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GESTION DU TEMPS

Le temps est une ressource dont chacun


dispose pour accomplir des tches dans des
dlais impartis ; mais le temps nest pas
lastique, on ne peut pas le stocker, on ne peut
malheureusement, pas mettre de ct les heures
creuses pour pouvoir les utiliser quelques
semaines plus tard lorsquil y aura une surcharge
de travail.

Grer son temps veut dire ne pas le gaspiller,


tre mieux organis, travailler plus vite et plus
efficacement.
Il
appartient,
donc,
au
gestionnaire, et lui seul, de bien grer son
temps de travail pour obtenir une efficacit
maximum.

Par exemple, pour une semaine de travail, on na


que 40 heures, ce qui reprsente 8 heures par
jour, le gestionnaire doit tre parfaitement
organis pour rpartir son travail au sein de cet
horaire sil ne veut pas se laisser dborder, ce qui
fait, souvent, mal effet et laisse penser quil y a
un manque dorganisation personnel.

Dfinition du temps:
Les

philosophes dfinissent le temps comme lune


des deux dimensions o se droulent les
phnomnes des actes humains, lautre tant
lespace.
Ils
en
dgagent
un
problme
fondamental : lhomme est pris par le temps,
tout en sefforant dy chapper .
Chaque individu qui nat dispose dun capital
temps , la dure de sa vie quil consomme
inexorablement au fil des annes et quil souhaite
faire fructifier le mieux possible. Le temps rythme
donc notre vie, chaque matin rveillons avec un
certain nombre dheures devant nous.

Il semble bien que le temps soit une denre


prcieuse qui conditionne lorganisation de nos
activits.
Le problme est, donc, de savoir ce que nous
faisons de notre temps, de lanalyser, dtudier
notre propre comportement face au temps afin
de mieux le grer.
Grer son temps signifie tre efficace dans la
ralisation de ces activits, les programmer de
manire rationnelle et en contrler la ralisation.
En grant son temps, on peut dire finalement se
donner le temps de faire les choses.

Classement des activits et


planification de leur
excution

Section I : Classification des activits:


I/ Classement
chances :

des

activits

selon

leurs

Dans la vie, au sein dune entreprise, on


entend , trs souvent, parler du terme
chance qui reprsente la date dexcution
des obligations et des diverses transactions, par
exemple, paiement dune dette.

Donc, quand on veut parler dune activit


chue, on veut dsigner quelle est urgente. Mais
le terme urgence, dans la technique de
gestion du temps, est li au terme importance
.
Toutefois, on mesure lurgence, en se
demandant si le fait de ne pas accomplir telle
tche immdiatement met en pril latteinte des
objectifs de lentreprise . (La matrice)

1-Urgent et important :
Les

tches urgentes et importantes doivent tre


entreprises le plus tt possible et cest,
idalement, vous qui devrez les prendre en
charge.
Puisquelles peuvent avoir une importance vitale
pour lavenir de votre entreprise et que vous
tes, probablement, le seul avoir une
ide claire des objectifs long terme, cest
vous quil revient de les accomplir ; moins, bien
entendu, que vous donniez un mandat clair un
collaborateur.

2- Peu urgent mais important :


Il sagit dactivits importantes pour lavenir de
lentreprise mais qui peuvent attendre.
3- Urgent mais peu important :
Ce sont les activits dlguer aux collaborateurs.
4- Peu important et peu urgent :
Ce sont des activits qui peuvent tre ignores
temporairement ou classes rapidement si on a
du temps.

II/ Classement des activits


niveau de rendement :

selon

leur

Les activits doivent tre classifies selon leur


niveau de rendement.
Ce dernier peut tre mesur en se demandant si
le fait de ne pas accomplir telle ou telle tche
met lentreprise en danger, cest--dire quil lui
fera subir des cots plus ou moins importants

III/ Classement des activits selon leur


complexit:
Il est possible de reporter le travail effectuer au
cours de la journe selon la complexit des
travaux.
Les activits les plus complexes seront rserves
pour les priodes les plus calmes de la journe et
en fonction de leur urgence. A linverse, les
travaux les plus simples seront effectus pendant
les priodes les plus bruyantes ou les plus
perturbes quand il est plus difficile de rflchir
et de fournir un travail plus complexe et toujours
en fonction de lurgence.

Section II : Planification de lexcution des


activits:
I/ Evaluation raliste de la dure dexcution des
activits :
Il est essentiel dvaluer la dure prvisible des
actions entreprendre pour leur affecter un
budget temps. Ceci permet davoir une vision
plus claire pour les planifier. Mais, il faut
demeurer raliste en ce qui concerne lemploi du
temps : mieux vaux sen tenir quelques tches
que davoir une liste impressionnante de tches
faire et de nen raliser quune partie.

II/ Dtermination exacte des priorits :


Comment tablir des priorits ?
Faire chaque jour une liste du travail effectuer
Dfinir lurgence et limportance : ce sont les
deux critres de base pour dfinir des priorits :
les tches urgentes et importantes sont raliser
dabord

Fragmenter les travaux complexes raliser en


une srie de petites tches ralisables que lon
incorpore dans lemploi du temps
Evaluer la dure prvisible
Ordonner la liste : affecter un numro dordre
chaque activit en fonction des priorits dfinies.
Ceci permettra de savoir dans quel ordre on doit
les planifier

La loi de LABORIT
Il est conseill de faire :
-

ce qui est facile avant de ce quest difficile


ce qui nous plait avant ce qui nous dplait
ce qui va vite avant ce qui prend du temps
ce que lon sait avant ce qui est nouveau
ce que dautres nous imposent avant ce que lon
choisit.

III/ Rservation des priodes appropries pour les


imprvus :
Dans la technique de gestion du temps, il faut
affecter un laps de temps pour certains travaux
qui vont tomber inopinment.
Dailleurs, le scientifique NERAC nous montre
limportance de la rservation dune partie de
temps pour les imprvus.

Mthode de NERAC :
-

Noter les activits et les chances ;


Evaluer la dure ncessaire ;
Rserver une marge de scurit ;
Arbitrer les priorits ;
Contrler et rectifier.

IV/ Dtermination du moment dexcution en


fonction de la classification et des priorits :
Aprs le classement des activits et
ltablissement des priorits, il sera ncessaire de
dterminer les moments dexcution de ces
activits cest--dire tablir un emploi du temps.

V/Dtermination des activits raliser


dautres personnes (la dlgation) :

par

La dlgation est une mthode dorganisation


qui consiste pour un responsable confier un
subordonn la ralisation dobjectifs labors en
commun en lui laissant une autonomie relle
quant aux moyens et aux mthodes lintrieur
dun cadre dfini, en lassistant dans les
difficults rencontres et en faisant le point sur
les rsultats dans le cadre de procdure de
contrle dont les modalits et la frquence sont
dfinies lavance.