You are on page 1of 43

Captulo 12

Gestin de las adquisiciones del proyecto

Fuentes:
Information Technology Project Management, Fifth Edition,
Copyright 2007
PMBOK, Quinta edicin
Prepar: Ing. Ismael Castaeda Fuentes

Objetivos de aprendizaje
Comprender la importancia de la gestin de las adquisiciones del

proyecto y el uso creciente de la subcontratacin para proyectos de


tecnologa de la informacin
Describir el trabajo involucrado en la planificacin de las compras y

adquisiciones para los proyectos, el contenido de un plan de gestin de


las adquisiciones y la declaracin del contrato de trabajo, y los clculos
involucrados en el anlisis de compra o realizacin directa
Conocer aspectos que estn involucrados en la planificacin de

contratacin, incluidos la creacin de varios documentos de compra y


criterios de evaluacin para los proveedores

Objetivos de aprendizaje (contina)


Comprender el proceso de solicitar respuestas del proveedor y la

diferencia entre las propuestas y las ofertas


Describir el proceso de seleccin del proveedor y reconocer los

diferentes enfoques para la evaluacin de las propuestas o la


seleccin de proveedores
Ver la importancia de una buena administracin del contrato
Describir el proceso de cierre del contrato
Conocer sobre tipos de software disponibles para ayudar en la

gestin de las adquisiciones del proyecto

Trminos
Adquisicin

Adquirir bienes y / o servicios de una fuente externa


Otros trminos
Compra
Arriendo
Arriendo con opcin de compra (leasing)
Contratacin externa (outsourcing)

Por qu hacer outsourcing?


Para reducir los costos fijos y recurrentes
Para permitir a la organizacin del cliente centrarse en su negocio

principal
Para acceder a conocimientos y tecnologas
Para proporcionar flexibilidad
Para aumentar la rendicin de cuentas

Contratos
Contrato

Acuerdo vinculante para las partes en virtud del cual el proveedor se


obliga a proveer los productos, servicios o resultados especificados, y
el comprador se obliga a proporcionar dinero o cualquier otra
contraprestacin vlida
Los contratos pueden aclarar las responsabilidades y agudizar el

enfoque en resultados clave de un proyecto


Debido a que los contratos son jurdicamente vinculantes, hay mayor

responsabilidad para la entrega del trabajo como se indica en el


contrato
Una tendencia reciente en outsourcing es el aumento de tamao de

los contratos

Procesos de la gestin de las adquisiciones


La Gestin de las Adquisiciones del Proyecto incluye los procesos

para comprar o adquirir los productos, servicios o resultados


necesarios fuera del equipo del proyecto para realizar el trabajo
Procesos
Planificar la gestin de las Adquisiciones

Determinar qu comprar o adquirir, cundo y cmo hacerlo


Efectuar las Adquisiciones

Obtener respuesta de proveedores (presupuestos, licitaciones,


ofertas o propuestas), seleccionar proveedores y adjudicar el
contrato
Controlar las Adquisiciones

Gestionar las relaciones de las adquisiciones, monitorear los


contratos, gestionar los cambios (debidamente documentado)
Cerrar las Adquisiciones

Completar y aprobar cada contrato, incluida la solucin de


cualquier tema abierto, y cerrar cada contrato aplicable al
proyecto o a una fase del proyecto

Planificar la gestin de las adquisiciones


Documentar las polticas relacionadas con las adquisiciones
Determinar qu adquirir, cmo, cundo, cunto, a quin,

condiciones, recursos, riesgos

Identificar las necesidades del proyecto que se pueden cumplir

mejor mediante el uso de productos o servicios por fuera del equipo


del proyecto

Herramientas y tcnicas para planear las


adquisiciones
Anlisis de Fabricacin Propia o Compra

Parte del proceso de Planificar la gestin de las Adquisiciones


Puede usarse para determinar si el equipo del proyecto puede
producir un producto o servicio determinado, o puede comprarlo
Anlisis financiero
Expertos (internos y/o externos)

Pueden hacer aportes valiosos en las decisiones de las adquisiciones

Ejemplo
Se necesita un artculo en un proyecto
Opcin 1: Alquilar

Costo: $800/da,
Opcin 2: Comprar

Costo de adquisicin: $12.000


Costo operativo: $400/da

Cul opcin tomar?

Solucin
Establecer una ecuacin en la que las dos opciones, alquilar y
comprar, son iguales
800[$/da] * d [da] = 12.000[$] + $400 [$/da] * d [da]

d = 30

Si se necesita el artculo ms de 30 das, es ms econmico


comprarlo que arrendarlo

d nmero de das a utilizar el artculo

Tipos de contratos
Hay diferentes tipos de contratos, que sern ms o menos

apropiados en diferentes situaciones


Contrato de precio fijo o suma global

Precio total fijo para un producto bien definido


Contratos de precio fijo cerrado FFP
Contratos de precio fijo ms honorarios con incentivos FPIF
Contratos de precio fijo con ajuste econmico de precio FP-EPA

Contrato de costo reembolsable

Pago (reembolso) al proveedor de sus costos reales, ms un


honorario que, por lo general, representa la ganancia del
proveedor
Contrato de costo ms honorarios fijos CPFF
Contrato de costo ms honorarios con incentivos CPIF
Contrato de costo ms honorarios por cumplimiento de objetivos

CPAF

Contrato por tiempo y material T&M

Tipo hbrido de acuerdo contractual que contiene aspectos tanto


de los contratos de costos reembolsables como de los contratos
de precio fijo

Punto de asuncin Total


Punto de Asuncin Total
Point of Total Assumption PTA
Costo en que el contratista asume la responsabilidad total por
cada peso adicional del costo del contrato
Los contratistas no quieren llegar al punto de asuncin total, porque les
duele econmicamente, as que tienen un incentivo para prevenir los
sobrecostos
Clculo del PTA:
PTA = (precio mximo - precio objetivo) / relacin_comprador_proveedor + costo objetivo

Contrato de costo reembolsable


Costo ms honorarios fijos.

Cost Plus Fixed Fee CPFF


Al proveedor se le reembolsan todos los costos autorizados para realizar el
trabajo del contrato y recibe honorarios fijos calculados como un porcentaje de
los costos estimados al inicio del proyecto. El monto de los honorarios no vara
con los costos reales a menos que se modifique el alcance del proyecto
Costo ms honorarios con incentivos

Cost Plus Incentive Fee CPIF


Al proveedor se le reembolsan todos los costos autorizados para realizar el
trabajo del contrato, recibe un honorario predeterminado y una bonificacin de
incentivo, dependiendo del logro de ciertos objetivos de rendimiento
establecidos en el contrato
Costo ms honorarios por cumplimiento de objetivos

Cost Plus Award Fee CPAF


Al proveedor se le reembolsan todos los costos legtimos, pero la mayor parte
de los honorarios es obtenida basndose slo en la satisfaccin de cierto
criterio de desempeo definido e incorporado dentro del contrato

Tipos de Contrato vs Riesgo

Riesgo del Comprador

Alto
Costo ms
porcentaje
del costo
(CPPC)*

Bajo

Costo ms
honorarios
fijos
(CPFF)

Costo ms
honorarios
con incentivos
(CPIF)

Bajo

Incentivo
de precio fijo
(FPI)

Precio fijo
cerrado
(FFP)

Riesgo del Proveedor

*CPPC Cost Plus Percentaje Cost.


Se paga una cuota que se eleva a medida que aumentan los costos del contratista.

Alto

Clusulas del contrato


Los contratos deben incluir clusulas especficas para tener en

cuenta temas nicos del proyecto


Puede exigir pagos diferentes para experiencia laboral y educacional

diferente
Una clusula de terminacin es una clusula contractual que

permite al comprador o proveedor terminar el contrato

Plan de gestin de las adquisiciones


Describe cmo sern gestionados los procesos de adquisicin,

desde la elaboracin de documentacin para realizar compras


externas hasta el cierre de las adquisiciones
El contenido vara en funcin de las necesidades del proyecto

Enunciado del trabajo (SOW*)


Enunciado del trabajo relativo a la Adquisicin (SOW)
Descripcin narrativa de los productos o servicios que deben ser

suministrados por el proyecto


Define los artculos que se van a comprar o adquirir dentro del alcance del

proyecto
Es un tipo de declaracin de alcance
Un buen SOW da a los participantes en una licitacin una mayor

comprensin de las expectativas del comprador

* SOW Statement Of Work

Plantilla de SOW*

* SOW Statement Of Work

Trminos
Propuesta

Documento preparado por un proveedor cuando


existen diferentes enfoques para satisfacer las
necesidades del comprador
Oferta o cotizacin

Documento preparado por los proveedores


proporcionando los precios de los artculos que
ha definido el comprador

Planificar la contratacin
Implica la preparacin de varios documentos, necesarios para que los
potenciales proveedores preparen sus respuestas y para establecer los
criterios de evaluacin para la adjudicacin del contrato
Solicitud de propuesta

Request For Proposals RFP


Se utiliza para solicitar propuestas de posibles proveedores de
productos o servicio
Solicitud de presupuesto

Requests For Quotes RFQ


Se utiliza para solicitar presupuestos u ofertas de precio a posibles
proveedores de productos o servicios comunes o estndar

Plantilla de solicitud de propuesta

* RFP Request For Proposal

Solicitar respuestas de proveedores


Incluye:
Decidir a quin(es) invitar
Preparar documentacin pertinente
Indicar qu se espera como respuesta
Propuestas
Ofertas

Las organizaciones pueden anunciar la adquisicin de bienes y

servicios de varias maneras


Ir al proveedor preferido
Buscar varios proveedores potenciales
Publicar en medios que frecuenten los posibles proveedores
Invitar a una conferencia a los posibles oferentes (esto puede

ayudar a aclarar las expectativas del comprador)

Seleccin de proveedores
Seleccin de proveedores o seleccin de fuente
Involucra:
Evaluar propuestas u ofertas de los proveedores
Escoger la mejor
Negociar el contrato
Adjudicar el contrato

(si hay lugar para ello)

Criterios de seleccin de Proveedores


Se incluyen a menudo como parte de los documentos de solicitud

de adquisiciones
En muchas oportunidades se limita al precio de compra
Otros criterios (lista parcial):

Comprensin de la necesidad
Costo total
Capacidad tcnica
Riesgo
Garanta
Capacidad financiera
Capacidad de produccin
Tamao y tipo de negocio
Desempeo pasado de los proveedores
Referencias
Derechos de propiedad intelectual
Derechos de propiedad exclusiva

Criterios de evaluacin de propuestas


Importante establecer los criterios de evaluacin, y las preferencias,

antes de hacer una solicitud formal de Solicitud de propuesta o


Solicitud de presupuesto (RFP o RFQ)
Tener mucho cuidado con las propuestas que se ven bien en el papel
Evaluar ciertos factores, tales como el rendimiento en el pasado y el

enfoque de la gestin
Pedir/Exigir una presentacin tcnica, como parte de una propuesta

Ejemplo de hoja de evaluacin de propuestas


Propuesta 1
Criterio

Peso

Enfoque
tcnico

30%

Enfoque a la
gestin

30%

Rendimiento
pasado

20%

Precio

20%
Total

100%

Evaluacin

Puntaje

Propuesta 2
Evaluacin

Puntaje

Propuesta 3
Evaluacin

Puntaje

Planificar la gestin de las adquisiciones


Gestin de Adquisiciones del Proyecto
4.2
Desarrollar el
Plan para la
Direccin del
Proyecto

Plan de direccin del proyecto

5.2
Recopilar
Requisitos

Documentacin de requerimientos

11.2
Identificar
Riesgos

Registro de riesgos

Documentos
del proyecto

Requerimientos de recursos de actividades


6.4
Estimar los
Recursos de
las
Actividades
6.6
Desarrollar el
Cronograma

7.2
Estimar
Costos

13.1
Identificar a
los
Interesados

Empresa/
Organizacin

Cronograma del proyecto

Estimados de costos de actividades

Registro de interesados

Factores ambientales
de la Empresa
Activos de procesos
de la organizacin

12.1
Planificar
la gestin
de las
Adquisicio
nes

Decisiones de
hacer-o-comprar
Plan de gestin de
las adquisiciones
Enunciado del
trabajo de la
adquisicin
Criterios de
seleccin de
proveedores
12.2
Efectuar
Adquisiciones

Documentos del proyecto actualizados


Solicitud de cambios
Documentos de adquisiciones

4.5
Realizar el
Control
Integrado de
Cambios

13.1
Identificar a
los
Interesados

11.2
Identificar
Riesgos

12.3
Controlar las
Adquisiciones

12.4
Cerrar las
Adquisiciones

Planificar la gestin de las adquisiciones


Entradas
1. Plan para la Direccin del
Proyecto
2. Documentacin de
Requisitos
3. Registro de Riesgos
4. Requisitos de Recursos
de la Actividad
5. Cronograma del Proyecto
6. Estimaciones de Costos
de las Actividades
7. Registro de Interesados
8. Factores Ambientales de
la Empresa
9. Activos de los Procesos
de la Organizacin

Herramientas y
tcnicas
1. Anlisis de Hacer o
Comprar
2. Juicio de Expertos
3. Investigaciones del
Mercado
4. Reuniones

Salidas
1. Plan de Gestin de las
Adquisiciones
2. Enunciado del Trabajo
Relativo a la Adquisicin
3. Documentos de la
Adquisicin
4. Criterios de Seleccin de
Proveedores
5. Decisiones de Hacer o
Comprar
6. Solicitudes de Cambio
7. Actualizaciones a los
Documentos del Proyecto

Proceso que:
Pertenece al grupo del Proceso de Planificacin
Pertenece al rea de conocimiento Gestin de las adquisiciones del
proyecto

Seleccionar proveedores
Usualmente las organizaciones hacen una evaluacin inicial de

propuestas y despus crean una lista ms corta de proveedores


potenciales para su futura evaluacin
Los proveedores en la lista corta usualmente realizan una oferta final

(Best And Final Offer BAFO)


La salida final es un contrato firmado por el comprador y el

proveedor(es) seleccionado(s)

Efectuar las adquisiciones

Gestin de Adquisiciones del Proyecto


12.1
Planificar la
gestin de las
Adquisiciones

Plan de gestin de las adquisiciones


Documentos de adquisiciones
Criterios de seleccin de proveedores
Decisiones de hacer-o-comprar
Enunciado del trabajo de la adquisicin

Documentos
del proyecto

Documentos del proyecto

Empresa/
Organizacin

Activos de procesos de la organizacin

Documentos del proyecto actualizados

4.2
Desarrollar el
Plan para la
Direccin del
Proyecto

12.2
Efectuar
Adquisicio
nes

Propuestas de vendedores

Vendedores

Documentos
del proyecto

Plan de direccin del


proyecto actualizado

6.4
Estimar los
Recursos de
las
Actividades

Calendarios de recursos

Solicitud de cambios

6.5
Estimar la
Duracin de
las
Actividades
6.6
Desarrollar el
Cronograma

Acuerdos
12.3
Controlar las
Adquisiciones

Vendedores seleccionados

7.3
Determinar el
Presupuesto

9.3
Desarrollar el
Equipo del
Proyecto
4.1
Desarrollar el
Acta de
Constitucin
del Proyecto

4.5
Realizar el
Control
Integrado de
Cambios

Efectuar las adquisiciones


Entradas
1. Plan de Gestin de las
Adquisiciones
2. Documentos de la
Adquisicin
3. Criterios de Seleccin de
Proveedores
4. Propuestas de los
Vendedores
5. Documentos del Proyecto
6. Decisiones de Hacer o
Comprar
7. Enunciado del Trabajo
Relativo a la Adquisicin
8. Activos de los Procesos
de la Organizacin

Herramientas y
tcnicas
1. Conferencias de
Oferentes
2. Tcnicas de Evaluacin
de Propuestas
3. Estimaciones
Independientes
4. Juicio de Expertos
5. Publicidad
6. Tcnicas Analticas
7. Negociacin de
Adquisiciones

Salidas
1. Vendedores
Seleccionados
2. Contrato
3. Calendarios de Recursos
4. Solicitudes de Cambio
5. Actualizaciones al Plan
para la Direccin del
Proyecto
6. Actualizaciones a los
Documentos del Proyecto

Proceso que:
Pertenece al grupo del Proceso de Ejecucin
Pertenece al rea de conocimiento Gestin de las adquisiciones del
proyecto

Controlar las adquisiciones


Asegurar que el desempeo del proveedores cumple con los requisitos

contractuales
Los contratos son relaciones jurdicas, por lo que es importante que los

profesionales del derecho y la contratacin se involucren en la


realizacin y la administracin de los contratos

Sugerencias para el control de cambios en


contratos
Los cambios en cualquier parte del proyecto deben ser revisados,

aprobados y documentados por las mismas personas y de la misma


manera que fue aprobada la parte original del plan
La evaluacin de cualquier cambio debe incluir un anlisis de

impacto, cmo el cambio va a afectar el alcance, tiempo, costo y


calidad de los productos o servicios que se prestan?
Los cambios deben ser documentados por escrito, los miembros del

equipo del proyecto tambin deben documentar todas las reuniones


importantes y las llamadas telefnicas

Sugerencias para el control de cambios en


contratos (contina)
Los gerentes de proyecto y los equipos deben mantenerse en

contacto para asegurarse de que el nuevo sistema satisface las


necesidades del negocio y del trabajo, en un entorno operativo
Tener planes de respaldo
Usar herramientas y tcnicas, tales como
Tener un sistema de control de cambios del contrato
El comprador puede llevar a cabo revisiones de desempeo,

inspecciones y auditoras,

Controlar las adquisiciones

Gestin de Adquisiciones del Proyecto


12.1
Planificar la
gestin de las
Adquisiciones
4.2
Desarrollar el
Plan para la
Direccin del
Proyecto

4.3
Dirigir y
Gestionar la
Ejecucin del
Proyecto

4.5
Realizar el
Control
Integrado de
Cambios

Documentos de adquisiciones
Plan de direccin del proyecto actualizado

12.2
Efectuar
Adquisiciones

Acuerdos

Plan de direccin del proyecto


Datos sobre el desempeo del trabajo
Solicitud de cambios aprobados

12.3
Controlar
las
Adquisicio
nes

Documentos
del proyecto

Documentos del proyecto actualizados


Solicitud de cambios

4.5
Realizar el
Control
Integrado de
Cambios

Informes sobre el desempeo del trabajo

4.4
Monitorear y
Controlar el
Trabajo del
Proyecto

Activos de procesos de la organizacin actualizados


Informacin sobre el desempeo del trabajo

Empresa/
Organizacin

Controlar las adquisiciones


Entradas
1. Plan para la Direccin del
Proyecto
2. Documentos de la
Adquisicin
3. Contrato
4. Solicitudes de Cambio
Aprobadas
5. Informes sobre el
Desempeo del Trabajo
6. Datos sobre el
Desempeo del Trabajo

Herramientas y
tcnicas
1. Sistema de Control de
Cambios del Contrato
2. Revisiones del
Desempeo de las
Adquisiciones
3. Inspecciones y Auditoras
4. Informes de Desempeo
5. Sistemas de Pago
6. Administracin de
Reclamaciones
7. Sistema de Gestin de
Registros

Salidas
1. Informacin sobre el
Desempeo del Trabajo
2. Solicitudes de Cambio
3. Actualizaciones al Plan
para la Direccin del
Proyecto
4. Actualizaciones a los
documentos del Proyecto
5. Actualizaciones a los
Activos de los Procesos
de la Organizacin

Proceso que:
Pertenece al grupo del Proceso de Seguimiento y Control
Pertenece al rea de conocimiento Gestin de las adquisiciones del
proyecto

Buenas prcticas
Lista de las buenas prcticas para aplicarla con los compradores de
servicios externos (segn la empresa Accenture)
1. Obtener resultados pronto y frecuentemente
2. Contratar un socio, no slo un proveedor
3. Ms que un contrato, establecer una relacin de negocios
4. Intercambiar influencias/ganancias
5. Gobernar activamente
6. Asignar un ejecutivo dedicado
7. Enfocarse incansablemente en los objetivos primarios

Cerrar las adquisiciones


Completar y liquidar el contrato y resolver cualquier tema abierto
El equipo del proyecto debe:
Determinar si todo el trabajo se cumpli correctamente y en forma

satisfactoria
Actualizar los registros de los resultados finales
Archivar la informacin para uso futuro

El contrato siempre debe incluir los requisitos para la aceptacin

formal y cierre

Herramientas para ayudar en el cierre del


contrato
Auditoras de adquisiciones
Lecciones aprendidas en el proceso de adquisiciones
Sistema de gestin de documentos

relacionados con las adquisiciones

Documentos organizados
Localizacin fcil y sencilla de los documentos
Archivo adecuado de los documentos

Cerrar las adquisiciones

Gestin de Adquisiciones del Proyecto

12.1
Planificar la
gestin de las
Adquisiciones

Documentos de adquisiciones

4.2
Desarrollar el
Plan para la
Direccin del
Proyecto

Plan de direccin del proyecto

12.4
Cerrar las
Adquisicio
nes

Activos de procesos de la organizacin actualizados

Adquisiciones
cerradas

Empresa/
Organizacin

Cerrar las adquisiciones


Entradas
1. Plan para la Direccin del
Proyecto
2. Documentos de la
Adquisicin

Herramientas y
tcnicas
1. Auditoras de la
Adquisicin
2. Negociaciones sobre
Adquisiciones
3. Sistema de Gestin de
Registros

Salidas
1. Adquisiciones Cerradas
2. Actualizaciones a los
Activos de los Procesos
de la Organizacin

Proceso que:
Pertenece al grupo del Proceso de Cierre
Pertenece al rea de conocimiento Gestin de las adquisiciones del
proyecto

Software para la gestin de las adquisiciones


Los procesadores de palabra ayudan a escribir propuestas y contratos
Las hojas de clculo ayudan en la evaluacin de proveedores
Las bases de datos ayudan a guardar informacin de proveedores
El software para presentaciones ayuda a mostrar informacin
El software de adquisicin electrnica realiza electrnicamente

muchas funciones de la adquisicin


En Internet se puede encontrar informacin sobre proveedores