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MICROSOFT

ACCESS

es un sistema de manejo grfico de bases de datos relacionales


que corre en sistema operativo Windows y que fue desarrollado por
Microsoft Corporation en los Estados Unidos. Este sistema puede
ser usado como una base de datos simple en una computadora o
tambin funciona como una base de datos multiusuario en una red
local. Tambin permite convertir los objetos en formatos HTML para
que puedan ser utilizados en Internet por una gran cantidad de
usuarios, ya sea para consulta o bien, para captura de informacin.

Access maneja un solo tipo de archivo, el cual es llamado base de datos


con la extensin (.mdb). Esta base de datos consiste en 7 tipos de
objetos (Tabla, Consulta, Formulario, Informe, Pgina, Macro y Mdulo).
Access combina sus objetos para desarrollar una aplicacin (o base de
datos).
Tabla. Es un objeto para almacenar informacin en filas. Esta es la base
de las aplicaciones de Access. Aqu se debe definir la estructura de la
informacin.
Consulta. Es un objeto para procesar datos y visualizar los procesos en
lenguaje SQL (Structure Query Language).
Formulario. Se trata de un objeto diseado para capturar y confirmar
informacin en una pantalla amigable con el usuario.
Informe. Una manera de extraer la informacin de la base de datos de
forma ejecutiva y en un formato de impresin.
Pgina. Un objeto recientemente aadido. Con este objeto es posible
utilizar una base de datos a travs de la web.
Macro. Es un objeto para automatizar algunas acciones que tu necesitas
hacer mediante la ayuda de un asistente en un ambiente amigable.
Mdulo. Es un objeto para automatizar acciones que necesitas pero
directamente en lenguaje Visual Basic. Para usuarios avanzados.

Una tabla es un objeto para manejar datos con un


contenido especfico en una tabla de dos dimensiones
(2D), la cual es desplegada en columnas y filas.
La columna (campo) es una coleccin de datos con la
misma categora y con el mismo tipo de datos.
La fila (registro) es una coleccin de datos de cada
columna. Cada tabla puede estar relacionada a otras por
campos clave, generalmente numricos. En el ejemplo
mostrado arriba, las tablas ESPECIES y COLECTAS
estn relacionadas por el campo CLAVE ESPECIE. De
esta manera, cada registro es una fila y al ordenar un
campo ascendente o descendentemente, los registros se
ordenarn de acuerdo al campo seleccionado pero no
perdern la relacin que tienen con los datos de las
dems columnas. Esta es otra diferencia con Excel.

En general, para crear una tabla, tienes que seguir


los pasos arriba marcados. Sin embargo, puedes
iniciar a capturar informacin despus del paso 3
en algunas tablas, adems de que otra manera de
crear una tabla es la importacin de tablas
prediseadas en otros formatos (por ejemplo, en
Excel).
Nombre del campo. Define el nombre de las
columnas.
Tipo de datos. Define un tipo de dato apropiado
para los valores a almacenar en el campo.
Descripcin. Es la descripcin del contenido del
campo. Esta descripcin puede ser utilizada como
un mensaje, ya que aparece en la barra de estado.

TIPO DE DATOS.
Texto. Textos y nmeros que no requieran clculos.
Tamao: 255 caracteres.
Memo. Textos y nmeros que no requieran clculos.
Tamao: 65,535 caracteres.
Numrico. Slo datos numricos y permite hacer clculos
matemticos.
Fecha/hora. Slo permite fechas y horas. Desde el ao 100
hasta el 9999.
- Moneda. Evita redondeo en clculos. Se permiten 15
decimales.
Autonumrico. Nmeros secuenciales exclusivos (con
incremento de una unidad) o nmeros aleatorios que se
insertan automticamente cuando se agrega un registro.
- Si/no. Contiene slo uno de dos valores posibles, S/No,
Verdadero/Falso.

Objeto OLE. Objetos (como, por ejemplo,


documentos de Microsoft Word, hojas de
clculo de Microsoft Excel, imgenes,
sonidos u otros datos binarios), creados en
otros programas, que se pueden incrustar
en una tabla de Access.
- Hipervnculo. Utilizado para crear un
vnculo con otras aplicaciones, es decir,
para que desde ACCESS puedas abrir
algn otro archivo desde otra aplicacin.

DESCRIPCIN DEL TAMAO DEL CAMPO


PARA EL TIPO DE DATOS NUMRICO
Byte. Maneja datos numricos dentro del rango de
0 ~ 255. Sin puntos decimales y no puede
manejar fracciones.
Entero. Maneja datos numricos dentro del rango
-32,767 ~ 32,768. Sin puntos decimales y no
puede manejar fracciones
Entero largo. Maneja datos numricos dentro del
rango -2, 147, 483,648 ~ 2, 147, 483,647. Sin
puntos decimales y no puede manejar fracciones
Simple. Maneja datos numricos dentro del rango
-3.402823 x 1038 ~ 3.402823 x 1038. Acepta siete
dgitos a la derecha del punto decimal.

ASCII de 0 a 31). - No pueden incluir comillas dobles (") en


los nombres de tablas, vistas REGLAS PARA DAR NOMBRE
A LOS CAMPOS En Microsoft Access, los nombres de los
campos: - Pueden tener hasta 64 caracteres. - Pueden incluir
cualquier combinacin de letras, nmeros, espacios y
caracteres especiales, excepto el punto (.), el signo de
exclamacin (!), el acento grave () y corchetes ([ ]). - No
pueden comenzar por un espacio en blanco. - No pueden
contener caracteres de control (valores o procedimientos
almacenados en un proyecto de Microsoft Access.
a la derecha del punto decimal.
Los atributos de cada campo son definidos por la propiedad
del campo. El contenido de la propiedad del campo es
diferente de acuerdo al tipo de datos del campo.

Definir clave principal La clave principal es un campo el cual es


definido como tal para identificar con datos nicos a cada registro
de una tabla. Una vez que la clave principal es definida, la
combinacin o relacin de mltiples tablas llega a ser posible, es
decir, si no tenemos definida una clave principal en cada una de
nuestras tablas, stas no podrn relacionarse entre s. En estas
relaciones, la clave principal sirve para indicar claramente qu
registro de la tabla A est relacionado con qu registro de la tabla
B. Para ejemplificar la clave principal, podemos pensar en ella
como el nmero de cada jugador de un equipo de ftbol. Un
equipo de ftbol puede tener jugadores con el mismo nombre, la
misma posicin e incluso la misma edad, entonces en una base
de datos habra dos registros con los mismos datos, pero a
travs del nmero de la playera asignado a cada uno de ellos, es
que podemos saber de quin estamos hablando. Entonces, la
clave principal es un campo con el cual vamos a identificar cada
registro de una tabla con un valor nico e irrepetible en la tabla,
de esta manera cada registro estar plenamente identificado.

Las relaciones son hechas para crear conexiones entre


tablas. Una relacin no es ms que una indicacin que le
debemos hacer a ACCESS de cuales son los campos que
contienen los datos claves para que dos tablas puedan
relacionarse (ver figura de la pgina 8), es decir, una
relacin trabaja por el empalme de datos iguales de
campos clave en diferentes tablas. La integridad referencial
es un sistema de reglas que utiliza Microsoft Access para
garantizar que las relaciones entre los registros de tablas
relacionadas sean vlidas y que no se eliminen ni
modifiquen accidentalmente datos relacionados. Puede
establecerse la integridad referencial cuando se cumplen
todas las condiciones siguientes: - El campo coincidente de
la tabla principal es una clave principal o tiene un ndice
nico. - Los campos relacionados tienen el mismo tipo de
datos

. Cuando se utiliza la integridad referencial, se aplican


las reglas siguientes: - No puede introducir un valor en
el campo de clave externa de la tabla relacionada que
no exista en la clave principal de la tabla principal. No puede eliminar un registro de una tabla principal si
existen registros coincidentes en una tabla
relacionada. - No puede cambiar un valor de clave
principal en la tabla principal si ese registro tiene
registros relacionados.
Una consulta es definida como el requerimiento
especfico de informacin dirigido a los datos
almacenados en las diferentes tablas de una base de
datos. Las consultas nos sirven para analizar, ver o
recuperar informacin especfica de todas nuestras
tablas.

. Las consultas nos sirven para analizar, ver o


recuperar informacin especfica de todas nuestras
tablas. Las tablas y campos que vamos a utilizar para
una consulta pueden ser elegidos visualmente en un
ambiente amigable, ya que a pesar de que estas
consultas son elaboradas en lenguaje SQL (Structured
Query Language), Access nos ofrece la posibilidad de
hacerlo de una manera sencilla, pero en la que sin
embargo, debemos tener mucho cuidado con las
tablas y campos que necesitamos para obtener
realmente la informacin que solicitamos. Despus de
definir y ejecutar la consulta, los resultados sern
desplegados en un formato de hoja de datos.
Existen diferentes tipos de consulta, cada una
enfocada para un objetivo diferente, stas son

Consultas de Seleccin. Es el tipo de


consulta ms habitual. Este tipo de consulta
obtiene los datos de una o ms tablas y
muestra los resultados en una hoja de datos
en la que se pueden actualizar los registros
(con algunas restricciones). Tambin puede
utilizar una consulta de seleccin para
agrupar los registros y calcular sumas,
cuentas, promedios y otros tipos de totales.

Consultas de Parmetros. Es una consulta


que cuando se ejecuta, muestra un cuadro de
dilogo propio que solicita informacin, por
ejemplo, criterios para recuperar registros o
un valor que desea insertar en un campo.
Puede disear la consulta para que solicite
ms de un dato; por ejemplo, puede disearla
para que solicite dos fechas. Access puede
entonces recuperar todos los registros que se
encuentren entre esas dos fechas.

Consultas de tabla de referencias cruzadas.


Se utilizan para calcular y reestructurar datos
de manera que su anlisis sea ms sencillo.
Las consultas de tabla de referencias
cruzadas calculan una suma, una media, un
recuento u otro tipo de totales de datos, y se
agrupan en dos tipos de informacin: uno
hacia abajo, en el lado izquierdo de la hoja
de datos, y otro a lo largo de la parte
superior. Por ejemplo

Tabla 1. Consulta de seleccin. Esta consulta


agrupa los totales verticalmente, por empleado
y categora, con un mayor nmero de registros,
lo que hace que la comparacin entre totales
de los distintos empleados sea ms
complicada