You are on page 1of 28

DIDEDUC CHIQUIMULA

Unidad de Inventario

BIENVENIDOS

LEGISLACION VIGENTE
EN MATERIA DE INVENTARIOS
•Circular 3-57 Dirección de Contabilidad del Estado
•Acuerdo gubernativo 217-94, Reglamento de
Inventarios.
•Decreto 103-97 Baja de Bienes de Metal.
•Acuerdo gubernativo 779-98 Reglamento Baja de
Bienes de Metal. Modificado mediante el Acuerdo
Gubernativo 226-2004

¿Qué es la unidad de
Inventario?

 Realizar las adiciones a los libros de Inventarios de los
bienes adquiridos, así como su ingreso al sistema
SICOIN-WEB, elaborar las certificaciones de Adición a
inventario correspondientes para su
entrega a
Contabilidad del Estado del
Ministerio de Finanzas
Públicas.
 Ingreso y registro de información relacionada con los
activos fijos de la institución al sistema SICOIN WEB.
 Orientar y capacitar a Directores de establecimientos
educativos oficiales sobre la administración inventarios.
 Suscribir y certificar actas relacionadas con los bienes
del inventario.
 Efectuar los trámites de baja a los bienes de los activos
de la Dirección por perdida, robo, deterioro, destrucción
u otros siguiendo el proceso establecido para cada
variable.

ADMINISTRACIÓN DEL
INVENTARIO
BIENES NO
FUNGIBLES(ACTIVO
S FIJOS)

BIENES FUNGIBLES

BIENES
BIENES NO
NO FUNGIBLES
FUNGIBLES
Son todos aquellos que no pueden ser sustituidos
por otros de la misma especie calidad y cantidad,
pues si se reemplazan pueden cambiar su valor,
cantidad y calidad; que son menos susceptibles al
rápido deterioro y pueden tener cierta durabilidad en
cuanto a su existencia.

LISTADO BIENES NO FUNGIBLES
• Mesas de madera y metal
• Pupitres y mesas uni o bipersonales
• Equipo de Computación
(computadoras impresoras, ups,
etc.)
• Estantes de metal y madera
• Sillas de madera y metal
• Puertas de madera y metal
• Vehículos de dos y cuatro ruedas

BIENES FUNGIBLES
Son todos aquellos bienes que pueden ser
reemplazados o substituidos fácilmente por otros
de la misma especie, calidad, cantidad, número,
medida y valor, o que se deterioran fácilmente.

LISTADO DE BIENES FUNGIBLES
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19

Engrapadoras
Cortinas de tela
Gabachas
Camisas
Sombreros
Libros
Diccionarios
Percheros
Pinturas, cuadros
Manuales
Leyes
Libros en general
Ceniceros
Mangas de asbesto
Gabachas de asbesto
Extensiones eléctricas
Perforadores
Basureros plásticos
Condecoraciones, plaquetas, medallas, trofeos

CONTINUA LISTADO DE BIENES FUNGIBLES
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36

Maletines
Linternas de mano
Insignias o botones
Cables para señales o corriente
Guantes
Valijas
Papeleras plásticas o acrílicas
Archivadores de diskettes
Regletas de conexión
Sellos fechadores
Bolsas de cuero
Convertidores
Bases para bolígrafos
Tijeras
Escudos
Pabellones
Ollas, sartenes, cucharones

Requisitos para los que no tienen
libro de inventario y auxiliar
1.

Elaborar carta de solicitud




2.

Nombre de la escuela y ubicación.
No. de folios del libro
Indicar el numero de libro
Dirigida a Licda. Sonia Arriaga de Ico, Jefe delegación
Departamental, Contraloría General de Cuentas.
Firmas del Director de la Escuela y VoBo. Del Director
Departamental de Educación ó Jefa del Departamento
Administrativo Financiero.

Presentar carta a la unidad de inventario

Presentar carta de solicitud y libro autorizar a la unidad de
inventario para revisión
y elaboración de conocimiento
posteriormente trasladarla al despacho para firma del Director
Departamental.

Esquipulas, 14 de Junio de 2013
 
 
Licenciada:
Sonia Arriaga de Icò
Contraloría General de Cuentas
Jefe Delegación Departamental
 
Reciba un cordial saludo de paz y armonía.
 
El motivo de la presente es para solicitarle la autorización del libro de Inventario General y Auxiliar No. 1 para
la Escuela Oficial Rural Mixta Aldea Carboneras, Municipio de Esquipulas, Departamento de
Chiquimula. Dichos libros seran cargados a la cuenta dancia D2-74 a nombre de la Direcciòn Departamental
de Educaciòn de Chiquimula. Ambos libros constan de 100 folios.
Agradeciendo la atención prestada a la misma.
 
 
Profa. Sonia Esperanza Lemus de Interiano
Directora
 
 
Vo. Bo. Licda. Ana Maria Cetino de Morales
Jefa del Departamento Administrativo Financiero
Chiquimula
 

ADICIÓN AL LIBRO DE INVENTARIO
Q
6,967,240.93

-----------VIENEN( saldo al 31 de diciembre del 2012) ---------(+) ADICION NO. 01-2012 INGRESO POR COMPRA
Factura No.13755 Econotintas de fecha 15/06/2013
1H 943550
Fecha de Registro: 18/06/2013
1232.03 DE OFICINA Y MUEBLES
1

Computadora Portatil marca DELL, modelo INSPIRON N4110,
INTEL CORE I3 MEMORIA RAM DE 6GB, BATERIA DE 6 CELDAS
INTEL CENTRINO WIRELESS N1030, GRÁFICOS INTEL HD,
PANTALLA LED 14", serie: HY3Q351

Q

7,350.00

Q
7,350.00

BAJA DE BIENES MUEBLES
ACTIVOS FIJOS

BAJA DE BIENES MUEBLES ACTIVOS FIJOS

1. Por destrucción o por incineración.
2. Perdida, hurto o robo.
3. Traslado a otra dependencia.

BAJA DE BIENES MUEBLES ACTIVOS FIJOS

1.1 Por incineración (madera, plástico, caucho)

Cuando en una oficina o establecimiento se encuentren
bienes de madera, cuero, plástico o caucho, silicón u
otro similar (bienes ferrosos), que por el uso al que han
sido sometidos y el deterioro que han sufrido ya no se
encuentren utilizables, se debe solicitar autorización
para destruirlos y rebajarlos del inventario.

1.1 Por incineración (madera, plástico, caucho)
Conformación del expediente
Actividad

Responsable

1.
DIRECTOR DEL
ESTABLECIMIENTO

2.

DIRECTOR DEL
ESTABLECIMIENTO

Descripción de las Actividades
Suscribir acta con comparecencia de la máxima autoridad
(supervisor) en la que se deje constancia de los bienes y su
mal estado procediendo detallando en la
misma por
columna su valor parcial y su valor total, tal y como aparecen
en el inventario con sus respectivos valores. Debe adjuntarse
acta certificada en original.
Adjuntar Certificación de Inventario, por cuenta, únicamente
por los bienes cuya baja se pretende, verificando que el total
de misma sea congruente con el indicado en el acta suscrita.
detallando por columnas su valor parcial y su valor total.
Dirigir oficio al jefe inmediato (Director Departamental)
solicitando que se revise la documentación enviada a fin de
emitir una constancia de aprobación para elevar la
documentación a la entidad superior para que se autorice el
trámite y trasladarla al Ministerio de Finanzas Públicas.
Elaborar el expediente (debe estar debidamente foliado y en
orden cronológico). Contener la Dirección e inclusive los
números telefónicos para efectos de citaciones y/o
notificaciones.

3.

DIRECTOR DEL
ESTABLECIMIENTO
/ DIDEDUC

4.

DIRECTOR DEL
ESTABLECIMIENTO

5.

DIRECTOR DEL
Solicitud dirigida al Director de Bienes del Estado del
ESTABLECIMIENTO Ministerio de Finanzas Públicas –MFP-, para dar cumplimiento
al Acuerdo Gubernativo No. 217-94, Artículo 4º Área
Metropolitana, Artículo 5º Área Departamental.

BAJA DE BIENES MUEBLES ACTIVOS FIJOS

1.2 Por destrucción (Bienes metálicos o ferrosos)
Actividad

Responsable

1.
DIRECTOR DEL
ESTABLECIMIENTO

2.

DIRECTOR DEL
ESTABLECIMIENTO

3.

DIRECTOR DEL
ESTABLECIMIENTO
/ DIDEDUC

4.

DIRECTOR DEL
ESTABLECIMIENTO

5.

DIRECTOR DEL
ESTABLECIMIENTO

Descripción de las Actividades
Suscribir acta con comparecencia de la máxima autoridad
(supervisor) en la que se deje constancia de los bienes y su
mal estado procediendo detallando en la
misma por
columna su valor parcial y su valor total, tal y como aparecen
en el inventario con sus respectivos valores. Debe adjuntarse
acta certificada en original.
Adjuntar Certificación de Inventario, por cuenta, únicamente
por los bienes cuya baja se pretende, verificando que el total
de misma sea congruente con el indicado en el acta suscrita.
detallando por columnas su valor parcial y su valor total.
Dirigir oficio al jefe inmediato (Director Departamental)
solicitando que se revise la documentación enviada a fin de
emitir una constancia de aprobación para elevar la
documentación a la entidad superior para que se autorice el
trámite y trasladarla a Contraloría General de Cuentas.
Elaborar el expediente (debe estar debidamente foliado y en
orden cronológico). Contener la Dirección e inclusive los
números telefónicos para efectos de citaciones y/o
notificaciones.
Solicitud dirigida a Licda. Sonia Arriaga de Ico, jefa de la
Delegación Departamental de Chiquimula para el tramite
correspondiente.

2. Perdida, hurto o robo.
a) Por Pérdida
• El jefe de la Oficina o Director al tener conocimiento del caso,
debe suscribir inmediatamente acta haciendo constar las
circunstancias en que ocurrieron los hechos y cuales son
específicamente los objetos perdidos, extraviados o faltantes,
con sus características y valores, estableciendo que empleado
es directamente responsable por medio de tarjeta de
responsabilidad que para el efecto debe llevarse en las distintas
dependencias, requiriéndosele por escrito en el momento el
pago del valor registrado en el inventario, sin perjuicio de las
sanciones que por negligencia o descuido en la custodia de los
bienes a su cargo imponga la Contraloría General de Cuentas de
acuerdo con su ley orgánica.

b) por hurto o robo
Actividad

Responsable

1.
DIRECTOR DEL
ESTABLECIMIENTO

2.

DIRECTOR DEL
ESTABLECIMIENTO/A
UTORIDADES
JUDICIALES

3.

DIRECTOR DEL
ESTABLECIMIENTO

4.

DIRECTOR DEL
ESTABLECIMIENTO

Descripción de las Actividades
Suscribir el acta respectiva y dar de inmediato aviso e intervención a ,
Juez de Paz o de Instrucción, Alcalde Municipal u otra autoridad,
haciendo constar la fecha y hora en que se cometió el robo, y el detalle
de los objetos que pertenezcan al Estado, no así los de propiedad
particular, consignando las características y valores con que se
encuentran registrados en el inventario. (marca, modelo y serie)
Solicitar a las autoridades judiciales o del Ministerio Público, según se
haya presentado la denuncia, una certificación de la fase en que se
encuentra el proceso, que se adjuntará al expediente de rigor para
efectos de trámite.
Queda en obligación el Jefe de la Oficina o Director Departamental
activar las diligencias pertinentes, para lo cual podrá solicitar auxilio de
su Asesoría Legal, del Ministerio ú Organismo del que dependa, o del
Ministerio Público, en la procuración del juicio respectivo.
Se elabora el expediente compuesto por:
•Certificación de la denuncia que se haya presentado ante la Policía o
Ministerio Público.
•Certificación original de la fase en que se encuentran las actuaciones
instruidas en el proceso que con motivo del hecho delictivo se haya
seguido, extendida por el Ministerio Público al tener conocimiento del
caso.
•Certificaciones de ingreso del inventario del o los bienes robados.
•Certificación en original del acta que se suscribió cuando ocurrió el
robo .
•Remitir el expediente a Contraloría General de cuenta para su análisis y
dictamen. (de ser posible se adjuntan números de teléfonos para
cualquier consulta)

C) Por Traslado
• Todo traslado de bienes podrá efectuarse únicamente por orden
escrita del Director(a) Departamental con autorización del Organismo
o Ministerio de que dependa, suscribiendo acta en la que se incluirá
el listado detallado por columna de los bienes que serán entregados.
• Tanto la oficina que entrega los bienes como la que los recibe podrán
efectuar sus operaciones de disminución o adición hasta que reciban
la respectiva resolución de autorización por parte de la Dirección
General de Bienes del Estado y Licitaciones.

• Es importante resaltar que los traslados únicamente pueden
efectuarse entre las dependencias del Estado, entidades autónomas,
semiautónomas y descentralizadas, no así con instituciones por
cooperativa y privadas por su mismo carácter.

Conformación del expediente

Actividad

Responsable

1.
DIRECTOR DEL
ESTABLECIMIENTO

2.

3.

Descripción de las Actividades
Suscribir acta con motivo del traslado de los bienes, indicando
características y valores de los mismos. Debe adjuntarse acta
certificada en original.

DIRECTOR DEL
ESTABLECIMIENTO

Elaborar Certificación de Inventario en la que consten todos los
valores y características de los bienes (únicamente la oficina que
entrega).

DIRECTOR DEL
ESTABLECIMIENTO

Elaborar solicitud dirigida al Director General de Bienes del Estado
y Licitaciones, del Ministerio de Finanzas Públicas, para que
autorice a operar contablemente la baja en el inventario.

SOLVENCIA DE INVENTARIO
(resolución No. 260-2012)

• Articulo 2 (autorizar a la Unidad de Gestión)
• Articulo 4 para la entrega de cargos, traslados
o permutas de DIRECTORES.
• Articulo 5 para la entrega de cargos, traslados o
permutas de DOCENTES de los diferentes centros
educativos.

REQUISITOS PARA EL TRAMITE DE SOLVENCIA

• Certificación del acta de la entrega del
puesto.
• Certificación del acta de la revisión
física de los bienes (indicar quien
recibirá los bienes)
• Solvencia respectiva (elaborada por
quien corresponda)

Articulo 4 (que no posean tarjeta de responsabilidad)

Articulo 4 (poseen tarjeta de responsabilidad)

Articulo 5 (docentes)

LLENADO DEL FIN 01 Y 02

!GRACIAS POR SU
ATENCION!