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La comunicacin escrita en
la empresa

1. La comunicacin
escrita
Este tipo de comunicacin posee, en la empresa, una doble verti

Ventajas:
Carcter perdurable.
Permite analizar con detenimiento el texto.
Inconveniente:
El emisor no est presente.

Etapas para elaborar un texto


escrito
La comunicacin escrita requiere gran preparacin para que el
mensaje sea comprendido, ya que no permite retroalimentacin.

Principios de la comunicacin
escrita

A la hora de redactar un documento Hay que tener


en cuenta los siguientes principios para que la
comunicacin sea efectiva:

Principios de la comunicacin escrita


Adecuaci Escrito bien presentado. Vocabulario adaptado a
receptor.
n
Concisin

Frases cortas. Texto breve.

Correccin Respetar normas ortogrficas y sintcticas.


Coherenci Ser claro y ordenado.
a
Cohesin
nfasis

Conectar entre s oraciones y prrafos.


Resaltar la idea principal.

2. Producir o reproducir
documentos
Medios para la produccin de documentos:
Mquina
de escribir

Escritura
manual

Ordenador
Telgrafo

Medios para la reproducir documentos:

Fotocopiadora
Impresora

Fax

Escner

Las tres R: reciclar, reducir y


reutilizar
Hay que conseguir una oficina sin papeles y para ello hay que:
Reducir el uso del papel y potenciar la documentacin electrnica.
Reciclar el papel usado.
Reutilizar los papeles que no es necesario conservar.

3. Modelos de documentos
La carta
escritos
comercial (I)

Una carta comercial es, en sentido amplio, cualquier comunicacin escrita


entre empresas.

Estructura de la carta
comercial.
Inicio, presentacin o encabezamiento
Lugar y fecha
Datos del receptor y destinatario
Motivo de la carta
Saludo

Contenido
Aqu se desarrollan las ideas que se quieren
comunicar

Final
Despedida (breve frmula de cortesa)
Firma

La carta
comercial (II)
Estilos de cartas
comerciales
El estilo es la
forma en que se distribuye el contenido de una
carta.

Estilos de cartas comerciales


Moderno

Comienzan en el margen izquierdo del papel y no usan sangra.

Moderno
modificado

La despedida, al antefirma y la firma se escriben en el margen


derecho.
Si es un sobre con ventana, los datos del destinatario tambin
van a la derecha.

Profesional

Utiliza sangra para el saludo y comienzo de prrafos.


El destinatario y la despedida aparecen a la derecha.

Evolucionado

Prescinde del saludo y la despedida.


La distribucin puede ser de cualquiera de los estilos anteriores.

La carta
comercial (III)
Abreviaturas, siglas y
acrnimos
Abreviatura:
representacin grfica reducida de una palabra a

grupo de palabras.
Para que la comunicacin sea eficaz el receptor debe conocer el significado de las a
Por ello, salvo que sean muy conocidas, deberemos evitarlas.

Personalizacin de las cartas comerciales y


los
Las sobres.
cartas comerciales deben transmitir la identidad corporativa, por tanto el mem
y el logo deben incluirse tanto en el papel como en el sobre.

Aplicaciones informticas y formatos de


correspondencia.
Los documentos que genera la empresa suelen redactarse con el apoyo de aplicacion
informticas que facilitan su edicin y correccin.

3. Modelos de documentos
escritos Documentos
mercantiles (I)

Un documento mercantil es aquel que se genera como


consecuencia de la entrega de bienes o prestaciones de servicios
por parte de las empresas.

Documentos de
compraventa

Documentos
mercantiles (II)

Solicitud de oferta o
informacin
La enva una empresa
que desea adquirir un producto o contratar un servicio a otra

Documentos
mercantiles (III)
Ofrecimiento de servicios
profesionales
Permite dar a conocer los
servicios profesionales
que presta una empresa o
profesional.

Se trata de un documento publicitario


en el que se ponderan las ventajas de
contratar el servicio y las desventajas
de no hacerlo.

Documentos
mercantiles (IV)

Documentos
mercantiles (V)

Documentos
internos (I)
Convocatoria de reunin
La convocatoria de reunin es un documento por el que se cita,
de forma oficial, a determinadas personas para que asistan a una
reunin o asamblea.
Debe constar: fecha, hora y lugar de la reunin y orden del da.

Acta de reunin
El acta es la relacin escrita de lo sucedido, tratado y acordado
durante una reunin.

Deber reflejar al menos los siguientes aspectos:


Lugar, fecha y hora de la reunin.
Nombre de los asistentes.
Asuntos tratados en el orden del da de la convocatoria.
Resultados obtenidos en las deliberaciones
Acuerdos alcanzados.
Intervenciones de los asistentes realizadas en el punto de ruegos y preguntas
Hora de finalizacin de la reunin y firma de los asistentes.

Documentos
internos (II)
Nota interna
La finalidad de este documento
es que los diferentes
departamentos o secciones de
una empresa se comuniquen
entre s las incidencias,
peticiones, etc., que surjan
entre ellos.

Saluda

Documento que normalmente usan las


empresas, organismos pblicos y
autoridades para expresar agradecimie
invitar a actos, informar de tomas de
posesin, cambios de domicilio social,
etctera.

Documentos
internos (III)
Memorndum
El memorndum es una breve comunicacin entre departamentos o
personas de una misma empresa para dar una informacin determinada
o para recordar algo a alguien.

Su estructura, es muy parecida


a la de una carta, pero su
extensin es generalmente
inferior. Adems no se emplean
las acostumbradas formas de
saludo y despedida de una carta.

Documentos
internos (IV)
Instancia o Solicitud
La instancia o solicitud es un documento que se utiliza para pedir
algn servicio al organismo o persona que puede concederlo.
Encabezamient
o
Cuerpo

Peticin
Despedida
Pie

Documentos
internos (V)
Certificado

El certificado es un
documento expedido
por una persona con
autoridad mediante el
cual se constata un
determinado hecho o
situacin (servicios
prestados, estudios
realizados, pagos
efectuados, etctera).

Textos de promocin. El mensaje


publicitario (I)
Los textos de promocin tratan de motivar al
pblico para que adquieran un producto o servicio.
Puede contener texto, imgenes, sonidos
La estrategia que pueden seguir estos mensajes
puede ser:
Informativa: cuando se pretenden
exponer las caractersticas de un producto.
Persuasiva: cuando se apela a los sentimientos del pblico.

Textos de promocin. El mensaje


publicitario (II)
Tarjeta de empresa
Funcin: darse a conocer y conseguir que los clientes tengan la posibilidad de
recordar nuestros datos de contacto.

Contenido: Nombre de la empresa, logotipo, actividad, forma de contacto.


Si es la tarjeta de un empleado: nombre y cargo del mismo y datos de contacto

Presentacin de la empresa
La presentacin de la empresa es el documento en el que la empresa muestra a sus
potenciales clientes, entre otras cuestiones:

Datos bsicos de la empresa: nombre, NIF, direccin


Productos o servicios que presta.
Trabajos realizados que sirvan de referencia.
Datos adicionales, como medios tcnicos o diferencias con la competencia.

Textos de promocin. El mensaje


publicitario (III)
Folleto informativo
Un folleto informativo es un documento en el que la empresa ofrece
informacin sobre sus productos y las condiciones en que se pueden
adquirir.

A diferencia del folleto publicitario, que solo es una lista de productos y precios, en el f
informativo se detallan las caractersticas y condiciones del producto o servicio ofertad
Los folletos informativos pueden adoptar
diversas formas:
Pequeos folletos de papel de una sola hoja con poco
Flyers o volantes gramaje (fino). Se distribuyen en grandes cantidades y
a menudo en la propia calle.
Folletos simples

Se diferencia del volante por su mayor tamao y


calidad del papel.

Dpticos

Folletos plegados por la mitad. Un dptico tendr, por lo


tanto, una portada y una contraportada, como los libros.

Trpticos

Folletos que se pliegan dos veces de forma que quedan


tres partes.

Textos de promocin. El mensaje


publicitario (IV)
Catlogo publicitario
Un catlogo publicitario es un listado
de los productos o servicios de la
empresa con sus correspondientes
precios.

Nota de prensa
Una nota de prensa es un
documento por el cual la
empresa enva informacin
sobre un tema, persona o
producto a los medios de
comunicacin para su
difusin pblica.

El
informe
El informe es un tipo de comunicacin que se emplea para transmitir
(I)
informacin de la empresa tanto a nivel interno como externo.

Generalmente se prepara a peticin de un superior o de un cliente, y la informacin q


contiene suele ser muy til para la toma de decisiones.
Tipos de informes
Segn el
contenid
o
Segn el
mbito

Segn la
implicaci
n

Personales

Informacin referida a personas.

Comerciale
s

Se refieren a la actividad propia de la empresa.

Internos

Elaborados por personal de la empresa,


informacin interna.

Externos

El informante es una persona o entidad ajena a la


empresa.

Expositivos

Expone los hechos de forma clara y objetiva.

Valorativos

Los hechos se analizan e interpretan de forma


subjetiva.

Demostrati

Tratan de convencer de una tesis o idea.

El informe
(II)
Pasos para elaborar un
informe
1. Elaborar esquema.
4.
2. Determinar fuentes.
3. Recopilar datos.

Seleccionar lo importante.
5. Organizar la informacin.
6. Redactar el informe.

Portada

Estructura del informe

ndice

Su estructura. con independencia de laEncabezamie


Introduccin
informacin que contenga, se puede
nto
dividir en tres partes,
Resumen
y estas, a su vez,
en varios apartados:

Cuerpo
Apndices

Cuerpo
Conclusin
Anexos
Bibliografa

4. El correo electrnico
El correo electrnico se caracteriza por la emisin del mensaje mediante Internet.

El funcionamiento del correo electrnico se produce


a travs de dos vas:
- Por medio de programas o software que se llaman
clientes de correo electrnico (como Microsoft Outlook;
Mozilla Thunderbird, Eudora, etctera.)
- Directamente a travs de portales web de Internet;
en este caso se llama correo web (Gmail; Yahoo; Hotmail y otros).

Todas las direcciones de correo electrnico tienen el siguiente formato:


nombredelusuario@compaa.extensin

La
netiqueta
La netiqueta es el conjunto de normas de cortesa que
debemos respetar cuando nos comuniquemos a travs de
Internet.
Si se usa el correo electrnico de la empresa se deben verificar las condiciones
de uso.
A no ser que se use un encriptador, evitaremos enviar informacin confidencial.
Hay que tener en cuenta el copyright a la hora de reproducir documentos.
Identificacin clara del destinatario.
Firmar el correo para dar a conocer de quin procede (emisor).
Tener en cuenta la privacidad: el mail no es tan privado como parece.
Tener empata y pensar las respuestas.
Subjet: jams debemos enviar nunca un mensaje sin Asunto.
No incluir todo el mensaje original en la respuesta: dejar solamente lo necesario
para darle contexto.
Borrar todas las direcciones que aparecen en el mensaje si se va a reenviar.
Utilizar el campo CCO o BCC (copia oculta) para escribir las direcciones cuando
se quiera enviar un mail a varias personas.
Evitar las MAYSCULAS: en el argot de Internet, significan que se est gritando.