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Minera Spence

BHP Billiton

EXCEL BASICO

INTRODUCCION

Bienvenidos al curso de Excel Bsico


Tiene por objetivo dejar al participante, estarn en condiciones de
operar y aplicar a nivel bsico las herramientas, funciones y
caractersticas principales de una Planilla Electrnica.

CONCEPTOS BASICOS
Conceptos Bsicos
Excel es un programa del tipo Hoja de Clculo que permite realizar operaciones
con nmeros organizados en una cuadrcula. Es til para realizar desde simples
sumas hasta clculos de prstamos hipotecarios.
Arrancar Excel
1) Desde el botn Inicio
Situado , normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Colocar
el cursor y hacer clic sobre el botn Inicio se despliega un men; al colocar el
cursor sobre Programas, aparece otra lista con los programas que hay
instalados en su computador; buscar Microsoft Excel, hacer clic sobre l, y se
arrancar el programa.

CONCEPTOS BASICOS
2) Desde el icono de Excel del escritorio.

Para cerrar Excel, puedes utilizar cualquiera de las siguientes


operaciones:
1) Hacer clic en el botn cerrar
2) Pulsar la combinacin de teclas ALT+F4.
3) Hacer clic sobre el men Archivo y elegir la opcin Salir.

CONCEPTOS BASICOS
La Pantalla Inicial y las Barras de Herramientas
Al arrancar Excel aparece una pantalla inicial como sta, vamos a ver sus
componentes fundamentales. As conoceremos los nombres de los
diferentes elementos y ser ms fcil entender el resto del curso.

CONCEPTOS BASICOS
Barras
La barra de ttulo contiene el nombre del documento sobre el que se est
trabajando en ese momento. Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el
nombre provisional Libro1, hasta que lo guardemos y le demos el nombre que
queramos. En el extremo de la derecha estn los botones para minimizar,
restaurar y cerrar.

La barra de mens contiene las operaciones de Excel, agrupadas en mens


desplegables. Al hacer clic en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones
relacionadas con los diferentes elementos que se pueden insertar en Excel.
Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos mens.

CONCEPTOS BASICOS
Los mens desplegables de la barra de mens contienen tres tipos bsicos
de elementos:
a) Comandos inmediatos. Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic
sobre ellos. Se reconocen porque a la derecha del nombre de comando, o no
aparece nada o bien aparece la combinacin de teclas para ejecutarlo desde el
teclado. Por ejemplo, en el men Insertar, el comando Columnas.
b) Otro men desplegable. Al situarse sobre ste, se abre un nuevo men a
su lado con ms opciones para que elijamos una de ellas. Se reconocen porque
tienen un tringulo a la derecha. Por ejemplo, en el men Insertar, Imagen.
c) Comando con ventana. Al hacer clic, aparece una ventana que nos
pedir que rellenemos algunos campos y que tendr botones para aceptar o
cancelar la accin. Se distinguen porque el nombre acaba en puntos
suspensivos. Por ejemplo, en el men Insertar, Grfico...

CONCEPTOS BASICOS
Los diferentes mens de la barra de mens se pueden activar desde el teclado
pulsando Alt + letra subrayada del nombre del comando. Por ejemplo Alt + i
para desplegar el men Insertar.

La barra de herramientas estndar contiene iconos para ejecutar de forma


inmediata algunas de las operaciones ms habituales, como Guardar, Copiar,
Pegar, etc.

La barra de formato contiene las operaciones ms comunes sobre formatos,


como poner en negrita, cursiva, elegir tipo de fuente, etc.

CONCEPTOS BASICOS
La barra de frmulas nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la
casilla donde estamos situados. Cuando vayamos a modificar el contenido de la
celda, dicha barra variar ligeramente, pero esto lo estudiaremos ms adelante.
La barra de etiquetas nos permite movernos por las distintas hojas del libro de
trabajo.
Lasbarras de desplazamiento permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja
de forma rpida y sencilla, simplemente hay que desplazar la barra
arrastrndola con el ratn, o hacer clic en los tringulos.
La barra de tareas de Windows contiene el botn Inicio, iconos para arrancar
algunos programas, como Internet Explorer, etc. y tambin un botn por cada
documento de Excel que tengamos abierto, de forma que podemos pasar de un
documento a otro haciendo clic en estos iconos. Esta barra no pertenece a
Excel, sino a Windows como su propio nombre indica.

CONCEPTOS BASICOS
Tipos de Datos
En una Hoja de Clculo, los distintos TIPOS DE DATOS que podemos introducir
son:
VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se introduce directamente
en una celda. Puede ser un nmero, una fecha u hora, o un texto.
FRMULAS, es decir, una secuencia formada por: valores constantes,
referencias a otras celdas, nombres, funciones, u operadores. Es una tcnica
bsica para el anlisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los
datos de las hojas de clculo como *, +, -, Sen, Cos, etc... En una frmula se
pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y
funciones. La frmula se escribe en la barra de frmulas y debe empezar siempre
por el signo =.

CONCEPTOS BASICOS
Introducir datos
En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, nmeros o
frmulas. En todos los casos, los pasos a seguir sern los siguientes:
1.-Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos.
2.-Teclear los datos.
Aparecern en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Frmulas, como
puedes observar en el dibujo siguiente:

CONCEPTOS BASICOS
3.- Para introducir el valor en la celda puedes utilizar cualquiera de los tres
mtodos que le explicamos a continuacin:
INTRO: Se valida el valor para introducirlo en la celda y adems la celda activa
pasa a ser la que se encuentra justo por debajo.
TECLAS DE MOVIMIENTO: Se valida el valor para introducirlo en la celda y
adems la celda activa cambiar dependiendo de la flecha pulsada, es decir, si
pulsamos FLECHA DERECHA ser la celda contigua hacia la derecha.
CUADRO DE ACEPTACIN: Es el botn
de la barra de frmulas, al hacer
clic sobre l se valida el valor para introducirlo en la celda pero la celda activa
seguir siendo la misma.
Si antes de introducir la informacin cambia de opinin y desea restaurar el
contenido de la celda a su valor inicial, slo hay que pulsar la tecla Esc del
teclado o hacer clic sobre la Caja de Cancelacin
de la barra de frmulas.
As no se introducen los datos y la celda seguir vaca.

CONCEPTOS BASICOS
Modificar datos
Se puede modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se est
escribiendo o ms tarde, despus de la introduccin.
Si an no se ha validado la introduccin de datos y se comete algn error, se
puede modificar utilizando la tecla Retroceso del teclado para borrar el carcter
situado a la izquierda del cursor, haciendo retroceder ste una posicin. No se
puede utilizar la tecla FLECHA IZQUIERDA porque equivale a validar la entrada
de datos.
Si ya se ha validado la entrada de datos y se desea modificar, seguiremos los
siguientes pasos:
1.

Seleccionar la celda adecuada.

2.
Activar la Barra de Frmulas pulsando la tecla F2 o ir directamente a la
barra de frmulas haciendo clic en la parte del dato a modificar.

CONCEPTOS BASICOS
La Barra de Estado cambiar de Listo a Modificar.
En la Barra de Frmulas aparece el punto de insercin o cursor al final de la
misma.
3.

Modificar la informacin.

4.

Pulsar INTRO o hacer clic sobre el Cuadro de Aceptacin.

Si despus de haber modificado la informacin se cambia de opinin y se


desea restaurar el contenido de la celda a su valor inicial, slo hay que pulsar la
tecla Esc del teclado o hacer clic sobre la Caja de Cancelacin de la barra de
frmulas. As no se introducen los datos y la celda muestra la informacin que
ya tena.

CONCEPTOS BASICOS
Guardar un Libro de Trabajo
Cuando empezamos a crear un libro de trabajo y queremos poder recuperarlo
en otra ocasin para modificarlo, imprimirlo, en fin, realizar cualquier
operacin posterior sobre ste, tendremos que almacenarlo en alguna unidad
de disco, esta operacin se denomina Guardar.
Para almacenar un libro de trabajo, podemos utilizar varios mtodos.
Un mtodo consiste en almacenar el archivo asignndole un nombre:
1 Selecciona el men Archivo
2 Elija la opcin Guardar como...

CONCEPTOS BASICOS

Si el fichero ya exista, es decir ya tena un nombre, aparecer en el recuadro


Nombre de archivo su antiguo nombre, en caso de estar conforme con l pasar
directamente al punto 6. Si lo que quiere es crear un nuevo fichero con la
modificacin, seguir todos los pasos.

CONCEPTOS BASICOS
3 En el recuadro Guardar en hacer clic sobre la flecha de la derecha para
seleccionar la unidad donde va a grabar su trabajo.
Observe como en el recuadro inferior aparecen las distintas subcarpetas de la
unidad seleccionada.
4 Haga doble clic sobre la carpeta donde guarda el archivo.
5 En el recuadro Nombre de archivo, escriba el nombre que quiere ponerle a
su archivo.
6 Hacer clic sobre el botn Guardar.

CONCEPTOS BASICOS
Cerrar un Libro de Trabajo
Una vez hayamos terminado de trabajar con un archivo, convendr salir de l
para no estar utilizando memoria intilmente. La operacin de salir de un
documento recibe el nombre de Cierre del documento. Se puede cerrar un
documento de varias formas.
Una de ellas consiste en utilizar el men Archivo
1 Seleccione el men Archivo.
2 Elija la opcin Cerrar. Si esta opcin no se encuentra, recuerde el botn
para ampliar el men.
En caso de detectar un archivo al cual se le ha realizado una modificacin no
almacenada, Excel nos avisar de ello mostrndonos el siguiente cuadro de
dilogo:

CONCEPTOS BASICOS

3 Hacer clic sobre el botn:


Cancelar para no cerrar el documento.
No para salir del documento sin almacenar la ltima modificacin.
S para almacenar el documento antes de salir de l.
En este ltimo caso, si el archivo no tuviese an ningn nombre, aparecer el
recuadro de dilogo Guardar como para poder asignarle un nombre, en caso
contrario, se almacenar con el nombre que tena.

CONCEPTOS BASICOS
Abrir un Libro Existente
Si queremos recuperar algn libro de trabajo ya guardado, la operacin se
denomina Abrir.
Existen varias formas para abrir un archivo ya existente.
Una de ellas consiste en utilizar el men:
1 Seleccione la opcin Abrir del men Archivo.
Aparecer el cuadro de dilogo siguiente:
2 Hacer clic sobre la flecha de la derecha del recuadro Buscar en.

CONCEPTOS BASICOS
3 Elija la unidad deseada,
haciendo clic sobre sta.
En el recuadro inferior, aparecern
las distintas carpetas de la unidad
elegida.
4 Hacer doble clic sobre la carpeta
donde se encuentra el archivo a
recuperar.
Al abrir una carpeta, sta se sita en el recuadro superior Buscar en, y ahora en
el recuadro inferior aparecer toda la informacin de dicha carpeta.
5 Hacer clic sobre el archivo deseado.
6 Hacer clic sobre el botn Abrir.

ESTRUCTURA Y FORMATO DE HOJA DE CALCULO


Estructura y Formato de la Hoja de Clculo
Seleccin de Celdas
Antes de realizar cualquier modificacin a una celda o a un rango de celdas,,
tendremos que seleccionar aquellas celdas sobre las que queremos que se
realice la operacin. A continuacin encontrars algunos de los mtodos de
seleccin ms utilizados.
Seleccin de una celda
1 Hacer clic sobre la celda a seleccionar.
Seleccin de un rango de celdas
1 Pulsar el botn del ratn en la primera celda a seleccionar.
2 Mantener pulsado el botn del ratn mientras se arrastra hasta la ltima celda
a seleccionar.

ESTRUCTURA Y FORMATO DE HOJA DE CALCULO


Seleccin de una columna
1 Situar el cursor sobre el identificativo superior de la columna a seleccionar.
2 Hacer clic sobre ste.
Seleccin de una fila
1 Situar el cursor sobre el identificativo izquierdo de la fila a seleccionar.
2 Hacer clic sobre ste.
Seleccin de una hoja entera
1 Situarse sobre el botn superior izquierdo de la hoja situado entre el indicativo
de la columna A y el de la fila 1.
2 Hacer clic sobre ste.

ESTRUCTURA Y FORMATO DE HOJA DE CALCULO


Aadir a una seleccin
1 Realizar la nueva seleccin pulsando la tecla CTRL.
Ampliar o reducir una seleccin
Si quieremos ampliar o reducir una seleccin ya realizada siempre que la
seleccin sea de celdas contiguas, realizar los siguientes pasos:
1 Pulsar la tecla MAYUS.
2 Manteniendo pulsada la tecla MAYUS, hacer clic donde queremos que termine
la seleccin.

ESTRUCTURA Y FORMATO DE HOJA DE CALCULO


Formato de Celdas
Veremos las diferentes opciones disponibles respecto al cambio de
aspecto de las celdas de una hoja de clculo y cmo manejarlas para
modificar el tipo y aspecto de la letra, la alineacin, bordes, sombreados y
forma de visualizar nmeros en la celda.
Fuente
Excel nos permite cambiar la apariencia de los datos de una hoja de clculo
cambiando la fuente, el tamao, estilo y color de los datos de una celda.

ESTRUCTURA Y FORMATO DE HOJA DE CALCULO


Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de clculo, seguir los
siguientes pasos:
1

Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto.

Seleccionar el men Formato.

Elegir la opcin Celdas...

Hacer clic sobre la pestaa Fuente.

Aparecer el cuadro de dilogo de la derecha.

ESTRUCTURA Y FORMATO DE HOJA DE CALCULO

Elegir las opciones deseadas del recuadro.

Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botn
Aceptar.

ESTRUCTURA Y FORMATO DE HOJA DE CALCULO


Alineacin
Se puede asignar formato a las entradas de las celdas a fin de que los datos
queden alineados u orientados de una forma determinada.
Para cambiar la alineacin de los datos de nuestra hoja de clculo, seguir los
siguientes pasos:
1 Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar la alineacin.
2 Seleccionar el men Formato.
3 Elegir la opcin Celdas...
4 Hacer clic sobre la pestaa Alineacin.

ESTRUCTURA Y FORMATO DE HOJA DE CALCULO

5 Elegir las opciones deseadas del recuadro.


6 Una vez elegidas todas las opciones deseadas, hacer clic sobre el botn
Aceptar.

ESTRUCTURA Y FORMATO DE HOJA DE CALCULO


Bordes
Excel nos permite crear lneas en los bordes o lados de las celdas.
Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de clculo aadiendo
bordes, seguir los siguientes pasos:
1 Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto.
2 Seleccionar el men Formato.
3 Elegir la opcin Celdas...
4 Hacer clic sobre la pestaa Bordes.

ESTRUCTURA Y FORMATO DE HOJA DE CALCULO

5 Elegir las opciones deseadas del recuadro.


6 Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botn
Aceptar.

ESTRUCTURA Y FORMATO DE HOJA DE CALCULO


Tramas
Excel nos permite tambin sombrear las celdas de una hoja de clculo para
remarcarla de las dems. Para ello, seguir los siguientes pasos:
1
Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el
aspecto.
2

Seleccionar el men Formato.

Elegir la opcin Celdas...

Hacer clic sobre la pestaa Tramas.

ESTRUCTURA Y FORMATO DE HOJA DE CALCULO

5 Elegir las opciones deseadas del recuadro.


6 Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botn
Aceptar.

ESTRUCTURA Y FORMATO DE HOJA DE CALCULO


Nmeros
Excel nos permite modificar la visualizacin de los nmeros en la celda. Para
ello, seguir los siguientes pasos:
1 Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto de los
nmeros.
2 Seleccionar el men Formato.
3 Elegir la opcin Celdas...
4 Hacer clic sobre la pestaa Nmero.

ESTRUCTURA Y FORMATO DE HOJA DE CALCULO

5 Elegir las opciones deseadas del recuadro.


6 Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botn
Aceptar.

ESTRUCTURA Y FORMATO DE HOJA DE CALCULO


Borrado de Celdas
Veremos cmo diferenciar entre los objetos a borrar de una celda como puede
ser el formato o el contenido de stas y utilizar el men para realizar el borrado
deseado.
Puede que alguna vez introduzcas informacin en una celda y a continuacin
decidas borrarla. Para ello:
1 Seleccione la celda o rango de celdas a borrar.
2 Elija el men Edicin.
3 Hacer clic sobre el botn para ampliar el men.
4 Escoga la opcin Borrar.

ESTRUCTURA Y FORMATO DE HOJA DE CALCULO


Formato de Filas y Columnas
Alto de fila
Excel ajusta automticamente la altura de una fila dependiendo del tipo de
letra ms grande utilizado en esa fila.
1 Seleccione las filas a las que quiere modificar la altura. En caso de no
seleccionar ninguna, se realizar la operacin a la fila en la que nos
encontramos.
2 Seleccione el men Formato.
3 Elija la opcin Fila. Se abrir otro submen.
4 Elija la opcin Alto...
5 Escriba la altura deseada.
6 Hacer clic sobre el botn Aceptar.

ESTRUCTURA Y FORMATO DE HOJA DE CALCULO


Autoajustar la fila
Si hemos modificado la altura de una fila, podemos redimensionarla para
ajustarla a la entrada ms alta de la fila, utilizando dos mtodos distintos.
1 Seleccione las filas a las que desee modificar la altura.
2 Seleccione el men Formato.
3 Elija la opcin Autoajustar.

ESTRUCTURA Y FORMATO DE HOJA DE CALCULO


Ancho de columna
En Excel la anchura por defecto de una columna es de 8,43 caracteres o 10,71
puntos. A menudo, la anchura estndar de una columna no es suficiente para
visualizar el contenido completo de una celda.
Si deseamos modificar la anchura de alguna columna, podemos utilizar dos
mtodos

ESTRUCTURA Y FORMATO DE HOJA DE CALCULO


El primer mtodo consiste en utilizar el men:
1 Seleccione las columnas a las que quieres modificar la anchura. En caso de no
seleccionar ninguna, se realizar la operacin a la columna en la que nos
encontramos.
2 Seleccione el men Formato.
3 Elija la opcin Columna. Se abrir otro submen.
4 Elija la opcin Ancho...
5 Escriba la anchura deseada.
6 Hacer clic sobre el botn Aceptar.

ESTRUCTURA Y FORMATO DE HOJA DE CALCULO


El segundo mtodo consiste en utilizar el ratn.:
1 Site el puntero del ratn en la lnea situada a la derecha del nombre de la
columna que desee modificar, en la cabecera de la columna.
El puntero del ratn adopta la forma de una flecha de dos puntas.
2 Mantenga pulsado el botn del ratn, y arrastre la lnea a la nueva
posicin.
Observe como conforme nos movemos aparece la anchura de la columna.
3 Suelte el botn del ratn.

ESTRUCTURA Y FORMATO DE HOJA DE CALCULO


Autoajustar la columna
Podemos modificar la anchura de una columna para acomodarla al dato de
entrada ms ancho
1 Seleccione las columnas a las que desees modificar la anchura.
2 Seleccione el men Formato.
3 Elija la opcin Autoajustar a la seleccin.

ESTRUCTURA Y FORMATO DE HOJA DE CALCULO


Ancho estndar de columna
Excel nos permite modificar la anchura estndar para todas las columnas de la
hoja que tienen asignada dicha anchura.
1 Seleccione el men Formato.
2 Elija la opcin Columna.
3 Hacer clic sobre el botn para ampliar el men.
4 Elija la opcin Ancho estndar...
5 Escriba la anchura estndar deseada.
6 Hacer clic sobre el botn Aceptar.

ESTRUCTURA Y FORMATO DE HOJA DE CALCULO


Insertar Filas, Columnas, Celdas y Hojas
Insertar filas en una hoja
En muchas ocasiones, despus de crear una hoja de clculo, nos daremos
cuenta de que nos falta alguna fila en medio de los datos ya introducidos.
Para aadir una fila, seguir los siguientes pasos:
1.
Seleccione la fila sobre la que quiere aadir otra, ya que las filas
siempre se aaden por encima de la seleccionada.
2.

Seleccione el men Insertar.

3.

Elija la opcin Filas.

ESTRUCTURA Y FORMATO DE HOJA DE CALCULO


Insertar columnas en una hoja
Excel tambin nos permite aadir columnas, al igual que filas.
Para aadir una columna, seguir los siguientes pasos:
1.
Seleccione la columna delante de la cual quiere aadir otra, ya que
las columnas siempre se aaden a la izquierda de la seleccionada.
2.

Seleccione el men Insertar.

3.

Elija la opcin Columnas

ESTRUCTURA Y FORMATO DE HOJA DE CALCULO


Insertar celdas en una hoja
En ocasiones, lo que nos interesa aadir no son ni filas ni columnas enteras
sino nicamente un conjunto de celdas dentro de la hoja de clculo.
Para aadir varias celdas, seguir los siguientes pasos:
1.

Seleccione las celdas sobre las que quiere aadirlas.

2.

Seleccione el men Insertar.

3.

Sitese sobre el botn para ampliar el men.

4.

Elija la opcin Celdas...

Esta opcin no aparecer si no tienes celdas seleccionadas.

ESTRUCTURA Y FORMATO DE HOJA DE CALCULO

5.
Elija la opcin deseada dependiendo de si las celdas seleccionadas
queremos que se desplacen hacia la derecha o hacia abajo de la seleccin.
Fjese como desde aqu tambin le permite aadir filas o columnas enteras.
6.

Hacer clic sobre Aceptar.

ESTRUCTURA Y FORMATO DE HOJA DE CALCULO


Insertar hojas en un libro de trabajo
Si necesita trabajar con ms de cinco hojas en un libro de trabajo, tendr que
aadir ms. El nmero de hojas puede variar de 1 a 255.
Para aadir una hoja:
1.
Sitese en la hoja sobre la que quiere aadir la otra, ya que las
hojas siempre se aadirn a la izquierda de la seleccionada.
2.

Seleccione el men Insertar.

3.

Elija la opcin Hoja de clculo.

ESTRUCTURA Y FORMATO DE HOJA DE CALCULO


Eliminar Filas, Columnas Celdas y Hojas

Eliminar filas y columnas de una hoja


Para eliminar filas, seguir los siguientes pasos:
1.

Seleccione las filas a eliminar o seleccione las columnas a eliminar.

2.

Seleccione el men Edicin.

3.

Elija la opcin Eliminar.

ESTRUCTURA Y FORMATO DE HOJA DE CALCULO


Eliminar celdas de una hoja
Para eliminar varias celdas, seguir los siguientes pasos:
1.

Seleccione las celdas a eliminar.

2.

Seleccione el men Edicin.

3.

Elija la opcin Eliminar...

4.
Elija
la
opcin
deseada
dependiendo de cmo queremos que se
realice la eliminacin de celdas.
Desplazando las celdas hacia la izquierda
o hacia la derecha.
5.

Hacer clic sobre Aceptar.

ESTRUCTURA Y FORMATO DE HOJA DE CALCULO


Eliminar hojas de un libro de trabajo
Para eliminar una hoja, seguir los siguientes pasos:
1.

Sitese en la hoja a eliminar.

2.

Seleccione el men Edicin.

3.

Sitese sobre el botn para que se amplie el men.

4.

Elija la opcin Eliminar hoja.

ESTRUCTURA Y FORMATO DE HOJA DE CALCULO


Mover y Copiar Celdas
Mover celdas utilizando el Portapapeles
La operacin de mover desplaza una celda o rango de celdas a otra posicin.
Cuando utilizamos el portapapeles entran en juego 2 operaciones Cortar y Pegar.
La operacin de Cortar desplazar las celdas seleccionadas al portapapeles de
Windows y Pegar copia la informacin del portapapeles a donde nos encontramos
situados.
Para mover unas celdas a otra posicin:
1.

Seleccione las celdas a mover.

2.

Seleccione el men Edicin.

3.
Elija la opcin Cortar, si esta opcin no aparece, sitese primero sobre el
botn para ampliar el men.

ESTRUCTURA Y FORMATO DE HOJA DE CALCULO

4.
Seleccione las celdas donde quiere que se siten las celdas
cortadas.
5.

Seleccione el men Edicin.

6.
Elija la opcin Pegar, si esta opcin no aparece, sitese primero
sobre el botn para ampliar el men.

ESTRUCTURA Y FORMATO DE HOJA DE CALCULO


Mover celdas utilizando el ratn
Para desplazar un rango de celdas a otra posicin dentro de la misma hoja,
sin utilizar el portapapeles, seguir los siguientes pasos:
1.

Seleccione las celdas a mover.

2.

Sitese sobre un borde de la seleccin.

El puntero del ratn se convertir en una flecha blanca apuntando hacia la


izquierda.
3.
Pulse el botn del ratn y mantenindolo pulsado, arrstrelo hasta
donde quiera mover el rango.
4.
Suelte el botn del ratn cuando haya llegado a donde quiere dejar
el rango.

ESTRUCTURA Y FORMATO DE HOJA DE CALCULO


Copiar celdas utilizando el ratn
Para duplicar un rango de celdas a otra posicin dentro de la misma hoja,
sin utilizar el portapapeles, seguir los siguientes pasos:
1.

Seleccione las celdas a copiar.

2.

Sitese sobre un borde de la seleccin.

3.

Pulse la tecla CTRL.

4.
Manteniendo pulsada CTRL, pulsa el botn del ratn y
mantenindolo pulsado, arrstrelo hasta donde quiere copiar el rango.
5.
rango

Suelte el botn del ratn cuando est donde quiere copiar el

6.

Suelte la tecla CTRL.

ESTRUCTURA Y FORMATO DE HOJA DE CALCULO


Copiar celdas utilizando el Portapapeles
La operacin de copiar duplica una celda o rango de celdas a otra posicin.
Cuando utilizamos el portapapeles entran en juego 2 operaciones Copiar y Pegar.
1.

Seleccione las celdas a copiar.

2.

Seleccione el men Edicin.

3.
Elija la opcin Copiar, si esta opcin no aparece, sitese primero sobre
el botn para ampliar el men.
4.

Seleccione las celdas donde quiere copiarlas.

5.

Seleccione el men Edicin.

6.
Elija la opcin Pegar, si esta opcin no aparece, sitese primero sobre el
botn para ampliar el men.

ESTRUCTURA Y FORMATO DE HOJA DE CALCULO


Copiar celdas utilizando el ratn
Para duplicar un rango de celdas a otra posicin dentro de la misma hoja,
sin utilizar el portapapeles, seguir los siguientes pasos:
1.

Seleccione las celdas a copiar.

2.

Sitese sobre un borde de la seleccin.

3.

Pulse la tecla CTRL.

4.
Manteniendo pulsada CTRL, pulsa el botn del ratn y
mantenindolo pulsado, arrstrelo hasta donde quiere copiar el rango.
5.

Suelte el botn del ratn cuando est donde quiere copiar el rango

6.

Suelte la tecla CTRL.

ESTRUCTURA Y FORMATO DE HOJA DE CALCULO


Copiar en celdas adyacentes
Vamos a explicarte un mtodo muy rpido para copiar frmulas en celdas
adyacentes. Dicho mtodo utiliza el Cuadro de Relleno, y cuidado, ya que si en
las celdas a copiar no hay frmulas sino valores constantes, puede que no
funcione tal como te explicamos a continuacin.
1.

Seleccione las celdas a copiar.

2.

Sitese sobre la esquina inferior derecha de la seleccin.

3.
Pulse el botn del ratn y mantenindolo pulsado, arrstrelo hasta
donde quiere copiar el rango.
4.

Suelte el botn del ratn cuando est donde quiere copiar el rango.

ESTRUCTURA Y FORMATO DE HOJA DE CALCULO


Pegado especial.
Para utilizar esta posibilidad:
1. Seleccione las celdas a copiar.
2. Seleccione el men Edicin.
3. Elija la opcin Copiar, si esta opcin no aparece,
sitese primero sobre el botn para ampliar el men.
4. Seleccione las celdas donde quiere copiarlas.
5. Seleccione el men Edicin.
6. Elija la opcin Pegado especial...

ESTRUCTURA Y FORMATO DE HOJA DE CALCULO


Correccin Ortogrfica
Autocorreccin
Esta herramienta nos ayuda a corregir errores habituales de escritura. Para
visualizar y poder modificar algunas de las opciones de autocorreccin
asignadas por defecto:
1. Seleccione el men Herramientas.
2. Sitese sobre el botn para
ampliar el men.
3. Elija la opcin Autocorreccin...

ESTRUCTURA Y FORMATO DE HOJA DE CALCULO


Grficos
Crear un grfico
Un grfico es la representacin grfica de los datos de una hoja de clculo y
facilita su interpretacin.
Los pasos a seguir para crear un grfico son los siguientes:
1.

Seleccione los datos a representar en el grfico.

2.

Seleccione el men Insertar.

3.
Elija la opcin Grfico... Si esta opcin no aparece, sitate primero
sobre el botn para ampliar el men.

ESTRUCTURA Y FORMATO DE HOJA DE CALCULO

ESTRUCTURA Y FORMATO DE HOJA DE CALCULO


4.

Elija un tipo de grfico.

5.
Una vez elegido el tipo de grfico, en el recuadro de la derecha, elija
un subtipo.
6.
Si pulsas sobre el botn Presionar para ver muestra y lo mantienes
pulsado, aparece en lugar de los subtipos, una muestra de nuestro grfico
segn los datos seleccionados en el paso 1.
7.
En todos los pasos del asistente se dispone de varios botones en la
parte inferior del cuadro de dilogo
8.
En el recuadro Rango de datos aparecer el rango seleccionado en el
primer paso.
9.
Selecciona la opcin Filas o Columnas dependiendo de cmo estn
introducidas en la hoja de clculo cada serie de datos.

ESTRUCTURA Y FORMATO DE HOJA DE CALCULO


10.
Haz clic sobre la ficha Serie para completar el segundo paso del
asistente para grficos.

11.
En el recuadro Serie aparecer cada serie de datos representada en
nuestro grfico, nombradas como Serie1, Serie2,...,
12.
En el recuadro Valores estar el rango de celdas donde se
encuentran los datos a representar para esta serie de datos. stos aparecen
segn la seleccin realizada en el paso 8.

ESTRUCTURA Y FORMATO DE HOJA DE CALCULO


13.
Si quieres aadir alguna serie de datos, dispones del botn Agregar. Al
utilizarlo aparecer otra serie nueva, donde tendremos que cambiar su nombre
y su serie de valores de la forma explicada en los pasos 11 y 12.
14.
Si lo que quieres es eliminar alguna serie de datos, tendrs que
seleccionarla y hacer clic sobre el botn Quitar.
15.
El recuadro Rtulo del eje de categoras (X) sirve para darle nombre a
cada punto de las series de datos. Si este recuadro est vaco utilizar los
valores por defecto, es decir, 1,2,3.. Para asignarles nombre puedes utilizar
celdas de la hoja de clculo utilizando el botn (explicado en el paso 8) o bien
escribiendo directamente los valores en el recuadro, separando cada uno de
ellos por punto y coma.
16.

Haz clic sobre el botn Siguiente para seguir con el grfico.

ESTRUCTURA Y FORMATO DE HOJA DE CALCULO

17.
En la primera ficha Ttulos, escribir en el recuadro Ttulo del grfico el
nombre que deseamos que aparezca en la parte superior
18.
Escribe en el recuadro Eje de categoras el ttulo que le queremos
asignar al eje de abscisas (X) (eje horizontal).
19.
Escribe en el recuadro Eje de valores el ttulo que le queremos
asignar al eje de ordenada (Y) (eje vertical).
20.

Haz clic sobre la ficha Eje, para seguir con las opciones del grfico.

ESTRUCTURA Y FORMATO DE HOJA DE CALCULO

21.
Activa el Eje de categoras si deseas que se visualice, en nuestro caso,
el eje X.
22.
Junto con el eje de categoras podremos especificar la escala utilizada
para ver los rtulos
Estas opciones slo tienen sentido en caso de que los rtulos del eje sean fechas.
Con la opcin Categora slo aparecern en el eje las fechas de los rtulos, y con
las otras opciones aparecern todas las fechas entre los distintos rtulos.

ESTRUCTURA Y FORMATO DE HOJA DE CALCULO


23.
Haz clic sobre la ficha Lneas de divisin, para seguir con las opciones
del grfico.

24.
(X).

Activa o desactiva cualquiera de los tipos de lneas del eje de categoras

25.

Activa o desactiva cualquiera de los tipos de lneas del eje de valores (Y).

26.

Haz clic sobre la ficha Leyenda, para seguir con las opciones del grfico.

ESTRUCTURA Y FORMATO DE HOJA DE CALCULO


27.

Si no quieres ver la leyenda, desactiva la casilla Mostrar leyenda.

28.
Si la casilla Mostrar leyenda se encuentra activada, nos dejar elegir
entre distintos tipos de ubicaciones o posiciones: Abajo, Esquina, Arriba,
Derecha, Izquierda.
29.
Haz clic sobre la ficha Rtulos de datos, para seguir con las opciones
del grfico.

ESTRUCTURA Y FORMATO DE HOJA DE CALCULO


30.
Selecciona el tipo de rtulo que deseas que aparezca junto con los
datos en el grfico.
31.
En caso de elegir cualquier opcin distinta de Ninguno, nos permitir
activar la casilla Clave de leyenda junto a rtulo para que aparezca junto con el
rtulo el color de la serie representada.
32.
Haz clic sobre la ficha Tabla de datos, para completar las opciones del
grfico.

ESTRUCTURA Y FORMATO DE HOJA DE CALCULO


33.
Activar la casilla Mostrar tabla de datos si deseamos incluirla junto con
el grfico.
34.
Cuando se active la casilla Mostrar tabla de datos, nos permitir
activar o desactivar la casilla Mostrar clave de leyenda segn si se desea
visualizar o no el color de la serie de datos en la tabla.
35.
Haz clic sobre el botn Siguiente para completar el asistente para
grficos.

36.
Haz clic sobre la opcin En una hoja nueva si deseamos que nuestro
grfico aparezca en una hoja del libro de trabajo distinta de la de los datos. A
continuacin podrs especificar cmo deseas que se llame la nueva hoja.
37.

Haz clic sobre el botn Finalizar para terminar el grfico.

ESTRUCTURA Y FORMATO DE HOJA DE CALCULO


Modificar la posicin y el tamao de un grfico
Para cambiar de posicin un grfico dentro de una hoja de clculo:
1.

Selecciona el grfico.

2.

Sita el puntero del ratn sobre el grfico.

3.
Pulsa el botn del ratn y mantenindolo pulsado, arrstralo hasta
donde desees colocar el grfico.
4.

Suelta el botn del ratn.

ESTRUCTURA Y FORMATO DE HOJA DE CALCULO

Para cambiar el tamao de un grfico:


1.

Selecciona el grfico.

2.
Sita el puntero del ratn sobre cualquiera de los indicadores
alrededor del cuadro del grfico (como si se deseara cambiar de tamao
una ventana).
3.
Pulsa el botn del ratn y mantenindolo pulsado, arrstralo hasta
la posicin deseada.
4.

Suelta el botn del ratn.

ESTRUCTURA Y FORMATO DE HOJA DE CALCULO


Imprimir
Vista preliminar
La vista preliminar es una herramienta que nos permite visualizar nuestra hoja
antes de imprimirla. Nos permite ver los saltos de pgina, mrgenes,
encabezados y pies de pgina, el formato completo de la hoja.
1.
Selecciona el men
Archivo.
2.
Elegir la opcin Vista
preliminar... Si esta opcin no
aparece situarse primero
sobre el botn para ampliar el
men.

ESTRUCTURA Y FORMATO DE HOJA DE CALCULO


Configurar pgina
1.

Selecciona el men Archivo.

2.

Elija la opcin Configurar pgina...

3.
Selecciona la orientacin del
papel, vertical u horizontal. (En la
impresora se colocar el papel siempre
de la misma forma).
4.
En el recuadro Escala nos permitir indicarle si deseamos que la
salida a impresora venga determinado por un factor de escala (100%, 50%,
200%,...) o bien ajustando automticamente la hoja en un nmero de
pginas especfico (una pgina de ancho por 1 de alto, y as se imprimira en
una sola hoja,...).

ESTRUCTURA Y FORMATO DE HOJA DE CALCULO


5.

Hacer clic sobre la ficha Mrgenes.

6.
En esta ficha podrs modificar los mrgenes superior, inferior, derecho
e izquierdo de las hojas a imprimir. Por defecto stos estn a 0.
7.
Si la hoja tiene encabezado o pie de pgina, tambin nos permite
indicar a cuntos centmetros del borde del papel queremos que se site.
8.
Si desea que su salida tenga centradas las hojas tanto vertical como
horizontalmente, Excel nos lo realizar automticamente activando las casillas
Horizontalmente y/o Verticalmente.
9.

Hacer clic sobre la ficha Encabezado y pie de pgina.

ESTRUCTURA Y FORMATO DE HOJA DE CALCULO


10.
Si desea modificar el encabezado, hacer clic sobre el botn Personalizar
encabezado...
11.
Si desea modificar el pie de pgina, hacer clic sobre el botn
Personalizar pie de pgina...
12.

Hacer clic sobre la ficha Hoja.

13.
En el recuadro Imprimir podr activar cualquiera de las siguientes
opciones

ESTRUCTURA Y FORMATO DE HOJA DE CALCULO


Imprimir
1.

Seleccione el men Archivo.

2.
Elegir la opcin Imprimir... Si esta
opcin no se encuentra en el men,
situarse primero sobre el botn para
ampliar el men.
3.
En el recuadro Impresora, aparecer el nombre de la impresora con la
que se supone que se va a imprimir.
4.
En el recuadro Imprimir, podr indicar si desea imprimir Todo el libro, o
slo la Hojas activas (seleccionadas o nuestra hoja activa), o bien, Seleccin para
imprimir slo los objetos seleccionados de la hoja.
5.
En el recuadro Intervalo de pginas, tendremos que indicar si deseamos
imprimir Todas las pginas, o bien slo un rango, especificndolo a continuacin.
6..

Hacer clic sobre el botn Aceptar.

FORMULAS Y FUNCIONES EN EXCEL


Las Frmulas y Funciones en Excel
Creacin de Frmulas y Funciones
Una frmula es una ecuacin que calcula un valor nuevo a partir de los
valores existentes. Las frmulas pueden contener nmeros, operadores
matemticos, referencias a celdas o incluso funciones
Para trabajar con formulas tenga en cuenta:

Siempre empiezan con el signo = colocado en la celda donde quiere


que aparezca el resultado de la frmula aplicada.

Cada frmula utiliza uno o ms operadores aritmticos.

Cada frmula incluye 2 o ms valores que combinan mediante


operadores aritmticos. Cuando utiliza las frmulas, Excel puede combinar
nmeros, referencias a celdas, adems de otros valores.

FORMULAS Y FUNCIONES EN EXCEL


Insertar funcin
Una funcin se puede escribir directamente en la celda, pero Excel
dispone de una ayuda o asistente para utilizarlas, y as resultar ms fcil
trabajar con ellas.
Si se quiere introducir una funcin en una celda:
1.
Sitese en la celda donde se quiere introducir la funcin.
Seleccione el men Insertar. Elija la opcin Funcin... O bien, hacer clic
sobre el botn de la barra de herramientas.

FIN

MUCHAS GRACIAS