Instrumentos para recopilar

informacin
Ing. Inocente Sedano

Introduccin
Para un diagnstico correcto sobre una
organizacin, el consultor debe apoyarse en
herramientas de recoleccin de informacin.
Consiste en reunir informacin en diferentes
reas de la organizacin.
Anlisis contestar interrogantes de procesos:
comunicacin, actividades y funciones de
miembros del grupo, liderazgo y autoridad.
Retroalimentacin a grupo gerencial y luego a
integrantes de la empresa.
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Ciclo continuo de David Nadler

Planeacin
para la
recoleccin
de los datos
entre
consultor y
alta
direccin

Recoleccin
de la
informacin

Anlisis de
la
informacin

Retroalimen
_ tacin de
los datos

Seguimiento

Planeacin de la informacin
recopilada
Preguntas clave:
Cul es el problema y qu parece estar
causndolo?
Cul es el grado de aceptacin y
resistencia a las diversas posibilidades de
cambio dentro del sistema?
Existe conciencia en todos los niveles de
necesidad de cambio?
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Planeacin de la informacin
recopilada (continuacin)
Preguntas clave:
Se permite en todos los niveles de la
organizacin examinar los problemas
centrales?
Se conoce en la organizacin que el
cambio tiene su grado de recompensa?
Se logra algn beneficio si se
permanece en la situacin actual?
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Recopilacin de la informacin

Instrumentos utilizados:
Cuestionarios
Entrevistas
Observacin
Informacin documental (archivo)

Cuestionarios
Objetivo: descubrir hechos u opiniones y
reunir datos objetivos y cuantificables.
Informacin obtenida debe ser verificada
por otros instrumentos: entrevista.
Recurso clsico que detecta sentimientos
que no es fcil de descubrir.
Inoperantes para producir cambio
significativo por falta de dilogo para
cambiar sentimientos y mentalidades.
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Cuestionarios (continuacin)
Informacin tiende a ser encajonada,
annima, ambigua y a dar datos fros.
Se pregunta lo que el encuestador quiere
saber.
Puede ser til cuando se elabora
conjuntamente entre gerente y los
representantes de los que se desea
sondear.
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Cuestionarios (continuacin)

Se justifica su aplicacin cuando:

1. No hay tiempo para observacin directa
o entrevista.
2. Si informacin buscada est dispersa en
diferentes grupos.
3. Las fuentes son muy variadas o la
informacin requerida exige una larga
bsqueda.
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Cuestionarios (continuacin)

Beneficios:
Econmicos para poblacin grande.
Permite uso estadstico.
Valiosos para la auto confrontacin.
Es inversin redituable.
Existe amplia aceptacin.
Obtencin de gran volumen de datos.
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Cuestionarios (continuacin)

Limitaciones:
Producen respuestas encajonadas.
Riesgo: que partes involucradas slo lo
hagan mecnicamente.
Puede llegarse a depender del
cuestionario de manera patolgica.
Encuestador no tiene oportunidad de ser
emptico con el encuestado.
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Cuestionarios (continuacin)

Sugerencias operativas:
Es necesario asegurarse que el
cuestionario y el encuestador conduzcan
a un verdadero involucramiento entre el
personal para lograr una accin
constructiva; salvo que el objetivo sea
slo informativo.

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Entrevistas
Se aplica generalmente a los participantes antes
de un desarrollo de equipo.
El entrevistador es generalmente el consultor.
Su propsito es explorar las maneras en que el
grupo puede involucrar su eficiencia.
Descubre las opiniones los sentimientos
positivos y negativos sobre: claridad de metas
individuales y grupales, efecto del estilo
administrativo y asuntos personales jams
dichos.
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Entrevistas (continuacin)

Ejemplos de preguntas abiertas:

Cmo andan las cosas por aqu?
Qu cambios le gustara ver?
Cmo se podra aumentar la eficiencia de esta
organizacin?
Preguntas sobre la administracin:
Cmo describira el hasto administrativo del
seor X?
Cmo piensa que l podra ser ms eficiente?
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Entrevistas (continuacin)
Preguntas sobre relaciones internas de la
organizacin:
Con quien le gusta ms a usted
trabajar?
Quin tiene mayor influencia en su
organizacin?
Se mantiene usted informado de lo que
pasa?
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Entrevistas (continuacin)
Preguntas sobre relaciones con otras
organizaciones:
Cundo hay problemas con otras
organizaciones, qu es lo que puede
hacer con ellos?
Puede dar ejemplos de los asuntos no
resueltos con otras organizaciones?
Piensa usted que les podra aconsejar
para realizar un mejor trabajo?
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Entrevistas (continuacin)
Preguntas a integrantes del primer nivel:
Describa brevemente cmo est
conformada la estructura organizacional
de su empresa.
Delega autoridad a sus subordinados?
Cules son las razones por las cuales el
personal abandona la empresa?
Etc.
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Entrevistas (continuacin)
Beneficios:
Una excelente manera de indagar sobre
los problemas y oportunidades de la
organizacin de la empresa.
Entrevistador sensible puede detectar
ideas y emociones que el entrevistado no
formula conscientemente.
Permite desarrollar confianza entre
consultor y miembros de la organizacin.
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Entrevistas (continuacin)
Limitaciones:
Una buena entrevista dura entre una y dos
horas. En grandes organizaciones dura mas
tiempo.
Puede obtener informacin personal que es
amenazante para el grupo, que puede cerrarse
y atacar al entrevistador.
Si es inexperto o no neutral malogra la
entrevista. Mejor es obtener informacin por
medio de procesos abiertos de grupo
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Entrevistas (continuacin)
Sugerencias operativas:
Debe existir acuerdo entre entrevistador,
gerente y grupo sobre el uso de la
informacin, protegiendo el anonimato.
Informacin preferible presentarla
temticamente. En forma literal causa
mayor efecto, pero no protege la
privacidad y puede ser peligroso.
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Entrevistas (continuacin)

Sugerencias operativas (continuacin):

El material temtico es ms fro, protege mejor lo privado, tiene un
efecto menor y por lo general es ms fcil de recolectarse y
comprenderse.
Otro tipo de reporte: presentar temas y respaldarlos con citas
literales.
Si informacin es muy comprometedora sobre un gerente u otro
miembro, se les debe informar, para que no sean atacados por
sorpresa.
Personas que dan datos en entrevista sub grupal, se siente
comprometida a confirmarlos en una reunin general.
Divulgacin de resultados es escribirlos y distribuir copias.

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Entrevistas (continuacin)
Sugerencias para el consultor:
Al iniciar rompa el hielo para establecer un
clima de confianza.
No utilice un escritorio, es una barrera
psicolgica y fsica que inhibe.
Elegir una habitacin que impida distraccin y
de privacidad.
Sea emptico con el entrevistado.
Llame al entrevistado por su primer nombre.
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Observacin
Sirve de base para corroborar la
informacin recopilada.
Beneficios:
No cuesta, se puede efectuar en momento
preciso y ocasin que se requiera.
Proporciona informacin de comportamiento
real porque no intervienen terceras
personas.
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Observacin
Limitaciones:
El observador puede considerar importantes
aspectos que no lo son.
En evento aislado se puede generalizar.
Puede no ser real si persona observada
modifica su comportamiento habitual.
Difcil codificar e interpretar informacin.
Tamao de muestra es inconsistente.
Es costoso.
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Informacin documental

Es apoyo inmediato para el consultor.

Ventajas:
Est a disposicin del consultor sin costo.
Puede representar muchas horas de
ahorro por no duplicar informacin
existente en la empresa.
Es fcilmente cuantificable.
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Informacin documental
(continuacin)
Limitaciones:
Informacin consultada puede ser
obsoleta.
Si existe demasiada informacin puede
dejarse de consultar datos relevantes y
concentrarse en otros intrascendentes
para el objetivo del estudio. Consultor se
puede inundar de informacin irrelevante
que le impida verificar la fundamental.
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Formulario
para
entrevistar
administrador
es de
documentos

Ejemplo de
catlogo de
partidas
especficas

Anlisis y retroalimentacin
Anlisis bajo dos enfoques: cualitativo y
cuantitativo.
Anlisis cualitativo:
Fcil de realizar, pero ponderacin de
datos es muy dificultoso.
Herramientas: Anlisis de contenido, de
campo de fuerza de Kurt Lewin y
diagramas.
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Anlisis y retroalimentacin
(continuacin)
Anlisis cualitativo:
1. Anlissis de contenido:
Se utiliza para consolidar datos u
opiniones dentro de categoras relevantes.
2. Anlisis de campo de fuerza:
Kurt Lewing elabor inmortal diagrama de
campo fuerza que presenta dos tipos de
fuerzas: impulsoras y restrictivas.
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Diagrama de campo-fuerza de Kurt Lewin

Fuerzas para el
cambio
Necesidad sentida por la
organizacin
Crisis organizacional
Rotacin
Obsolescencia de productos
Cambios en leyes

Fuerzas para mantener el

statu quo
Burocracia (rigidez)
Teora X
Inercia organizacional

Cambio en materia prima

No sienten necesidad de
cambio
Temor al cambio

Impulsoras

Restrictivas

Baja calidad y productividad

Anlisis y retroalimentacin
(continuacin)
Anlisis cualitativo (continuacin):
3. Diagramas: Sirve para representar
diversos comportamientos
organizacionales.
til para trasladar informacin obtenida
mediante observacin a un esquema ms
representativo que sea ms fcilmente
comprendida.
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Diagrama tpico
Canalizado hacia un grupo informal detectando al lder formal e
informal
Gmez

Rodriguz
Garavito

Vezrez

Fonseca

Godnez
Fernndez

Barajas **
Gonzlez
()

Rocha

Castillo

Muoz

Sociograma de Moreno: representa

la conformacin sociolgica de
grupos informales
Persona

Preferencia

A
B
C
D
E
F
G
H
I
J

B, C, D
C, F
B, A, F
C, F, G
A, G, H
C, E
C, D, H
I
H
Nadie

Representaci
n grfica
del diagrama
de Moreno

Anlisis y retroalimentacin
(continuacin)
Anlisis cuantitativo: informacin ms
segura porque puede ser medido.
Herramientas:
Medias, desviaciones estndar y
distribuciones de frecuencia.
Coeficientes de correlacin.
Histogramas.
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 Visin de un investigador: formula

hiptesis sobre un acontecimiento, realiza
inferencias y se somete a un riguroso
proceso inductivo y deductivo para llegar
a conclusiones que sean vlidas para l y
para la organizacin.
Procesos de investigacin, observacin,
recopilacin y variables.
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 Investigacin: actividad natural del hombre

Factores en la labor de bsqueda: la tradicin y
la autoridad.
Investigacin es accin de indagar a partir de un
vestigio para descubrir algo.
Investigacin cientfica es la bsqueda
orientada, mediante un mtodo viable y
confiable para adquirir nuevos conocimientos
acerca de las leyes que rigen la naturaleza o la
sociedad.
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 Observacin: Es la pieza clave de la

investigacin. Puede ser vaga o imprecisa
Observacin cientfica: Es una actividad
consciente que ayuda a reducir el grado
de error cuando se aprecia un hecho.
Consiste en examinar detenidamente los
diferentes aspectos de un objeto o de un
proceso para detectar, registrar y
sistematizar sus caractersticas.
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 La observacin puede realizarse:

a) Sobre un solo sujeto para generalizar.
b) Sobre una muestra representativa.
c) En todos los casos, lo que es imposible.
Recopilacin: Son generalizaciones que el
investigador hace ante un hecho o un
acontecimiento. Se deben estudiar
patrones de comportamiento.
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 Variable: Es un grupo lgico de atributos.

Variable independiente: Factor que el
experimentador manipula, es la causa o
antecedente.
Variable dependiente: la que se observa
en relacin con la variacin de la variable
independiente. Es efecto.

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