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Proceso administrativo

2.- La Organización

Principios y conceptos de
Organización

La organización es un proceso
encaminado a obtener un fin. Fin
que fue previamente definido por
medio de la planeación. Organizar
consiste en efectuar una serie de
actividades humanas, y después
coordinarlas de tal forma que el
conjunto de las mismas actúe
como una sola, para lograr un

Principios y conceptos de
Organización

La organización es un producto
humano y como tal, nunca sería
perfecta, pero sí susceptible de
perfeccionarse. Toda organización
debe de estar encaminada a un fin.
Organizar por organizar no tiene
sentido. La palabra organización
proviene del griego Organon que
significa instrumento. De hecho la

Principios y conceptos de
Organización

Una definición de organización, de
acuerdo con el tema, es: la
estructuración técnica de las
relaciones que deben existir entre
las funciones, niveles y actividades
de los elementos humanos y
materiales de un organismo social,
con el fin de lograr la máxima
eficiencia en la realización de

Unidad funcional: estas partes diversas tienen un mismo fin. necesita de los siguientes elementos: Partes diversas entre sí: ningún organismo se forma de partes idénticas.Principios y conceptos de Organización Todo organismo. Coordinación: para lograr ese mismo . para que pueda existir como tal.

Principios y conceptos de Organización Como la planeación. por sí misma no se logra materialmente el objetivo. la organización es una actividad pre-ejecutiva. sino que pone en orden los esfuerzos y se formula el armazón adecuado y la posición relativa de las actividades necesarias y dispone quién debe desempeñarlas. Si los recursos necesarios para trabajar están . Mediante ella.

Las actividades que se planean.Principios y conceptos de Organización La organización ayuda a suministrar los medios para que los administradores desempeñen sus puestos. Sin organización. los administradores sencillamente . necesitan integrarse para que estas funciones administrativas puedan llevarse a cabo. ejecutan y controlan.

Organizar incluye.Principios y conceptos de Organización Organizar es la función de crear o proporcionar las condiciones y relaciones básicas que son requisito previo para la ejecución efectiva y económica del plan. proveer y proporcionar por anticipado los factores básicos y las fuerzas potenciales. como están . por consiguiente.

Principios y conceptos de Organización Organizar trae por resultado una estructura formal que debe considerarse como marco que encierra e integra las diversas funciones de acuerdo con el modelo determinado por los dirigentes el cual sugiere orden. Los lineamientos generales de la organización en una empresa los suministra esa estructura. arreglo lógico y relación armónica. la cual proporciona el marco dentro del cual la gente puede trabajar motivada y .

Principios y conceptos de Organización Se piensa en la organización como:  La identificación y clasificación de las actividades requeridas  El agrupamiento de las actividades necesarias para lograr objetivos.  Las medidas para coordinar horizontalmente (en el mismo nivel organizacional o en uno similar) y .  La asignación de cada agrupamiento a un administrador con la autoridad necesaria para supervisarlo (delegación).

Principios y conceptos de Organización La estructura organizacional se debe diseñar de tal manera que aclare quien tiene que hacer determinadas tareas y quien es el responsable de ciertos resultados. lo cual elimina los obstáculos al desempeño ocasionados por la confusión y la incertidumbre de la asignación y proporciona redes de toma de decisiones y de comunicaciones que reflejen y .

En segundo lugar los papeles que cumplan las personas deben diseñarse racionalmente para asegurar que se realicen actividades requeridas y que éstas se adecuen entre sí de modo . como ya está implícito en la definición de la naturaleza y el contenido de los papeles organizacionales. En primer lugar. las personas que trabajan juntas deben desempeñar ciertos papeles.Principios y conceptos de Organización El término organización implica una estructura intencional y formalizada de papeles o puestos.

Principios y conceptos de Organización La organización tiene tres objetivos. . que pueden ser intercalados o ser independientes entre sí: el crecimiento. El último objetivo se refiere a las organizaciones que existen principalmente para proveer un medio para la asociación de sus miembros con otros. la estabilidad y la interacción.

Si el administrador organiza bien. la estructura debe proporcionar un ambiente en el que el desempeño individual. tanto actual como futuro. contribuya con la mayor eficacia a . describir una organización como “formal” no significa que hay algo inherentemente inflexible o indebidamente limitante en ella. Sin embargo.ORGANIZACIÓN FORMAL E INFORMAL Organización formal Organización formal significa casi siempre la estructura intencional de papeles en una empresa formalmente organizada.

En las organizaciones más formales debe darse cabida a la discrecionalidad para aprovechar los talentos creativos y reconocer las preferencias y capacidades individuales.ORGANIZACIÓN FORMAL E INFORMAL Organización formal La organización formal debe de ser flexible. .

que existen .ORGANIZACIÓN FORMAL E INFORMAL Organización Informal La organización informal se puede describir como una red de relaciones personales y sociales no establecidas ni requeridas por la organización formal pero que se producen espontáneamente a medida que las personas se asocian entre si. Las organizaciones informales podrían conceptuarse como redes de alianza o esferas de influencia.

Estas estructuras particulares suelen no coincidir con los agrupamientos que se han asignado de manera formal. etc.ORGANIZACIÓN FORMAL E INFORMAL Organización Informal Dentro de la organización existe el influjo de las presiones informales. tipo de trabajo. proximidad. La imposición de una estructura formal y de canales de comunicación formal . que esta integrada por pequeños grupos de amistad. similitud de objetivos.

la sección de investigación de mercados. el departamento de ventas. . puede ser la división de producción. división o sucursal definida de una organización sobre la que un administrador tiene autoridad para el desempeño de actividades específicas. la sucursal de la costa occidental. Un departamento. La palabra departamento indica un área. en el sentido más común del término.DIVISIÓN ORGANIZACIONAL: EL DEPARTAMENTO Un aspecto importante de la organización es el establecimiento de departamentos.

Si bien el propósito de organizar es otorgar eficiencia a la cooperación humana. los niveles organizacionales existen porque hay un límite al número de personas que un administrador puede supervisar con eficacia.NIVELES ORGANIZACIONALES Y TRAMO DE ADMINISTRACIÓN. En otras palabras. la razón de los niveles de la organización se encuentra en las limitaciones del tramo de administración. .

entre ellas y dentro de ellas. en los niveles inferiores.Selección del tramo En toda la organización se debe decidir cuántos subordinados puede dirigir un superior. Otros afirman que un administrador puede supervisar hasta veinte o treinta subordinados. Los investigadores de administración saben que normalmente este número es de cuatro a ocho subordinados en los niveles más altos de la organización y de ocho a quince o más. tramos muy variables indica . El hecho de que compañías aparentemente bien administradas tienen.

entre ellas y dentro de ellas. Otros afirman que un administrador puede supervisar hasta veinte o treinta subordinados. tramos muy variables indica . El hecho de que compañías aparentemente bien administradas tienen. Los investigadores de administración saben que normalmente este número es de cuatro a ocho subordinados en los niveles más altos de la organización y de ocho a quince o más.Selección del tramo En toda la organización se debe decidir cuántos subordinados puede dirigir un superior. en los niveles inferiores.

Problemas con los niveles organizacionales Existe la tendencia de considerar a la organización y la departamentalización como fines en sí mismos y a medir la eficacia de las estructuras organizacionales en términos de claridad e integridad de los departamentos y de sus niveles. su organización . La división de las actividades en departamentos.

. se dedica más y más esfuerzo y dinero a la admón.Problemas con los niveles organizacionales En primer lugar los niveles son costosos. debido a la necesidad de los administradores adicionales. grupos de asesores para ayudarlos y la exigencia de coordinar las actividades departamentales. A medida que se aumenten. .

los niveles departamentales complican la comunicación. planes y políticas en forma descendente a través de la estructura organizacional que aquella en la que el director general se comunica directamente con los empleados. A medida que la información desciende por la línea de mando se producen omisiones y malas interpretaciones. Una empresa con muchos niveles tiene una mayor dificultad para comunicar los objetivos.Problemas con los niveles organizacionales En segundo lugar. Los niveles también .

muchos departamentos y niveles complican la planeación y el control. Un plan que en el más alto nivel puede ser definido y completo pierde coordinación y claridad a medida que se subdivide en los niveles inferiores.Problemas con los niveles organizacionales Por último. El control se hace más difícil conforme se añaden niveles y gerentes. .

.PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN El diseño de organizaciones implica fundamentalmente establecer la interrelación que presentan los principios de organización al desarrollo del nuevo sistema. La finalidad de estos principios ha sido guiar a los demás en la organización y en la forma de crear sistemas de organización óptimos.

PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN Las principales guías para el establecimiento de una correcta organización son: La organización debe ser una expresión de los objetivos. La coordinación de personas y actividades y la unidad en el esfuerzo. el desarrollo de funciones particulares debe ser requeridas en lo posible. sus diferencias. La definición de cada puesto. La especialización individual. La máxima autoridad debe descansar en ejecutivo. el jefe más alto con líneas claras de autoridad para cada uno dentro del grupo. son propósitos básicos de la organización. .

La autoridad debe tener una responsabilidad correspondiente. es absoluta.PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN La responsabilidad del superior por lo que respecta a la actuación de sus subordinados. Por lo que respecta a la capacidad de control. Es esencial que las distintas unidades de organización se mantengan en proporción a su autoridad y responsabilidad. ninguna persona debe supervisar más de cinco. Toda organización exige una continuidad .

La delegación de la autoridad deberá ser descendiente para su actuación. . La responsabilidad siempre deberá ir acompañada por la autoridad correspondiente.PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN Otros principios o elementos que pueden ser tomados en consideración para el establecimiento de toda organización son: Toda organización deberá establecerse con un objetivo previamente definido y claro. incluyendo las divisiones que sean básicas al mismo.

deberán ser en privado. siempre que sea posible. Ningún jefe puede invadir la esfera de acción que no le corresponda. ni ser critico ni ayudante de otro a la vez. No deberán ser responsables ante una misma persona más empleados de la que ésta pueda supervisar eficazmente.PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN Cada empleado deberá ser responsable ante una sola persona. . Las críticas a los subalternos. Debe estructurarse una organización lo más sencilla posible.

porque disminuye la cantidad de conocimientos que el jefe de un departamento debe de dominar al fin de supervisar eficientemente. Agrupar actividades relacionadas facilita la supervisión. .FUNCIONES El método más importante para dividir el trabajo y que todas las organizaciones lo utilizan es la división por funciones.

FUNCIONES Cuando una empresa se inicia la estructura de la organización se basa en realidad en la respuesta a la pregunta: ¿qué funciones principales tendrá que llevar a cabo la empresa industrial? Estas serían por lo menos elaborar el producto. e investigar los resultados. ventas de servicios. En las empresas de servicios es más rápido y la división sería: servicios al consumidor. y . venderlo.

    Agrupación de las operaciones parciales en unidades IV.El Proceso de Organización Las etapas del proceso de organización son las siguientes: I.      Determinación de objetivos II.  Delegación de autoridad .    Definición de obligaciones y responsabilidades V.     División del trabajo global en operaciones parciales III.    Asignación de personal VI.

. qué se espera de la organización. podemos decidir una estructura inadecuada para el logro de los objetivos. Al no existir una planificación previa.I Etapa: Determinación de objetivos La organización supone como etapa previa la Planificación. ya que antes de organizar debemos saber para qué hacerlo.

en operaciones y tareas concretas. .II Etapa: División del trabajo global en operaciones parciales Cuando se tiene el plan de acción. es necesario formular un conjunto de actividades necesarias de realizar para cumplir los objetivos. Estas actividades deben ser descritas y desglosadas con cierto detalle.

se procede a la agrupación de éstas en unidades de trabajo. según diferentes criterios.III Etapa: Agrupación de las operaciones parciales en unidades Una vez definidas las actividades y operaciones. Esto se conoce con el nombre de DEPARTAMENTALIZACION . cuyos . que dependen de los objetivos que se hallan fijado. o centros de operación.

consiste en agrupar en una unidad o departamento aquellas actividades que sirven de apoyo a las funciones operativas y a éstas en otras unidades separadas. aquellas actividades similares o directamente relacionadas. este criterio se .III Etapa: Agrupación de las operaciones parciales en unidades a)      En base a la HOMOGENEIDAD o AFINIDAD de las tareas.  c)      En base al PRODUCTO. consiste en agrupar en un departamento o unidad orgánica.  b)      En base a la CALIDAD OPERATIVA o ASESORA de las tareas.

es común en la organización de las ventas y de la producción. especializando las funciones según sus características.  e)      En base a los CLIENTES. .  f)        En base al PROCESO. teniendo diferentes unidades de ventas y/o producción por área geográfica. este criterio pone énfasis en las instalaciones técnicas. sirve para destacar el hecho de que se brinda una mejor atención o servicio al cliente.III Etapa: Agrupación de las operaciones parciales en unidades d)      En base al TERRITORIO.

. y para cada cargo. es decir. el conjunto de características personales. sus DEBERES y RESPONSABILIDADES. se debe especificar para cada unidad. También se determinan en esta etapa los “REQUISITOS DE CARGOS”. operación que se conoce con el nombre de “ESPECIFICACIONES DE CARGOS”. lo que se espera de ellos como aporte al logro del objetivo.IV Etapa: Definición de obligaciones y responsabilidades En esta etapa. es decir.

es necesario dotar de personal especializado a cada cargo creado para realizar las distintas funciones. Esto se consigue mediante la “SELECCIÓN DE PERSONAL” y su posterior asignación a las diferentes tareas.V Etapa: Asignación de personal En esta etapa. . según los requisitos.

el personal seleccionado.VI Etapa: Delegación de autoridad Finalmente. es preciso entregarle la necesaria autoridad para que pueda desarrollar sus funciones. .

Herramientas de la Organización Manuales Administrativas Concepto de Manuales: Los manuales constituyen una de las herramientas con que cuentan las organizaciones para facilitar el desarrollo de sus funciones administrativas y operativas. un . Son fundamentalmente.

.Herramientas de la Organización Manuales Administrativas Son documentos detallados que contienen información sistemática y ordenada acerca de la organización de la Empresa.

Herramientas de la Organización Tipos de Manuales Manuales De Organizacion Generales Departament ales De bienvenida De Politicas De Procedimiento s De Puestos .

.Diagramas de Procedimiento o de Flujo También conocidos como flujogramas. son representaciones graficas que muestran la sucesión de los pasos de que consta un procedimiento.

Diagramas de Procedimiento o de Flujo La lampara no funciona Esta enchuf ad la lampar a? n o Enchufar la lampara s i Cambiar la ampollet a s i Esta quema da la ampoll eta? n Comprar o nueva lampara .

Rectángulo: Formulario o . Cuadrado: Proceso de control.Simbología y normas del cursograma Círculo: Procedimiento estandarizado. Línea continua: Flujo de información vía formulario o documentación en soporte de papel escrito. Línea interrumpida: Flujo de información vía formulario digital.

. siendo su ancho igual al de los formularios.). Triángulo (base inferior): Archivo definitivo. pagaré. Se grafica con un cuádruple de ancho que su altura. etc.Simbología y normas del cursograma Rectángulo Pequeño: Valor o medio de pago (cheque. Triángulo Invertido (base superior): Archivo Transitorio.

Elipsoide: Acceso por pantalla. Hexágono: Proceso no representado. Cruz de Diagonales: . Pentágono: Conector.Simbología y normas del cursograma Semi-óvalo: Demora. Trapezoide: Carga de datos al sistema. Rombo: División entre opciones.