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Données de base

ROADMAP 2014

1

1. Introduction: Plan de formation
Plan de formation
Sem 1

Sem 2

Sem 3

LUN

Présentation globale sur
SAP

Modules MM

Module CO

MAR

Navigation SAP

Modules MM

LSMW

MER

Méthodologie Projet

Module SD

QUERY

JEU

Description Processus
Rédaction : SF, ST

Module SD

Module PP

VEN

Données de base

Module FI

Module PM

2

1. Introduction : Présentation du
module
► Objectif

► Animateur

Introduction aux données de base (Article,
Fournisseur, client)

► Participants

► Contenu de la formation



Les structures organisationnelles
La fiche client
La fiche fournisseur
La fiche article

► Durée

1 journée

► Quand

SEM1
LUN MAR

MER

JEU

VEN

Sommaire

Les structures organisationnelles

1

4

2

La fiche client

3

La fiche fournisseur

La fiche article

ROADMAP 2014

4

1.0 – Structures organisationnelles
• Une structure d’entreprise est affectée aux applications SAP à l’aide
d’entités organisationnelles qui gèrent des fonctions de gestion
spécifiques (comptabilité, achats, ventes, production,…)
Mandant

Le mandant est le niveau
organisationnel hiérarchique le
plus élevé. Il peut regrouper une ou
plusieurs sociétés.

Les données saisies au niveau du
mandant sont valables pour toutes
les structures organisationnelles
définies dans le mandant. Ainsi,
toutes les données utilisées par plus
d'une application sont enregistrées au
niveau du mandant.

Périmètre
analytiq
ue
1 S dépend d'un
et d'un seul M

1 S couvre
0 ou 1 PA

Société
1 S couvre 1 S couvre
0 à n OC 0 à n D

1 S couvre
0 à n OA

Organisation
commerciale

Organisation
d'achat

Division

1.1 – Structures organisationnelles
FI / CO
• Les structures finances sont
réparties sur plusieurs domaines:
– Structures transverses:
• La société G/L (General Ledger)
• La société S/L (société de consolidation)

– Structure de comptabilité financière:
• Domaine de contrôle des crédits
• Plan d’évaluation

– Structure de contrôle de gestion:
• Périmètre analytique
• Périmètre de résultat

1.2 – Structures organisationnelles
MM / SD
• Les structures organisationnelles MM / SD sont
réparties sur plusieurs domaines:
– Structures logistiques:
• Division
• Magasin
• Domaine de valorisation

– Gestion des achats:
• Organisation d’achats
• Groupe d’acheteurs
• Gestionnaire de stocks

– Structures de distribution






Organisation commerciale
Canal de distribution
Secteur d’activité
Domaine commercial
Gestion de la force de vente (Agence commerciale & Groupe de vendeurs)
Gestion des expéditions
Point d’organisation du transport

1.2 – Structures organisationnelles
SD
Entité
Financière

SOCIETE

ORGANISATION COMMERCIALE

CANAUX DE DISTRIBUTION

Entités
commerciales

DIVISION
SECTEURS D’ACTIVITE

DOMAINE COMMERCIAL
AGENCES COMMERCIALES

Réseau
commercial

GROUPES DE VENDEURS

POINTS
D’EXPEDITION

MAGASINS

Entités logistiques

1.2 – Structures organisationnelles
MM
SOCIETE

DIVISION

ORGANISATION
D’ACHATS

DIVISION

GROUPE
D’ACHETEURS

ORGANISATION
D’ACHATS

Sommaire

Les structures organisationnelles

1

4

2

La fiche client

3

La fiche fournisseur

La fiche article

ROADMAP 2014

10

2.1 – La fiche client : les données de
base
• Les données de base sont créées de manière centralisée et
peuvent être utilisées dans toutes les applications
• Elles comprennent les fournisseurs, les articles, les comptes, etc.
• Elles possèdent également un aspect organisationnel
puisqu'elles sont affectées aux entités organisationnelles.

Client

Données
générales

Données de
comptabilité
financière

Données
commerciales

2.2 – La fiche client : les partenaires
commerciaux
• Les partenaires représentent les personnes ou les entreprises avec lesquelles la
société entretient des relations commerciales.

Les fonctions partenaires décrit la relation que l’entreprise entretient avec un
partenaire, par exemple : Client Donneur d’ordre, Client Livré, Client Facturé,
Payeur.

Prospects

CLIENT

Correspondant

Donneur d’ordre
Client Livré
Client Facturé
Payeur

Gestionnaires

Transporteurs / Fournisseurs

2.3 – La fiche client : les groupes de
compte
• Le groupe de comptes est le modèle permettant la
création de fiches client
• La désignation du groupe de comptes (0001, 0002, 0003,
etc.) commande les vues et les zones de données
présentées par le système.
– Exemple : Une fiche de client livré (créée à l'aide du groupe de comptes
standard 0002) comprend certaines vues et zones de données. Cette fiche
doit contenir des informations pertinentes pour l'expédition, mais les
zones pertinentes pour la facturation sont occultées.

• Le groupe de comptes spécifie notamment :
– les zones de données occultées, affichées, obligatoires ou facultatives de
la fiche,
– Le type de numérotation (externe ou interne)
– la tranche de numéros relative à la fiche client du donneur d'ordre, du
client livré, etc.

2.4 – La fiche client : généralités 1
• La fiche client décrit les informations sur le client et ses caractéristiques
de commande. La fiche-client est décomposée en « vues » :

Niveau
NiveauGlobal
Global

VUE GENERALE
•Adresse
•Marketing
•Règlements
•Lieux de déchargement
•Commerce extérieur
•Correspondant
Niveau
NiveauSociété
Société

VUE « SOCIETE »
•Gestion des
comptes (compte
collectif client)
•Règlements
•Correspondance
comptable
•Assurance

Niveau Domaine
Commercial

VUE « VENTES »
•Ventes
•Expéditions
•Factures
•Correspondance
•Partenaires

2.5 – La fiche client : généralités 2
• L’intégration du module FI (comptabilité) avec le
module SD (gestion commerciale) permet, lors de la
facturation, une mise à jour en temps réel des
écritures concernant les comptes clients
• Fonctionnalité « client occasionnel » (CPD) :
– Dans le cas de clients occasionnels, on créée non pas une
fiche pour chaque client, mais une fiche générique pour
chaque ensemble de clients ayant des caractéristiques
identiques.
– Les informations spécifiques au client, comme l’adresse, sont
saisies dans la commande
– En conséquence, le nombre de « vues » gérées dans la fiche
client est moins important pour ce groupe de compte

2.6 – La fiche client : généralités 3
• Les hiérarchies clients permettent de créer des structures flexibles
pour représenter les organisations des clients : coopératives,
centrales ...
• Les hiérarchies clients sont utilisées au niveau
– Des commandes clients, pour la détermination du prix.
– Des statistiques commerciales pour agréger les données
Dupont
Centrale
4711

Dupont
SUD
4712

Client
2742

Dupont
NORD
4713

Dupont
NORDOUEST
4714
Client
2743

Client
2744

Dupont
NORDEST
4715

2.7 – La fiche client : les
transactions SAP
 Créer client niveau général et ADV: VD01
Créer client niveau général et fin: FD01
Créer un client dans toutes les vues: XD01

Affichage des vues où
est créé le client

OV50

Créer contact client

VAP1

Affecter à un client des
attributions pour un
article

Créer nœud de
hiérarchie

Etendre ce client à la
vue comptabilité

V-12

FD01

VD51

Modifier le client
XD02
VD02

Afficher les
modifications
apportées au client

OV51

Affecter nœud de
hiérarchie

Bloquer le client

XD05

VDH1N

Gestion en masse des
clients

XD99

Supprimer le client
XD06

Modifier le groupe de
compte du client

XD07
Afficher les informations
relatives au client
VC/2

2.8 – La fiche client : exercice 1
• Créer un client grossiste dans l’organisation
commerciale OC XXXX et le secteur d’activité 1
(n.b.: selon le groupe de comptes utilisé, le numéro
de compte sera attribué manuellement ou
automatiquement et certaines vues et zones
n’apparaîtront pas)

Sommaire

Les structures organisationnelles

1

4

2

La fiche client

3

La fiche fournisseur

La fiche article

ROADMAP 2014

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3.1 – La fiche fournisseur : les
données de base
• Les données de base sont créées de manière centralisée et peuvent
être utilisées dans toutes les applications
• Elles comprennent les fournisseurs, les articles, les comptes, etc.
• Les données de base possèdent également un aspect organisationnel
puisqu'elles sont affectées aux entités organisationnelles

Fournisseur

Données
générales

Données de
comptabilité
financière

Données de
réapprov.

3.2 – La fiche fournisseur : les partenaires
commerciaux
• Les partenaires représentent les personnes ou les entreprises avec lesquelles la
société entretient des relations commerciales.
• Les fonctions partenaires décrit la relation que l’entreprise entretient avec un
partenaire, par exemple : Adresse commande, Fournisseur marchandises, Auteur
de la facture, destinataire de paiement, adresse du contrat,…

Potentiels

FOURN

Correspondant

Adresse comde
Fournisseur de
marchandise
Auteur facture

Gestionnaires

Transporteurs / Fournisseurs

3.3 – La fiche fournisseur : les
groupes de comptes
• Le groupe de comptes est le modèle permettant la
création de fiches fournisseur.
• La désignation du groupe de comptes (0001, 0002, 0003,
etc.) commande les vues et les zones de données
présentées par le système.
– Exemple : Une fiche de fournisseur transporteur (créée à l'aide du groupe
de comptes standard 0002) comprend certaines vues et zones de données
pertinentes pour son rôle, certaines vues sont occultées.

• Le groupe de comptes spécifie notamment :
– les zones de données occultées, affichées, obligatoires ou facultatives de
la fiche,
– Le type de numérotation (externe ou interne)
– la tranche de numéros relative à la fiche fournisseur, transporteur, etc.

3.4 – La fiche fournisseur :
généralités 1
• La fiche fournisseur décrit les informations sur le fournisseur
et ses caractéristiques de commande. Elle est décomposée
en « vues » :
Niveau
NiveauGlobal
Global

VUE GENERALE
•Adresse
•Pilotage
•Opération de paiement

Niveau
NiveauSociété
Société

VUE « SOCIETE »
•Tenue de compte
•Opération de
paiement
•Correspondance
•Déclaration
d’honoraire

Niveau
Organisation
d’achats

VUE « ACHATS »
•Données achat
•Rôles partenaires

3.5 – La fiche fournisseur :
généralités 2
• L’intégration du module FI (comptabilité) avec le module MM
(achats) permet, lors de la facturation, une mise à jour en
temps réel des écritures concernant les comptes fournisseurs

• Fonctionnalité « fournisseur occasionnel » (CPD) :
– Dans le cas de fournisseurs occasionnels, on crée non pas
une fiche pour chaque fournisseur, mais une fiche
générique pour chaque ensemble de fournisseurs ayant
des caractéristiques identiques
– En conséquence, le nombre de « vues » gérées dans la
fiche client est moins important pour ce groupe de compte

3.6 – La fiche fournisseur : les
transactions SAP
 Créer un fournisseur niveau
général et comptabilité
XK01

Créer nœud de hiérarchie
MK01

Etendre ce fournisseur à la vue
achat pour une autre société
MK02 (XK02)

Modifier ce fournisseur
XK02

Planifier
modification
fournisseur
MK12 / MK14
MKH3

Affecter nœud
de hiérarchie
MKH1

Gestion en
masse des
fournisseurs
XK99

Supprimer le
fournisseur
XK06

Bloquer le
fournisseur
XK05

3.7 – La fiche fournisseur : exercice
• Créer un fournisseur pour l’organisation d’achats xxxx
et la société CODA
• (n.b.: selon le groupe de comptes utilisé, le numéro
de compte sera attribué manuellement ou
automatiquement et certaines vues et zones
n’apparaîtront pas)

Sommaire

Les structures organisationnelles

1

4

2

La fiche client

3

La fiche fournisseur

La fiche article

ROADMAP 2014

27

4.1 – La fiche article : les
fonctionnalités

• La fiche article est la source centrale des données
spécifiques aux articles
• Les données enregistrées peuvent être utilisées par
tous les domaines, par exemple, achats, gestion des
stocks, calcul des besoins, contrôle des factures, etc.
• Les données contenues dans la fiche article sont
nécessaires, par exemple, pour les fonctions suivantes des
composantes logistiques SAP:

– commande dans les achats
– mise à jour des mouvements de stock et gestion de l'inventaire
dans la gestion des stocks
– enregistrement des factures dans le contrôle des factures
– traitement des commandes client dans l‘administration des ventes
– planification des besoins et ordonnancement dans la gestion de la
production.

4.2 – La fiche article : les
différentes vues
Données de base

Achats

MRP

Ventes

Stocks division/
magasin

Ordonnancement

St

t

A
B

Gestion
comptable

Fiche
article

Management
de la qualité

Stockage

Prévisions

Gestion des
empl. magasin

Classification

4.3 – La fiche article : les types
article
• Le type d’article est une notion essentielle de pilotage de
grandes catégories d’articles (produits finis, produits
commercialisables, matières premières, emballages,
prestations de services,…) et chaque article est affecté à un
type article
• Il spécifie notamment:
– les zones de données occultées, affichées, obligatoires ou facultatives
de la fiche,
– Le type de numérotation (externe ou interne)
– la tranche de numéros relative à la fiche client du donneur d'ordre, du
client livré, etc.

• Le type d’article est utilisé en approvisionnement/logistique,
mais a des incidences en comptabilité et contrôle de gestion
(comptabilité des centres de profit, comptabilité générale).

4.3 – La fiche article : traiter les
informations

ARTICLE

+
+
=

VUES

- Branche,
- Type d’article,
- Référence
- Données de base,
- Achats,
- ...

NIVEAUX D’ORGANISATION

ECRAN(S) DE DONNEES

- Division,
- Magasin,
- ...

4.4 – La fiche article : les
transactions SAP
 Créer un article niveau
général
MM01

Modifier cet article
MM02

Gestion en
masse des
articles
MM17

Supprimer un article
MM06

3.7 – La fiche article : exercice
• Créer un article dans le magasin 0001 de la division
xxxx. Cette article ne sera vendu que pour les
grossistes et par l’organisation commerciale CODA.