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Fredy Orlando Charchalac Baltazar

2008 109 48
Administración y Organización
Escolar
Hannia Nineth Girón A.

CONCEPTO Y CLASES DE OFICINA
ORGANIGRAMAS
TIPOS DE ORGANIGRAMAS

DOCUMENTOS MERCANTILES
Son todos aquellas constancias escritas
que sirven para probar la realización de
una operación mercantil. Estos pueden
ser negociables y no negociables.
CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
MERCANTILES
Negociables
No negociables

CLASES DE OFICINA La pequeña Oficina La Oficina Centralizada Es la que funciona con pocos Es aquella donde el control de las de diferentes empleados. el dueño es el jefe y actividades dependencias se realiza bajo la también el gerente. . autoridad y poder de una persona.

departamentos.CLASES DE OFICINA La Oficina departamentalizada Es aquella que se divide por secciones. unidades. La Oficina parcialmente centralizada Es aquella que tiene secciones por departamentos y otras actividades están centralizadas. Departamento de suministros. . oficinas donde cada una es la que realiza sus actividades: Departamentos de importación.

los. inst ipos. v rimas equ erias p t ma Humanos Elemento vivo y activo. civiles. c fi Edi lacio ehícu a . nes. todas ellas para realizar negocios. Los elementos que le dan Recursos forma a una empresa son: les ria naria. el de prioridad máxima e invaluable conocimiento. .DIVISIONES IMPORTANTES DE LA EMPRESA La palabra empresa tiene un contenido muy amplio puesto que abarca todas las sociedades mercantiles. R ec urs T écn os Son ic b inm ienes os a emp teriale s r siste esa: co de la mo prog mas y l os ra m com a puta s de u na dora . transacciones. individuales. construcciones y proyectos. e t Ma maqui io. de hecho.

Entre las divisiones de una empresa se puede mencionar: 1) Gerencia 2) Subgerencia 3) Secretaria 4) Contabilidad 5) Personal y Recursos Humanos 6) Compras 7) Ventas 8) Importación y Exportación 9) Producción 10) Control y Supervisión de Productos 11) Publicidad 12) Almacén o Bodega 13) Relaciones Publicas 14) Información 15) Computo 16) Archivos .Al formular la organización deben considerarse todas las funciones que se van a desarrollar dentro de la empresa.

dirección y coordinación. planes. funciones. gerencial o intermedio. 2) Nivel corporativo.Niveles de Organización de una Empresa En la organización de una empresa se consideran tres niveles: 1. propietarios. Es el que se encuentra en la parte inferior de la organización. jefes. Se encuentran los gerentes. es el área de producción donde las tareas son . institucional o estratégico. dirigentes y funcionarios. técnico u nivel. Se encuentran los accionistas. Nivel directivo. es el nivel que administra al nivel inferior y cuida las decisiones que toma el 3) Nivel operativo. los cuales establecen estrategias. mandos medios como la contabilidad y la estadística. operacional.

Es un modelo abstracto y sintético que permite obtener una idea uniforme de una organización.NIVELES ORGANIZACIONALES Existen dos instrumentos importantes a través de los cuales se explicitan las estructuras organizativas: El Organigrama Es la representación grafica de la estructura organizativa. a nivel global. El manual de organización Es un instrumento sumamente útil. autoridad delegada y responsabilidad exigida al órgano a su cargo. sus características generales. Permite que los integrantes de la organización y las personas vinculadas a ella conozcan. . a través de el cada jefe sabe cuales son las funciones o actividades.

Funcionales: son los que indican en el cuerpo de la grafica las unidades y sus interrelaciones y las funciones principales que realizan los órganos representados. De integración de puestos: Estos indican dentro del marco de cada administrativa. los diferentes puestos establecidos para la ejecución de funciones asignadas.Dependiendo su Contenido: Estructurales: su objetivo es representar gráficamente los órganos o unidades administrativas que integran la empresa. plazas existentes y requeridas y los nombres de los que ocupan los . así como su jerarquía o dependencia.

Específicos: Son los que ofrecen mayores detalles sobre ciertos aspectos de la organización de una unidad o área de la empresa. .Dependiendo de su ámbito de aplicación Generales: Que son los que representan los órganos principales de la empresa y sus interrelaciones básicas.

Los niveles jerárquicos se ubican en Mixtos: Se grafica la columnas. colocando el órgano superior en el extremo izquierdo. estructura organizacional de la empresa. El titular es quien encabeza y los niveles jerárquicos se ubican en reglones: las líneas de relaciones entre unidades se colocan verticalmente. Horizontales: Estos representan unidades ramificadas de izquierda a derecha. .Dependiendo de su presentación Verticales: Se representan las unidades de arriba para abajo. colocando combinaciones verticales y horizontales con el propósito de superar las limitaciones de un solo tipo.

Centralizar las decisiones. . Es fácil de crear. Su forma es simple y fácil de comprender. y así sucesivamente hasta la cúpula de la organización. une al órgano o cargo subordinado con su superior. Esta basada en la dirección única y directa. Es muy estable. puede volverse autoritaria.  No se responde de manera adecuada a los cambios rápidos y constantes de la sociedad moderna. Es da fácil manejo.ORGANIZACIÓN LINEAL Ventajas Es la forma estructural mas simple y llana que se uso en la antigüedad por los ejércitos y clero de la Edad Media. Presenta limpieza y transparencia en las responsabilidades de cada órgano. Desventajas  La estabilidad y la constancia de las relaciones formales pueden conducir a la rigidez y a la inflexibilidad de la organización lineal.

Ventajas Desventajas  Existe más especialización en los órganos.  Proporciona una mejor supervisión técnica.  Divide las funciones de control y planeación de las de ejecución. además separa. .  Perdida de la autoridad de mando.  Tendencia a la tensión y a los conflictos en la organización. Descentralización de las decisiones: las decisiones de delegan a los órganos o cargos especializados.  Ahorra tiempo y esfuerzo.  Desarrolla comunicaciones directas. distingue y especializa.ORGANIZACIÓN FUNCIONAL Es la que aplica el principio de la especialización de las funciones para cada tarea.  Tendencia a la competencia entre los especialistas.  Confusión en cuanto a los objetivos.  Subordinación múltiple.

 El asesor generalmente tiene mejor información académica.  Al planear y recomendar. el asesor no asume responsabilidad inmediata por los resultados de los planes que presenta. pero menor experiencia.  Dificultad en la obtención y el mantenimiento del equilibrio dinámico entre línea y staff. .ORGANIZACIÓN LÍNEA-STAFF Esta organización surge de la unión de las organizaciones lineal y funcional para aumentar las ventajas de ellas y minimizar las desventajas. Ventajas Desventajas  Define la asesoría especializada y nueva bajo el principio de autoridad única.  Las actividades se juntan y coordinan entre órganos de Línea y de Staff. Uso simultaneo de caracteres lineales y funcionales con predominio de las líneas.

a través de diversos grados en los que existen ciertas facultades. desde el órgano de más alto grado el órgano de ínfima categoría. La relación de jerarquía consiste en una relación de dependencia que implica ciertos poderes de los órganos superiores sobre los inferiores.CENTRALIZACIÓN Existe el régimen de centralización administrativa cuando los órganos se agrupan colocándose unos respecto a otros en una situación de dependencia tal que entre todos ellos existen un vinculo que. .

consiste en confiar la realización de algunas actividades administrativas a órganos que guardan con la administración central una relación que no es la de jerarquía y termina diciendo. Una diferencia fundamental entre la descentralización y la centralización administrativas. el único carácter que se puede señalar como fundamental del régimen de descentralización es el de que los funcionarios y empleados que lo integran gozan de una autonomía orgánica y no están sujetos a los poderes jerárquicos.DESCENTRALIZACIÓN Según Gabino Fraga. es que en la centralización todos los órganos que la integran están ligados por la relación jerárquica que implica una serie de poderes superiores respecto de los actos y de los titulares de los órganos inferiores .

Descentralización por colaboración Se origina cuando el estado adquiere mayor injerencia en la vida privada y cuando. Descentralización por servicio El estado tiene encomendada la satisfacción de necesidad de orden general. . que requiere procedimientos técnicos solo al alcance de funcionarios que tengan una preparación especial.Modalidades de la descentralización Descentralización por región: consiste en el establecimiento de una organización administrativa destinada a manejar los intereses colectivos que correspondan a la población radicada en una determinada circunscripción territorial. se le presenta problemas para cuya resolución se requiere una preparación técnica de que carecen los funcionarios políticos y los empleados administrativos de carrera. como consecuencia.

especializados en el cumplimiento de cierto tipo de actividades. Departamentalización por productos: se agrupan en las funciones en relación con las líneas de productos. b) Por objetivo: se divide cada sector en subsectores que cuentan con iguales objetivos que la unidad a la cual representan. departamentos. maximizando el aspecto especialización. Existen dos modelos de departamentalización: a) Por procesos: se agrupan las actividades por procesos o actividades. . Generalmente adopta la forma de gerencias. 2. con lo que se optimiza la coordinación.DEPARTAMENTALIZACIÓN Es el proceso que consiste en agrupar tareas o funciones en conjuntos homogéneos. secciones. 1. Departamentalización por mercadeo: se agrupan las actividades en función del tipo de cliente o canales de distribución.

Diagramación Circular El grafico se muestra en forma de círculos. A partir de este los puestos continúan en orden jerárquico. pero su estructura es similar a la modalidad piramidal vertical. . Diagramación Piramidal Horizontal En esta grafica el perfil de la pirámide no se muestra apoyada sobre la base.Tipos de Diagramación Diagramación Piramidal vertical Sus cargos jerárquicos superiores en el vértice superior y los inferiores en la base. con la diferencia se su limitación a la representación dentro de la mitad de un circulo. sino que se desarrolla de izquierda a derecha. Diagramación AFNOR actual Se representa las posiciones de izquierda a derecha. Diagramación Piramidal Lineal Esta forma de representación grafica no utilizada símbolos gráficos. La jerarquía máxima se representa dentro del circulo central. Diagramación AFNOR antiguo La representación de las posiciones se efectúa en parte en el sentido horizontal (para los niveles de mayor jerarquía) y el parte en el sentido vertical (para los niveles inferiores). Diagramación Semicircular Sigue los mismos lineamientos gráficos.

n ó i c n e t a a l r o p s a i c a r ¡G ! a d a t s e r P .