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CAP.

6
• ADMINISTRACIÓN DE
PROYECTOS

Conceptos Básicos
¿Qué es la Administración de Proyectos?
La aplicación racional de
conocimientos,

habilidades,

herramientas y técnicas para
alcanzar los objetivos de un
proyecto, a través de una
serie

de

interrelacionadas.

actividades

Administración de Proyectos
• Son las actividades que permiten asegurar que
el proyecto se lleve a cabo a tiempo y de
acuerdo a la planificación.
• Eficiencia y Eficacia.
• La Administración de Proyectos se basa en las
principales funciones de la Administración:
• Planeación, Organización, Dirección y
Control.

quién. Revisar y ajustar el plan de acuerdo con los resultados de control. qué. cuando y por que se hará el proyecto. Determinar los recursos que se necesitarán. Coordinar durante todo el proceso de Planeación. como. • Las tareas mas importantes son: Pronosticar situaciones futuras.Administración de Proyectos • Planeación: Se decide anticipadamente. .

define y divide el trabajo a realizar. se agrupan y definen los puestos. .Administración de Proyectos • Organización: Se identifica. se proporciona los recursos necesarios y se asigna el grado de autoridad y responsabilidad.

Liderazgo y Comunicación. se asignan estándares. Motivación.Administración de Proyectos • Dirección: Conduce el comportamiento de los entes involucrados hacia las metas establecidas. . Se comunican y explican los objetivos de todos los participantes.

. En caso de haber desviaciones se determinan las causas y se corrige lo que sea necesario.Administración de Proyectos • Control: Medir el rendimiento obtenido en relación a las metas fijadas.

Conceptos Básicos Componentes de la Administración de proyectos 1. Técnicas . Habilidades clave • Liderazgo • Comunicación • Negociación • Solución de problemas • Lograr objetivos Conocimientos • Técnicos • Administrativos 3. Herramientas 4. 2.

Conceptos Básicos Elementos relacionados con el Proyecto • Tiempo • Calidad • Alcance • Entorno • Recursos • Costo BUSCAR LA SATISFACCIÓN DE TODOS LOS INTERESADOS .

Control* INICIO TIEMPO TERMINO . Ejecución* *Etapas del proyecto 2. Cierre* 1. Inicio* 4. Planeación* 5.Conceptos Básicos Ciclo de vida del Proyecto NIVEL DE ACTIVIDAD 3.

HH Operación completa Entrega Grado de influencia en resultados Avance Decisión de arranque Decisiones trascendentes Fase 1 Inicio Fase 2 Planeación Diseño Fase 3 Ejecución Fase 4 Pruebas y Arranque .Conceptos Básicos Instalación completa 100% $.

Administración de Proyectos Etapas de la Administración de Proyectos origen equipo del Proyecto INICIO perfil PLANEACIÓN plan alcance EJECUCIÓN CONTROL CIERRE entrega avance aceptación PRODUCTO .

Presupuesto y su control. la ejecución. Costos Recursos Planeación de recursos. desarrollo y administración de equipos del proyecto.Administración de Proyectos Áreas de conocimiento Integración Definición de proyecto y las áreas involucradas desde el plan de administración. al cierre. . Alcance Administración. definición de productos y actividades y su seguimiento.

actividades interrelacionadas y Planeación. información del Planes y administración. manejo . Riesgos Suministros Planeación de adquisiciones. Calidad Comunicaciones Definición de la distribución de proyecto.Administración de Proyectos Tiempo Definición de cronogramas. aseguramiento y control de la calidad. de proveedores contrataciones.

recursos materiales • Líder de proyecto de tiempo completo • Actúan por especialidad • Autoridad y toma de decisiones compartida • Enfoque fragmentado • El Mando Superior tiene responsabilidad administrativa sobre el personal • Puede disponerse de un pool de recursos • Superior identificado .Administración de Proyectos Organización para el Proyecto (Estructuras) POR PROYECTOS MATRICIAL FUNCIONAL • El personal reporta directamente al Mando Superior • Reporta al Líder del proyecto y al Mando funcional • Varios responsables • Control total sobre el presupuesto.

Administración de Proyectos Organización para el Proyecto Competencias técnicas Alto Competencias humanas Bajo Niveles operativos Mandos medios Niveles superiores Habilidades de los equipos de trabajo .

Etapas de la AP

INICIO

PLANEACIÓN

EJECUCIÓN

CONTROL

CIERRE

Etapas de la AP
Técnicas y herramientas
• Mecanismos de selección
de proyecto
• Definición del proyecto

• Perfil del proyecto
• Alcance del proyecto

Etapas de la AP
Origen del Proyecto

Etapas de la AP Perfil del Proyecto • Formaliza el inicio del proyecto • Permite identificar el proyecto por parte de los involucrados • Proporciona información general ¿Qué? ¿Por qué? ¿Quién? ¿Para qué? ¿Cómo? ¿Cuándo? .

Etapas de la AP .

Etapas de la AP Técnicas y herramientas • Estructura de Descomposición del Trabajo • Tabla de precedencias • Ruta critica • Matriz de roles • Plan del proyecto .

de hitos o milestones • Secuencia de actividades – Diagramas de red. lista de actividades .Etapas de la AP Procesos de planeación • Plan de Administración de Proyecto • Alcance. definición y plan de administración • Estructura de Descomposición del Trabajo (EDT) o Work Breakdown Structure ( WBS ) • Definición de actividades.

• El proceso de “cascada” permite una definición precisa de los “milestones”. • Los “Milestones” son los puntos finales de alguna actividad.Organización de actividades • Las actividades en un proyecto deben ser organizadas para producir resultados tangibles para que la administración pueda juzgar el progreso. . • Los “deliverables” son los resultados del proyecto que serán entregados a los clientes.

Milestones y Deliverables Actividades Estudio de Factibilidad Reporte de Factibilidad Análisis de Requerimientos Definición de Requerimientos Desarrollo del Prototipo Reporte de Evaluación MILESTONES Estudio del Diseño Especificación de Requerimientos Diseño de la Arquitectura Especificación de Requerimientos .

• Minimiza dependencias entre tareas para evitar retrasos debidos a que una tarea espere a la terminación de otra. . • Depende de la intuición y experiencia de los administradores. • Organiza las tareas de forma concurrente para hacer mejor uso de la fuerza laboral.Planificación del Proyecto • Distribuye el proyecto en tareas y estima el tiempo y los recursos requeridos para completar cada tarea.

Riesgos .Etapas de la AP Procesos de planeación • Estimación de recursos • Estimación de la duración de actividades • Desarrollo del cronograma • Estimado de costos y desarrollo de presupuesto • Planeación de: – Calidad. Recursos Humanos. Comunicaciones.

define referencias para evaluar el avance y cumplimiento del programa • Contempla elementos de las áreas de conocimiento. tales como: – – – – – – – Definición del alcance Organización del Proyecto Mecanismos y programas de comunicación Programa de Proyecto Estimados de costos Procesos de administración de riesgos Procedimientos de control de cambios .Etapas de la AP Plan de administración del Proyecto • Guía la ejecución y control del proyecto.

Etapas de la AP Estructura de Descomposición del Trabajo ¡ En partecitas ! Suficientemente pequeñas que quepan en el plato y lo suficientemente grandes que no indigesten. ¿Cómo se come un elefante? .

Etapas de la AP ¿Qué es? • • • Representación de la jerarquía del proyecto Identifica todo el trabajo a realizar Es un producto de la definición de alcance Características • • • Organiza y define el alcance total del proyecto Estructura los entregables en diferentes niveles con desglose suficiente para seguimiento Considera las fases del proyecto Es el fundamento para • • • • • Estimación de costos Distribución de roles y funciones Planes técnicos Lista de productos a entregar Informes sobre el avance y análisis de problemas .

Identificar los productos entregables y el trabajo relacionado 2.Etapas de la AP Elaboración 1. Desarrollar y asignar códigos de identificación a los componentes de la EDT 5. Descomponer los niveles superiores de la EDT en componentes detallados de nivel inferior 4. Verificar que el grado de descomposición del trabajo es necesario y suficiente . Estructurar y organizar la EDT 3.

2.1.3 3 Componentes mas importantes Productos de trabajo terminados Tareas que entregan un producto .Etapas de la AP • Organización de unidades medibles de trabajo requeridos para desarrollar productos PRODUCTO 1 1.2.2 1.1.1 1.1 1.2 1.2 2 1.1 1.

Programar las actividades del Proyecto considerando tiempo y responsables. Permite registrar avances de acuerdo planeado. con lo .Etapas de la AP Gráfica de Gantt 1. 2.

en el orden en que se ejecutarán. • Incluye los siguientes elementos: – Clave de la actividad – Actividad – Duración – Actividades precedentes – Responsable .Etapas de la AP Tabla de precedencias • Contiene todas las actividades del proyecto identificadas en la EDT.

Etapas de la AP .

Etapas de la AP Tipos de precedencias Actividad A Actividad B Final a Inicio Actividad A Actividad B Inicio a Inicio Actividad A Actividad B Final a Final Actividad A Actividad B Inicio a Final .

Etapas de la AP 3 1 1 2 1 4 2 2 4 5 5 1 1 6 2 2 3 3 2 6 7 Diagrama de Gantt Red / Ruta crítica 1 Hitos (milestones) 4 2 3 4 6 5 7 7 .

Etapas de la AP Diagrama de Red (ruta crítica) • Determina la duración total del proyecto • Se basa en el estimado de un valor de duración por tarea • Muestra interdependencia de tareas • Permite estimar el tiempo de finalización del proyecto • Permite evaluar balance entre recursos y tiempo • Permite evaluar avances o desempeño .

• Las tareas de la ruta crítica que se retrasan.Etapas de la AP Holgura • Es el período de tiempo que una tarea puede retrasarse sin retrasar al proyecto • Las tareas en la ruta crítica tienen cero holgura. ocasionan retrasos al proyecto .

Es) Es Ef Actividad (Lf . . desde el inicio del proyecto para cada tarea.Ef) Ls Lf • Las cifras mas tempranas se calculan siguiendo el diagrama de la red . las cifras mas tardías se encuentran a partir del fin del proyecto hacia el inicio.Etapas de la AP La holgura se calcula por alguna de las siguientes fórmulas: Inicio mas tardío – Inicio mas temprano o bien. Final mas tardío – Final mas temprano (Ls .

16 8 8 6 .24 24 .24 I FIN 3 H 0-6 F 4 0 .13 INICIO A D 0 7 14 .Etapas de la AP 0-0 0-7 7 .10 C G 6 21 .14 7 E 0-8 6 B 8 .21 6 8 .

Etapas de la AP PERT (Program Evaluation and Review Technique) • Se emplea para estimar tiempos y costos. • Es de utilidad para: – Análisis de alternativas – Empleo eficiente de recursos – Optimización de calendarios – Facilita el control del proyecto y las revisiones de costos .

Tiempo esperado entre eventos (P+4M+O) 6 Desviación estándar (P-O) 6 Varianza de una tarea (P-O) 2 6 Duración esperada del proyecto Suma de duración de las tareas Desviación esperada del proyecto Suma de varianza de las tareas . Pesimista (P) y Mas probable (M).Etapas de la AP • Se calcula con base en tres estimaciones de la duración esperada para la actividad: Optimista (O).

Etapas de la AP Técnicas y herramientas Sistema de autorización de trabajo • Sistema de información • Reportes de avance • • • • • • Resultados del trabajo Cambios requeridos Mejora de calidad Mejoras en la ejecución Informes de proyecto .

Etapas de la AP Procesos de ejecución • Dirección del proyecto – Productos de avance – Acciones implantadas • Aseguramiento de calidad – Cambios – Acciones correctivas • Formación y desarrollo de equipo de trabajo • Distribución de información • Manejo de proveedores .

• Planificar las comunicaciones • Generar información • Distribuir la información • Informar los avances • Satisfacer a los interesados .Etapas de la AP Comunicaciones en el Proyecto Procesos para contar con la información del proyecto en tiempo y forma.

Etapas de la AP Reportes de avance Las metas intermedias son resultados parciales que se van logrando a lo largo del proyecto. Las metas intermedias: • Describen un resultado técnico o un evento • Se programan en fechas determinadas • Su duración es cero .

Etapas de la AP Características: • Tangibles • Medibles • Entregables • Se deben establecer claramente .

lo que proporciona flexibilidad en la ejecución y crea un clima de confianza • Se pueden generar indicadores que proporcionen información valiosa para el proyecto (Tiempos. Cambios. entre otros) . Riesgos. Costos. como programa de entregas o avances • Permite enfocarse a resultados.Etapas de la AP Ventajas: • Más fácil de interpretar • Se puede utilizar para reportes del proyecto.

Etapas de la AP Valor ganado del proyecto Recursos Planeado Valor ganado Real Tiempo .

Etapas de la AP Técnicas y herramientas • • • • Análisis de valor ganado Distribución de información Sistemas de control de cambio Control de riesgos • • • • • • Actualizaciones del plan Acciones correctivas Lecciones aprendidas Aceptación del trabajo Ordenes de cambio Ajustes a línea base .

IV. Etapas de la AP Procesos de control • Supervisión y control • Control de cambios • Verificación y control de alcance • Control del cronograma .

Etapas de la AP Procesos de control • Control de costos • Control de calidad • Seguimiento de desempeño del equipo • Informes de resultados • Comunicación con interesados .

Etapas de la AP Administración de cambios • Evaluar y documentar ajustes y sus impactos • Recopilar. riesgos y resultados preliminares del Proyecto Con el objeto de: – Comparar y evaluar el avance real del Proyecto – Dar seguimiento y supervisión de riesgos – Documentar la situación actual del Proyecto . medir y difundir la información sobre el avance.

Etapas de la AP Análisis y contención de riesgos Recomendaciones prácticas: • Prevea riesgos. no catástrofes • Aplique su sensibilidad. visión • Realice el análisis en grupo y en forma ágil • Analice los riesgos más importante • Contemple probabilidad de ocurrencia e impacto • Repita el análisis de riesgos durante el proyecto antes de actividades o eventos críticos .

Etapas de la AP Análisis de valor ganado Permite evaluar el desempeño del proyecto. – Valor planeado – Valor ganado . considerando medidas de tiempo y costo.

Etapas de la AP Análisis de calidad • Costo de conformidad y no conformidad • Análisis costo / beneficio • Control de calidad .herramientas estadísticas .

Etapas de la AP Técnicas y herramientas • Auditorias de procura • Informes y reportes de ejecución Reporte final .

Etapas de la AP Cierre del Proyecto 1. Cierre administrativo – Reporte final • Presupuesto • Programa • Evidencias • Lecciones aprendidas • Reporte de control de cambios – Archivos – Plan de transición .

planos – Bitácoras – Comunicados – Lecciones aprendidas 3. Cierre del contrato – Archivos de contrato – Manuales.Etapas de la AP Cierre del Proyecto 2. Producto. servicio o resultado final .