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Documentación de un

Sistema de Gestión

Ing. Alejandro Alborino
Bariloche, Mayo de 2011

Objetivos:
Adquirir los conocimientos necesarios para
desarrollar la documentación de un SGI
que cumpla con los requisitos de la norma
y adecuada a las necesidades de cada
Organización.

Contenidos programáticos








Documentación.
Propósito de la documentación.
Documentación del SGI.
Tipos de documentos:
Política.
Objetivos.
Manual de Gestión.
Procedimientos. Instructivos.
Identificación de la documentación mandatoria y necesaria
de un SGI.
• Formas de documentar: Diagramas de flujo. Mapas de
proceso.

¿QUÉ ES UN
DOCUMENTO?
Según la norma ISO 9000
Información y su medio de soporte
Información: datos que poseen significado
papeles, fotografías, planos, ...

¿POR QUÉ DOCUMENTAR? • • • • • Para asegurar uniformidad y comunicación Lograr la conformidad con los requisitos Obtener repetibilidad y trazabilidad Proveer la formación adecuada Para demostrar de que manera se realizan las actividades • Evaluar la eficacia y adecuación del Sistema .

¿CUALES SON LOS DOCUMENTOS REQUERIDOS POR LAS NORMAS? .

TIPO DE DOCUMENTOS OBLIGATORIOS • Aquellos que explícitamente están indicados en el sistema de gestión aplicable y las normas de referencia. seguridad y medio ambiente . NECESARIOS • Aquellos requeridos para asegurar el control de los riesgos operacionales de calidad.

Sistema de Gestión Documentado POLÍTICA MANUAL DE GESTIÓN PROCEDIMIENTOS INSTRUCTIVOS RE GI ST RO S Y DA TO S .

• Procedimientos: establecen cómo se hacen las cosas. .TIPOS DE DOCUMENTOS • Manual de Gestión: describe el sistema de gestión de una Organización. • Instructivos: establece requisitos específicos. • Registro: refleja los resultados obtenidos y evidencias.

b) la descripción del alcance del sistema de gestión de S y SO.4 Documentación • “La documentación del sistema de gestión debe incluir: a) la política y los objetivos.4. c) la descripción de los elementos principales del sistema de gestión de S y SO y su interacción. así como la referencia a los documentos relacionados. .SEGÚN OHSAS 18001 E ISO 14001 4.

Nota: Es importante que la documentación sea proporcional al nivel de complejidad.SEGÚN OHSAS 18001 E ISO 14001 4. incluyendo los registros. determinados por la organización como necesarios para asegurar la eficacia de la planificación. incluyendo los registros.4 Documentación d) los documentos. peligros y riesgos concernientes y que se mantenga al mínimo requerido para que sea eficaz y eficiente” . y e) los documentos.4. operación y control de los procesos relacionados con la gestión de sus riesgos de S y SO / aspectos ambientales significativos. requeridos por esta norma OHSAS.

c) los procedimientos documentados y los registros requeridos por esta Norma Internacional.SEGÚN ISO 9001 4.2 Requisitos de la documentación La documentación del sistema de gestión de la calidad debe incluir: a) declaraciones documentadas de una política de la calidad y de objetivos de la calidad. operación y control de sus procesos. b) un manual de la calidad. . incluidos los registros que la organización determina que son necesarios para asegurarse de la eficaz planificación. y d) los documentos.

documentado. • Un requisito relativo a un procedimiento documentado puede cubrirse con más de un documento. significa que el procedimiento sea establecido. • Un solo documento puede incluir los requisitos para uno o más procedimientos.SEGÚN ISO 9001 4. implementado y mantenido. .2 Requisitos de la documentación NOTA 1: • Cuando aparece el término “procedimiento documentado” dentro de esta Norma Internacional.

SEGÚN ISO 9001 4. • la complejidad de los procesos y sus interacciones. NOTA 3 La documentación puede estar en cualquier formato o tipo de medio. . y la competencia del personal.2 Requisitos de la documentación NOTA 2 La extensión de la documentación del sistema de gestión de la calidad puede diferir de una organización a otra debido a: • el tamaño de la organización y el tipo de actividades.

Documentación ISO 9001 / OHSAS 18001 / ISO 14001 requieren Un Sistema documentado y NO Un Sistema de Documentos .

identificables. Procedimiento documentado para asegurar :       identificación almacenamiento protección recuperación tiempo de retención disposición .ISO 9001 / OHSAS 18001 / ISO 14001 Control de los registros Deben ser recuperables legibles.

¿CUALES SON LOS REQUISITOS DE LA DOCUMENTACION EN UN SISTEMA DE GESTIÓN? .

4 .4.5 Control de documentos Los documentos requeridos por el sistema de gestión se deben controlar.SEGÚN OHSAS 18001 E ISO 14001 4.5. Los registros son un tipo especial de documentos y se deben controlar de acuerdo con los requisitos establecidos en el apartado 4.

5 Control de documentos La organización debe establecer. implementar y mantener uno o varios procedimientos para: – aprobar los documentos con relación a su adecuación antes de su emisión.4. – revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario. y aprobarlos nuevamente – asegurarse que se identifican los cambios y el estado de revisión actual de los documentos. .SEGÚN OHSAS 18001 E ISO 14001 4.

5 Control de documentos – asegurarse que las versiones pertinentes de los documentos aplicables están disponibles en los puntos de uso. – asegurarse que los documentos permanecen legibles y fácilmente identificables. – asegurarse que se identifican los documentos de origen externo y se controla su distribución.4.SEGÚN OHSAS 18001 E ISO 14001 4. – prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos y aplicarles una identificación adecuada en el caso de que se conserven por cualquier razón .

3 Control de los documentos Los documentos requeridos por el sistema de gestión de la calidad deben controlarse.2. Los registros son un tipo especial de documento y deben controlarse de acuerdo con los requisitos citados en el apartado 4.SEGÚN ISO 9001 4. .2.4.

• revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y aprobarlos nuevamente.2. • asegurarse de que las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentran disponibles en los puntos de uso. • asegurarse de que se identifican los cambios y el estado de la versión vigente de los documentos. .SEGÚN ISO 9001 4.3 Control de los documentos Debe establecerse un procedimiento documentado que defina los controles necesarios para: • aprobar los documentos en cuanto a su adecuación antes de su emisión.

y aplicarles una identificación adecuada en el caso de que se mantengan por cualquier razón.3 Control de los documentos • asegurarse de que los documentos permanecen legibles y fácilmente identificables. se identifican y que se controla su distribución • prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos. • asegurarse de que los documentos de origen externo.SEGÚN ISO 9001 4.2. .

Actividad 1 Identificar : •Procedimientos documentados •Documentos •Registros OHSAS 18001/ ISO 9001/ISO 14001 .

¿COMO DOCUMENTAR UN SISTEMA DE GESTION ? .

Jerarquía de documentos Política. Objetivos Manual Establecen el rumbo de la organización. archivos. proveen evidencia de lo actuado 1er nivel 4to nivel . futuro y descripción general del sistema y de su aplicación 2do nivel Procedimientos Describen el Cómo. discos magnéticos. Donde. Quién y Cuando para aquellos procedimientos que pide la norma 3er nivel Documentos Describen la forma de operación de la organización Registros Formularios. su propósito.

.. entendida e implementada Ser revisada para su adecuación continua . .La La POLÍTICA POLÍTICA de de la la CALIDAD CALIDAD debe debe .. Ser Apropiada a las necesidades de la organización y los clientes Incluir compromiso de cumplir con los requerimientos y con la mejora continua Proveer el marco para establecer y revisar los objetivos Ser comunicada..

Objetivos de gestión documentados En las funciones y niveles pertinentes  Medibles  Realizables Alineados con la política .

2.Manual de Gestión Es único para cada organización Su estructura. 4. contenido (excepto los mínimos indicados en al Ap.2 de ISO 9001) y método de presentación son flexibles y deben adaptarse a las necesidades de cada organización . formato.

MANUAL DE GESTIÓN Documento que enuncia las políticas de gestión y describe el Sistema de Gestión de una organización – En general no contiene detalles sino lineamientos – Refiere a documentos de “nivel” inferior o los contiene – Define el alcance del sistema – Describe la secuencia e interacción de los procesos del sistema – Es revisado y aprobado por la Dirección .

Propósitos del Manual de Gestión • Comunica la Política • Define la estructura de documentos • Proporciona la base del Sistema de Gestión • Presenta al Sistema para fines externos • Demuestra la adecuación del Sistema a la norma aplicable .

Referencia a documentos de nivel inferior • Definiciones • Anexos ( mapa de procesos. responsabilidades y autoridades • Descripción de los procesos del Sistema . organigramas. etc. listado de documentos.) .Estructura y Contenido del Manual de Gestión • • • • • Objetivo y Alcance Tabla de contenidos y Estado de revisión Información general sobre la Organización Política Descripción de la Organización.

• Definen las responsabilidades y autoridades para llevar a cabo dichas actividades. .PROCEDIMIENTOS E INSTRUCCIONES DE TRABAJO • Describen las actividades que realiza una organización en relación a los requisitos normativos. • Los instructivos son de carácter especifico y detallan aspectos técnicos de las actividades que describen.

Estructura y contenido de un procedimiento • • • • • • • Objetivo Alcance Abreviaturas y definiciones Responsabilidades Referencias Desarrollo del Procedimiento Registros / Formularios / Anexos .

Abreviaturas y definiciones : qué es lo que se quiere expresar cuando se usa una palabra o una abreviatura .Estructura y contenido de un procedimiento Objetivo: describe documento brevemente el motivo del Alcance: Define a qué Partes / Productos y/o Servicios de la organización resulta aplicable el documento.

• Requisitos legales y/o normativas aplicable (cuando corresponda) . • normas de referencia (evite lo obvio).Estructura y contenido de un procedimiento Responsabilidades: definir las responsabilidades de c/ función involucrada en el procedimiento documentado. Referencias : • procedimientos e instructivos del SG que estan relacionados con el procedimiento que se esta documentando. No incluya las normas de gestión.

• Siga un orden secuencial.Estructura y contenido de un procedimiento Desarrollo del Procedimiento • Describe la secuencia de actividades del proceso • Hágalo simple. • Comience por la entrada. corto y fácil de interpretar. . • Evite el lenguaje no comprensible. luego establezca la gestión mejorada incluyendo la opinión y sugerencia de los involucrados. • Analice la gestión actual. describa el proceso e identifique la salida. • Si ayuda. incluya esquemas o gráficos.

• • • • • Formatos de registros( formularios) Fotos Diagramas de flujo Croquis Tablas .Estructura y contenido de un procedimiento Registros /Formularios/ Anexos.

DIAGRAMA DE FLUJO: REPRESENTACIÓN GRÁFICA DEL PROCESO DIAGRAMA DIAGRAMADE DEBLOQUE BLOQUE INICIO TAREA A TAREA B TAREA C FIN .

DIAGRAMA NORMALIZADO INICIO/FIN ACTIVIDAD PUNTO DE CONTROL TRANSPORTE CONECTOR ALMACENAMIENTO ESPERA REGISTRO .

TIPOS DE SOPORTE PARA LA DOCUMENTACION • PAPEL • INFORMÁTICO • OTROS .

Ejemplo de Aprobación de Documentos Dirección Gerencias Intermedias GG GI GI MG GI Jefaturas de Sector JS JS JS JS JS JS PG Instrucciones de Trabajo .

Modelo de distribución de documentación Centralizado Descentralizado Gestión Áreas Sectores o Grupos .

Modelo de distribución de documentación Totalmente descentralizado .

..Recomendaciones a la hora de redactar. • • • • • • • Seleccione la actividad a documentar Tenga claro qué es lo que pretende lograr Defina el alcance del documento Decida las responsabilidades involucradas (busque consenso) Asegure cumplir con lo que la Norma pide Escriba para que los demás lo entiendan Tenga en cuenta entrada –salida y proceso involucrado .

Actividad 2 Actividad grupal Análisis de los modelos de documentación presentados por el instructor .

Actividad 3 Seleccionar un proceso y realizar un procedimiento documentado utilizando el modelo de diagrama de flujo .