You are on page 1of 49

ARCHIVO DE GESTIÓN

Importancia, Orden Y Aseo.

“En esta oficina nunca se encuentran
los documentos cuando se
necesitan”.
“Con este desorden es imposible
localizar nada”.
“Ya no nos cabe ni un papel más”.

Archivo de Gestión
El Archivo de Gestión: Es aquel en el que
permanecen los documentos desde el
momento en que se generan hasta que su
trámite ha finalizado y su consulta
administrativa ha descendido. Por lo tanto,
custodia los documentos mientras estén en
trámite o su uso sea muy frecuente.

ARCHIVO DE GESTIÓN
Funciones básicas del Archivo de gestión:
•Almacenar y organizar la documentación que se
va recibiendo y produciendo.
•Servicio frecuente de consulta documental.
Uso acorde a la TRD impide la dispersión y
eliminación de documentos.

Acumulación de documentos Búsquedas dificultosas CÍRCULO VICIOSO EN LAS OFICINAS Pérdida de información Más papel Reproducción de los documentos .

FLUJO DOCUMENTAL AVICOL Documentos de apoyo e información auxiliar Documentos en trámite o con vigencia administrativa Organización Clasificación en las carpetas correspondientes Documentos sin vigencia administrativa Transferencia documental? Termino su gestión? NO SI Eliminación (Rasgado y Picado) Cumplimiento del Tiempo de Retención NO SI NO SI Acta de Descontinuación Foliar la documentación si lo requiere Eliminación (Rasgado y Picado) Diligenciar el formato de Transferencia documental Entrega documentación física Reposo de la documentación en el Archivo Central .

– Registros.ARCHIVO DE OFICINA Documentación de archivo Según la Subdirección General de Coordinación de la Administración Periférica del Ministerio de la Presidencia. dan valor jurídico a la documentación que contienen y certifican la existencia de un documento que asentó en su día. forma parte del Archivo de Gestión: Gestión – Expedientes sometidos a procedimiento reglado – Expedientes no reglados: materializan cualquier actividad sin que pretendan la resolución administrativa de un asunto (informes. estadísticas…) – Correspondencia oficial que materializa las relaciones de un Órgano Administrativo con otros Órganos o personas físicas o jurídicas. . que son el testimonio de la actividad de control administrativo.

deberán eliminarse del mismo. etc. Una vez finalizada la tramitación de cada expediente. dossier informativos. todo este tipo de documentos. duplicados. como: los textos legales. .No forma parte del Archivo de Gestión la documentación de apoyo informativo de tipo bibliográfico o documental. circulares. boletines oficiales. publicaciones. copias de informes.

Ejemplos: – – – – – – – – MISIÓN INFORMATIVA publicaciones. boletines oficiales. fotocopias de legislación. copias de escritos remitidos por otras oficinas. diccionarios. manuales de derecho. dossieres informativos. al Archivo General. . Nunca se han de transferir circulares. etc.ARCHIVO DE OFICINA Documentos de apoyo informativo Los documentos de apoyo informativo existen en todas las oficinas y podemos definirlos como el conjunto de documentos que han sido recogidos para servir de ayuda a la gestión administrativa. revistas especializadas. folletos.

revistas. disco duro extraíble. …) . etc.¿Cómo organizar los documentos de apoyo informativo? ALGUNAS IDEAS Separados del resto del archivo administrativo Creación de dossieres temáticos (documentos ordenados por asuntos) Dossieres temáticos (en formato papel) Carpetas colgantes ordenadas por temáticas Libros. Estanterías o revisteros Evitar la proliferación de fotocopias colgar Dossieres temáticos Intranet de la institución Almacenamiento externo (CDROM. catálogos.

ARCHIVO DE OFICINA Documentos administrativos Los documentos administrativos son los producidos y/o recibidos por una unidad administrativa en el ejercicio de una función y como desarrollo de una actividad. Se producen en el ejercicio de diferentes actividades que se prolongan en el tiempo. documentales Dentro de los documentos administrativos en las oficinas se pueden establecer 2 grandes grupos: CORRESPONDENCIA EXPEDIENTES . dando lugar a las distintas series documentales. Los documentos de archivo tienen carácter seriado.

se podrá agrupar por: organismos. se archivará en función de la información adjunta y no en correspondencia.ARCHIVO DE OFICINA Correspondencia La correspondencia materializa las relaciones que la unidad administrativa mantiene con otros órganos o con personas físicas o jurídicas... etc. (1) Correspondencia externa Correspondencia interna: correspondencia o notas interiores entre unidades administrativas. tanto emitida como recibida. en el ámbito de sus actividades. ALGUNAS IDEAS para su organización Cada carta deber ir unida a su respuesta La correspondencia. (2) (1)“Manual de organización de documentos en archivos de oficinas” Archivo General de la Región de Murcia (2)“Manual de organización de archivos de oficina” Archivo General de la Universidad de Alicante . informes. lugares. La correspondencia que sirva como elemento enlace de otros tipos documentales (facturas.). La correspondencia se ordenará cronológicamente por anualidades y. expediente se ordena con dicho expediente. públicas o privadas. que forma parte de un expediente. dentro de cada año.

tanto emitida como recibida. La correspondencia con instituciones que tienen departamentos o secciones se ordenará respetando la jerarquía orgánica oficial. .(2) Clasificación de la CORRESPONDENCIA EXTERNA RELACIONES EXTERIORES (subclase de “Representación y Relaciones Públicas”) Administración del Estado Comunidad Valenciana Generalitat Cortes Valencianas Otras instituciones Otras comunidades autónomas Administración local Ayuntamientos Mancomunidades y otras entidades locales menores Diputaciones . Dentro de cada organismo se ordena cronológicamente en orden inverso. siempre respetando que la correspondencia sobre el mismo asunto. Ejemplos: • Universidad de Granada / Escuela de Enfermería • Generalitat Valenciana / Consellería de Cultura y Educació / Direcció General d'Ensenyaments Universitaries i Investigació (2)“Manual de organización de archivos de oficina” Archivo General de la Universidad de Alicante . quede agrupada. . de más antigua a más reciente. En este caso el orden cronológico lo marca la fecha del primer documento que forma parte del asunto. Dentro de cada división la correspondencia se ordena alfabéticamente por organismos.

la correspondencia se ordena cronológicamente. es la que tenga un rango jerárquico superior. tanto emitida como recibida quede agrupada.(2) Clasificación de la CORRESPONDENCIA INTERNA RELACIONES INTERIORES (subclase de “Representación y Relaciones Públicas”) Cuadro de clasificación de la UA Se ordena alfabéticamente por el nombre de las unidades administrativas de la Universidad de Alicante. jerarquía Es decir. En este caso el orden cronológico lo marca la fecha del primer documento que forma parte del asunto. se puede conservar en la oficina de rango inferior mientras dicha información sea útil para la gestión administrativa. dejando delante la más reciente y siempre respetando que la correspondencia sobre el mismo asunto. (2)“Manual de organización de archivos de oficina” Archivo General de la Universidad de Alicante . pero podrá eliminarse antes de ser transferida al Archivo General. ya que es conservada tanto por las unidades administrativas emisoras como receptoras. a efectos de su posterior transferencia al Archivo General. La correspondencia interna genera gran cantidad de duplicados. Dentro de cada unidad administrativa. la unidad que debe conservar la correspondencia interna. es aconsejable seguir el principio de jerarquía. Para evitarlo.

resolver un determinado asunto N IE M I D Desde el punto de vista del derecho administrativo se define como: E C O R “el conjunto ordenado dePdocumentos y actuaciones que sirven de antecedente y fundamentos un a la resolución administrativa.ARCHIVO DE OFICINA Expedientes O V I T A R ST I IN El término expediente administrativo procede del verbo latino: M D A “expedire” expedire = el que resuelve. orgánica y funcionalmente por un sujeto productor en la resolución de un mismo asunto” . así como las diligencias encaminadas a ejecutarla” de n ó i c Según el Diccionario il za de Terminología Archivística un expediente es: a m unidad documental formada por un conjunto de documentos r “una o Fgenerado. de ahí queOesté encaminado a T o materia.

mediante solicitud razonada. de la propia Administración.Tramitación 1 De OFICIO: por necesidades internas de la oficina. . INICIACIÓN Por SOLICITUD de persona interesada: cuando la acción es emprendida desde afuera.

2 PROCEDIMIENTO Los interesados en cualquier momento del procedimiento van produciendo y recibiendo documentación hasta que finalice el hecho. .

3 FINALIZACIÓN Por DESISITIMIENTO: del interesado en el caso de que el haya iniciado el expediente con una solicitud. . Por RENUNCIA: todo interesado puede renunciar sus derechos cuando no esté prohibido por la Ley. Por CADUCIDAD: algunos procedimientos tienen términos de vencimiento que cierran el expediente.Por RESOLUCIÓN: mediante decisión motivada del órgano que le compete.

.4 EJECUCIÓN La ejecución de los actos es inmediata y cuenta con plazos definidos según el tipo de procedimiento.

administrativo e indicando en la portada los siguientes datos: . Estos últimos los conservaremos en forma original. documentos de enlace (oficios de remisión.. administrativa Documentos esenciales (informes. los conservaremos en forma de copia administrativa... Cuya finalidad es servir de nexo y dejar constancia de los trámites realizados) Todos los documentos que genere un expediente se guardarán en su correspondiente carpetilla. carpetilla siguiendo el riguroso orden del trámite del procedimiento administrativo. .Documentos que integran del expediente: expediente Documentos que han sido producidos por la propia oficina. que recogen la información más cualificada del procedimiento administrativo). original mientras que los otros. notas internas. dictámenes... y otros recibidos en ella. al salir fuera de las oficinas. resoluciones.

Dígitos del cuadro de clasificación con la denominación de serie. Signatura de la instalación. La relación de contenido (índice de documentos): Documentos que componen el expediente: nº de orden del documento. .La carpetilla o guarda exterior: exterior • • • • • • Nombre de la oficina que lo ha tramitado. Número de documentos. fecha del documento y asunto. Fecha de iniciación y finalización. Resumen del asunto. Cumplimentarlo a la vez que se incorporan los documentos a la carpetilla del expediente.

contenido que lleva pocos minutos a las oficinas. Al estar los documentos numerados se va a ellos directamente dentro de la carpeta. podemos devolverlo a su orden original de forma simple y mecánica). Ayudará a reconstruir los expedientes en el caso de que se hubieran dispersados (en caso de utilización negligente.La relación de contenido. tiene efectos muy positivos: Permite buscar un documento no dentro del expediente sino en la relación de contenido señalada en la carpeta. . Con un simple vistazo a la cubierta de la carpeta se conocen los documentos que contiene y el estado de tramitación del expediente.

Ejemplo carpetilla (Archivo General de la Región de Murcia) “Manual de organización de documentos en archivos de oficinas” Archivo General de la Región de Murcia .

Ejemplo carpetilla (Archivo General de la Universidad de Alicante) “Manual de organización de archivos de oficina” Archivo General de la Universidad de Alicante .

Ejemplo de índice de documentos (Archivo General de la Región de Murcia) “Manual de organización de documentos en archivos de oficinas” Archivo General de la Región de Murcia .

de forma que el primer documento será el más antiguo y el último el más reciente. aunque sean de fecha anterior. deben ordenarse después del documento principal (ej.a la que acompaña documentos de notas. que será el que establezca la norma de procedimiento que regule el trámite.: instancia de solicitud de una plaza -documento principal.Ordenación del expediente: expediente A los expedientes en tramitación se les irá añadiendo los documentos en el orden en que se produzcan. etc. . -documentación que acompaña-). méritos. En general. la ordenación de los documentos dentro del expedientes será CRONOLÓGICA ya que las actividades encaminadas a su resolución tienen una secuencia en el tiempo. OJO: OJO los documentos que acompañan a otros documentos.

que a su vez se introducen dentro de la carpeta del expediente y se numeran como si fuera un volumen.Expedientes complejos: complejos puede ser útil agrupar los documentos por conceptos en subcarpetas siguiendo un orden cronológico. se separan físicamente de éste. Los documentos en soporte diferente al papel (fotografías. certificaciones de cursos de formación. etc. disquetes. Hay dejar constancia dentro del expediente de la relación de los mismos con los datos de su localización.: en una carpeta de un expediente personal se pueden agrupar en subcarpetas la documentación relativa a datos administrativos. Ej. vídeos. etc. “Manual de organización de archivos de oficina” Archivo General de la Universidad de Alicante .) que pertenezcan a un determinado expediente.

en cuyo lomo se anotará el organismo productor. y será destruida cuando concluya su utilización. 3. No extraiga documentos originales de los expedientes. deje una hoja testigo con los datos del documento. tanto si es para iniciar un nuevo expediente como para satisfacer petición de terceros. realice fotocopias. sino una copia. 2. Cuando un expediente ya resuelto sirva de modelo o antecedente para la resolución de otros. “Manual de organización de documentos en archivos de oficinas” Archivo General de la Región de Murcia Normas básicas de organización de los archivos de oficina o gestión de la UCA . día y persona a la que se lo ha prestado (anotarlo en el registro de control de salida). años expedientes que contienen y el número de orden de las cajas. no abra nuevos expedientes sin tomar la precaución de saber si ya ha sido abierto.Los expedientes ya tramitados por toda la unidad deben almacenarse en cajas tipo archivo definitivo. productor título de la serie. Ante la necesidad de realizarlo. Dicha copia debe ser entendida como documentación de apoyo informativo. El Expediente: precauciones 1. Evite la duplicidad de expedientes. no debe usarse el original. cajas Se recomienda que cada expediente esté descrito en una base de datos (instrumentos de descripción). serie años.

7. catálogos comerciales. Estos documentos deben conservarse mientras constituyan fuente de información para las oficinas. que se ha usado para su resolución. del documento más reciente al más antiguo.). disposiciones normativas. 6. pero que no forma parte de él (ej. 8. es decir. fotocopias de otros expedientes. después deben destruirse. No debe incluirse como parte del expediente la documentación de apoyo informativo. Nunca se archivarán los documentos del expediente en orden inverso al trámite administrativo. 9.: fotocopias del BOE. Se evitará el amontonamiento de documentos aislados que estén pendientes de introducir en el expediente que le corresponda. La CORRESPONDENCIA emitida o recibida durante la tramitación de un expediente forma parte del expediente. 5. Los expedientes iniciados por un negociado y continuados por otro deben entenderse como producción documental de la unidad que lo inicia. y si así fuera para comodidad del trámite. Nunca se mezclarán en una misma caja diferentes tipos de expedientes o series documentales. a la que debe retornar una vez finalizada su tramitación. y de ninguna forma se archivará como serie de correspondencia. La proliferación de este tipo de documentación es causa de desorganización de los archivos. “Manual de organización de documentos en archivos de oficinas” Archivo General de la Región de Murcia Normas básicas de organización de los archivos de oficina o gestión de la UCA . el expediente deberá ser ordenado correctamente para su transferencia al Archivo Central. etc.El Expediente: precauciones 4. así como la disgregación y dispersión de los expedientes por no haber sido guardados en su caja o carpeta adecuada.

y que han sido producidas y agrupadas de manera continua (seriada) en el proceso de tramitación administrativa” Según el Diccionario de Terminología Archivística: Archivística “conjunto de documentos producidos por un sujeto en el desarrollo de una misma actividad administrativa y regulado por la misma norma jurídica y/o de procedimiento” Según Heredia Herrera: Herrera “cada sección documental o subsección está integrada por documentos agrupados en series” y éstas son “el testimonio documental y continuado de actividades repetitivas desarrolladas por un órgano o en virtud de una función” .ARCHIVO DE OFICINA Serie documental Según Cruz Mundet: Mundet “conjunto de unidades archivísticas (expedientes. libros) agrupados por ser el resultado de una misma actividad.

Paloma Fernández Gil “Manual de organización de archivos de gestión en las oficinas municipales” .

La unión de tipos documentales iguales = SERIE DOCUMENTAL también se puede crear una serie con tipos documentales distintos Paloma Fernández Gil “Manual de organización de archivos de gestión en las oficinas municipales” .

EJEMPLO 1 Paloma Fernández Gil “Manual de organización de archivos de gestión en las oficinas municipales” .

EJEMPLO 2 Paloma Fernández Gil “Manual de organización de archivos de gestión en las oficinas municipales” .

IDENTIFICACIÓN DE SERIES DOCUMENTALES Esquema básico (contexto municipal – Ayuntamiento) AYUNTAMIENTO TIPO DOCUMENTAL COMPETENCIAS FUNCIONES ÓRGANOS ADMINISTRATIVOS ACTIVIDADES unión de tipos documentales iguales SERIE DOCUMENTAL .

Ejemplo 1: AYUNTAMIENTO: Granada Ejemplo 2: AYUNTAMIENTO: Granada FUNCIÓN: Fé Pública FUNCIÓN: Velar por el Medio Ambiente ÓRGANOS ADMINISTRATIVOS: Secretaría General ÓRGANOS ADMINISTRATIVOS: Delegación de Medio Ambiente ACTIVIDAD: Reuniones de la Comisión de Gobierno ACTIVIDAD: Otorgar licencias de aperturas de act. peligrosas TIPO DOCUMENTAL: El acta TIPO DOCUMENTAL: Licencia de apertura de actividades calificadas SERIE DOCUMENTAL: Actas de la Comisión de Gobierno SERIE DOCUMENTAL: Licencias de apertura de actividades calificadas .

Algunos ejemplos de series documentales (1) (2) (1) “Manual de organización de documentos en archivos de oficinas” Archivo General de la Región de Murcia (2) Normas básicas de organización de los archivos de oficina o gestión de la UCA .

Normas básicas de organización de los archivos de oficina o gestión de la UCA .

Su uso sólo es recomendable para oficinas con poco volumen documental y/o sin posibilidades de crecimiento.Ordenación de series documentales Ordenación cronológica: cronológica la unidad de orden establecida es la fecha de los documentos. Ordenación numérica: numérica los documentos se ordenan siguiendo el número de registro correlativo que se le da en la oficina productora para controlarlos.: Expediente 34/89 (expediente 34 de 1989) Es uno de los sistemas de ordenación más extendidos en las oficinas municipales. lugares y entidades. Esta ordenación se aplica exclusivamente a los documentos referidos a personas. Ej. Ordenación alfabética: alfabética los documentos se ordenan siguiendo las letras del alfabeto. . Ordenación numérica-cronológica: numérica-cronológica consiste en ordenar los documentos por años y dentro de éstos por un número correlativo. Ej.: Expedientes personales.

Útil para la correspondencia. dentro de cada letra.: CORRESPONDENCIA DE ALCALDÍA: * Con Asociaciones Deportivas * Con Asociaciones Profesionales Con Asociaciones Religiosas *… Paloma Fernández Gil “Manual de organización de archivos de gestión en las oficinas municipales” . Ej. etc. Todas las A se instalarían juntas. las B igual.Ordenación alfa-numérica: alfa-numérica consiste en ordenar los documentos según las letras del alfabeto y asignar. etc. por ejemplo. Ej. un número. O bien. 34-O = Expediente de obras nº 34. Ej.: el Expte.: podemos tomar la decisión de que una A signifique «expediente de solicitud de licencia de obra». Ordenación por conceptos: conceptos Los documentos se agrupan por conceptos (de acuerdo con un índice previamente establecido) y dentro de ellos por orden cronológico. «solicitud de acondicionamiento de local». Se puede utilizar la primera letra por la que empiece el contenido del expediente o actuación que refleje. la letra B. se puede elegir una letra determinada dotándola de un significado.

Clasificación = operación intelectual que consiste en agrupar la documentación en categorías / grupos que reflejan la estructura orgánica y/o funcional del fondo.ARCHIVO DE OFICINA Clasificación de documentos. que dará como resultado el Cuadro de Clasificación que servirá de pauta en la organización del archivo. El cuadro de clasificación Identificadas las series de las oficinas el siguiente paso es la clasificación de los documentos. La clasificación responde a una doble necesidad: Proporcionar una estructura lógica a los documentos. Facilitar su localización conceptual. . documentos Hay que estructurar nuestro conjunto de documentos siguiendo un orden jerárquico y de acuerdo con un criterio.

– Debería corregirse mediante la aplicación de criterios funcionales. Inconvenientes: Sólo están aconsejados para el supuesto de un organismo de crecimiento o mutación muy pequeña (Archivos de algunas empresas. Javier Barbadillo. . – Muestra un momento del tiempo. “I Jornada Profesional: lenguajes y gestión de información”. administraciones muy pequeñas) – Obligación de cambiar el Cuadro a medida que se producen cambios organizativos. Los documentos se agrupan según las distintas estructuras administrativas de las organizaciones o instituciones de las que emanan.La clasificación se puede hacer siguiendo dos criterios: Orgánico Funcional CLASIFICACIÓN ORGÁNICA Utilizamos un criterio orgánico para hacer la clasificación cuando las series documentales se estructuran de acuerdo con el organigrama de una institución. – Solo muestra un estado un estado de la evolución del archivo.

donde los órganos o las funciones son casi inexistentes. No obstante.CLASIFICACIÓN FUNCIONAL Utilizamos el criterio funcional para hacer la clasificación cuando estructuramos un fondo de acuerdo con las funciones y actividades que se llevan a cabo en una institución. Clasificación FUNCIONAL = Clasificación ESTABLE CLASIFICACIÓN POR MATERIAS Se van estableciendo grupos según los asuntos de los que traten. Este tipo de clasificación. La funciones y actividades no suelen cambiar con excesiva frecuencia. . pero en un Cuadro funcional tanto unas como otras siempre tendrán un sitio. se podrá aplicar con frecuencia en los archivos particulares que se acercan bastante a las colecciones documentales. como recomienda Heredia Herrera. es posible que se desarrollen nuevas actividades y desaparezcan otras.

Estos niveles se denominan secciones y subsecciones del Cuadro de Clasificación. .EL CUADRO DE CLASIFICACIÓN (CD) «Instrumento de consulta que refleja la organización del fondo documental y aporta los datos esenciales de su estructura» Los Cuadros deben elaborarse para toda una institución. desde la oficina al archivo histórico. categorías Se empieza siempre eligiendo el nivel más amplio para ir descendiendo hasta finalizar en la descripción de la serie documental o incluso el tipo documental. según hayamos optado por uno u otro sistema. Debe ser único y servir para todo el sistema de archivos. NO SIEMPRE es así Se estructura por niveles o categorías. Los niveles elegidos podrán ser los órganos administrativos o las funciones y actividades.

no será necesaria crear secciones diferentes. en una oficina en donde se produzca un número inferior a seis series dentro de la misma función. VARIOS • Debe estar diseñado para que no haya que introducir grandes cambios. Es decir que determinadas letras o números por si solos nos den una INFORMACIÓN sobre los documentos). inclusiones • Debe llevar pocas subdivisiones. subdivisiones • No debe incluir nunca un apartado de VARIOS.Según Paloma Gil Fernández. Paloma Fernández Gil “Manual de organización de archivos de gestión en las oficinas municipales” . Características del CD • Abierto a nuevas inclusiones. cambios • Debe estar siempre codificado (a ser posible la codificación debe estar dotada de un significado.

Sistemas de codificación del CD Para que sean un instrumento útil de localización de documentos deben codificarse en toda su estructura. breve – Ser exclusivo (evitar que un mismo título pueda servir a dos secciones o subsecciones diferentes de un mismo fondo).El título escogido para cada sección o subsección del Cuadro de clasificación debe: – Reflejar el contenido de los documentos reagrupados. . – Estar formado por palabras que posean un carácter informativo. informativo – Ser breve.

141 Expedientes de Licencias de Aperturas Alfanuméricos A.000 Servicio de Planificación 71.000 Área de urbanismo 71. Urbanismo A-1000. Planificación A-1100. . Obras. etc.100 Sección de Obras 71.Existen tres clases de códigos: Alfabéticos Numéricos 70.140 Expedientes de Licencias 71.

Catalina Mártir Archivo Universitario de Granada Fondo de Elena Martín Vivaldi Archivo de la Diputación de Córdoba Centro Cultural de la Memoria Histórica . Cruz de la Fé y Sta.ALGUNOS EJEMPLOS de CD Cuadro de Clasificación del Archivo General de la Universidad de Alicante Cuadro de Organización de Fondos del Archivo Municipal de Barcelona Cuadro de Clasificación Uniforme de Documentos del Archivo Municipal de Barcelona Archivo Histórico Provincial de Granada Archivo General de Andalucía Archivo General de la Administración Archivo Histórico Nacional Archivo Universitario de Granada Fondo de los Colegios Mayores de Sta.

0 España .Presentación realizada por David Gómez Domínguez compartida bajo una Licencia Creative Commons Reconocimiento-NoComercial-CompartirIgual 3.