You are on page 1of 78

GESTION DE LAS

COMUNICACIONES
Colegio de Ingenieros del Perú
Diplomado de Gerencia de
Proyectos – Módulo 4
Trujillo, Setiembre 2010
Ing. Luis Pérez Godoy, PMP

1

Gestión de las comunicaciones

Ing. Luis Pérez Godoy, PMP

2

Agenda

+

Introducción

+

Planificar las comunicaciones

+

Distribuir la información

+

Informar el desempeño

+

Gestionar las Expectativas de los Interesados

Ing. Luis Pérez Godoy, PMP

3

PMP 4 . Ing. Luis Pérez Godoy. las ideas y la información necesarias para el éxito.Introducción Incluye los procesos requeridos para asegurar la generación oportuna y apropiada. la distribución. la recolección. Proporciona las relaciones fundamentales entre las personas. el almacenamiento y la disposición final de la información del proyecto.

Ing.Ejemplo Ej: Alcance. Luis Pérez Godoy.tiempo PMP y atención 5 Debemos optimizar nuestro . tiempos y presupuesto Sponsor Ej: temas contractuales Legal Construcción Comunicaciones Capacitación Ej: Productividad y facilidad de uso en el producto final Ej: Cumplir con Especificaciones basadas en Requerimientos del usuario Pruebas Logística Ej: Liberación de un producto de calidad Ej: Implantación y Administración eficaz Los GP emplean una gran cantidad de tiempo comunicándose con los otros interesados.Comunicación con los Interesados del Proyecto .

Comunicación con los Interesados del Proyecto . Debemos optimizar nuestro tiempo y atención Ing. Luis Pérez Godoy.Ejemplo Autoridad Vacas Sagradas Peces Gordos Ratones Zorros Influencia Los GP emplean una gran cantidad de tiempo comunicándose con los otros interesados. PMP 6 .

Por lo tanto un componente clave es determinar y limitar quién se comunicará con quién. Ejemplo:   Si en el proyecto hay 10 Interesados. donde “n” es la cantidad de interesados. Luis Pérez Godoy.Ejemplo de Análisis de requisitos de comunicaciones  En un proyecto el número de canales de comunicación es n(n-1)/2. y quién recibirá cuál información  Esto es parte del planeamiento de las comunicaciones. el GP tendrá que manejar 45 posibles canales de comunicación. Ing. PMP 7 .

PMP 8 . Luis Pérez Godoy.Ejemplo ¿Me comunico por escrito o verbalmente? ¿Le dejo una nota o le entrego un informe formal? ¿Se lo comunico personalmente o por mail? ¿Qué me habrá querido decir? ¿Qué significará el gesto que hizo? Mensaje Receptor Emisor Ing.Comunicación con los Interesados del Proyecto .

PMP 9 . Luis Pérez Godoy. Ing.Receptor Y yo que pensaba ir a la playa a tomar sol He escuchado que el sol se va a devaluar.Fundamentos de la comunicación: -Modelo Emisor.

PMP 10 .Modelo básico de comunicaciones Mensaje (“hay riesgos de alto impacto”) Emisor (GP) Medio (¿? => Memo de Riesgos) Receptor (GG) Mensaje (“solicito una reunión”) El equipo de dirección del proyecto gasta gran parte de su tiempo comunicándose La reunión implicará una nueva comunicación Una ruptura de las comunicaciones puede afectar negativamente al proyecto 10 Ing. Luis Pérez Godoy.

Tiempo. Luis Pérez Godoy. Costo.Barreras para la Comunicación (ruido) Falta de información Demasiada información Falta de apertura y confianza en las relaciones Tiempo Semántica Vocabulario Redacción Resultados deseados Gestión del Alcance. Calidad. PMP 11 . RR HH y Contratos Objetivos del Proyecto Diferencias culturales Filtros Conocimiento de lo que se quiere decir Percepciones y personalidades 11 Ing.

gestión de conflictos Ing. Luis Pérez Godoy. estructura de la oración. elección de las palabras. cara a cara vs. ayudas visuales -Técnicas de gestión de reuniones - Agenda adecuada. PMP 12 . Informe -Estilo de redacción: - Voz activa vs. E-mail Memo vs. Voz pasiva.Introducción Fundamentos de la comunicación (continuación): -Elección de medio: - Escrito vs oral. -Técnicas de presentación - Lenguaje corporal.

Teoría de Comunicación Efectiva Ing. PMP 13 . Luis Pérez Godoy.

con el cliente. reportes. Participar en reuniones: Comités internos.Comunicaciones del Gerente de Proyecto •El gerente de proyecto emplea aproximadamente 90% de su tiempo comunicándose. etc 2. Luis Pérez Godoy. Relaciones públicas 5. hacer presentaciones. negociar. PMP 14 . Administración de registros: memos. Dirigir el proyecto: dirigir actividades. Ing. contratos. Marketing y venta del proyecto 4. reuniones de trabajo 3. Incluye: 1.

grupos sociales org. PMP Comunicación lateral: amigos. área Gerencia General Comunicación lateral: colegas. Formales e informales 15 . otros grupos funcionales y clientes Gerente de Proyecto Comunicación hacia abajo: subordinados Ing. Luis Pérez Godoy.Canales de comunicación del Gerente de Proyecto Comunicación hacia arriba – Gerencia de línea.

hobby. Más efectiva: escrita -Comunicación informal .Tipos de comunicación en el proyecto -Comunicación interpersonal . Luis Pérez Godoy. PMP 16 .Comunicación con el público y la comunidad . Ing. Incluyen: plan. amistad.Entre grupos informales por razones de intereses. los factores no verbales tienen más influencia que los verbales . etc.Comunicación formal - Llevado a cabo mediante los canales formales. propuestas.En una comunicación interpersonal. cartas.

Luis Pérez Godoy. escuchar y hablar. resúmenes. los medios de comunicación. etc) e informal (memorandos. La comunicación tiene varias dimensiones: Escrita y oral. El receptor es responsable de comprobar que la información sea recibida en forma completa y entendida correctamente. inequívoca y completa. Formal (informe. etc). Ing. etc. Interna (dentro del proyecto) y externa (al cliente. el público.) Vertical (hacia arriba y abajo) y horizontal (con los compañeros).Habilidades de comunicación mensaje EMISOR RECEPTOR retroalimentación El emisor es el responsable que la información sea clara. PMP 17 . conversaciones.

Transmiten información.Resumen (decir lo que usted dijo) Ing.Explicación (decirlo) . explicaciones e instrucciones .Es importante la selección de las palabras y claridad de la expresión .Intercambio oportuno de información . PMP 18 .Habilidades de Comunicación Comunicación verbal: .Inmediata síntesis del mensaje .Cierre oportuno . Luis Pérez Godoy.Tres estados: .Rápido feedback .Introducción (decir lo que dirás) .Permite: .

reducir la distancia apropiadamente) Empathy (escuchar entre líneas para comprender los sentimientos) Nod (asentir para mostrar que está entendiendo el mensaje) Ing. Luis Pérez Godoy. PMP 19 . el proceso y los objetivos del proyecto) Timing (escoger el momento y tiempo apropiados. cuando ninguna de las partes esté presionada) Involvement (involucrarse mental y emocionalmente) Vocal tones (el tono vocal representa el 38% del mensaje) E Eye contact (demuestra que se está prestando atención) L I Look (observar el lenguaje corporal) S T E N Interest (mostrar interés en lo que dice la otra persona) Summariza (repetir para confirmar y verificar el real significado del mensaje) Territory (manejar el espacio apropiadamente.Habilidades de comunicación: Escucha Efectiva A C T I V Attention (reducir las distracciones) Concern (preocupación por la persona.

Luis Pérez Godoy.Habilidades de comunicación: Comunicación Escrita . Durante la escritura del informe Ing. PMP 20 .Ejemplo  Aspectos básicos en una comunicación escrita Establecer un propósito básico Recolectar y organizar el material Preparar un borrador Revisar toda la estructura del informe Antes de empezar a escribir Enviar el informe.

Luis Pérez Godoy.Habilidades de comunicación: Cuándo usar la comunicación oral y escrita .Ejemplos Oral Escrita Mixta Visión general • • • Acción inmediata • • • Acción futura • • • Directiva. orden • • • Informe de avance • • • Reconocimento • • • PROPÓSITO Leyenda: Nivel de Efectividad Baja Reprimenda • • • Disputa • • • Ing. PMP Media Alta • • • 21 .

Habilidades de comunicación: Comunicación no Verbal Incluye gestos. PMP 22 . Ing. expresión facial y lenguaje corporal. Los factores no verbales generalmente tienen mayor influencia en el impacto total del mensaje que los factores verbales: Impacto total del mensaje = Palabras (7%) + Tono Vocal (38%) + Expresión Facial (55%) Se debe usar con cuidado para no enviar mensajes contradictorios. Luis Pérez Godoy. tono vocal.

PMP 23 . suspirar Tomarse la cabeza con las manos Ocultar.Ejemplo Lenguaje corporal Señalamiento (apuntar) Susurrar. aburrimiento Incertidumbre. riesgo Incertidumbre con las palabras o deshonestidad Interés Superioridad o confianza Actitud defensiva Expectativa Nerviosismo Ing. Luis Pérez Godoy.Habilidades de comunicación: Lenguaje corporal . disimular con las manos Inclinarse hacia delante Inclinarse hacia atrás con las manos detrás de la cabeza Apretar los puños o cruzar los brazos Frotarse las manos Sudor en las manos Probable significado Agresividad Impaciencia.

PMP 24 .Agenda + Introducción + Identificar a los interesados + Planificar las comunicaciones + Distribuir la información + Gestionar las Expectativas de los Interesados + Informar el desempeño Ing. Luis Pérez Godoy.

Luis Pérez Godoy. PMP 25 . participación e impacto en el éxito del mismo. Ing.Identificar a los Interesados Es el proceso que consiste en identificar a todas las personas u organizaciones impactadas por el proyecto. y documentar información relevante relativa a sus intereses.

PMP 26 . Luis Pérez Godoy.Identificar a los Interesados – Flujo de datos Ing.

Identificar a los Interesados Herramientas y Técnicas 1. 2. Análisis de los Interesados 2. 4. 2. Juicio de Expertos Entradas 1. Salidas Acta de Constitución del Proyecto Documentos de Adquisición Factores Ambientales de la Empresa Activos de los procesos de la organización 1. PMP Registro de interesados Estrategia de Gestión de los Interesados 27 . Ing. 3. Luis Pérez Godoy.

regulaciones. Luis Pérez Godoy.. Acta de Constitución del Proyecto 2. PMP 28 . Activos de los procesos de la organización  las plantillas de registro de interesados  las lecciones aprendidas procedentes de proyectos anteriores  los registros de interesados de proyectos anteriores Ing. normas de productos) 4.Identificar a los Interesados – Entradas Entradas 1. Factores Ambientales de la Empresa • la cultura y la estructura de la organización o de la empresa • las normas gubernamentales o industriales (p.ej. Documentos de Adquisición 3.

Identificar a los Interesados – Herramientas y técnicas 1. Paso 1: Identificar a todos los potenciales interesados en el proyecto e información relevante Paso 2: Identificar el impacto o apoyo potencial que cada interesado podría generar. a fin de determinar qué intereses particulares deben tenerse en cuenta a lo largo del proyecto. Ing. Paso 3: Planificar cómo influir en ellos para mejorar su apoyo y mitigar los impactos negativos potenciales. PMP 29 . y clasificarlos para definir una estrategia de abordaje. Análisis de los Interesados El análisis de los interesados es un proceso que consiste en recopilar y analizar de manera sistemática las informaciones cuantitativas y cualitativas. Juicio de expertos 2. Luis Pérez Godoy.

El modelo de prominencia: describe clases de interesados basándose en su poder (capacidad de imponer su voluntad). urgencia (necesidad de atención inmediata) y legitimidad (su participación es apropiada). Ing. PMP Matriz de Poder/Interés de los Interesados 30 . Luis Pérez Godoy.Identificar a los Interesados – Herramientas y técnicas Modelos de clasificación de interesados • • • • La matriz de poder/interés (nivel de preocupación) La matriz de poder/influencia (participación activa) La matriz de influencia/impacto (capacidad de efectuar cambios en el proyecto).

Estrategia de Gestión de los Interesados Interesado Motivaciones. PMP Rol en el proyecto 31 . Registro de interesados  La información de identificación  La información de evaluación  La clasificación de los interesados. intereses Poder e influencia Estrategias para incrementar apoyo o reducir obstáculos Ing. 2.Identificar a los Interesados – Salidas 1. Luis Pérez Godoy. expectativas.

Luis Pérez Godoy.Agenda + Introducción + Identificar a los interesados + Planificar las comunicaciones + Distribuir la información + Informar el desempeño + Gestionar las Expectativas de los Interesados Ing. PMP 32 .

cómo le será entregada y por quién La identificación de las necesidades de información de los interesados en el proyecto y la determinación de un medio conveniente para alcanzar esas necesidades son factores importantes para el éxito del proyecto.Planificar las comunicaciones Involucra la determinación de las necesidades de información y de comunicaciones de los interesados del proyecto: qué información necesitará cada uno. Ing. Luis Pérez Godoy. cuando la necesitará. PMP 33 .

PMP 34 . Luis Pérez Godoy.Planificar las comunicaciones  Determina las necesidades de información y comunicaciones de los interesados del proyecto ¿Quién necesita qué información? ¿Cómo se le dará la información? 34 ¿Cuándo la necesita? ¿Quién le dará la información? Ing.

Planificar las comunicaciones – Flujo de datos 35 Ing. PMP 35 . Luis Pérez Godoy.

Métodos de comunicación Entradas 1. Luis Pérez Godoy. Tecnología de las comunicaciones 3. Análisis de requisitos de las comunicaciones 2.Planificar las comunicaciones Proceso necesario para determinar las necesidades de información y comunicación de los interesados en el proyecto Herramientas y Técnicas 1. 4. Ing. Registro de interesados Estrategia de Gestión de los Interesados Factores Ambientales de la Empresa Activos de los procesos de la organización Salidas 1. Modelos de comunicación 4. 2. PMP Plan para la dirección del proyecto Actualizaciones a los documentos del proyecto 36 . 2. 3.

Organigramas 2. Información de los interesados Ing. Luis Pérez Godoy. Las disciplinas. comunicaciones con los medios). La logística de cuántos individuos serán involucrados en el proyecto y en qué ubicaciones. Las relaciones entre las responsabilidades de la organización del proyecto y los interesados 3.Planificar las comunicaciones Herramientas Análisis de Requisitos de la información: Resulta en la suma de las necesidades de información de los interesados. La información típicamente exigida para determinar los requerimientos de comunicaciones del proyecto incluye: 1. Se definen combinando el tipo y formato de la información requerida con un análisis del valor de esa información. 5. 6. Necesidades de información interna y externa (por ejemplo. PMP 37 . secciones y especialidades involucradas en el proyecto. 4. Están involucradas la cultura y la estructura de la organización.

Planificar las comunicaciones Herramientas Tecnología de comunicaciones: Factores que influyen  Urgencia de la necesidad de la información  la disponibilidad de la tecnología (comunicaciones).  el personal previsto para el proyecto (experiencia y especialización)  la duración del proyecto  El entorno del Proyecto Ing. Luis Pérez Godoy. PMP 38 .

PMP 39 .Planificar las comunicaciones Herramientas Modelos de comunicación: Retroalimentación . Luis Pérez Godoy.Mensaje Ing.

Luis Pérez Godoy. PMP 40 .Planificar las comunicaciones Herramientas Métodos de comunicación:  Comunicación interactiva  Comunicación de tipo push (empujar)  Comunicación de tipo pull (halar) Ing.

PMP 41 . etc. Luis Pérez Godoy. Ing. e-mail.  Frecuencia  Proceso de escalamiento  Metodología para actualizar el plan.Salidas (1) Plan para la dirección del proyecto: Incluye:  Requisitos de información de los interesados  Información que debe ser comunicada  Persona responsable de comunicar la información  Persona o grupo que recibirá la información  Métodos o tecnologías usadas: memos. carta.  Glosario de la terminología común  Diagramas de flujo de la información y de trabajo con la posible secuencia de autorizaciones  Restricciones en materia de comunicación.Planificar las comunicaciones .

se incluyen: • el cronograma del proyecto • el registro de interesados • la estrategia de gestión de los interesados Ing. PMP 42 . Luis Pérez Godoy.Planificar las comunicaciones – Salidas (2) Actualizaciones a los Documentos del Proyecto Entre los documentos del proyecto que pueden actualizarse.

Matriz de Comunicación ¿Para qué sirve? 1. 2. ¿Qué incluye? 1. ¿Cuándo utilizarla? 1. Responsable de emitir el reporte. Periodicidad de la distribución. PMP 43 . 5. Luis Pérez Godoy. 3. Para asegurar el mantener informados a los Interesados (para asegurar una comunicación efectiva). Documentos de planeación relevantes y contenidos. 4. Ing. Lista de reportes de avance y contenidos. Se diseña durante la planeación y se actualiza a lo largo del proyecto. Medio de la Distribuir la información.

Matriz de Comunicaciones Interesado Rol en el Proyecto Reporte Semanal Reporte Mensual Actas de reuniones internas Actas de reuniones con proveedores Solicitudes de cambio Control presupuestal Estado de compras Evaluación de proveedores Plan del proyecto Ejemplo de Matriz de Comunicación Sem Men Consejo Cliente @ Directivo Felipe Patrocinador @ Herrera Juan Ganoza Gte. del Proyecto * @ Por definir David Reategui Staff interno Responsable del cambio Responsable de Isabel Valera Sistemas Jimena Jara Responsable de eventos e imagen Arquitecto Diseño Contratistas y Diseño e proveedores implementación Sem Sem Otro Men Men Otro Men @ e-mail impreso * genera la info @ @ * @ @ @ @ *@ *@ @ @ @ @ @ @ @ * * *@ @ *@ * @ Sem semanal Men mensual @ @ @ Ing. PMP 44 . Luis Pérez Godoy.

Información requerida por tipo de interesado Tipo de Interesado Ejecutivo o estratega Miembros del Equipo de Proyecto Otros Interesados Reportes a recibir (contenido principal) Formato requerido Reporte de resultados principales Usar colores Eventos más significativos Frecuencia de reporte Mecanismo de Distribución Mensual Copia impresa vía courier Trimestral Reuniones "cara a cara" Semanal e-mail Usar diagramas y gráficos Problemas más significativos (incluyendo su solución) Formato resumido Estado de sus actividades Estilo check list Items pendientes Recursos empleados y requeridos Documentación detallada y de soporte (de requerirse) Estado del proyecto Artículos Usar poco texto Fax Quincenal Mensual Eventos clave Resúmenes Reporte de resultados Ing. Luis Pérez Godoy. PMP Durante las reuniones de revisión de estado Colocar en documentos de comunicación organizacionales tales como Journals o Noticias 45 .

Luis Pérez Godoy.Tipos de Información . PMP Road shows para explicar el proyecto y sus beneficios Testimoniales de terceros respecto al valor recibido 46 .Ejemplos Obligatorias Informativas De venta Status: Informes y actualizaciones Sesiones para poner en conocimiento Newsletter con sesgo positivo Reuniones con el Comité Directivo Entregables impresos colocados en un repositorio común Conferencias telefónicas y video conferencias con stakeholders remotos Intercambios uno-auno con los stakeholders clave en forma permanente Información disponible en un website Informes requeridos por la autoridad Informes requeridos por la gerencia Ing.

Luis Pérez Godoy.Agenda + Introducción + Identificar a los interesados + Planificar las comunicaciones + Distribuir la información + Informar el desempeño + Gestionar las Expectativas de los Interesados Ing. PMP 47 .

Incluye implementar el Plan para la dirección del proyecto. Ing.Distribuir la información Implica poner a disposición de los interesados en el proyecto la información necesaria de manera oportuna. Luis Pérez Godoy. como así también responder a requerimientos inesperados de información. PMP 48 .

PMP 49 .Distribuir la información – Flujo de datos Ing. Luis Pérez Godoy.

Métodos de comunicación 2. Herramientas para la distribución de la información Entradas 1. Plan para la dirección del proyecto Informes de desempeño Activos de los procesos de la organización Salidas 1. 3. PMP 50 . Luis Pérez Godoy. Actualizaciones de los Activos de los procesos de la organización • Lecciones aprendidas • Registros del proyecto • Informes del proyecto • Presentaciones • Comunicaciones de /a los interesados Ing. Herramientas y Técnicas 1.Distribuir la información Proceso donde se pone a disposición de los interesados toda la información necesaria en forma oportuna. 2.

Luis Pérez Godoy. Smith Ing. PMP Paso 1: Sr. Jones 51 .Herramientas y técnicas: Métodos de comunicación Reuniones Tecnología para teleconferencia Mensajería instantánea Software para trabajo colaborativo Pasos de autorización: Paso 3: Director Paso 2: Director de compras Paso 1: Sra.

Smith Paso 1: Sr. Luis Pérez Godoy.Herramientas y técnicas: Herramientas para la distribución de la información Impresos Software de Gestión de Proyectos Bases de datos Software de Flujos de Aprobación electrónicas Pasos de autorización: Paso 3: Director Paso 2: Director de compras Conocimiento Paso 1: Sra. Jones El reto está en que los miembros del equipo registren la información que se genera en el proyecto Ing. PMP 52 .

etc). Documentación sobre Lecciones aprendidas Ing. 6. informe de cierre (relatorio) 3. Presentaciones del Proyecto: Kick Off meeting (interno. estado del proyecto 2.Distribución de las comunicaciones – Salidas Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización 1. PMP 53 . Notificaciones a los interesados: Cambios aprobados. Presentación de relatorio 4. Informes del Proyecto: Informes de estado (semanal. mensual. Registros de Proyecto: cartas. Retroalimentación de los interesados 5. memos. Luis Pérez Godoy. cliente).

PMP 54 .Agenda + Introducción + Identificar a los interesados + Planificar las comunicaciones + Distribuir la información + Gestionar las Expectativas de los Interesados + Informar el desempeño Ing. Luis Pérez Godoy.

Ing. Luis Pérez Godoy. mejora la capacidad para trabajar juntos. y limita las interrupciones. Aumenta la probabilidad de que el proyecto no se desvíe. El responsable es el gerente del proyecto.Gestionar las Expectativas de los Interesados Considera gestionar las comunicaciones para satisfacer las necesidades de información de todos los interesados y resolver polémicas con ellos. PMP 55 .

PMP 56 .Gestionar las Expectativas de los Interesados – Flujo de datos Ing. Luis Pérez Godoy.

2. Actualizaciones a los Activos de los procesos de la organización 2. 4. Habilidades personales 3. Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto Ing. Luis Pérez Godoy. PMP 57 . Métodos de comunicación 2. Salidas Registro de interesados Estrategia de Gestión de los Interesados Plan para la dirección del proyecto Registro de incidentes Registro de cambios Activos de los procesos de la organización 1. Habilidades de gestión Entradas 1. 5.Gestionar las Expectativas de los Interesados Proceso donde se gestiona las comunicaciones para satisfacer los requerimientos de los interesados y resolver problemas con ellos. 3. Herramientas y Técnicas 1. 6. Actualizaciones a los documentos del proyecto 4. Solicitudes de cambio 3.

PMP 58 . 2. incluyendo formato. 4. Requerimientos de comunicación de los Interesados. y nivel de detalle. Los requisitos de comunicación de la organización Los procedimientos para la gestión de incidentes Los procedimientos de control de cambios La información histórica relativa a proyectos anteriores Ing. Métodos o tecnología usada. Responsables de comunicar la información. 4. 1. Persona o grupo receptor de la información. contenido.Gestionar las Expectativas de los Interesados – Entradas Plan para la dirección del proyecto: Requisitos y expectativas de los interesados permiten identificar objetivos de comunicación. 3. Activos de los procesos de la organización: 1. Luis Pérez Godoy. 3. 2.

llamadas telefónicas. e-mail. Generar confianza 2. Por ejemplo: 1. Otras opciones. Escuchar de manera activa 4. Superar la resistencia al cambio Ing. PMP 59 .Gestionar las Expectativas de los Interesados – Herramientas y técnicas Métodos de comunicación: Están identificados en el plan de comunicaciones. Método más efectivo: reuniones cara a cara. Resolver conflictos 3. Luis Pérez Godoy. Habilidades Interpersonales: El director del proyecto recurre a habilidades interpersonales adecuadas para gestionar las expectativas de los interesados.

Luis Pérez Godoy. PMP 60 . con el propósito de coordinar y armonizar el grupo para permitirle lograr un objetivo más allá del alcance del esfuerzo individual.     Las habilidades de presentación La negociación Las habilidades de redacción La oratoria Ing.Gestionar las Expectativas de los Interesados – Herramientas y técnicas Habilidades de gestión: La gestión es el acto de dirigir y controlar a un grupo de personas.

Gestionar las Expectativas de los Interesados – Salidas Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización: Entre los activos de los procesos de la organización que pueden actualizarse. Luis Pérez Godoy. PMP 61 . se incluyen:  Las causas de los problemas  El razonamiento subyacente a las acciones correctivas elegidas  Las lecciones aprendidas a partir de la gestión de las expectativas de los interesados Ing.

puede establecerse que un interesado tiene necesidades de información adicionales. PMP 62 .Gestionar las Expectativas de los Interesados – Salidas Actualizaciones a los Documentos del Proyecto: • Estrategia de gestión de los interesados. • Registro de interesados. • Registro de incidentes. Cuando se solucionan o hay nuevos Ing. Por ejemplo. Luis Pérez Godoy.

Agenda + Introducción + Identificar a los interesados + Planificar las comunicaciones + Distribuir la información + Gestionar las Expectativas de los Interesados + Informar el desempeño Ing. Luis Pérez Godoy. PMP 63 .

Predicciones sobre el estado y el avance futuros del proyecto. Cronograma. Lo que el equipo del proyecto ha logrado. Dónde está el proyecto ahora. PMP 64 . •Información sobre Alcance. Costos. Luis Pérez Godoy. Ing. •Informes de desempeño.Informar el desempeño Incluyen la recolección y Distribuir la información del desempeño para proporcionar información sobre como están usándose los recursos a fin de lograr los objetivos del proyecto: •Informes de situación. y la Calidad. •Pronósticos.

Algunos proyectos requieren también información sobre riesgos y adquisiciones. costos y calidad. EDT ALCANCE LINEA BASE Lista de Actividades Recursos CRONOGRAMA LINEA BASE PRESUPUESTO LINEA BASE Costos Ing. Luis Pérez Godoy. PMP 65 . cronograma.Informar el desempeño Generalmente provee información sobre el desempeño en el alcance.

Luis Pérez Godoy. PMP 66 .Informar el desempeño – Flujo de datos Ing.

Informes de desempeño 2. Información sobre el desempeño del trabajo 2. 4. Proyecciones del presupuesto 4. Actualizaciones a los Activos de los procesos de la organización Ing. Análisis de variación Métodos de proyección Métodos de comunicación Sistemas de informes Entradas 1. Luis Pérez Godoy. Solicitudes de Cambio 3. 2. Mediciones del desempeño del trabajo 3. Plan para la Dirección del Proyecto 5.Informar el desempeño Herramientas y Técnicas 1. PMP 67 . Activos de los procesos de la organización Salidas 1. 3.

• Las políticas y procedimientos que definen las medidas y los indicadores que se utilizarán. • Los límites de variación definidos por la organización.Entradas Información sobre el desempeño del trabajo : • el estado de los entregables • el avance del cronograma • los costos incurridos Activos de los Procesos de la Organización • Las plantillas para informes. Ing.Informar el desempeño . PMP 68 . Luis Pérez Godoy.

Luis Pérez Godoy.Entradas Mediciones del Desempeño del Trabajo: Por ejemplo: • El desempeño real del cronograma frente al planificado • El desempeño real de los costos frente al planificado • El desempeño técnico real frente al planificado Ing.Informar el desempeño . PMP 69 .

identificar los factores subyacentes que pueden influir en la variable que se está proyectando.Herramientas Análisis de Variación: El análisis de variación es un examen a posteriori de las causas de las diferencias entre la línea base y el desempeño real. Emplean datos históricos como base para la estimación de resultados futuros. simulación.Informar el desempeño . Ing. proyecciones compuestas. las encuestas. Métodos de Proyección • Métodos de series de tiempo. • Métodos causales/econométricos. PMP 70 . la técnica Delphi. Luis Pérez Godoy. las proyecciones probabilísticas y las proyecciones Ensamble. la elaboración de escenarios. • Otros métodos. la proyección tecnológica y la proyección por analogía. • Métodos de juicio.

Ing.  Se pueden tener en diferentes frecuencias y a distintos niveles. Ejemplos:  Reuniones de Comité Operativo: semanalmente. PMP 71 .  Es el marco adecuado para informar y tomar decisiones.Informar el desempeño .  Reuniones de Comité Ejecutivo: mensualmente.Herramientas y técnicas: Métodos de comunicación Reuniones de revisión de estado  Son eventos programados regularmente para intercambiar información sobre el proyecto. Luis Pérez Godoy.

Informar el desempeño . Ing. almacene y distribuya a los interesados información relativa a los costos. PMP 72 . al avance del cronograma y al desempeño del proyecto.Herramientas Sistemas de Informes: Un sistema de informes suministra una herramienta estándar para que el director del proyecto registre. Luis Pérez Godoy.

Informar el desempeño - Salidas
Informes de desempeño:

Incluyen entre otros

• El análisis del desempeño pasado
• El estado actual de los riesgos e incidentes
• El trabajo completado durante el período reportado
• El trabajo que deberá completarse durante el siguiente período
de reporte
• El resumen de los cambios aprobados en el período
• Los resultados del análisis de variación
• La conclusión proyectada del proyecto

Ing. Luis Pérez Godoy, PMP

73

Informar el desempeño - Salidas
Control de Proyectos
ESTADO DE RESULTADOS
EXPRESADO EN US$
MENSUAL
REAL

PPTO

Nueva

ACUMULADO
Real / Ppto

REAL

PPTO

Real / Ppto

Proyeccion

Ppto.

Nueva Proy / Ppto
US$.

%

INGRESOS

99,125

91,010

9%

1,331,845

1,259,086

6%

2,298,860

2,203,141

95,719

4%

BIENES Y SUBCONTRATAS
MANO DE OBRA
AMORTIZ. DE LA INVERSION
GASTOS GENERALES

-2,818
-68,786
-3,974
-1,685

-515
-67,680
-3,582
-990

447%
2%
11%
70%

-40,870
-886,109
-51,347
-12,687

-38,658
-878,056
-50,144
-13,266

6%
1%
2%
-4%

-49,320
-1,595,542
-121,083
-31,057

-43,808
-1,584,761
-93,125
-23,166

-5,512
-10,781
-27,958
-7,891

13%
1%
30%
34%

TOTAL COSTO DE VENTAS

-77,262

-72,767

6%

-991,012

-980,124

1%

-1,797,002

-1,744,860

-52,142

3%

MARGEN CONTRIBUCION
GASTOS GENERALES INDIRECTOS
DEPREC. Y AMORTIZACION
INGRESOS/GASTOS FINANCIEROS
GASTOS FINANC. POR FIANZAS
UTILIDAD BRUTA

21,863
-9,271

18,243
-8,732

20%
6%

340,833
-118,921

278,962
-117,615

22%
1%

501,858
-212,552

458,281
-209,383

43,577
-3,168

10%
2%

809

809

3,779

3,779

17,241

17,241

13,401

10,321

225,690

165,126

306,547

266,139

40,408

15%

MARGEN CONTRIBUCION / INGRESOS
UTILIDAD BRUTA / INGRESOS

22.06%
13.52%

20.05%
11.34%

25.59%
16.95%

22.16%
13.11%

21.83%
13.33%

20.80%
12.08%

30%

Ing. Luis Pérez Godoy, PMP

37%

74

Informar el desempeño - Salidas
Control de Proyectos
INGRESO vs COSTO
ACUMULADO

1,000

INGRESO vs COSTO
MENSUAL

140

900
120

800

100

MILES DE US$

600
500
400
300

80

60

40

200
20

100

Di
c

Oc
t

Ag
o

Ju
n

Ab
r

Fe
b

Di
c

Oc
t

PERIODOS (EN MESES)

PERIODOS (EN MESES)
COSTO PPTO
COSTO REAL
INGRESO NUEVA PROY.

Ag
o

Ju
n

Ab
r

Di
c

Oc
t

Ag
o

Ju
n

Ab
r

Fe
b

Di
c

Oc
t

Ag
o

Ju
n

Ab
r

Fe
b

0

0
Fe
b

MILES DE US$

700

COSTO NUEVA PROY.
INGRESO PPTO
INGRESO REAL

COSTO PPTO
COSTO REAL
INGRESO NUEVA PROY.

Ing. Luis Pérez Godoy, PMP

COSTO NUEVA PROY.
INGRESO PPTO
INGRESO REAL

75

66% 27.00% 30.96% 26.00% 45.90% 35.02% 27.38% 27.56% 43.00% Presupuesto Real Ing.31% 30.00% 20.00% 25.21% 37.05% 28.00% 5.Informar el desempeño .00% 10.Salidas Control de Proyectos EVOLUCION DEL MARGEN DE CONTRIBUCION PROYECTADO 50.79% 39.95% 29.00% 76 .00% 15.67% 30.07% 31. PMP r Ab b Fe c Di t Oc o Ag n Ju r Ab Fe b 0.00% 40.27% 40.00% 43.58% 29. Luis Pérez Godoy.25% 26.

Periodo Abril. PMP 77 . En abril se addendó soporte mensual hasta el 18 de Mayo con un recurso por $ 4800. en paralelo se está evaluando alternativas de negociación con soporte legal . ORGANIZACIÓN Y MEJORAS A LA GESTION DE VENTAS Si 31/12/2008 Si Cerrado Bajo Proyecto Cerrado . se mantiene la comunicación buscando un eventual acuerdo que permita cerrar el proyecto . Se ha solicitado la asignacion del Lider Usuario a dedicacion exclusiva del Proyecto para poder cerrar ASAP la fase de Incepcion. Luis Pérez Godoy. CPSAA-DESPACHOS Si 09/03/2009 Si 18/05/2009 Medio El 09/02/2009 se pasó a Producción . Ing. en el momento se tiene identificado el Gap Funcional (brecha entre las bases y lo que hoy requiere el MTC ). Aún esta en proceso de firma el Acta de aceptación por las pruebas . Se han cumplido con entregar los 3 tomos del Analisis con toda la informacion disponible MTC Si 01/12/2008 Si 31/05/2009 Alto El 08/02/2009 se retiró al personal del MTC .Salidas Control de plazos CONTROL DEL PLAZO : MAYO (13/02/2009) PROYECTOS SISTEMA SAB PARA MGS Aplica Control de Plazo Si/No ? Si Fecha de Entrega 15/10/2008 Ampliacion Riesgo Nueva Fecha Alerta de Plazo Gerencia de de Entrega Roja Si/No ? División Si 22/01/2009 Comentarios Alto Se ha informado al Cliente del Atraso a la fecha y el Proyectado.Informar el desempeño .

Luis Pérez Godoy.  Esta información trata del desempeño pasado y podría impactar al proyecto en el futuro. PMP 78 .  Básicamente son el EAC y ETC.Proyecciones  Las proyecciones se actualizan y se vuelven a emitir basados en la información de desempeño que se obtiene conforme se ejecuta el proyecto. Ing.