You are on page 1of 28

DELIGASI

BERKESAN
MOHAMAD SHUHMY SHUIB
DELEGASI
• Delegasi ialah satu proses
penyerahan kuasa yang sah daripada
pihak atasan kepada kakitangan yang
tertentu untuk menjalankan tugas-
tugas bagi pihak atasan.
DELEGASI
• Ia merupakan satu pemindahan kuasa
kepada kakitangan bawahan untuk
mengambil alih tanggungjawab yang
selama ini dipertanggungjawabkan
kepada pegawai atasan sahaja.
DELEGASI
• Sebagai pengurus, apabila
mendelegasikan kuasa kepada
kakitangan bawahannya, beliau
mestilah mengikut panduan-panduan
yang tertentu bagi menjamin
keberkesanan delegasi.
PENYERAHAN KEWAJIPAN
KEPADA PIHAK TERTENTU
• Pengurus seharusnya tidak menyerahkan
kewajipan kepada semua kakitangan
tanpa mengira kebolehan dan keupayaan
mereka untuk menjalankan tugas-tugas
yang diberikan.

• Di dalam hal ini, pengurus mestilah
menilai sama ada kakitangan berkenaan
berkemampuan untuk memikul tugas itu.
PENYERAHAN KUASA
YANG CUKUP
• Di dalam penyerahan kuasa, pengurus
hendaklah menyerahkan kuasa yang
secukupnya kepada subordinat agar ia
dapat menjalankan tugas dengan cekap
dan berkesan.

• Tanpa kuasa yang cukup, subordinat tidak
mempunyai kemampuan untuk
menyempurnakan tugas berkenaan.
TANGGUNGJAWAB SEBAGAI
KETUA
• Walaupun penyerahan kuasa telah dibuat
kepada subordinat, tetapi sebagai ketua,
pengurus tetap bertanggungjawab ke atas
segala keputusan yang dicapai sama ada
mencapai kejayaan ataupun kegagalan.

• Ini bererti, pengurus tidak dapat melarikan
diri daripada bertanggungjawab terhadap
semua keputusan yang telah dibuat.
HALANGAN KEPADA DELEGASI
YANG BERKESAN
• Terdapat beberapa perkara di dalam
organisasi yang menyebabkan delegasi
tidak dapat diamalkan dengan berkesan.
Kejadian ini timbul daripada beberapa
perkara seperti berikut:
– Pengurus tidak sanggup menyerahkan kuasa
sama ada sepenuhnya atau sebahagian-nya
kepada kakitangan bawahan.
– Kakitangan bawahan tidak sanggup menerima
atau memikul tugas baru yang diper-
tanggungjawabkan.
KEENGGANGAN PENGURUS
MENYERAHKAN KUASA
• Setengah pengurus enggan mendelegasikan kuasa
kepada kakitangan bawahan kerana takut kedudukan
mereka akan terjejas sekiranya kakitangan bawahan
itu dapat menunjukkan kewibawaan di dalam
menjalankan tugas.
• Oleh yang demikian, pengurus sanggup mem-
bebankan dirinya dengan kerja yang banyak. Dengan
sikap yang begini, pengurus berkenaan tidak dapat
menjalankan tugasnya dengan lebih berkesan dan
sempurna.
• Keadaan ini juga akan menjejaskan semangat
kakitangan lain yang inginkan kemajuan diri dan
peningkatan keupayaan mereka di dalam organisasi.
KETIDAKSANGGUPAN
MENANGGUNG BEBAN KERJA
OLEH KAKITANGAN BAWAHAN.
• Terdapat juga kakitangan bawahan yang tidak sanggup
memikul atau menerima tanggung-jawab baru.
• Mereka takut kedudukan mereka akan terjejas sekiranya
tugas yang diper-tanggungjawabkan itu tidak dapat
dijalankan seperti yang dikehendaki oleh pihak atasan.
• Dengan semangat seperti ini, kakitangan berkenaan
sedia untuk memikul tugas yang sedia ada sahaja.
• Soalan yang penting sekali ialah
patutkah sesuatu tanggungjawab itu
diserahkan kepada orang lain?

• Kenapa delegasi diperlukan sedangkan
tugas seperti ini boleh dikendalikan
sendiri oleh penyelia berkenaan?
• Penyerahan tugas melibatkan tugasan dan aktiviti yang patut
dilaksanakan oleh subordinat. Sebelum sesuatu tugas
diserahakan, para penyelia perlu menyenaraikan setiap kerja
mengikut keutamaan. Setiap subordinat mesti mematuhinya.

• Manakala delegasi autoriti lebih merupakan proses pengupayaan
subordinat terpilih terhadap penyelia sendiri.
• Mereka bertanggungjawab terus terhadap penyelia berkenaan.

• Sedangkan “tugasan tanggungjawab” dilaksanakan oleh
subordinat secara sepenuhnya atau secara bertahap.

• Adalah lebih baik jika subordinat diberi kedua-duanya iaitu
tugasan dan tanggungjawab supaya dia berkeyakinan dan
berkuasa untuk berkuasa untuk membuat keputusan.

• Begitu juga dalam pembentukan kewibawaan, subordinat
mestilah diberi akauntabiliti dalam usaha untuk menyempurnakan
tugasnya.
• Keempat-empat proses delegasi ini
merupakan amalan biasa dalam
organisasi.
– Bertanggungjawab
– Berkeyakinan
– Membuat keputusan
– Akauntabiliti
• Delegasi boleh menimbulkan perkara-
perkara yang tidak menyenangkan.

– Pertama, delegasi bukan menyerahkan tugas
secara membabi buta. Penyelia perlu
mengetahui siapakah yang sepatunya mendapat
delegasi, tahap kebolehan subordinat dan
kewibawaan seseorang.

– Kedua, bukan semua perkara boleh
didelegasikan kepada subordinat. Perkara yang
kurang penting sahaja boleh diserahkan kepada
mereka kecualilah kalau mereka telah dilatih
dalam perkara-perkara dasar.
• Delegasi yang berkesan lazimnya dapat
menjimtkan masa, kos serta cepat. Ia akan
membantu proses penyeliaan yang sempurna.

• Perkara yang patut dilakukan hanya mngawal
dan menyelia proses delegasi itu dengan teliti
serta mendapatkan maklum balas daripada
subordinat.

• Jana biarkan mereka terus tenggelam dengan
masalah yang tidak dapat diselesaikan.
ENAM PERTUA DELEGASI
TERBAIK
1. Menerangkan setiap tugasan dengan terang,
jelas dan memilih individu berwibawa.
2. Subordinat diberi autoriti untuk membuat
keputusan.
3. Subordinat dibenarkan mengambil bahagian
dalam perbincangan. Mereka wajar dilatih dalam
membuat keputusan dan pengurusan strategik.
4. Kejayaan delegasi subordinat mestilah
dihebahkan kepada anggota organisasi.
5. Sentiasa mengawal maklum balas.
6. Bila wujud sesuatu masalah berilah bantuan
kepada subordinat.
13 PETUA MEMULAKAN TUGAS
1. Terima nasihat dengan baik.
2. Bertindak fasa demi fasa.
3. Perkukuhkan keyakinan diri.
4. Turun gelanggang.
5. Gunakan kepakaran ketua.
6. Saling berinteraksi.
7. Menjadi pendengar ceemerlang.
8. Kebolehan membaca perasaan subordinat.
9. Kebolehan mengenali personaliti.
13 PETUA MEMULAKAN TUGAS
10. Memahami perwatakan 5C
• Comot
• Cerewet
• Cemburu
• Cenge
• Celupar

Memahami perwatakan 5G.
• Ganas
• Gelojoh
• Galak
• Gelabah
• Gelisah
13 PETUA MEMULAKAN TUGAS
Memahami 12 tanggungjawab penyelia.

Untuk mencapai matlamat organisasi kumpulan dan
keberkesanan peranan, sesorang penyelia itu mesti
mahirdua belas perkara yang berkaitan dengan
penyeliaan berkesan.

• Tahu merancang.
• Tahu memberi penurunan kuasa.
• Tahu memberi arahan.
• Kebolehan mendapat kerjasama.
• Boleh menyelesaikan masalah.
• Kebolehan subordinat.
• Memberi latihan.
• Sentiasa memberi dorongan.
• Memberi khidmat kaunseling.
• Penekanan terhadap pembaikan
kerja.
• Tahu menangani tekanan.
• Tahu mengawal suasana.
TAHAP & NILAI SEMPADAN
TANGGUNGJAWAB

• Sebagai penyelia kita bertanggungjawab
terhadap orang-orang di bawah penyeliaan
kita.

• Setiap hierarki pekerjaan ini perlu diselia
kerana mempunyai bidang kerja dan
matlamat pencapaian yang berbeza tetapi
menjurus ke arah peningkatan produktiviti.
• Sesuai dengan perubahan masa, seseorang
penyelia hendaklah mahir dalam pengurusan
konseptual, kemanusiaan dan teknikal.

• Sempadan ketiga-tiga pengurusan ini ditentukan
berasaskan autoriti, kuasa dan bidang
pengkhususan.

• Olehitu para penyelia haruslah mempunyai
kemahiran ddan pengetahuan dalam perkara
brikut:
• Mentafsir dasar-dasar yang telah ditetapkan.
• Mempunyai kemahiran teknikal yang kurang dan kemahiran
kemanusiaan yang lebih.
• Bertindak sebagai pemimpin.
• Mengkaji semula, menyemak dan memilih.
• Menukar keputusan pengurusan atasan menjadi projek.
• Menghabiskan masa yang banyak dalam penyeliaan.
• Menghabiskan 80% untuk berkomunikasi, 10% untuk
menulis dan 10% untuk membaca.
• Berkomunikasi dengan pelbagai golongan.
• Berkebolehan bekerja dengan kumpulan dan secara
individu.
• Menerima pandangan berbeza.
• Menyelesaikan konflik.
• Menyedari tentang kepercayaan dan sikap orang lain.
• Menggunakan kemahiran manusia.
• Peranan dan tanggungjawab sebagai
penyelia begitu berat dan mencabar.

• Dalam suasana begini, anda perlu
memegang nilai yang kukuh dalam diri
sendiri.

• Pencapaian nilai boleh dilakukan secaa
sistematik melalui enam langkah yang
berikut:
– Bertekad untuk bersikap jujur.
– Ketegasan menentang karektor 6P.
• Penipu
• Pembelot
• Penyagak
• Perayu
• Penglipur lara

– Mematuhi nilai utama 5K
• Keadilan
• Kebenaran
• Keikhlasan
• Kesetiaan
• Kesetiakawanan
– Menilai keberkesanan dan konsisiten 5K
– Pengubahsuaian perlakuan.
– Penerimaan atau penolakan nilai-nilai
korparat.
KETERAMPILAN PENGURUSAN
Konseptual Manusia Teknikal

Tinggi Tinggi Rendah
Atasan
(Pengurusan 35% 50% 15%
Tertinggi)
Pertengahan Sederhana Tinggi Sederhana
(Pengurusan 20% 50% 30%
Pertengahan)
Bawahan Rendah Tinggi Tinggi
(Pengurusan 15% 50% 35%
Operasi)
• Pembahagian ini sangat penting untuk
melihat kebolehan dan kepakaran setiap
lapisan pengurusan.

• Kemahiran merancang teknikal sangat
diperlukan diperingkat bawahan dan
pertengahan.

• Bagi pengurus operasi, masa banyak
dihabiskan dalam bidang latihan dan
motivasi subordinat.