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REPBLICA BOLIVARIANA DE

VENEZUELA
UNIVERSIDAD RAFAEL BELLOSO CHACN
FACULTAD DE CIENCIAS
ADMINISTRATIVAS

CTEDRA: ORGANIZACIN Y
MTODOS

Dra. Mnica Carbonell


Maracaibo, mayo de 2015

Definicin de Organizacin Administrativa

Es un proceso encaminado a obtener un fin, el cual


previamente definido durante la planificacin.

fue

La palabra organizacin proviene del verbo Organon que


significa instrumento.
Es la estructuracin tcnica de las relaciones que deben existir
entre las funciones, niveles y actividades de los elementos
humanos y materiales de un organismo social, con el fin de lograr
la mxima eficiencia en la realizacin de los planes y objetivos
sealados con anterioridad durante la primera etapa del proceso
administrativo (Planificacin) . Esta conlleva:
- Orden
- Arreglo Lgico
- Relacin armnica

Definicin de Organizacin Administrativa


Es la coordinacin de las actividades de todos los individuos que

integran una empresa con el propsito de obtener el mximo


aprovechamiento posible de los elementos materiales, tcnicos y
humanos, en la realizacin de los fines que la propia empresa
persigue.
Es el proceso en el cual se agrupan y se ordenan racionalmente
las tareas necesarias para el cumplimiento de los objetivos,
asignando actividades especficas, delegando autoridad y
delimitando responsabilidades.
Es el establecimiento de la estructura necesaria para la
sistematizacin
racional
de
los
recursos,
mediante
la
determinacin de jerarquas, disposicin, correlacin y agrupacin
de actividades, con el fin de poder realizar y simplificar las
funciones del grupo social.

Elementos del concepto de Organizacin

1.- Estructura: la organizacin implica el establecimiento del marco


fundamental en el que habr de operar el grupo social, ya que establece
la disposicin y la correlacin de las funciones, jerarquas y actividades
necesarias para lograr los objetivos.
2.- Sistematizacin: todas las actividades y recursos de la empresa
deben de coordinarse racionalmente para facilitar el trabajo y la
eficiencia.
3.- Agrupacin y asignacin de actividades - responsabilidades:
organizar implica la necesidad de agrupar, dividir y asignar funciones a fin
de promover la especializacin.
4.- Jerarqua: la organizacin, como estructura, origina la necesidad de
establecer niveles de autoridad y responsabilidad dentro de la empresa.
5.- Simplificacin de funciones: uno de los objetivos bsicos de la
organizacin es establecer los mtodos ms sencillos para realizar el

Definicin de Mtodos

Es una secuencia lgica de sucesos, actividades, pasos o tareas


que se deben seguir para lograr ejecutar un proyecto o realizar un
trabajo especfico.
Es una serie de etapas, fases o partes sucesivas que constituyen
la forma, manera o estrategia especfica de llevar a cabo alguna
actividad o un trabajo determinado.
* Un mtodo es la gua detallada que muestra secuencial y
ordenadamente como una persona realiza un trabajo. En algunos
mtodos, los pasos exactos vara. Por ejemplo un mecnico de
automviles sabe como reparar genricamente automviles. Sin
embargo, si quiere hacer un trabajo profesional y de calidad,
necesita un mtodo especfico para reparar en Volswagen sedn
1985, tal vez muy diferente del mtodo para arreglar un modelo

Importancia de la Organizacin y Mtodos


La organizacin es de carcter continuo; jams se puede decir
que ha terminado, dado que la empresa y sus recursos estn
sujetos a cambios constantes (expansin, contratacin, nuevos
productos, etc.), lo que obviamente redunda en la necesidad de
efectuar cambios en la organizacin.
La organizacin tiene como fin primordial ordenar los esfuerzos y
crear la estructura adecuada de acuerdo a los objetivos de la
empresa.
Suministra los mtodos para que se puedan desempear las
actividades eficientemente, con un mnimo de esfuerzos. Siendo
un medio a travs del cual se establece la mejor manera de lograr
los objetivos del grupo social.
Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo los
costos e incrementando la productividad. Adems, reduce o

UNIDAD I: SISTEMAS ADMINISTRATIVOS


Tema 1. Conceptos bsicos
- Operaciones: es la divisin mnima del trabajo, pueden ser fsicas o
mentales; en conjunto forman una actividad y si son secuenciales forman
un procedimiento.
Se refiere a cualquier actividad o evento capaz de transformar
intencionalmente las propiedades fsicas o qumicas de algn objeto.
- Actividades: es el conjunto de actos o labores especficas (operativas)
a realizar por un individuo, departamento o unidad. Tambin puede
definirse como una o ms operaciones afines y sucesivas que forman
parte de un procedimiento ejecutado por una misma persona o misma
unidad administrativa.
Una actividad se define como el conjunto de conductas y recursos que
el trabajador utiliza para desarrollar un trabajo, es decir, la transformacin
o produccin de bienes, o la prestacin de un servicio. Las actividades son
en realidad las que se ejecutan, y que a su vez descomponen, secuencian
y globalmente, constituyen la tarea.

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Tema 1. Conceptos bsicos
- Tareas: es el conjunto de actividades individuales que ejecuta el
ocupante del cargo, en general se refiere a los cargos simples y rutinarios,
como los que ejercen los que trabajan por horas o los obreros.
La tarea se define por sus objetivos, sus exigencias y los medios
necesarios para realizarla con xito. Una funcin que se desempea en el
seno de una empresa suele estar representada por una serie de tareas.
Por ltimo, la tarea no siempre se programa con un conocimiento
adecuado de sus condiciones de ejecucin. De ah que sean necesarias
adaptaciones en tiempo real. Esta puede actualizarse durante la actividad
hasta el punto de ser modificada.

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Tema 1. Conceptos bsicos
- Funcin: es un conjunto de actividades, tareas o atribuciones que el
ocupante del cargo ejerce de manera sistemtica y repetitiva. Para que un
conjunto de tareas constituya una funcin se requiere que haya repeticin
al llevarlas a cabo.
Entonces con la funcin se identifican las atribuciones que se confieren
a un rgano y consiste en una transcripcin textual y completa de las
facultades conferidas a la entidad o a sus unidades administrativas.
- Puesto: tambin llamado cargo puede definirse como un conjunto de
funciones (tareas y atribuciones previamente determinadas) que ocupan
una posicin formal dentro del organigrama. Todo cargo tiene uno o ms
ocupantes, que son las personas designadas para ejercer las funciones
especficas del cargo, as como la autoridad y la responsabilidad
inherentes a la posicin que el cargo ocupa en el organigrama. Las tareas
o atribuciones son los elementos que conforman un papel de trabajo y

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Tema 1. Conceptos bsicos
- Divisin del Trabajo: es la separacin y delimitacin de las
actividades, con el fin de realizar una funcin con la mayor precisin,
eficiencia y el mnimo esfuerzo, dando lugar a la especializacin y
perfeccionamiento en el trabajo.
Tambin se puede decir que es fraccionar una tarea, de modo que
cada individuo sea responsable y realice un conjunto limitado de
actividades y no toda la tarea.
* Jerarquizacin: es la disposicin de las funciones de una organizacin
por orden de rango, grado o importancia. Los niveles jerrquicos son el
conjunto de rganos agrupados de acuerdo con el grado de autoridad y
responsabilidad que posean, independientemente de la funcin que
realicen. La jerarquizacin implica la definicin de la estructura de la
empresa por medio del establecimiento de centros de autoridad, canales
de comunicacin, que se relacionan entre s con precisin.

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Tema 1. Conceptos bsicos
Divisin del Trabajo

* Especializacin de actividades: se refiere a la especificacin de las


tareas individuales y de grupo en el seno de la organizacin (divisin del
trabajo) y a la agrupacin
de ellas en unidades de trabajo
(departamentalizacin)
Para llevar a cabo las tareas que exigen varios pasos, es necesario
repartir las partes de ellas entre varias personas.
Tal divisin
especializada del trabajo permite a la gente aprender las destrezas y
convertirse en experta en sus funciones individuales.
Las tareas
simplificadas pueden aprenderse en un tiempo relativamente corto y
terminarse rpidamente. Adems, la disponibilidad de varios trabajos
permite asignar a las personas posiciones que disfrutarn y para las
cuales son aptas, o bien que ellas las escojan.
* Departamentalizacin: es la divisin y el agrupamiento de las
funciones y actividades en unidades especficas, con base en su similitud.
Es entonces, el agrupamiento de actividades para que las que son
semejantes y estn relacionadas lgicamente entre s se realicen juntas.

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Tema 1. Conceptos bsicos
- Simplificacin del Trabajo: Es el proceso a travs del cual se busca
que los empleados participen en la transformacin de la realizacin de sus
labores, para hacerlas mas sencillas, rpidas y efectivas.
Para lograrlo se realizan sesiones de capacitacin para la enseanza
de principios y tcnicas como el estudio de tiempo y movimientos,
anlisis de flujo de trabajo, disposicin fsica de la ubicacin del trabajo.
Tambin se puede decir que es el uso organizado del sentido comn
para encontrar formas mas fciles y mejores de realizar una tarea, lo cual
supone un mejor mtodo de trabajo, el mas fcil, posibilitando la
racionalizacin de las tareas, lo que permite el abatimiento de los costos,
menor inversin de capital y el mejoramiento de la rentabilidad de los
recursos.

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Tema 1. Conceptos bsicos
-Mtodo: Es una secuencia ordenada cronolgicamente y eficiente de
actividades, pasos (trabajos a desarrollar), que deben ejecutarse para la
obtencin de un resultado especfico.
Tambin se puede decir que es la manera de efectuar una operacin o
una secuencia de operaciones. Es la gua detallada que muestra
secuencial y ordenadamente como una persona realiza un trabajo. En
algunos mtodos, los pasos exactos vara.
-Procedimiento: se refiere a la secuencia de actividades que deben
seguirse en la realizacin de un trabajo repetitivo, establecen un orden
cronolgico, es decir, son una serie de labores concatenadas o unos
pasos preestablecidos con secuencia lgica que se deben seguir para
realizar tareas y enfrentar problemas.
Todo procedimiento involucra actividades y tareas del personal, la
determinacin de tiempos de realizacin, el uso de recursos materiales y

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Tema 1. Conceptos bsicos
- Sistemas: es un conjunto de partes interrelacionadas e
independientes, dispuestas u organizadas de tal manera que produce
un todo unificado y en el que la actividad de una parte afecta a la de
todas las dems.
Es un conjunto o serie de elementos que forman una actividad,
varios procedimientos que buscan una meta o metas comunes, y que
facilitan el logro de los objetivos de las empresas. Es una red de
procedimientos relacionados entre s y desarrollados de acuerdo con un
esquema integrado para lograr una mejor actividad de las empresas.
Es un ensamble de partes unidas por interferencia y que se lleva a
cabo por las empresas para lograr as los objetivos de las mismas.
Varios mtodos forman un procedimiento y varios
procedimientos conforman un sistema.

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Tema 1. Conceptos bsicos
- Estructura Orgnica: La estructura es el diseo intencional
relativamente permanente, en el cual se especifican las actividades a
cumplir y cmo estn relacionadas. Se muestra asimismo, las lneas de
comunicacin y cmo est repartida la autoridad y la responsabilidad.
La estructura es la forma en que estn ordenadas las unidades que
componen una organizacin conforme a criterios de jerarqua y en esta se
establece: principales puestos y unidades; lneas de autoridad y
responsabilidad; y niveles jerrquicos, teniendo en cuenta lo siguiente:
- La tarea total de la unidad o seccin se divide en trabajos menores o se
especializa (divisin del trabajo)
- Los puestos individuales se vuelven a combinar y a agrupar segn la
semejanza y la relacin entre s de actividades (departamentalizacin)
- Se debe determinar el tamao adecuado de un grupo que estar bajo las
rdenes de un supervisor (esfera de control)
-Se distribuye la autoridad entre los puestos o grupos de puestos
(delegacin)

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Tema 1. Conceptos bsicos
- Reorganizacin: conlleva un estudio sobre las funciones, estructura,
niveles, jerarquas, sistemas, mtodos, procesos, controles, teniendo en
cuenta los objetivos, esto para poder determinar los principales
problemas de organizacin y darles la solucin adecuada.
Existe necesidad de reorganizar una empresa cuando: hay cambio de
gerencia, cambio de objetivos, surgen estrategias de la competencia, hay
baja motivacin del personal o elevados conflictos, no se cumplen de los
objetivos, existen fallas en la informacin y el control, se presentan
deficiencias de tipo financiero, entre otras razones.