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Porto Alegre, 05 de novembro de 2012

O PROCESSO DE DIGITALIZAO DE DOCUMENTOS

Democratizao e facilidade de acesso, otimizao do espao
fsico, qualidade total, senhas de acesso, universalidade,
transposio de barreiras geogrficas para envio de
documentos, so algumas das razes para implantao de um
projeto de digitalizao. Alm disso, ainda uma forma de
auxiliar o processo de conservao do acervo, minimizando o
manuseio.

Diferentemente da revoluo da microfilmagem, que ainda hoje

garante qualidade e durabilidade, ou seja, segurana da
integridade da informao, preciso que o profissional de
arquivo atente para que este tipo de trabalho no se perca.

Problemas futuros com a manuteno da possibilidade de leitura

de documentos, assim como da padronizao, obsolescncia de
softwares e hardwares j ocorreram anteriormente, e embora os
fabricantes estejam mais responsveis nesse sentido, a
comunidade arquivstica precisa manter-se informada para evitar
possveis mudanas bruscas em funo apenas de um novo
cenrio econmico, devendo optar sempre por solues que
tenham respaldo internacional e menos suscetveis a mudanas.
preciso ainda alertar para alguns cuidados com relao
conservao e riscos do seu prprio sistema e ambiente,
atentando para o retrabalho e pensando no futuro, adiantando
processos de descrio e anlise arquivstica e diplomtica.

Memria e Prova em Plataformas Digitais

A informao em plataformas digitais constitui-se como meio de
memria e prova de acontecimentos passados, mas de uma forma
diferente do que a informao fixada no suporte papel. Pelo fato de
caracterizar-se em uma estrutura dinmica, us-la como meio de
memria e prova implica ter uma outra perspectiva sobre o passado,
onde o acrscimo ou decrscimo de informao no a invalidam como
reconstituio do passado. Desta maneira, observamos ento este
fenmeno cada vez mais presente, de como esta interatividade entre os
usurios e a constante (re)edio desta informao produzida afeta
nossos paradigmas sobre memria e prova em plataformas digitais.
ROCKEMBACH, Moiss

ANLISE ARQUIVSTICA E DIPLOMTICA

O potencial probatrio de um documento, segundo Duranti (1994), diz respeito a

algumas caractersticas bsicas:
imparcialidade por deverem ser inerentemente verdadeiros, livres de
preconceito e produzidos para desenvolver atividades de acordo com a funo
do emissor
autenticidade conferida pela rotina processual de manuteno e custdia;
naturalidade por acumularem-se naturalmente, de acordo com sua estrutura
orgnica, o que tambm confere credibilidade;
inter-relacionamento por estabelecerem relaes entre outros documentos e
as aes que deles resultam; e finalmente,
unicidade pois cada documento assume um lugar nico, apesar de poderem
existir cpias, que tambm sero nicas.

O carter probatrio de um documento arquivstico dado pela diplomtica, que

s analisa documentos com essa origem, ou seja, que tiveram sua natureza
orgnica considerada, bem como uma tipologia documental definida, que nada
mais do que a configurao que uma espcie documental assume de acordo
com a sua atividade geradora. assim garantido o carter involuntrio da
documentao gerada.
A diplomtica, como explica Rondinelli (2002) ao citar Luciana Duranti, o
documento escrito, isto , evidencia que produzida num suporte (...) por meio
de um instrumento escrito (...) ou de um aparato para fixar dados, imagens e/ou
vozes, porm apenas quando for um documento arquivstico.

NORMAS, METADADOS, DESCRIO

Metadados:
Dados estruturados e
codificados, que descrevem e
permitem acessar, gerenciar,
compreender e/ou preservar
outros dados ao longo do
tempo.
DICIONRIO BRASILEIRO
DE TERMINOLOGIA
ARQUIVSTICA, 2005, p. 116

ESPECIFICAES DE APARELHOS
MANUAIS DE FABRICANTES

SOFTWARES, DRIVES

SCANNER PLANETRIO

SCANNER DE MO

SCANNER DE NEGATIVOS
FOTOGRFICOS

EXEMPLO
Digitalizao da massa documental composta por:
- 100 revistas semanais
- 20.000 notas fiscais preenchidas mo e mquina
- 2.000 ofcios assinados
- 500 manuscritos
Equipamentos:
- 02 scanners marca HP, modelo Scanjet 8250

Exemplo segundo especificaes tcnicas do fabricante

Alimentador Automtico de Documentos

a 15 ppm, com capacidade frente e
verso.
Alta velocidade pr-visualize
digitalizaes em cerca de 4 segundos.
4 800 ppp e adaptador para
transparncias incorporado.

Digitalizao dos documentos

Mesmo podendo ser utilizadas resolues mais baixas (200 a 400 dpi) para
arquivamento, especialmente para grande massa documental, optamos
pelas mais altas (300 a 600 dpi), devido possibilidade de ampliao e
visualizao de detalhes.
Foi escolhido o formato TIFF para compresso e representao, que tem
possibilidade de converso para outros formatos, como JPEG e PDF, mais
apropriados para serem visualizados na Internet. Alm disso, permite
mltiplas imagens em um arquivo, diferentes formatos de algortmos e
compresso com e sem perda, resoluo de at 24 bits (16 milhes de
cores), ou seja, um formato adequado para digitalizao e arquivamento
com possibilidade de derivao.

Digitalizao dos documentos

Para as revistas foi estipulado o uso de 24 bits, para preservar a integridade das
cores, e resoluo de 300 dpi. J para os documentos de texto, sero apenas
duas cores, ou seja, apenas 1 bit, sendo 600 dpi no caso de notas fiscais e
ofcios, tendo em vista a necessidade eventual de ampliao para conferncia de
documentos como provas.
No caso dos manuscritos, considerados documentos recentes, higienizados,
legveis, preferencialmente minutas, ou seja, no documentos histricos e/ou que
possam vir a ser analisados probatria e diplomaticamente, que necessitariam de
maior resoluo, a indicao foi de 400 dpi.
A frmula para chegar ao tamanho mnimo em KB de uma imagem no
compactada foi: KB = (Largura * dpi) * (Altura * dpi) * Bits / 8 * 1024
As caractersticas das imagens digitalizadas, decorrentes da massa documental
da instituio em questo, portanto, so as seguintes:

Digitalizao dos documentos

Devido ao elevado volume de espao, a grande massa deve ficar em

unidades de disco rgido (HD/hard disk), e hospedado em um servidor, caso
seja disponibilizado em rede interna ou externa. A realizao de backup
tambm recomendada, com a localizao em endereos diferentes.
A utilizao de CD/DVD, pela sua mobilidade, pode ser considerada, mas a
longo prazo, visto que seriam necessrias 209 mdias CD de 700MB ou 30
DVDs de 4,7 GB.

Digitalizao dos documentos

O clculo para compresso :

KB = (Largura * dpi) * (Altura * dpi) * Bits / 8 * 1024 * Compresso
Utilizamos o formato TIFF para todos os documentos, sem compactao.
Na compactao foram considerados os formatos CCITT Grupo IV (20 x sem
perda) para docs p&b, e LZW (3 a 4 x sem perda) para imagens coloridas.
O clculo para dimensionamento, calculado em Giga Bytes (GB) e
considerando a Margem do Projeto em 1 = 100% :
GB = (Tamanho mnimo + (Tamanho mnimo x Margem de Projeto)) *
Quantidade de imagens / 1024 * 1024

Digitalizao dos documentos

Resumo:
- Maior resoluo (300 a 600 dpi)
- Opo pelo formato TIFF
- KB = (Largura * dpi) * (Altura * dpi) * Bits / 8 * 1024
- KB = (Largura * dpi) * (Altura * dpi) * Bits / 8 * 1024 * Compresso
- GB = (Tamanho mnimo + (Tamanho mnimo x Margem de
Projeto)) * Quantidade de imagens / 1024 * 1024
- margem 1 = 100%

Digitalizao dos documentos

O tamanho mnimo considerado de uma pgina tamanho A4 (21 x 29,7) para

todos os documentos, tendo em vista a dimenso fixa no caso dos ofcios e
manuscritos, aproximada no caso das revistas (20,4 x 26,5), e varivel no caso
das notas fiscais.
4

No caso das 100 revistas, foi considerada mdia de 110 pginas por
revista, ou seja, 11.000 pginas (ou 5.500 frente e verso), ao contrrio
dos demais documentos, cuja quantidade global corresponde ao mesmo
nmero de pginas.
Somando-se s 20.000 notas fiscais, 2.000 ofcios e 500 manuscritos,
tratam-se de 33.500 documentos. Consideramos a capacidade de 15 ppm
do scanner, com uma taxa de redigitalizao de 5% e de mdia de
produo em 70%.

O tamanho mnimo considerado de uma pgina tamanho A4

(21 x 29,7) para todos os documentos, tendo em vista a dimenso
fixa no caso dos ofcios e manuscritos, aproximada no caso das
revistas (20,4 x 26,5), e varivel no caso das notas fiscais.
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30 DVDs

Necessidades de arquivos
PDF Preservao/CCITT/LZW/Algortimo/JPEG200
TIF /PNG Difuso
JPG / GIF THUMBNAIL (miniatura)

Os cuidados com a digitalizao no se restringem apenas a evitar

manchas, linhas verticais, folhas inclinadas e m configurao, o que
nem sempre possvel corrigir, embora hajam recursos para tal, como
ajustes do tom de cinza (thresholging), simulao dos tons de cinza por
pontos (dithering), retirada de pontos soltos (despecle), alinhamento de
documentos inclinados (deskew), eliminao de bordas (crop) e rotao
(rotation).
A simples mudana de orientao vertical/horizontal gera
compactao e perda de qualidade.
Optar por digitalizar j na orientao adequada.

Condies ambientais: recomendao para armazenamento de mdias a

uma temperatura de 10 Celsius e umidade relativa de 25%, constantes,
bem como limpeza especializada, buscando atingir a durabilidade estimada
de 200 anos.

Retomando:
Projeto de Digitalizao de Acervo
1. Identificao do acervo: caractersticas fsicas, uso, necessidade
2. Anlise arquivstica: avaliao do documento, dados para descrio,
indexao evitar retrabalho
3. Decises sobre cor, resoluo, arquivos, compactao: evitar problemas
de origem (posicionamento, perda de qualidade)
4. Conhecimento do equipamento e suas especificaes
5. Clculo do tempo
6. Clculo e escolha da forma de armazenagem
7. Preservao digital: possibilidades de acesso, migrao, condies
ambientais
8. Forma de acesso: permisses

REFERNCIAS
ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Conarq. Recomendaes para Digitalizao de Documentos
Arquivsticos Permanentes. 2010.
http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/media/publicacoes/recomenda/recomendaes_para_di
gitalizao.pdf Acesso em 30/10/2012.
BALDAN, R.; VALLE, R.; Cavalcanti, M. GED Gerenciamento Eletrnico de Documentos.
So Paulo: rica, 2002.
BELLOTTO, Helosa Liberalli. Arquivos Permanentes: tratamento documental. 3. ed. Rio de
Janeiro : Editora FGV, 2005. p. 65-103.
BERWANGER, Ana Regina, LEAL, Joo Eurpedes Franklin. Noes de Paleografia e de
Diplomtica. 2. ed. Santa Maria : Editora da UFSM, 1995.
Conservao Preventiva em Bibliotecas e Arquivos CPBA. http://www.arqsp.org.br/cpba/
Cadernos 44-47 e 51. Acesso em 30/10/2012.

REFERNCIAS
Dicionrio brasileiro de terminologia arquivstica. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2005.
232p
DURANTI, Luciana. Registros documentais contemporneos como provas de ao. Estudos
histricos, Rio de Janeiro, v.7, n.13, 1994, p.49-64.
NOBRADE: Norma Brasileira de Descrio Arquivstica. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional,
2006. 124p.
ROCHA, Rafael Port da. Imagem de Documento. Notas de Aula 2006. Disponvel em
http://www.geocities.com/r2ocha/notasaula/ImagemDeDocumento.pdf Verso: 18/04/06 11:16.
Rockembach, Moiss. Memria e Prova em Plataformas Digitais. Revista PRISMA, n 13.
2010. http://revistas.ua.pt/index.php/prismacom/article/view/741 Acesso em 15/10/2012
RONDINELLI, Rosely Cury. Gerenciamento arquivstico de documentos eletrnicos. Rio
de Janeiro : Editora FGV, 2002. p. 42-61.