FAIL MEJA

KONSEP

Merupakan satu dokumen rasmi yang perlu ada dalam sesebuah sekolah/PSS. Alat pengurusan penting yang dapat menyumbang kepada peningkatan produktiviti sekolah/PSS keseluruhannya.

KONSEP FAIL MEJA
Peringkat Dokumen rasmi Tuju arah yang jelas

INDIVIDU/JAWATAN

FAIL MEJA

Tugas & tanggungjawab yang jelas Kedudukan yang jelas dalam sekolah/PSS Dasar / peraturan yang jelas

Peningkatan kecekapan & keberkesana n individu

Prosedur/aliran kerja yang jelas

FAEDAH PENYEDIAAN FAIL MEJA

     

 

Merekod prosedur/peraturan kerja sebagai rujukan rasmi. Keseragaman bekerja. Menentukan peraturan dipatuhi. Mengurangkan kesilapan operasi. Memendekkan masa latihan. Pertukaran staf – mudah Memudahkan kajian, pemantauan dan pembaikan. Mengurangkan arahan lisan-tugas. Kejelasan kuasa & hubungan kerja dengan kakitangan.

Mewujudkan keseragaman
      

Menentukan peraturan dipatuhi Mengurangkan kesilapan Memendekkan masa latihan Menyenangkan pertukaran kakitangan Menyenangkan kajian/baik pulih sistem Mengurangkan arahan lisan Menjelaskan kuasa dan hubungan kerja

OBJEKTIF SEKOLAH / PSS

Objektif PSS selaras dengan penubuhannya Menjelaskan arah tuju sesebuah organisasi / PSS Memastikan objektif ini tercapai

TUJUAN MENGADAKAN OBJEKTIF

Memberi hala tuju yg.jelas supaya usaha selaras dengan matlamat Menjadi asas untuk memenuhi keperluan pelanggan Menjadi asas untuk menilai keberkesanan untuk meningkat prestasi Menuju ke arah pembentukan objektif yang lebih terperinci Menetapkan keutamaan jangka panjang

CARTA ORGANISASI

MENGGAMBARKAN STRUKTUR YANG MENUNJUKKAN :

Fungsi • Aktiviti • Hierarki

Carta Organisasi boleh:

Membantu sekolah/PSS mencapai objektif yang ditetapkan. Berbeza-beza antara jabatan/pejabat Boleh berubah-ubah dari masa ke semasa . PERLU DIKEMAS KINI? BILA?

 

  

Menjelaskan aktiviti yang dijalankan Menjelaskan rantaian perintah yang dapat menunjukkan peringkat hierarki Mengenal pasti ketua-ketua yang bertanggungjawab Merancang untuk mengurang atau menambah kakitangan Pembesaran fungsi jabatan/pejabat Latihan staf / saluran maklumat Saluran maklumat pengurusan

Faedah kepada kakitangan & pengurusan

SENARAI TUGAS / FUNGSI JABATAN DAN PEJABAT
Fungsi utama adalah tugas utama yang dijalankan bagi membolehkan jabatan/ pejabat mencapai objektif penubuhannya.  Fungsi ini bergantung kepada jenis kegiatan sesebuah jabatan sama ada kegiatan yang khusus atau kegiatan biasa/ rutin. Contoh: lihat senarai tugas Penyelaras,Ketua BBM,Ketua APD

Jawatan:

SETIAUSAHA PSS (J/K INDUK PSS)
 Sebagai pentadbir utama di PSS. Menyediakan minit mesyuarat J/K Induk PSS. Mempengerusikan mesyuarat J/K Kerja. Menyelaras semua program media yang dirancang dan dilaksanakan. Mendapatkan peruntukan perbelanjaan pengurusan dan pembangunan PSS.

Jawatan…

SETIAUSAHA PSS (J/K INDUK PSS)
Menyediakan laporan bulanan dan tahunan tentang kemajuan PSS Membantu Bendahari menyediakan anggaran perbelanjaan tahunan PSS Memberi khidmat nasihat dan kepakaran kepada pihak yang memerlukan. Merancang dan melaksanakan program perkembangan staf.

Jawatan…

SETIAUSAHA PSS (J/K INDUK PSS)
Menggalakkan guru, pelajar dan kakitangan sekolah menggunakan pelbagai media pendidikan yang terdapat di PSS. Bertindak sebagai agen perhubungan antara pihak sekolah dengan agensi2 kerajaan dan swasta dalam perkara2 yang berkaitan dengan aktiviti PSS.

Jawatan:

NAIB PENGERUSI (J/K Kerja PSS)
 

Sebagai Naib Pengerusi J/K Kerja PSS. Membantu mengadakan mesyuarat J/K Kerja mengikut keperluan (1x/bulan, 2x/bulan atau 3x/bulan). Mempengerusikan mesyuarat J/K Kerja PSS jika Pengerusi tiada. Mempastikan PSS berjalan dengan berkesan demi mencapai objektif PSS. Melaksanakan semua program yang telah dirancangkan oleh J/K Induk PSS. Melaksanakan semua program yang telah dirancangkan oleh J/K Induk PSS.

Jawatan:

NAIB PENGERUSI (J/K Kerja PSS)

Membantu mengendalikan Kursus Dalam Perkhidmatan bagi guru2 yang berminat, berbakat dan memerlukan. Merancang belanjawan tahunan dan jangka panjang dengan AJK PSS. Melaksanakan dasar2 atau polisi2 bagi pengurusan, pentadbiran, pembinaan koleksi bahan serta pembangunan PSS. Menjalankan tugas2 lain yang diarahkan oleh Pengetua/Guru Besar, PKG, PSPN dan BTP dari semasa ke semasa.

PROSES KERJA

Rangkaian tindakan yang perlu diambil secara berturutan mengikut peraturan.

Kepentingan proses kerja yang jelas dapat:
    

  

Mengelakkan kesilapan Memperlihatkan tindakan lengkap Memudahkan semakan dan pindaan Mengurangkan arahan biasa & berulang Memendekkan masa latihan kakitangan baru Menjamin kualiti kerja Mengekal tahap kecekapan kerja Memudah & melicin urusan harian

CARTA ALIRAN KERJA

Gambaran secara grafik atau gambarajah ke atas tindakantindakan yang terlibat

Dapat memperlihatkan dengan jelas setiap langkah atau tindakan yang perlu diambil

Contoh: Carta aliran proses teknik

BORANG
 

Menyimpan dan merekod maklumat Memudahkan proses merekod maklumat

Tujuan  Lebih jelas  Borang boleh dijadikan rujukan  Kakitangan memahami prosedur dan lebih berkesan

Contoh: Borang slip kerja dll.

SENARAI TUGAS / KUASA DAN HUBUNGAN DENGAN KAKITANGAN

Senarai yang menjelaskan dengan tepat dan terperinci mengenai tugas Perlu ada nama pejabat, jawatan disandang dan tanggungjawab Kuasa yang diberi kepada seseorang kakitangan perlu dimaklumkan bagi memudahkan mereka bertindak

Hubungan kerja sesama kakitangan perlu diketahui bagi membantu kakitangan itu menyelesaikan sesuatu tugas.
Hubungan ini terdiri dari 4 cara:
 

Hubungan kerja dengan pegawai atasan Hubungan kerja dengan kakitangan bawahan Hubungan kerja dengan rakan sejawat Hubungan kerja dengan agensi luar

 

Contoh hubungan dengan KPM/JPS/PSPN/PKG

PERATURAN DAN UNDANG-UNDANG

Peraturan Pinjaman
Peraturan

Penggunaan Bilik PSS

Peraturan pentadbiran harus diketahui dan dipatuhi oleh kakitangan sesebuah jabatan

SENARAI SEMAK

Satu alat perancangan dan kawalan kerja yang ringkas dan tepat mengenai tindakan yang perlu diambil Berbentuk rangkaikata, soalan atau penyataan peringatan Contoh: Senarai semak pengurusan PSS, koleksi dan aktiviti PSS

SENARAI JAWATANKUASA
Semua jawatankuasa yang dianggotai oleh kakitangan berkenaan. Sekurang-kurangnya wujud untuk tempoh 6 bulan Tujuan: Kakitangan mengenai jawatankuasa yang dianggotai
Membolehkannya membuat persediaan dan

perancangan awal sebelum hadir ke mesyuarat Membolehkan kakitangan baru mengambilalih tugas

Kandungan: Nama kakitangan Kekerapan mesyuarat ( kali ke …….. ) Jenis keanggotaan ( pengerusi, setiausaha dll. ) Contoh: Jawatankuasa Minggu

NORMA KERJA
Ialah jangka masa atau lain-lain pengukuran prestasi yang telah ditetapkan bagi menyiapkan sesuatu kerja.
Boleh jadi panduan dan asas ukuran

pencapaian produktiviti sesuatu kerja.
Membantu memperbaiki kaedah bekerja

bagi tujuan mengurang pembaziran dan kesilapan.

Langkah-langkah mewujudkan norma kerja:
Dapatkan norma kerja bagi jawatan yang berkenaan atau yang bersamaan dari sumber-sumber yang boleh digunakan, sekiranya ada, dan sesuaikan dengan kebolehan / keupayaan penyandang jawatan tersebut, peralatan dan mesin-mesin di pejabat
Jika belum ada norma kerja itu, jalankan kajian

pengukuran kerja bagi mewujudkan norma kerja yang diperlukan Contoh: Jumlah bilangan buku / bukan buku yang boleh diproses teknik dalam masa seminggu

SENARAI TUGAS HARIAN

Ialah format bagi mengingati dan merancang aktiviti-aktiviti utama yang perlu dilaksanakan pada hari berkenaan.

Senarai ini sebak-baiknya diletakkan di atas

meja supaya mudah dirujuk malah memudahkan kakitangan merancang kerja atau mengambil tindakan penting lebih awal bagi menggalakkan amalan pengurusan masa yang cekap dan berkesan. Contoh: Senarai tugas penyelaras PSS mengikut hari / tarikh.

LANGKAH-LANGKAH MENYEDIAKAN FAIL MEJA
Sediakan objektif jabatan / pejabat yang telah disediakan bagi Manual Prosedur Kerja (MPK). Sediakan objektif bahagian / unit Tandakan kedudukan bahagian / unit di dalam carta organisasi jabatan / pejabat yang disediakan oleh MPK. Sediakan carta organisasi bahagian / unit dan tandakan kedudukan kakitangan di dalam bagahian / unit. Senaraikan tugas, tanggungjawab dan hubungan kerja kakitangan berkesan Senaraikan semua peraturan-peraturan pentadbiran bagi aktiviti-

Senaraikan semua proses kerja yang perlu di bawah setiap tugas dan tanggungjawab. Senaraikan semua kakitangan berkenaan yang memberikan kelulusan . Senaraikan undang-undang dan peraturan yang berkenaan. Sediakan carta aliran kerja bagi setiap tugas. Sediakan senarai semak bagi setiap tugas. Rekodkan norma kerja yang ada.

PENUTUP
FM perlu dikemas kini apabila berlaku perubahan dalam jabatan / pejabat. Peraturan, prosedur kerja dan borang-borang yang tidak digunakan lagi akibat perubahan yang berlaku hendaklah dikeluarkan dari manual ini dan diganti dengan yang baru. Ini akan menjamin manual ini sentiasa kemas kini dan digunakan oleh setiap kakitangan di jabatan / pejabat masing-masing. Tindakan untuk menyediakan FM ini melibatkan semua kakitangan dan staf sesebuah jabatan / pejabat demi keberkesanan bidang pengurusan sesebuah jabatan / pejabat. Tegasnya FM merupakan dokumen mikro untuk individu dalam

Terima Kasih