You are on page 1of 27

1.1-.

Definicin:
Toda empresa cuenta en forma implcita o explicita con cierto juego de
jerarquas y atribuciones asignadas a los miembros o componentes de
la misma. En consecuencia se puede establecer que la estructura
organizativa de una empresa es el esquema de jerarquizacin y
divisin de las funciones componentes de ella. Jerarquizar es
establecer lneas de autoridad (de arriba hacia abajo) a travs de los
diversos niveles y delimitar la responsabilidad de cada empleado ante
solo un superviso inmediato. Esto permite ubicar a las unidades
administrativas en relacin con las que le son subordinadas en el
proceso de la autoridad. El valor de una jerarqua bien definida
consiste en que reduce la confusin respecto a quien da las rdenes y
quien las obedece. Define como se dividen, agrupan y coordinan
formalmente las tareas en los puestos.
Toda organizacin cuenta con una estructura, la cual puede ser formal
o informal. La formal es la estructura explicita y oficialmente reconocida
por la empresa. La estructura informal es la resultante de la filosofa de
la conduccin y el poder relativo de los individuos que componen la
organizacin, no en funcin de su ubicacin en la estructura formal,
sino en funcin de influencia sobre otros miembros.

1.2-. Elementos claves para el diseo de


una estructura organizacional
Especializacin del Trabajo.
Departamentalizacin.
Cadena de mando.
Extensin del Tramo de Control.
Centralizacin y Descentralizacin.
Formalizacin.
1.2.1-. Especializacin del Trabajo: o divisin de la mano de obra se sustenta en el
hecho de que en lugar de que un individuo realice todo el trabajo, este se divide en
cierto nmero de pasos y cada individuo termina uno de los pasos.
1.2.2-. Departamentalizacin: una vez divididos los puestos por medio de la
especializacin del trabajo, se necesita agruparlos a fin de que se puedan coordinar
las tareas comunes. La Departamentalizacin es el proceso que consiste en agrupar
tareas o funciones en conjuntos especializados en el cumplimiento de cierto tipo de
actividades. Generalmente adopta la forma de gerencias, departamentos, secciones.
La calidad de una estructura organizativa depende mucho de la calidad de la
Departamentalizacin y de la consecuente delegacin de funciones y autoridad para
el desarrollo eficiente de las mismas. La Departamentalizacin implica el riesgo de
tener que lograr la coordinacin entre las unidades definidas.

Existen dos modelos de Departamentalizacin: por Procesos y


por Objetivos.

En la Departamentalizacin por Procesos se agrupan las


actividades por procesos o actividades, maximizando el aspecto
especializacin, es frecuente en el rea de fabricacin donde
separan el trabajo en varios procesos.
En la Departamentalizacin por Objetivos se divide cada sector
en subsectores que cuentan con iguales objetivos que la unidad
superior a la cual reportan, con lo cual se optimiza la
coordinacin. Existen varias variantes las cuales se clasifican
en funcin del concepto agrupador de funciones en sectores,
entre las cuales podemos nombrar:

- Departamentalizacin por productos: es usada por empresas que


fabrican muchos productos o productos muy diferentes.
- Departamentalizacin por zona geogrfica: suele ser para el
marketing. Es ms bien geogrfica ya que la Departamentalizacin se
efecta por territorios o regiones de accin.
1.2.3-. La Cadena de Mando: es una lnea continua de autoridad que
se extiende desde la cima de la organizacin hasta el escaln ms
bajo y define quien informa a quien. Contesta preguntas de los
empleados como: -A quien acudo si tengo un problema? Y Ante
quien soy responsable? En la cadena de mando tenemos presente dos
importantes conceptos: Autoridad y Unidad de Mando. La autoridad se
refiere al derecho inherente de una posicin administrativa para dar
rdenes y esperar que se cumplan y la Unidad de Mando ayuda a
preservar el concepto de una lnea ininterrumpida de autoridad, si se
rompe la unidad de mando un subordinado podra tener que atender a
demandas o prioridades conflictivas de varios superiores

1.2.4-. Tramo de Control: determina en gran parte el nmero de


niveles y administradores que tiene una organizacin.

1.2.5-. Centralizacin y Descentralizacin: La centralizacin se


refiere al grado hasta el cual la toma de decisiones se
concentra en un solo punto de la organizacin, la
Descentralizacin se da cuando hay aportes de personal de
nivel inferior o se le da realmente la oportunidad de ejercer su
discrecionalidad en la toma de decisiones, en una organizacin
descentralizada se pueden tomar acciones con mayor rapidez
para resolver problemas, mas personas contribuyen con
informacin

1.2.6-. Formalizacin: se refiere al grado en que estn estandarizados


los puestos dentro de la organizacin. Si un puesto est muy
formalizado, entonces su ocupante tienen una mnima posibilidad de
ejercer su discrecionalidad sobre lo que se debe hacer, cuando se
debe hacer y como se debe hacer. Cuando la Formalizacin es baja,
el comportamiento en el puesto no esta programado relativamente y
los empleados tienen mucha libertad para ejercer su discrecionalidad
en su trabajo.

1.3-. Criterios para el diseo de una Estructura


Organizacional:
Los siguientes principios o elementos pueden ser tomados en
consideracin para el establecimiento de toda organizacin:

Toda organizacin deber establecerse con un objetivo


previamente definido y entendido, incluyendo las divisiones o
funciones que sean bsicas al mismo tiempo: para que una
organizacin sea eficaz, requiere que sus objetivos sean claros y la
consecucin de los mismos est apoyada por un plan de organizacin
que mantenga las polticas para llevar a cabo la accin.

La responsabilidad siempre deber ir acompaada por la


autoridad correspondiente: la autoridad no se puede concebir
separada de las responsabilidades, es decir, esta debe ser
comprendida por la persona que la ejerza y por los dems miembros
de la organizacin.

La delegacin de la autoridad deber ser descendente para su


actuacin: de acuerdo con el sistema de organizacin que se
establezca, la autoridad debe darse de un nivel superior a otro inferior,
la falta de una apropiada delineacin de autoridad produce demora,
mala comunicacin, falta de control administrativo y sobre todo fuga de
responsabilidad.


La divisin del trabajo adecuado evitar duplicidad de funciones:
una lista de todas las funciones que se desarrollan en la empresa sirve
de gua para asignarlas a reas o divisiones especificas, estableciendo y
determinando como entidades separadas el menor nmero de funciones
en que pueda ser dividido el trabajo.

Cada empleado debe ser responsable ante una sola persona: si


no se respeta el principio bsico de la "unidad de mando" es imposible
establecer responsabilidades. Es necesario diferenciar ante quien se es
responsable y las cosas por las que se es responsable.

Debe estructurarse una organizacin lo ms sencilla posible:


cada estructura deber ser analizada con el objeto de asegurarse que
esta resulte prctica, desde el punto de vista de costos, si la misma
implica costos elevados, la organizacin tendr que ser modificada.

1.4-. Tipos De Estructuras Organizativas, Ventajas y


Desventajas de cada una:
Tenemos cuatro tipos de Estructuras Organizativas:
1.4.1-. Estructura Lineal:
La estructura lineal es la basada en la autoridad directa del jefe sobre
los subordinados, por ejemplo la estructura militar. Esta obedece al
hecho de que entre el superior y los subordinados existen lneas
directas y nicas de autoridad y responsabilidad, cada jefe recibe y
transmite todo lo que sucede en su rea puesto que las lneas de
comunicacin se establecen con rigidez y tienen solo dos sentidos: uno
orientado hacia arriba que lo une al cargo superior y representa la
responsabilidad frente al nivel mas elevado y otro orientado hacia
abajo que lo une a los cargos directamente subordinados y representa
su autoridad sobre el nivel ms bajo. Y tiene autoridad nica y absoluta
sobre sus subordinados.

- Ventajas de la Estructura Lineal:

Es sencilla y de fcil comprensin: debido a que la cantidad de


cargos es relativamente pequea, la cpula solo representa un cargo
centralizador y el subordinado nicamente se relaciona con su
superior.

Clara delimitacin de las responsabilidades de los cargos


involucrados: esto proporciona una jurisdiccin notablemente precisa.

Estabilidad considerable: permite el funcionamiento tranquilo


de la organizacin gracias a la centralizacin del control y de las
decisiones por un lado y a la rgida disciplina garantizada por la unidad
de mando por el otro.

- Desventajas de la Organizacin Lineal:

Rgida e Inflexible: la estabilidad y la constancia de las


relaciones formales pueden conducir a la rigidez y a la inflexibilidad de
la organizacin lineal lo que dificulta la innovacin y la adaptacin de
la organizacin a nuevas situaciones o condiciones externas.

Excesivo nfasis en la jefatura: la unidad de mando hace del


jefe un generalista que no puede especializarse en nada, la
organizacin lineal impide la especializacin puesto que ocupa a todos
los jefes en todos los asuntos posibles en la organizacin.

1.4.2-. Estructura Funcional:


Es el tipo de estructura organizacional que aplica el principio funcional
o principio de la especializacin de funciones para cada tarea. El
principio funcional separa, distingue y especializa. Esta estructura fue
consagrada por Taylor quien preocupado por las dificultades
producidas por el excesivo y variado volumen de atribuciones dadas a
los jefes de produccin en la estructura lineal de una siderrgica
estadounidense opt por la supervisin funcional.
- Ventajas de la Estructura Funcional:

Proporciona el mximo de especializacin a los diversos


cargos de la organizacin: esto permite que cada cargo se concentre
exclusivamente en su trabajo o funcin y no en las dems tareas
secundarias.

Permite la mejor supervisin tcnica posible: cada cargo


reporta ante expertos en su campo de especializacin.

Separa las funciones de planeacin y de control de las


funciones de ejecucin: existe una especializacin de la planeacin y
del control, as como de la ejecucin, lo cual facilita la plena
concentracin en cada actividad sin que deba prestarse atencin a las
dems.

- Desventajas de la Estructura Funcional:

Dispersin, en consecuencia perdida de la unidad de


mando: la sustitucin de la autoridad lineal por la autoridad
funcional, relativa y dividida dificulta que los cargos superiores
controlen el funcionamiento de los cargos inferiores.

Subordinacin simple: si la organizacin tiene


problemas en la delegacin de autoridad, tambin los presenta
en la delimitacin de las responsabilidades.

Tendencia a la competencia entre los especialistas:


puesto que los cargos son especializados en determinadas
actividades tienden a

imponer a la organizacin su punto de vista y su


enfoque en los problemas que surgen.

1.4.3-. Estructura Lnea y Staff:


Es aquella que combina las relaciones lineales de autoridad directa con
las de consulta y asesoramiento con los departamentos o staff. Los
departamentos en lnea se ocupan de las decisiones, y los de staff
realizan apoyo y asesoramiento. Esta estructura y la matricial son las
nicas formas para cubrir la organizacin en la pymes.
- Ventajas de la Estructura Lnea y Staff:

Asegura asesora especializada e innovadora y mantiene el


principio de autoridad.

Actividad conjunta y coordinada de los rganos de lnea y los


rganos de staff. La organizacin lnea-staff se caracteriza por la
existencia de rganos de lnea y rganos de staff.
- Desventajas de la estructura Lnea y Staff:

Conflictos entre la asesora y los dems rganos y viceversa:


existe un probabilidad de conflictos entre los rganos de lnea y los de
staff basados en que el asesor de staff generalmente tiene mejor
formacin acadmica pero menor experiencia; el personal de lnea
puede sentir que los asesores quieren quitarles porciones de autoridad
para aumentar su prestigio y posicin, etc.

Dificultad en la obtencin y mantenimiento del equilibrio


dinmico entre lnea y staff: el tipo de organizacin de lnea y staff
puede llevar a desequilibrios y distorsiones inevitables.

Otros tipos de estructuras organizativas:


1.4.4-. Estructura en Comit:
Es aquella en donde la autoridad y la responsabilidad son
compartidas conjuntamente por un grupo de personas en vez de una.
En ellas se rene el comit, por lo general para tomar una decisin y
suele complementar a la de lnea o staff. Suele aplicarse para la
creacin de un nuevo producto, donde se renen los distintos
departamentos para decidir. Suele tener detractores por su lentitud y
ser conservadoras.
1.4.5-. Estructura Matricial:
Se trata de una estructura en la que especialistas de diferentes partes
de la organizacin se unen para trabajar en proyectos especficos.
Suele responderse ante dos superiores en vez de uno, una doble
autoridad, la autoridad de lnea (habitual) y la autoridad de proyecto
(especfica), para evitar doble mando el director de proyecto suele
responder ante el director general.

2. ORGANIGRAMA
2.1-. Definicin y caractersticas
El organigrama puede describirse como un instrumento utilizado por las ciencias
administrativas para anlisis tericos y la accin practica
Son sistemas de organizacin que se representa en forma intuitiva y con objetividad
representndose, por la unin de los cuadros mediante lneas, los canales de autoridad y
responsabilidad. Tambin son llamados cartas o grficas de organizacin.
Los organigramas sealan la vinculacin que existe entre s de los departamentos a lo largo de
las lneas de autoridad principales.
Segn el concepto de organigrama, este muestra sus principales caractersticas:

Un elemento (figuras)

La estructura de la organizacin

Los aspectos ms importantes de la organizacin

La naturaleza lineal o staff del departamento

Las funciones

Las relaciones entre las unidades estructurales

Los puestos de mayor y aun los de menor importancia.

Las relaciones existentes entre los diversos puestos de la empresa y en cada


departamento o seccin.

Las comunicaciones y sus vas

Las vas de supervisin

Los niveles y los estratos jerrquicos

Los niveles de autoridad y su relatividad dentro de la organizacin

Los jefes de cada grupo de empleados, trabajadores, etc.

Las unidades de categora especial.

Funciones Del Organigrama

Para la ciencia de la administracin:


Sirve de asistencia y orientacin de todas las unidades
administrativas de la empresa al reflejar la estructura organizativa y
sus caractersticas grficas y actualizaciones.

Para el rea de organizacin y sistema:


Sirve para reflejar la estructura as como velar por su permanente
revisin y actualizacin (en las empresas pequeas y medianas,
generalmente la unidad de personal asume esta funcin), la cual se
da a conocer a toda la compaa a travs de los manuales de
organizacin.

Para el rea de administracin de personal:


El analista de personal requiere de este instrumento para los
estudios de descripcin y anlisis de cargos, los planes de
administracin de sueldos y salarios y en general como elemento de
apoyo para la implementacin, seguimiento y actualizacin de todos
los sistemas de personal.


Y en forma general sirve para:
Descubrir y eliminar defectos o fallas de organizacin.
Comunicar la estructura organizativa.
Reflejar los cambios organizativos.
2.2.- Tipos de organigramas
Los organigramas pueden ser:

Organigrama vertical
En los organigramas verticales, cada puesto subordinado a otro se
representa por cuadros en un nivel inferior, ligados a aquel por lneas
que representan la comunicacin de responsabilidad y autoridad. De
cada cuadro del segundo nivel se sacan lneas que indican la
comunicacin de autoridad y responsabilidad a los puestos que
dependen de l y as sucesivamente.
Algunos autores acostumbran poner la margen, en la altura
correspondiente, la clase de nivel administrativo: alta administracin,
administracin intermedia, administracin inferior. A veces separan
estos niveles jerrquicos con lneas punteadas.

Ventajas:
Son las ms usadas y, por lo mismo, fcilmente comprendidas.
Indicar en forma objetiva las jerarquas del personal.
Desventajas:
Se produce el llamado "efecto de triangulacin", ya que, despus de dos
niveles, es muy difcil indicar los puestos inferiores, para lo que se requerira
hacerse organigramas muy alargados.
Organigrama horizontal
Representan los mismos elementos del organigrama anterior y en la misma
forma, slo que comenzando el nivel mximo jerrquico a la izquierda y
hacindose los dems niveles sucesivamente hacia la derecha.
Ventajas:
Siguen la forma normal en que acostumbramos leer.
Disminuyen en forma muy considerable el efecto de triangulacin.
Indican mejor la longitud de los niveles por donde pasa la autoridad formal.
Desventajas:
Son pocos usados en prcticas, y muchas veces, aun pudiendo hacerse
una sola carta de toda la organizacin, resultan los nombres de los jefes
demasiado apiados y, por lo tanto, poco claros.

Organigramas circulares
Formados por un cuadro central, que corresponde a la autoridad
mxima en la empresa, a cuyo derredor se trazan crculos
concntricos, cada uno de los cuales constituye un nivel de
organizacin. En cada uno de esos crculos se coloca a los jefes
inmediatos, y se les liga con lneas, que representan los canales de
autoridad y responsabilidad.
Ventajas:
Sealan muy bien, forzando a ello, la importancia de los niveles
jerrquicos.
Eliminan, o disminuyen al menos, la idea del status ms alto o ms
bajo.
Permiten colocar mayor nmero de puestos en el mismo nivel.
Desventajas:
Resultan confusos y difciles de leer; que no permiten colocar con
facilidad niveles donde hay un solo funcionario y que fuerzan
demasiado los niveles.

Organigramas escalares
Seala con distintas sangras en el margen izquierdo los distintos
niveles jerrquicos, ayudndose de lneas que sealan dichos
mrgenes.
Ventajas:
Pueden usarse, para mayor claridad, distintos tipos de letras.

Desventajas:
Estos organigramas son poco usados todava, y aunque resultan muy
sencillos, carecen de la fuerza objetiva de aquellos que encierran cada
nombre dentro de un cuadro, para destacarlo adecuadamente.

Organigrama Mixto
En este tipo de organigramas usted puede mezclar los tres tipos de
organigramas anteriores (Vertical, Horizontal, Circular) en uno slo,
cada empresa, cada organizacin utiliza este tipo de organigramas
debido a su alto volumen y complejidad de puestos que tienen bajo
su administracin y con ello buscan la optimizacin del espacio en el
que se encuentran trabajando, tome en cuenta que la mayora de los
documentos con los cuales se labora son de tipo tamao carta por lo
que se hace imprescindible el utilizar este tipo de herramienta para
poder reconocer los diversos puestos que utiliza la organizacin.

2.3-. Clasificacin de los Organigramas

Estructurales. Muestran solo la estructura administrativa de la


empresa.

Funcionales. Indican en el cuerpo de la grafica, adems de las


unidades y sus relaciones, las principales funciones de los departamentos.

Especiales. Se destaca alguna caracterstica.

Generales. Facilita una visin muy amplia de la organizacin, se limita


a las unidades de mayor importancia presentes en toda la organizacin; se
llaman tambin cartas maestras.

Departamentales. Representan la organizacin de un departamento o


seccin.

Esquemticos. Contienen solo los rganos principales, se elaboran


para el pblico, no contienen detalles.

Analticos. Son los organigramas mas especficos, los cuales


suministran una informacin detallada y tcnica, incluso se complementan con
informaciones anexas y por escrito, smbolos convencionales de referencia
con datos circunstanciados. Se destinan al uso de directores, expertos y
personal de estado mayor.

Suplementarios: Se utilizan para mostrar una unidad en forma


analtica o mas detallada, tales unidades pueden ser una direccin, un
departamento, una gerencia entre otros. Son complemento de los analticos.

2.4-. Tcnicas para la elaboracin de un Organigrama.


Como se ha indicado anteriormente, el Organigrama es una
representacin grafica simplificada, total o parcial, de la estructura de
una organizacin, en trminos de unidades, departamentos, sectores o
puestos de trabajos y de las relaciones existentes entre ellos. Muestra la
Departamentalizacin de una empresa, es decir, se agrupan las tareas
homogneas bajo criterios lgicos y con el objeto de obtener mejores
resultados en conjunto.
Los Organigramas crecen a medida que lo hace la organizacin. Sin
embargo, agregar reducir cuadritos en el organigrama no son formas
efectivas de reestructurar una empresa.
El Organigrama es el resultado de la creacin de una Organizacin, lo
cual hay que representar. Son dos posibilidades que dan base para la
elaboracin de un Organigrama:
1.
Cuando se crea una organizacin.
2.
Cuando esta existe pero no tiene organigrama, y si lo tiene, hay
que organizar y reajustar.
3.
Ningn Organigrama debe tener el carcter de final, puesto que
su valor verdadero depende de que se le mantenga al da y aplicando
los cambios que va experimentando la estructura.

Para la elaboracin e implementacin de un organigrama es


fundamental.Que la autoridad superior delegue funciones a las inferiores. Esta
delegacin de tareas y de la autoridad para ejecutarla puede ir
acompaada por el poder para tomar decisiones con lo cual se logra
una descentralizacin mayor de la organizacin. Pese a esto, la
responsabilidad por la tarea delegada queda en manos de la persona
que le delega.
La Departamentalizacin y la descentralizacin originan dos tipos de
diferenciacin:

Diferenciacin Horizontal: Existe mucha diferencia entre las


unidades de un mismo nivel, las estructuras nacen fragmentadas y
cada sector mantiene una cultura claramente distinta y pierde de vista
la idea general de la organizacin.

Diferenciacin vertical: Existen muchos niveles jerrquicos, en


la actualidad se estn utilizando estructuras ms planas ya que de lo
contrario se dificulta la comunicacin, genera burocracia y se dificulta la
toma de decisiones rpidas.

CONCLUSIONES
La estructura orgnica es un instrumento metodolgico de la ciencia
administrativa. Este tiene una virtud dual, por una parte trae ventajas,
debido a que permite observar la estructura interna de una
organizacin; y por otra parte trae desventajas que esa estructura se
adecue a algo escrito y no a lo que es en realidad.
El Organigrama es el resultado de la creacin de la estructura de una
organizacin la cual hay que representar. Estos muestran los niveles
jerrquicos existentes en una empresa u organizacin. En cuanto a los
tipos de organigramas, los verticales son los que se utilizan con ms
frecuencias, mientras que los de tipo escalar y circular son los menos
conocidos.
Entre la ventaja ms resaltante de un organigrama es que muestra
quien depende de quien y tiene la particularidad de indicar a los
administradores y al personal nuevo la forma como se integra la
organizacin.
As como existen mltiples factores positivos, tambin se detallan las
desventajas, considerndose muy desfavorable de aspecto que con
frecuencia indican la organizacin como era antes y no como
actualmente es, ya que algunos administradores olvidan actualizarlos y
descuidan el dinamismo de la organizacin lo cual hace que un
organigrama sea obsoleto.

La Jerarqua constituye un principio bsico de la organizacin y


tambin lo es de la direccin.
Un proceso que tambin es muy importante dentro de la estructura
orgnica para ayudar a lograr las metas establecidas en la empresa,
es el Entrenamiento, el cual consiste en la educacin profesional que
adapta al hombre para un cargo o funcin dentro de una organizacin,
e implica la transmisin de conocimientos, ya sea informacin de la
empresa, de sus productos, servicios, su organizacin, su poltica, etc.
En segunda medida, implica un desarrollo de habilidades, entendido
como un entrenamiento orientado a las tareas y operaciones que van
a ejecutarse.
Consiste en las tcnicas de capacitacin y aprendizaje en el desarrollo
de los recursos humanos. ste estimula a lograr una mejor calidad,
eficiencia y productividad en las empresas y a la vez fomenta l ms
alto compromiso en el personal. El entrenamiento debe permitir el
desarrollo del capital humano al mismo tiempo que a la organizacin.