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PLANEACIN PARA EL

SEGUIMIENTO DE
PROYECTOS II

CLASE 1
Administracin de Proyectos

CONCEPTOS BSICOS

contenido
Conceptos Bsicos

III.

Administracin de Proyectos

IV.

Qu es un Proyecto?
Caractersticas de un Proyecto
Qu es la Administracin de Proyectos?
Componentes de la Administracin de Proyectos
Elementos relacionados con el Proyecto
Ciclo de vida del Proyecto
Etapas de la Administracin de Proyectos
reas de conocimiento
Involucrados en el Proyecto
Organizacin para el Proyecto

Etapas de la Administracin de Proyectos

Inicio del Proyecto


Planeacin del Proyecto
Ejecucin del Proyecto
Control del Proyecto
Cierre del Proyecto

PROYECTO

Solucin inteligente, racional a una


inquietud tendiente a lograr la
satisfaccin de determinados deseos
o necesidades humanas.

Situacin actual
Requerimientos
Objetivos

Tiempo

PROYECTO

INICIO

Resultados
FIN

Conceptos Bsicos
Qu es un Proyecto?

Situacin actual
Requerimientos
Objetivos

INICIO

Es la suma de esfuerzos que

para generar un PRODUCTO

PROYECTO

Tiempo

en forma temporal se utilizan

O SERVICIO en particular o

UNICO.
Resultados
FIN

Caractersticas de un Proyecto

Temporal:

Productos, servicios o resultados nicos:

Elaboracin Gradual:

Qu es la Administracin de Proyectos?
La aplicacin racional de
conocimientos,

habilidades,

herramientas y tcnicas para


alcanzar los objetivos de un
proyecto, a travs de una
serie

de

interrelacionadas.

actividades

Componentes de la Administracin de proyectos


1.

2.

Habilidades clave

Liderazgo

Comunicacin

Negociacin

Solucin de problemas

Lograr objetivos

Conocimientos

Tcnicos

Administrativos

3.

Herramientas

4.

Tcnicas

1.Conceptos Bsicos
Elementos relacionados con el Proyecto
Tiempo
Calidad
Alcance
Entorno
Recursos
Costo

BUSCAR LA SATISFACCIN DE
TODOS LOS INTERESADOS

Ciclo de vida del Proyecto

NIVEL DE ACTIVIDAD

3. Ejecucin*
*Etapas del
proyecto

2. Planeacin*

5. Cierre*

1. Inicio*
4. Control*
INICIO

TIEMPO

TERMINO

Instalacin
completa

100%
$, HH

Operacin
completa
Entrega

Grado de influencia en
resultados

Avance

Decisin de
arranque
Decisiones
trascendentes

Fase 1
Inicio

Fase 2
Planeacin
Diseo

Fase 3
Ejecucin

Fase 4
Pruebas y
Arranque

I1. Administracin de Proyectos


reas de conocimiento
Integracin

Definicin de proyecto y las reas involucradas desde el


plan de administracin, la ejecucin, al cierre.

Alcance

Administracin, definicin de productos y actividades y


su seguimiento.

Costos

Recursos

Presupuesto y su control.

Planeacin de recursos, desarrollo y administracin de


equipos del proyecto.

I1. Administracin de Proyectos

Tiempo

Definicin
de
cronogramas,

actividades

interrelacionadas

Planeacin, aseguramiento y control de la calidad.

Calidad

Comunicaciones

Definicin de la distribucin de
proyecto.

informacin del

Planes y administracin.

Riesgos

Suministros

Planeacin de adquisiciones,
de proveedores

contrataciones, manejo

Etapas de la Administracin de Proyectos


origen

equipo del Proyecto

INICIO

carta

alcance

PLANEACIN

plan

EJECUCIN

CONTROL

CIERRE

entrega

avance
aceptacin

PRODUCTO

Tcnicas y herramientas
Mecanismos de seleccin
de proyecto
Definicin del proyecto

INICIO

Carta del proyecto


INICIO

PLANEACIN

EJECUCIN

CONTROL

CIERRE

Alcance del proyecto

IV. Etapas de la AP
Tcnicas y herramientas
Mecanismos de seleccin
de proyecto
Definicin del proyecto

INICIO

Carta del proyecto


INICIO

PLANEACIN

EJECUCIN

CONTROL

CIERRE

Alcance del proyecto

IV. Etapas de la AP
Origen del Proyecto
NECESIDADES DEL
SECTOR O DE LA
INDUSTRIA

AVANCES
TECNOLGICOS

REQUERIMIENTOS
DEL CLIENTE

PROYECTO

REQUERIMIENTOS
LEGALES

NECESIDADES DE
LA INSTITUCIN

IV. Etapas de la AP
Carta del Proyecto
Formaliza el inicio del proyecto
Permite identificar el proyecto por parte de los involucrados
Proporciona informacin general

Qu?

Por qu?

Quin?

Para qu?

Cmo?

Cundo?

IV. Etapas de la AP
CARTA DEL PROYECTO
NOMBRE DEL PROYECTO:
RESPONSABLE DEL PROYECTO::
OBJETIVO:
BENEFICIOS:
DESCRIPCIN:
PRIORIDAD:
JUSTIFICACIN:

PRODUCTOS:
APROBACIN:

Tcnicas y herramientas
Estructura de Descomposicin
del Trabajo(EDT)

PLANEACIN

Tabla de precedencias
Ruta critica
Matriz de roles

INICIO

PLANEACIN

EJECUCIN

CONTROL

CIERRE

Plan del proyecto

Procesos de planeacin
Plan de Administracin de Proyecto
Alcance, definicin y plan de administracin
Estructura de Descomposicin del Trabajo (EDT)
Definicin

de
(actividades)

actividades,

de

Secuencia de actividades

Diagramas de red, lista de actividades

hitos

milestones

Procesos de planeacin
Estimacin de recursos
Estimacin de la duracin de actividades
Desarrollo del cronograma
Estimado de costos y desarrollo de presupuesto
Planeacin de:

Calidad, Recursos Humanos, Comunicaciones, Riesgos

Plan de administracin del Proyecto


Gua

la ejecucin y control del proyecto; define


referencias para evaluar el avance y cumplimiento del
programa

Contempla elementos de las reas de conocimiento,

tales como:

Definicin del alcance


Organizacin del Proyecto
Mecanismos y programas de comunicacin
Programa de Proyecto
Estimados de costos
Procesos de administracin de riesgos
Procedimientos de control de cambios

Definicin del alcance


Hasta donde se quiere llegar en
cuanto a :
Tiempo
Recursos
rea de influencia
Etc

I1. Administracin de Proyectos


Organizacin para el Proyecto
Competencias tcnicas
Alto

Competencias humanas

Bajo
Niveles operativos

Mandos medios

Niveles superiores

Habilidades de los equipos de trabajo

I1. Administracin de Proyectos


Organizacin para el Proyecto (Estructuras)
POR PROYECTOS

MATRICIAL

FUNCIONAL

El personal reporta
directamente al Mando
Superior

Reporta al Lder del


proyecto y al Mando
funcional

Varios responsables

Control total sobre el


presupuesto, recursos
materiales

Lder de proyecto de
tiempo completo

Actan por
especialidad

Autoridad y toma de
decisiones compartida

Enfoque fragmentado

El Mando Superior tiene


responsabilidad
administrativa sobre el
personal
Puede disponerse de un
pool de recursos

Superior identificado

Organizacin
De las unidades de trabajo requeridos para desarrollar
productos PRODUCTO

1.1

1.2

1.1.1
1.1.2

1.2.1
1.2.2

1.3

Componentes mas
importantes
Productos de trabajo
terminados
Tareas que entregan un
producto

IV. Etapas de la AP
Organizacin de unidades medibles de trabajo requeridos

para desarrollar productos


PRODUCTO

1.1

1.2

1.1.1
1.1.2

1.2.1
1.2.2

1.3

Componentes mas
importantes
Productos de trabajo
terminados
Tareas que entregan un
producto

Grfica de Gantt

1. Programar las actividades

del Proyecto considerando


tiempo y responsables.

2. Permite registrar avances

de
acuerdo
planeado.

con

lo

SEMANA 2
CONCEPTOS BSICOS
REVISAR TAREA DE TABLA DE
PRECEDENCIAS

Programacin de Proyecto
Tabla de precedencias

Contiene todas las actividades del proyecto identificadas


en la Ejecucin de tareas en el orden en que se
ejecutarn.

Incluye los siguientes elementos:

Clave de la actividad

Actividad

Duracin

Actividades precedentes

Responsable

Elabor: Eduardo Dvila Turcios


Fecha: Octubre 2002

PROYECTO: Plan 2003 - 2005


Clave de la
actividad

Actividad

Inicio

Diagnstico y pronstico realizado

Normas y criterios establecidos

Duracin

Actividades
precedentes

Responsable

----

--

------

4 meses

--

Director de Planificacin

2.5 meses

--

Director Jurdico

Estrategia definida

1 mes

1,2

Programas de desarrollo realizados

1 mes

Director de Planificacin

Plan instrumentado

1 mes

Director de Planificacin

Edicin realizada

2 meses

Director Administrativo

Pblico consultado

2.5 meses

Director de Control

Proyecto definido

1.5 meses

5,6,7

Plan aprobado por ejecutivo

0.5 meses

Subsecretario

10

Publicacin y difusin efectuadas

0.5 meses

Director Administrativo

11

Fin

----

------

Subsecretario

Director de Planificacin

Diagrama de Red (ruta crtica)


Determina la duracin total del proyecto
Se basa en el estimado de un valor de duracin por tarea

Muestra interdependencia de tareas


Permite estimar el tiempo de finalizacin del proyecto
Permite evaluar balance entre recursos y tiempo
Permite evaluar avances o desempeo

Holgura
Es el perodo de tiempo que una tarea puede retrasarse

sin retrasar al proyecto


Las tareas en la ruta crtica tienen cero holgura.
Las tareas de la ruta crtica que se retrasan, ocasionan

retrasos al proyecto

La holgura se calcula por alguna de las siguientes frmulas:

Inicio mas tardo Inicio mas temprano


o bien,
Final mas tardo Final mas temprano

Es

Ef

(Ls - Es)

Actividad
(Lf - Ef)

Ls

Lf

Las cifras mas tempranas se calculan siguiendo el

diagrama de la red , desde el inicio del proyecto para cada


tarea; las cifras mas tardas se encuentran a partir del fin
del proyecto hacia el inicio.

METODO CPM POR MEDIO DE


RED
1.

2.
3.
4.
5.
6.

Hacer lista de precedencias


Dibujar red
Hallar tiempos de inicio y fin mas
tardo
Hallar tiempos de inicio y fin mas
temprano
Calcular holguras
Determinar el camino crtico,
actividades de cero holguras

EJEMPLO

REALIZAR EL CAMINO CRITICO


PARA

ACTIVIDAD

PRECEDENCIAS TIEMPO

10

15

A,B,C,

12

D,E

Cada actividad se representa:


paso 1 hallando inicios y finales
mas tardos
A)Actividad

D) Tiempo de
finalizacin
ms tardo
(C+B)

C) Tiempo
de inicio
mas tardo

B) Tiempo de
la Actividad

y 2) representando los inicios y


finales mas rpidos:
A)Actividad

D) Tiempo de
finalizacin
ms tardo
(A+B)

C) Tiempo
de inicio
mas tardo

E) Tiempo
de inicio
mas
temprano
(F-B)

F) Tiempo
de
finalizacin
ms
temprano
B) Tiempo de
la Actividad

Hallar tiempos de inicio y fin


mas tardo
A
1
0

10

1
1

10

FIN

2
7

15

2
8

27

2
8

28

5
12

1
5

15

SE SUMAN EL TIEMPO DE
INICIO CON EL DE LA
ACTIVIDAD, SE ESCOGE LA
ACTIVIDAD MAS LARGA

Hallar tiempos de inicio y


fin mas tempranos
A
1
0
15

0
5
10

1
1
27

10
26
1

E
10

FIN

0
15

2
7
27

15
15

2
8

27
27

28

2
8
28

28
28

5
12

1
5
15

0
0
15

SE RESTAN EL TIEMPO DE
FINALIZACION ANTERIOR CON
EL DE LA ACTIVIDAD , SE
ESCOGE LA ACTIVIDAD MAS
CORTA

HALLANDO HOLGURAS

Se obtienen restando los inicios o las


terminaciones

A)Actividad

C) Tiempo
de inicio
mas tardo
E) Tiempo
de inicio mas
temprano
(F-B)

D) Tiempo de
finalizacin ms
tardo (A+B)
F) Tiempo de
finalizacin ms
temprano

B) Tiempo de la
Actividad

HOLGURA

C-E
O
D-F

Hallar tiempos de inicio y


fin mas tempranos
A
1
0
15

0
5

10

H=5

1
1
27

10
26

H=1
6

E
10

FIN

0
15

15

2
8

27

2
7
27

15

27

2
8
28

28

28

28

H=10

H=
0

1
5
15

0
0

H=0

H=0

12

15

LAS HOLGURAS 0
CONSTITUYEN EL CAMINO
CRITICO C,E,F

H=0

METODO CPM POR MEDIO DE


TABLA DE PRECEDENCIAS Y
POSTERIORES
ELABORAR TABLA DE PRECEDENCIAS
HALLAR TIEMPOS MAS TARDIOS
ELABORAR TABLA DE PROCEDENCIAS
HALLAR TIEMPOS MAS TEMPRANOS
HALLAR HOLGURAS
DETERMINAR CAMINO CRITICO

Actividad

Tiempo de la
actividad

Predecesor

-------------

B
C
D

2
3
3

------------A
B

E
F
G
H
I
J

4
3
6
4
1
2

C
D
E
F
G.H
I

Actividad

Usando tabla tiempos ms


TEMPRANOS
Tiempo de
la actividad

PROSTERI
OR

Tiempo de
inicio mas
temprano
(F-B)

Tiempo de
finalizacin
ms
rpido(Tie
mpo mas
temprano tiempo de
la
actividad)

Tiempo mas temprano

22

22

FIN

FIN

22

22-2

20

20

20- 1

19

19

19-4

15

19

19-6

13

15

15-3

12

13

13-4

12

12-3

9-3

9-2

Actividad

Usando tabla tiempos ms


tardos
Tiempo de
la actividad

Predecesor

Tiempo de
inicio mas
tardo
(tiempo
mas
cercano)

Tiempo de
finalizacin
ms
tardo(Tiem
po mas
cercano +
tiempo de
la
actividad=

Tiempo mas tardo

------------

------------

3+6=9

3+2=5

4+9=13

13

3+5=8

13

6+13=19

19

4+8=12

12

G.H

19

1+19=20

20

Activid
ad

Tie
mp
o
ma
s
tard
o

menos

(Tie
mpo
mas
temp
rano

(0

6)

(7

2)

(6

3)

(9

3)

13

(9

4)

(12

3)

19

(13

6)

12

(15

4)

20

(19

1)

22

(20

2)

+tie
mpo
de la
activi
dad

IV. Etapas de la AP
0-0

0-7

7 - 13

INICIO

14 - 21
6

8 - 14

0-8

8 - 16
8

8
6 - 10

G
6

21 - 24

24 - 24

FIN
3

0-6

0-0

0-7

7 - 13

INICIO

14 - 21
6

8 - 14

0-8

8 - 16
8

21 - 24

24 - 24

FIN
3

H
8

0-6

6 - 10

G
6

Procedimiento:
1. TIEMPO DE ACTIVIDAD
2. HOLGURAS

REUNIRSE EN GRUPOS Y
REALIZAR:

UTILIZANDO LA TABLA
DE PRECEDENCIAS:
DIAGRAMAR UNA RED

Lista de actividades
Tabla de precedencias
Matriz de tiempos
Red de actividades

EJERCICIO EN CLASE

EJERCICIO:
ELABORAR TABLA DE
PRECEDENCIAS PARA

EJERCICIOS

REALICE UN CPM CON LA SIGUIENTE TABLA DE


PRECEDENCIAS, CALCULE LAS HOLGURAS

REALICE UN PERT CON LA SIGUIENTE TABLA DE


PRECEDENCIAS, HALLE LAS HOLGURAS

EJEMPLO: Desarrollar una red en base a la siguiente informacin:

ACTIVIDAD PREDECESOR
A
B
C
D
E

ninguno
A
A
A
B, C

DURACION
(Semanas)
4
2
3
1
5

CASO A RESOLVER
El Gerente del Hospital MIsalud ha identificado 10 actividades para un
proyecto de inversin. Se presenta una tabla de actividades y los tiempos
de actividad que aparecen a continuacin:
ACTIVIDAD

A
B
C
D
E
F
G
H
I

a)
b)
c)

PREDECESORES
INMEDIATOS

C
A,B,D
E
E,F
G,H

TIEMPO
ESPERADO
(das)

12
2
8
2
1
8
1
2
1

Dibuje la red de actividades.


Halle los tiempos y holgura de los eventos.
Determine la ruta crtica.

PERT (Program Evaluation and Review Technique)


Se emplea para estimar tiempos y costos.

Es de utilidad para:

Anlisis de alternativas

Empleo eficiente de recursos

Optimizacin de calendarios

Facilita el control del proyecto y las revisiones de costos

UTILIZAMOS LAS ACTIVIDADES DE LA RUTA CRITICA

PERT (Program Evaluation and Review Technique)


Clave

Actividad

Precedentes

Duracin
optimista

Duracin
( TIEMPO
DE LA
ACTIVIDAD
)

Duracin
pesimista

Ejemplo: un proyecto de elaboracin de alfombras provee la siguiente informacin:


la ruta critica esta dada por A,C,E,G,I,J.
HALLE :
a) El tiempo esperado del proyecto
b) la varianza del proyecto
c) Duracin esperada del proyecto suma de duracin de las tareas en ruta critica
LOS
TIEMPOS OPTIMISTA
PESIMISTAS
SON
Actividad
TIEMPO Y
OPTIMISTA
Tiempo
de:la
TIEMPO PESIMISTA

actividad

1.5

TIEMPO ESPERADO
Actividad

TIEMPO
OPTIMIST
A

Tiempo
de la
actividad
M

TIEMPO
PESIMIST
AP

TIEMPO
ESPERAD
O

6.17

1.5

HALLAR TIEMPO ESPE


ENTRE EVENTOS
(P+4M+O)
6

DESVIACION ESTANDAR
Actividad

TIEMPO
OPTIMIST
A

Tiempo
de la
actividad
M

TIEMPO
PESIMIST
AP

DESVIACI
ON
ESTANDA
R

0.5

1.5

HALLAR DESVIACION
ESTANDAR
(P- O)
6

Varianza de una tarea


Actividad

TIEMPO
OPTIMIST
A

Tiempo
de la
actividad
M

TIEMPO
PESIMIST
AP

1.5

J
2
2
3
Desviacin esperada del proyecto

DESVIACI
ON
ESTANDA
R

0.25

HALLAR

Varianza de una tare


(P-O) 2
6

Suma de varianza de las tare

CASO A RESOLVER
El Gerente del Hospital MIsalud ha identificado 10 actividades para un
proyecto de inversin. Se presenta una tabla de actividades y los tiempos
de actividad que aparecen a continuacin:
ACTIVIDAD

A
B
C
D
E
F
G
H
I

a)
b)
c)

PREDECESORES
INMEDIATOS

C
A,B,D
E
E,F
G,H

TIEMPO
ESPERADO
(das)

12
2
8
2
1
8
1
2
1

Determine la ruta crtica


Estime los tiempos esperados en ruta critica
Estime la varianza en ruta critica

IV. Etapas de la AP
PERT (Program Evaluation and Review Technique)
Se emplea para estimar tiempos y costos.

Es de utilidad para:

Anlisis de alternativas

Empleo eficiente de recursos

Optimizacin de calendarios

Facilita el control del proyecto y las revisiones de costos

IV. Etapas de la AP

Se calcula con base en tres estimaciones de la duracin esperada


para la actividad: Optimista (O), Pesimista (P) y Mas probable (M).

Tiempo esperado entre eventos

(P+4M+O)
6

Desviacin estndar

(P-O)
6

Varianza de una tarea

(P-O) 2
6

Duracin esperada del proyecto

Suma de duracin de las tareas

Desviacin esperada del proyecto

Suma de varianza de las tareas

Tcnicas y herramientas
Sistema de autorizacin de trabajo
Sistema de informacin
Reportes de avance

EJECUCIN
Resultados del trabajo
Cambios requeridos
Mejora de calidad
INICIO

PLANEACIN

EJECUCIN

CONTROL

CIERRE

Mejoras en la ejecucin

Informes de proyecto

Procesos de ejecucin
Direccin del proyecto

Productos de avance

Acciones implantadas

Aseguramiento de calidad

Cambios

Acciones correctivas

Formacin y desarrollo de equipo de trabajo

Distribucin de informacin
Manejo de proveedores

Comunicaciones en el Proyecto
Procesos para contar con la informacin del proyecto en
tiempo y forma.

Planificar las comunicaciones

Generar informacin

Distribuir la informacin

Informar los avances

Satisfacer a los interesados

Reportes de avance
Las metas intermedias son resultados parciales que se van
logrando a lo largo del proyecto.
Las metas intermedias:
Describen un resultado tcnico o un evento
Se programan en fechas determinadas
Su duracin es cero

Caractersticas:

Tangibles

Medibles

Entregables

Se deben establecer claramente

IV. Etapas de la AP
Valor ganado del proyecto
Planeado
Recursos

Valor ganado

Real

Tiempo

Tcnicas y herramientas

Anlisis de valor ganado


Distribucin de informacin
Sistemas de control de cambio
Control de riesgos

Actualizaciones del plan


Acciones correctivas
Lecciones aprendidas
Aceptacin del trabajo
Ordenes de cambio
Ajustes a lnea base

CONTROL

INICIO

PLANEACIN

EJECUCIN

CONTROL

CIERRE

Procesos de control
Supervisin y control
Control de cambios
Verificacin y control de alcance

Control del cronograma

Procesos de control

Control de costos
Control de calidad
Seguimiento de desempeo del equipo
Informes de resultados
Comunicacin con interesados

Administracin de cambios
Evaluar y documentar ajustes y sus impactos
Recopilar, medir y difundir la informacin sobre el avance,

riesgos y resultados preliminares del Proyecto

Con el objeto de:

Comparar y evaluar el avance real del Proyecto

Dar seguimiento y supervisin de riesgos

Documentar la situacin actual del Proyecto

Anlisis y contencin de riesgos


Recomendaciones prcticas:
Prevea riesgos, no catstrofes
Aplique su sensibilidad, visin
Realice el anlisis en grupo y en forma gil
Analice los riesgos ms importante
Contemple probabilidad de ocurrencia e impacto
Repita el anlisis de riesgos durante el proyecto antes de

actividades o eventos crticos

Anlisis de valor ganado

Permite
evaluar
el
desempeo del proyecto,
considerando medidas de
tiempo y costo.

Valor planeado

Valor ganado

Anlisis de calidad
Costo de conformidad y no conformidad
Anlisis costo / beneficio
Control de calidad - herramientas estadsticas

Tcnicas y herramientas
Auditorias de procura

CIERRE

INICIO

PLANEACIN

EJECUCIN

CONTROL

CIERRE

Informes y reportes de
ejecucin

Reporte final

Cierre del Proyecto


1. Cierre administrativo
Reporte final

Presupuesto

Programa

Evidencias

Lecciones aprendidas

Reporte de control de cambios

Archivos
Plan de transicin

Cierre del Proyecto


2. Cierre del contrato
Archivos de contrato
Manuales, planos
Bitcoras
Comunicados

Lecciones aprendidas

3. Producto, servicio o resultado final