MENGURUS MASA ANDA

MANUSIA DALAM KERUGIAN
 

Demi Masa!  Sesungguhnya manusia di dalam kerugian.  Kecuali mereka yang beriman, beramal soleh dan berpesan-pesan dengan kebenaran serta berwasiat dengan kesabaran.

Demi Masa!  Sesungguhnya manusia di dalam kerugian.  Kecuali mereka yang beriman, beramal soleh dan berpesan-pesan dengan kebenaran serta berwasiat dengan kesabaran.

• Tuhan bersumpah dengan nama masa dalam surah al-’Asr. Tuhan menyebutkan satu prinsip yang paling asas dalam penggunaan masa iaitu setiap orang berada dalam kerugian, kecuali mereka yang melakukan empat perkara:

• Beriman dan mempunyai keyakinan yang teguh. • Melakukan amalan yan baik. • Berpesan-pesan atas kebenaran. • Berpesan atas kesabaran.

BUAT CATATAN
• Catatkan apa yang harus dilakukan pada hari tertentu. • Catatkan di dalam kalendar atau diari tugasan:
– Cth: Sekiranya menerima sesuatu pesanan atau tugasan, dan anda dikehendaki menerima mesej, ambil mesej dan catatkan di diari atau buku nota.

• Elakkan dari menggunakan daya ingatan kerana anda mungkin lupa apabila anda menerima mesej yang lain. • Kekeliruan mesej mungkin berlaku disebabkan penindihan maklumat. • Catatkan apa yang hendak diperkatakan supaya tidak lupa agar dapat menyampaikan mesej dengan baik.

CATAT SEMUA MAKLUMAT
• Catatkan apa juga mesej yang diterima sama ada ia penting atau tidak. • Mungkin catatan yang diambil itu penting pada ketika itu tetapi menjadi lebih penting pada hari berikutnya.

• Senaraikan perkara yang harus diberi keutamaan di bahagian atas dan yang dianggap kurang penting di bahagian bawah kerana boleh lakukan perkara yang kurang penting kemudian • Ini bukan sahaja dapat melicinkan tugas tetapi juga dapat menjimatkan masa malah pelaksanaan tugas lebih terancang dan sistematik

• Melebihi jangkaan pelanggan dan permintaan pelanggan sehari terlebih dahulu daripada jadual. • Senaraikan matlamat utama bagi kedua-dua jangka pendek (enam bulan) dan jangka panjang (lebih daripada satu tahun). Kemudia senaraikan aktivitiaktiviti yang akan menjurus anda ke arah matlamat ini.

• Kumpulkan aktiviti yang sama dan yang berkaitan dan buatkan pada masa yang sama. Dengan demkian menyelamatkan masa dan usaha. • Bertindak sekarang. Jangan bertanggung. Sebab asas untuk bertangguh tindakan biasanya ketakutan. • Terima tanggungjawab untuk membenarkan orang lain membuang masa. Ia adalah sama seperti respons anda kepada tindakan mereka seperti juga tindakan itu sendiri yang membuang masa.

JADUAL LOG MASA
AKTIVITI/ TUGASAN WAKTU MULA WAKTU TAMAT/SELESAI KOMEN

Peraturan Menggunakan Log Masa
• Ada tiga peraturan penting dalam mengisi log masa:
– Setiap jenis aktiviti direkodkan dalam blok-blok. – Senaraikan aktiviti sebaik sahaja saudara melaukannya. – Elakkan daripada keinginan hendak melihat log masa saudara ‘cantik dan tersusun hebat’.

TINGKAP JAUHARI
• Kaedah yang paling popular dikalangan ahli pengurusan dlm melatih pekerjanya menentukan tugasan harian. • Kaedah ini mengklasifikasikan tugasan kepada empat jenis situasi.

KATEGORI JENIS AKTIVITI
• Penting dan Segera (PS) • Penting Tidak Segera (PTS) • Segera Tidak Penting (STP) • Tidak Penting Tidak Segera (TPTS)

TINGKAP JAUHARI
Penting
Tugasan Segera tetapi Tidak Penting Tugasan Segera dan Penting
Bagaimana hendak memasatikan masa yang di peruntukan cukup dan ia dibuat sebaik mungkin?

Kurang Segera

Bagaimana hendak mengurangkan peruntukan masa untuk kerja ini?

Segera

Tugasan Tidak Penting dan Tidak Segera
Bagaimana mengurangkan kerja ini dan berusaha memanfaatkannya?

Tugasan Penting tetapi Tidak Segera
Bagaimana hendak mengelak penangguhan Semata-mata ia tidak segera

Kurang Penting

CATATKAN DI SUATU TEMPAT KHAS
• Catatkan mesej atau nota yang diterima ke suatu tempat khas yang boleh dirujuk kembali kerana ia dapat menjimatkan masa, lebih sistematik dan tidak menyusahkan orang lain • Cth: diari, kalender dan buku nota

CATATKAN MAKLUMAT YANG BETUL
• Jika ingin buat panggilan telefon pada seseorang, sebaiknya catatkan nombor telefon tersebut di dalam kalendar dan sebagainya • Ini memudahkan dan menjimatkan masa ketika memerlukannya di masa lain

TETAPKAN TEMPOH
• Sekiranya anda dikehendaki menyiapkan sesuatu tugas pada masa tertentu, anda bolehlah menetapkan suatu tarikh akhir bila tugasan tersebut akan siap • Beri tempoh beberapa hari sebelum tempoh akhir tugasan siap untuk menyemak sekiranya ada perubahan, agar anda mempunyai masa untuk memperbaiki tugasan tersebut

TIP PENGURUSAN MASA
• Rancang penggunaan masa yang cekap. Tekadkan untuk membuat perkara yang palng penting atau paling sukar dahulu. • Buatkan keputusan perkara yang kecil dengan segera. • Dalam banyak hal apa-apa keputusan adalah lebih baik daripada tiada keputusan langsung.

Ruang Lingkup Masa
• Kerja-kerja dibayar: Hadir ke pejabat pada waktu kerja, mengambil upah kerja, perniagaan sendiri dan sebagaiya. • Keluarga: Meluangkan masa untuk ibu bapa, adik beradik, pasangan hidup, anak-anak dan ahli keluarga yang lain.

NEXT s

• Pembelajaran dan kajian: kerja yang diluangkan untuk kelas, pembacaan dan kajian, dan yang seumpama dengannya. • Kerja-kerja tidak dibayar: Kerja amal di masjid, taman rekreasi, gotong-royong dan sebagainya.
NEXT s

• Bersantai dan berehat: Duduk berehat dan berbual-bual ringan, ataupun mungkin bersiar-siar dengan teman saudara. • Penjagaan diri: Masa yang digunakan untuk menguruskan diri sendiri.
NEXT s

• Ibadah: Solat lima waktu, solat sunat, zikir dan amalan-amalan ibadah khusus yang lain. • Tidur: Sama ada saudara tidur pada siang hari ataupun malam hari.
NEXT s

MASA ITU EMAS
• Menyedari hakikat keuntungan terpendam saudara hanya dapat apabila saudara berusaha. • Mengetahui hakikat bahawa waktu itu memberi keuntungan yang tidak terhingga, apabila saudara pandai menggunakannya. • Berfikir dan merancang bagaimana cara mendapatkan keuntugan dari waktu. NEXT
s

• Memilih cara yang terbaik. • Merancang bagi mendapatkan kebaikan dari waktu. Dapatkan kerjasama dari pada orang lain. Cipta situasi menang-menang. • Melakukan perancangan itu dengan bijak dan bersungguhsungguh.
NEXT s

Jika gagal!
• Jika saudara tidak berbuat apaapa, saudara seolah-olah membiarkan tanah saudara tanpa dilombong. • Jika saudara melakukan perkara yang tidak berfaedah dan mudarat, saudara pesrti memberikan tanah kepada orang gila.

PANDANGAN SALAH PADA PENGGUNAAN MASA
• Jika saudara orang yang efisien, secara automatik saudara menjadi orang yang efektif. • Sebenarnya, tidak semestinya kecekapan dapat melahirkan keberkesanan. Kecekapan ialah kemampuan melakukan banyak perkara dalam masa yang sedikit. Sedangkan keberkesanan (efektif) pula ialah NEXT kemampuan melakukan sesuatu s sehingga mencapai matlamat.

• Hanya ada satu cara sahaja melakukan sesuatu kerja. • Saudara tidak tahu mungkin ada kaedah yang lebih baik bagi mendapatkan hasil yang lebih baik. Berundur seketika dan berfikir sejenak.

NEXT s

• Saudara tidak akan produktif sehinggalah saudara sibuk sepanjang masa. • Jika saudara termasuk dalam golongan sebegini, saudara akan dapati setiap masa saudara sibuk dan banyak kerja, kesana kemari, dan tidak habis-habis dengan tugasan. Tunggu sekejab. Duduk, dan rancang kehidupan saudara setiap hari, supaya saudara akan NEXT s ‘kembali k pangkal jalan’.

• Kalau hendak kerja itu dibuat dengan sempurna, buatlah sendiri! • Belajar mengagihkan tugas dan mempercayai prang lain melakukan, sesuatu perkara. Apabila mereka tidak dapat sebagaimana yang saudara lakukan, sekurang-kurang mereka sudah mencuba yang terbaik.

NEXT s

• Apabila terlalu berhati-hati menguruskan masa, kehidupan saudara tidak mencabar dan tidak menyeronokkan lagi…… • Mereka malas hendak berfikir sjenak, lalu mencipta alasan untuk tidak berfikir. Sebenarnya, apabila saudara menguruskan masa saudara, semakin banyak keseronokan yang saudara NEXT alami. s

• Hasil yang baik tidak di perolehi kecuali dengan kerja-kerja yan banyak. • Sebenarnya, pencapaian matlamat bergantung pada kualiti perancangan dan kerja, bukan jumlah kerja yang ditentukan.
NEXT s

MASA ITU PEDANG
Petua Arab Lama: • “Masa itu pedang, jika saudara tidak memotong, saudara akan dipotong” • Bangsa Arab menggarkan betapa ‘tajam’nya masa sehingga dapat merosakkan saudara apabila saudara tidak menggunakannya dengan sebaik mungkin.
NEXT s

Masa Tidak Pernah Rehat • Masa sentiasa bergerak dan berlalu. Ia tidak pernah rehat dan berhenti. • Masa tidak pernah kenal cuti ataupun penat. Yang rehat, cuti dan penat adalah manusia, kerana manusia tidak seperti masa. • Beringatlah setiap kali saudara leka dan lali, masa sring kali ‘memerhatikan’ saudara kerana ia tidak pernah lalai. • Berhati-hatilah supaya saudara tidak di’kalah’kan oleh masa.
NEXT s

SUKA BERTANGGUH
“Janganlah engkau berlengahlengah lagi apabila sudah tiba masa untuk melakukannya” Nasihat Ali bin Abu Talib

NEXT s

KENAPA BERTANGGUH?
Tugasan Lebih Tugasan Tidak Digemari BERTANGGUH Jadual Tugasan Tidak Jelas Matlamat Tidak Jelas Kecenderungan Untuk Lebih Tumpuan
NEXT s

Takut Pada Perubahan Takut Gagal

Ketagih Untuk Mengasak

• Faktor-faktor dalam bentuk bulatan bujur adalah faktor luaran, manakala faktor-faktor dalam petak segi empat adalah faktor dalaman. • Adakah saudara mempunyai faktor-faktor seperti itu?
NEXT s

BAHASA MENGAWAL MASA
Alamak bila nak habis bercakap ni, aku ada mesyuarat jam 3 ni….

ANDA PERLU LAKUKAN
• “Saya minta maaf dari awal lagi sebab tak dapat lama di sini tuan. Saya ada mesyuarat pada pukul tiga petang nanti.” • “Saya sangat tertarik hendak mendapatkan maklumat yang tuan ceritakan sebentar tadi, tetapi saya terpaksa kembali ke pejabat saya. Harap dapat berjumpa lagi…”

• “Kita boleh bincang perkara u sekarang, tapi saya Cuma ada lima minit sahaja lagi. Apa kata kalau kita tentukan semula janji temu yang lain?” • Anda boleh mencelah, “Maaf Tuan, saya cuma fikirkan masa yang kita ada. Ada tak apa-apa lagi yang perlu saya tahu?”

• Apabila ada tempoh senyap seketika, tuan boleh berkata, “Sebelum kita tamatkan pertemuan kita ini, boleh tak Encik ulang kembali apa yang paling penting?”

PENUTUP YANG KUKUH
• Ini adalah kemahiran bagi menutup sesuatu pertemuan dengan tegas tetapi sopan. Ia bukan sekadar perkataan sahaja, tetapi mesti disertakan dengan pandangan mata, dan mimik muka yang menyakinkan.

• Secara tidak langsung, ini menimbulkan karisma, dan karisma ini dapat mematikan unsur ‘kurang sopan’ dalam penutup pertemuan itu. Saudara boleh berkata, “Baiklah Nurrul, kita akan bincang lain kali ye?” Diam seketika sambil memberi senyuman dan renungan. “Jumpa lagi, Assalamualaikum.” Kemudian saudara bolehlah berlalu dari situ. Ringkas dan kemas.

SLOT MASA SPESIFIK
“Jangan biarkan orang lain mendapat laluan kepada masa saudara begitu sahaja.” Kata-kata Harold L Taylor (Konsultan Pengurusan). Sebelum temu janji, dapatkan butir-butir seperti hari, jam dan masa yang di perlukan.
OK BYE!

Sekian Terima Kasih