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Auditoria de un Sistemas

Erika Ávila
Marvin Malo
Denisse Matute
Bryan Soledispa

INFORMACION DE LA ENTIDAD
• La
empresa
¨Plastipica¨
se
dedica
a
la
comercialización, al por mayor y por menor de plásticos
para el hogar, para la agricultura y acuicultura. Utiliza
un sistema llamado ¨SAIC ¨ (Sistema Administrativo de
inventario y Contable) el cual cuenta con dos módulos:
• controles de inventarios
• controles de contabilidad

MISION
Es una empresa que ofrece oportunamente
productos de calidad reconocida, ayuda con sus
productos a facilitar la vida de sus consumidores y
como parte de su desarrollo busca mantener su
cultura familiar.
VISION
Se proyecta como una empresa líder e innovadora a
nivel Local en la comercialización de artículos
plásticos, nuestra meta es alcanzar la satisfacción
de todos nuestros clientes, con el compromiso de
mejorar continuamente.

. ayuda con sus productos a facilitar la vida de sus consumidores y como parte de su desarrollo busca mantener su cultura familiar. VISION Se proyecta como una empresa líder e innovadora a nivel Local en la comercialización de artículos plásticos. con el compromiso de mejorar continuamente.MISION Es una empresa que ofrece oportunamente productos de calidad reconocida. nuestra meta es alcanzar la satisfacción de todos nuestros clientes.

Alcanzar la excelencia en atención y servicio al cliente para ser considerados como la primera opción de compra.• OBJETIVOS Tener los mejores precios de mercado. Brindar no solo calidad de productos sino también dar la asesoría y asistencia técnica necesaria a nuestros clientes. .

DEBILIDADES  Sistema administrativo contable no cubre todas las expectativas del medio en el cual se desenvuelve la empresa.FODA  FORTALEZAS  Conocer el mercado local (Necesidades).  Contamos con un respaldo económico sólido el que nos permite ofrecer los mejores precios a nuestros clientes.  Contratación innecesaria de recursos humanos.  Medidas impositivas que toman las autoridades.  Se necesita adecuar el local para una mejor exhibición de sus productos AMENAZAS •   OPORTUNIDADES  Gracias al gran respaldo económico  Establecer y mejorar el posicionamiento en el mercado.  Incluir nuevos productos.  Existe competencia directa a nuestros alrededores.  Por cuestiones de logística no llega a tiempo la mercadería que se importa.  Buena relación con los bancos.  Contamos con un equipo humano comprometido con la empresa. .  Productos de mala calidad presentes en el mercado que son comercializados con engaños.

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• En nuestra visita pudimos conversar también con la usuaria del sistema quien nos conversó un poco de su trabajo. una vez estando ahí pudimos conocer un poco del sistema de trabajo que ellos utilizan para sus controles en el inventario llamado SAIC.Planificación • La Auditoria fue realizada el 18 de agosto del 2015. donde nos recibieron en las instalaciones de la misma. .

solicita una clave para acceder al sistema .SAIC (SISTEMA DE ADMINISTRACION DE INVENTARIO Y CONTABILIDAD) 1.

2. Identificación de usuario para poder acceder al sistema .

Emitimos un Reporte Para poder realizar las compras de mercaderías sacamos un reporte que se llama “ productos no vendidos” el mismo que nos refleja el movimiento de los productos en los días anteriores y nos ayuda a tomar decisiones para realizar los pedidos de mercaderías .3.

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Todos los reportes que nos da el sistema se los puede visualizar directamente en la pantalla del computador. se lo puede imprimir o exportarlo a un archivo de Excel. .

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4..Para realizar la compra .

6..Elegimos un proveedor de nuestra base de datos .

Elegimos un proveedor con toda la información del mismo .

• Luego emitimos una cotización una vez escogido el proveedor .

.• Una vez que se hizo la compra en el menú de contabilidad puede emitir un reporte para retirar dicha mercadería.

7.El proceso que se describe a continuación nos sirve para poder realizar un inventario físico ..

• Elegimos el tipo de inventario necesitamos los respectivos códigos y en que formato necesito la información .

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8.- El inventario se puede modificar con movimientos
de ingreso o egreso, los mismos que nos sirven para
las devoluciones en ventas o para egresar de los
inventarios algún producto que se ha dañado y no
esta en condiciones de comercializarse.

.• También el sistema nos ayuda a sacar un resumen de todos los movimientos de ingreso o egreso que se han realizado en determinado periodo.

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. -Tienen dos formas de facturar las mercaderías la primera es la que la realiza solo la administradora del local para ejecutar ventas al por mayor y cuando hay que realizar descuentos especiales o condiciones particulares de venta ya que solo ella esta autorizada a realizarlo.9.

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en esta opción la cajerafacturadora no tiene permisos para poner precios.• Las forma de facturar las ventas las realiza la cajera que desempeña la función de facturar al consumidor final o al detalle . . descuentos o formas de pago ya que el sistema ubica automáticamente los datos del producto y el PVP al pasar el código de barras por el lector y la forma de pago señala automáticamente efectivo.

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se desplegara una pantalla que nos permitirá saber cuantas compras se han hecho. . cuanto se ha vendido el costo o pvp y el saldo en bodega..Elaboración de Informes Si deseamos saber el stock de un producto podemos consultarlo en la opción siguiente.• 10.

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La siguiente pantalla nos permite hacer otras consultas con respecto a los productos tales como existencias actuales y costos y precio de venta a publico .

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• El siguiente reporte nos ayuda a visualizar el stock que se mantiene en bodega a una fecha determinada .

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Facilita un reporte de cuentas por cobrar a nuestros clientes .

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Secuencia natural del procedimiento de AI .

INFORME DE LA AUDITORIA MOTIVO La Auditoria fue elaborada por estudiantes con fines Académicos y para el aprendizaje de cómo realizar una Auditoria de Sistemas. en ella se aprecia el estudio de procedimientos de Inventario. así como los principios y técnicas de control relacionadas a la misma. El caso se desarrolla únicamente para su discusión en clase. No es el objetivo de los casos servir de avales. o ejemplos de una auditoria buena o deficiente. fuentes de datos primarios. .

que permita tomar decisiones sobre la misma encontrando posibles errores de fraude y técnicos. .OBJETIVO Diagnosticar el sistema o aplicación de inventario empresarial. Pero el avance en cuanto a la tecnología que se ha ido desarrollando en los últimos tiempos nos ha llevado a establecer unos objetivos más amplios. tomando como referencia el libro de estudio dictado en clase.

a sus herramientas de sistemas como a la parte física de las mismas. .ALCANCE Esta auditoría fue aplicada a todas las áreas que utilicen el sistema o aplicación de inventario.

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. • No cuenta con un manual de procedimientos para el uso y sus aplicaciones del sistema.Auditoria al Sistema • Este sistema se lo fueron adaptando de acuerdo a sus necesidades. • El sistema no actualiza automáticamente los precios de venta para el cliente. • El sistema no cuenta con rutas de auditoría lo que hace difícil rastrear los errores para evitar que se vuelvan a repetir • Además de eso el sistema no es dinámico ya que no les permite hacer varias consultas desde una misma tabla y la plataforma sobre la cual está hecha.

•. Los datos físicos mostraban el mismo orden que muestra el archivo maestro. •. •. Registra el ingreso del inventario. Se mostraba los movimientos de entrada y salida de cada producto. La conciliación se efectúa de manera inmediata después del conteo físico. •. Conciliación de los inventarios físicos con los registros. .Auditoria al Sistema 1.

•. Utilización de periodos razonables en el análisis de registros de facturas. Informes de artículos de baja rotación. •. •. Analizaban la cantidad en meses en que el artículo estaba en bodega . Identificación de rubros •.Auditoria al Sistema 2. Archivos de facturación y de inventario.

Su programa detecta el inventario en negativo. Identificaban errores u omisiones en el proceso de registro. •. Errores de registración: existencia en signo negativo •.Auditoria al Sistema 3. .

Auditoria al Sistema 4. Falta de Control: • La compañía no tiene un modelo DFD de inventario. • No realiza análisis sobre los controles específicos del procesamiento electrónico de información: controles controles controles controles de entrada de salidas de información sobre las bases de datos de seguridad física .

Conclusiones al Sistema • De acuerdo a nuestro análisis de estudio basado en el libro de Sistemas de Información para la Gestión Empresarial de Lardent. . • El cual contenga un manual de procedimientos y rutas de Auditoria para así tener un mayor control de ingreso de datos para el momento de emitir un resultado no contenga errores. podemos recomendar que la empresa debería adquirir un nuevo sistema actualizado que les permita tener mayores beneficios con un menor costo de recursos humanos.

2. estante o pasillo. 3. Agregar la posición geográfica con precisión en cuanto a sector. Administrar la ubicación en almacenes o depósitos. Centralizar operaciones que involucren movimientos de productos e insumos. . Administración artículos incorporados al inventario como aquellos no incorporados. Posibilitar la determinación precisa de la ubicación física.Recomendaciones al Sistema • Características y funciones que debería cubrir: 1.

5. Registros sobre resultados de inspecciones de calidad. 6.Recomendaciones al Sistema • Características y funciones que debería cubrir: 4. Disponer de archivos ordenados para una posible Auditoria. Incorporar la técnica de análisis ABC de existencias. Procedimientos para valuación de inventarios (costo estándar o precio promedio ponderado). . (siguiente lámina) 8. Suministrar más información para decisiones gerenciales. 7.

Variación estacional. Análisis de tendencias. Comportamiento histórico de la demanda.Recomendaciones al Sistema Principales análisis de la Gerencia • • • • Rotación del producto Punto de pedido Rápida localización Proyección de demanda futura. • Análisis de valor ABC • Requerimiento de espacio para almacenamiento • Retorno sobre la inversión .