tomando en cuenta el impacto de las nuevas
tecnologas, de las necesidades y expectativas cambiantes de los clientes, de la
aparicin de nuevas condiciones del mercado, etc
MISION: es el motivo, propsito, fin o razn de ser de la existencia de una empresa u
organizacin porque define: lo que pretende cumplir en su entorno o sistema social en
el que acta, lo que pretende hacer, y el para quin lo va a hacer.
OBJETIVOS: Son los resultados especficos que se desean alcanzar. Deben ser
alcanzables, mesurables y cuantificables en un tiempo determinado, para alcanzar la
misin. Responde a la pregunta Qu vamos a hacer? Estos objetivos se establecen
teniendo en cuenta los recursos o la capacidad de la empresa, as como la situacin del
entorno.

POLTICAS: son guas para orientar la accin; son lineamientos generales a


observar en la toma de decisiones, sobre algn problema que se repite una y
otra vez dentro de una organizacin.
En este sentido, las polticas son criterios generales de ejecucin que
auxilian al logro de los objetivos y facilitan la implementacin de las
estrategias.
Existen diferentes tipo de polticas entre las que destacan las siguientes:
1. ESTRATGICAS O GENERALES: Se formulan al nivel de alta gerencia y
su funcin es establecer y emitir lineamientos que guen a la empresa como
una unidad integrada. Por Ejemplo: "Los empleados que laboran en la
empresa tendrn la posibilidad de ascender de puesto, de acuerdo con su
eficiencia y antigedad".
META: describe en trminos generales que le gustara conseguir a una
organizacin, una sub unidad de la organizacin, un programa, un proyecto,
un equipo de empleos o un empleado individual.

2. TCTICAS O DEPARTAMENTALES: Son lineamientos especficos que se


refieren a cada departamento. Por Ejemplo: "El departamento
de produccin determinara los turnos de trabajo conforme a sus
necesidades, siguiendo las disposiciones legales".
3. OPERATIVAS O ESPECFICAS: Se aplican principalmente en las
decisiones que tienen que ejecutarse en cada una de las unidades de las que
consta un departamento. Por Ejemplo: "Seccin de tornos; de ocurrir una
falla en el equipo, es conveniente reportarla inmediatamente al supervisor en
turno o en su caso, al departamento de mantenimiento".
Las polticas, no interesando su nivel, deben estar interrelacionadas y
contribuir a lograr las aspiraciones de la empresa; asimismo,
su redaccin debe ser clara, accesible y de contenido realista, de tal forma
que su interpretacin sea uniforme.

MATRIZ DOFA: es una herramienta de anlisis que puede ser aplicada a


cualquier situacin, individuo, producto, empresa, etc, que est actuando
como objeto de estudio en un momento determinado del tiempo.
Los pasos para construir una matriz DOFA son los siguientes:
1.
Hacer
una
lista
de
las
fortalezas
internas
claves.
2. Hacer una lista de las debilidades internas decisivas.
3. Hacer una lista de las oportunidades externas importantes
4.
Hacer
una
lista
de
las
amenazas
externas
claves.
5. Comparar las fortalezas internas con las oportunidades externas y
registrar las estrategias FO resultantes en la casilla apropiada.
6. Cortejar las debilidades internas con las oportunidades externas y
registrar
las
estrategias
DO
resultantes.
7. Comparar las fortalezas internas con las amenazas externas y registrar
las estrategias FA resultantes.

IMPORTANCIA DE LA MATRIZ DOFA


La importancia de la matriz DOFA radica en que nos hace un diagnstico real de
nuestra empresa o negocio, nos dice cmo estamos, cmo vamos, lo que nos brinda el
principal elemento requerido para tomar decisiones, que no es otro que la conciencia
de la realidad, pues cuando conocemos nuestra realidad, casi siempre sabemos qu
hacer.
La matriz DOFA nos muestra con claridad cules son nuestras debilidades, nuestras
oportunidades, nuestras fortalezas y nuestras amenazas, elementos que al tenerlos
claros, nos da una visin global e integral de nuestra verdadera situacin.
Si conocemos nuestras debilidades, sabemos de qu somos capaces y de qu no. Nos
permite ser objetivos lo que nos evita asumir riesgos que luego no podemos cubrir.
Conocer nuestras debilidades nos evita meternos en camisa de 11 varas.
Adicionalmente, s conocemos cuales son nuestros puntos dbiles, sabremos qu es lo
que necesitamos mejorar. Las soluciones a los problemas slo son posibles cuando
hemos identificado los problemas, y eso no los da la matriz DOFA.

MANUAL DE FUNCIONES: Es un instrumento de apoyo para organizar, distribuir


actividades y definir claramente las funciones de cada puesto, as mismo, la forma
en que las mismas debern ser ejecutadas para lograr los objetivos y metas
propuestas de la institucin, en un perodo determinado
METODOLOGIA PARA ELABORAR EL MANUAL DE FUNCIONES: El proceso de
elaboracin del Manual de Funciones: Para la elaboracin del Manual de Funciones
se asimila a cualquier proyecto que requiere organizar, los elementos del proceso
de administracin, es decir en Planeacin, Organizacin, Ejecucin y Control
Fase I. Descripcin de la empresa
Fase II. Clasificacin de cargos
Fase III. Recoleccin de informacin
Fase IV. Anlisis e interpretacin de la informacin
Fase V. Construccin y redaccin del manual
Fase VI. Revisin y correcciones
Fase VII. Entrega del manual definitivo
Fase VIII. Induccin a los empleados

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS: son un compendio de acciones documentadas que


contienen en esencia, la descripcin de las actividades que se realizan producto de las
funciones de una unidad administrativa.
POR QUE ES UTIL? Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a
descripcin de tareas, ubicacin, requerimientos y a los puestos responsables de su
ejecucin. Auxilian en la induccin del puesto y al adiestramiento y capacitacin del
personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto. Sirve
para el anlisis o revisin de los procedimientos de un sistema. Interviene en la
consulta de todo el personal.

1. Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su


alteracin arbitraria.
2. Determina en forma mas sencilla las responsabilidades por fallas o errores.
3. Facilita las labores de auditora, evaluacin del control interno y su evaluacin. 4.
Aumenta la eficiencia de los empleados, indicndoles lo que deben hacer y cmo
deben hacerlo.
5. Ayuda a la coordinacin de actividades y evitar duplicidades

JOAQUIN ESCOBAR VALLEJO


INSTRUCTOR SENA
Jescobarv329@misena.edu.co
Cel No. 3216414589