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Manipulando los Datos

de la Hoja de Clculo

Fuente de la imagen http://www.educagratis.org/moodle/course/view.php?


id=500
Esta presentacin fue elaborado por la Mtra. Azalia Mndez, M. A. como resultado de su experiencia docente y
apoyada en las siguientes fuentes:
Microsoft Office (s.f.). Recuperado el 29 de julio de 2014, de http://office.microsoft.com
Gerencie.com (s.f.). Recuperado el 29 de julio de 2014, de http ://www.gerencie.com
Aulaclic. (s.f.). Recuperado el 28 de julio de 2014, de http://www.aulaclic.es

Validacin de Datos
La validacin de datos, es una funcionalidad de
Excel que te permite configurar una celda de la hoja
de clculo para que solo acepte
determinados
valores, ya sean solo nmeros enteros, nmeros
decimales, fechas o valores de una lista desplegable.
Al validar los datos te aseguras de que los valores
que introduzcas en las celdas sean los adecuados;
pudiendo mostrar un mensaje de error o aviso si te
equivocas.

Validacin de Datos

Fuente de la imagen: http://formulasdeexcel.files.wordpress.com/2010/10/validacion4.jpg

Para utilizar esta herramienta, lo primero que debes hacer es


colocarte en la celda o rango de celdas donde necesitas
configurar los datos que ingreses en ellas. Luego haz clic en la
pestana Datos y finalmente en la opcin Validacin de datos;
con esto se abrir la ventana de Validacin de datos la cual
tiene tres pestaas que te explico a continuacin.

Validacin de Datos
Pestaa Configuracin:

Esta es la pestaa principal para configurar una validacin de


datos pues es aqu donde indicars que tipo de datos vas a
permitir que se ingresen en el rango previamente seleccionado.
La opcin trae por defecto ya seleccionada la opcin Cualquier
valor, razn por la cual puedes ingresar fechas, nmeros enteros,
decimales, texto. Al hacer clic ah notaras que se despliegan los
tipos de datos que se puedes aplicar como criterio de validacin.

Validacin de Datos
Solo debes seleccionar el tipo de datos que quieres permitir
que se introduzca en la celda o rango de celdas. Por ejemplo:
si los datos de la columna que estas configurando
corresponde a fecha de nacimiento, debes aplicar como tipo
de datos en el criterio de validacin la opcin Fecha; si es la
edad, entonces debe de aplicar como criterio Nmero entero,
o si se trata de la estatura entonces selecciona Decimal.

Validacin de Datos
Luego de seleccionar la opcin, puedes configurar la condicin
de los valores a ingresar. Por ejemplo: si estas validando la
edad de un ciudadano para saber si puede votar o no en las
elecciones del pas, entonces la opcin a elegir para la edad
es Numero entero, y en la condicin debes de configurar que
sea mayor o igual a 18 que es la edad establecida por la
Constitucin de nuestro pas para ejercer el derecho al voto.

Validacin de Datos
Pestaa Mensaje de entrada:
Aqu puedes configurar un mensaje para que a la hora de
ingresar el dato quede claro que en la celda solo se deben
ingresar valores de un tipo en especfico.

Validacin de Datos
Pestaa Mensaje de error: En esta pestaa debes indicar el
mensaje de error personalizado que quieres que se muestre
cuando se ingrese un dato que no es vlido en la celda.

Validacin de Datos
Otra alternativa en la validacin de datos es la opcin
llamada Lista, la cual presenta las siguientes ventajas:
1. Facilitar el ingreso de datos
2. Limitar la entrada de datos
3. Minimizar los errores en los resultados de las
funciones

Validacin de Datos
Pasos para configurar la Lista:
Selecciona la celda donde se mostrara la Lista.
En la Ficha Datos, seleccionas la herramienta Validacin de
Datos.
En la ventana de Validacin de Datos, selecciona en Criterio
de validacin de la ficha Configuracin, que el tipo de datos a
permitir es una Lista.

Validacin de Datos
Luego debes indicar en donde estn los valores que se van a
mostrar en la Lista desplegable de la celda, es decir, donde se
encuentran en el rango de datos.

Para finalizar pulsa el botn aceptar y en la celda que


colocaste la validacin mostrara una pestaa al lado derecho
donde al dar clic en dicha pestaa, se despliega una Lista a
elegir.

Validacin de Datos
Si cometes un error al digitar directamente sobre la celda
donde esta la validacin en vez de seleccionar un dato de la
Lista, la validacin de datos muestra un mensaje de error

Ordenar Datos
En ocasiones puede resultar til ordenar los datos por algn
criterio. Puedes ordenar por una columna u ordenar por
diferentes columnas a la vez, siguiendo una jerarqua.
En la ordenacin simple debes colocarte en la columna que
quieres ordenar y, desde la pestaa Datos y los botones de la
seccin Ordenar y filtrar, para que la ordenacin sea
ascendente o descendente respectivamente.

Ordenar Datos
Tambin puedes pulsar sobre Ordenar y escoger el criterio de
ordenacin para todo el conjunto de la fila.
El botn Ordenar te permite a ordenar por ms de un criterio
de ordenacin. Al pulsarlo, te aparece el cuadro de dilogo
donde podrs seleccionar los campos por los que quieres
ordenar.

Ordenar Datos
En la parte superior derecha est el botn Opciones, el cual te
sirve para abrir el cuadro Opciones de ordenacin dnde
podrs especificar ms opciones en el criterio de la
ordenacin.

Filtrar Datos
Los filtros en Excel te permiten buscar un subconjunto de datos
que cumpla con ciertos criterios. Es decir, que Filtrar datos no
es ms ver dentro de una lista los registros que renan ciertas
condiciones. Para crear un filtro lo primero que debes hacer es
colocar el cursor en cualquier celda de la lista; luego ir a la
pestaa Dato y en el grupo Ordenar y filtrar, pulsar el botn
Filtro con lo que de inmediato aparece una flecha apuntado
hacia abajo en cada una de las celdas donde estn los
encabezados de columna.

Fuente de la imagen: http://exceltotal.com/filtros-en-excel/

Filtrar Datos
El botn de lista desplegable te permitir establecer los
criterios para filtrar la lista de datos. Los encabezados
con el botn luego se vern como muestra la imagen.

Puedes aplicar filtros tanto a campos con valores


numricos como a campos con texto.

Filtrar Datos
Filtrar datos utilizando Autofiltro es una manera fcil y
rpida de buscar un subconjunto de datos de un rango
de celdas o de una columna de tabla y trabajar en l.
Los datos filtrados solamente muestran las filas que
cumplen los criterios que haya especificado y ocultan las
filas que no desea ver. Tras filtrar los datos, puede
copiar, buscar, modificar, aplicar formato, representar
mediante grficos e imprimir el subconjunto de datos
filtrados sin tener que volver a organizarlo ni moverlo.

Filtrar Datos
Tambin puede filtrar por ms de una columna. Los filtros
son aditivos, lo que significa que cada filtro adicional se
basa en el filtro actual y adems reduce el subconjunto de
datos.
Con Autofiltro, puede crear tres tipos de filtros: por una
lista de valores, por un formato o por criterios. Estos tipos
de filtro se excluyen mutuamente para cada rango de
celdas o tabla de columna. Por ejemplo, puede filtrar por
color de celda o por una lista de nmeros, pero no por
ambos; puede filtrar por icono o por un filtro
personalizado, pero no por ambos.

Filtrar Datos
Cmo quitar un filtro en Excel
Para quitar un filtro aplicado a una columna debes hacer
clic en la flecha del filtro y seleccionar la opcin Borrar
filtro de Columna donde Columna es el nombre de la
columna que hemos elegido. Esta accin eliminar el filtro
de una sola columna, pero si tenemos filtros aplicados a
varias columnas y deseamos eliminarlos todos con una
sola accin, entonces debemos pulsar el comando Borrar
que se encuentra en la ficha Datos > Ordenar y filtrar.

Fuente de la imagen: http://exceltotal.com/filtros-en-excel/

Buscar y Reemplazar
datos
Buscar y reemplazar es de mucha utilidad cuando
necesites localizar un dato dentro de un libro. Esta
herramienta est alojada en la pestaa inicio, tambin la
consigues pulsando las teclas CTRL + B. cualquiera de
las dos opciones que utilices te mostrara el siguiente
cuadro de dialogo.

Buscar y Reemplazar
datos
Al hacer clic en Buscar siguiente iras pasando de una
celda a otra, de entre las que contiene el valor
introducido. Buscar a partir de donde ests situado, por
lo que debes situarte en la primera celda para que
busque en toda la hoja. Adems, si tienes varias celdas
seleccionadas, slo buscar en ellas.
El botn Opciones te permitir ampliar la ventana de
bsqueda con opciones extra, donde podrs elegir dnde
buscar, si en la hoja que estas o en todo el libro. Si
gustas tambin puedes buscar celdas con un formato en
particular.

Buscar y Reemplazar
datos

En la pestaa Reemplazar de esta misma ventana, o


bien en la opcin Reemplazar... del botn Buscar y
seleccionar (teclas CTRL+L) puedes realizar una
sustitucin de los datos, cambiando un valor original por
otro, o un formato por otro.

Proteccin de Datos
Proteger los datos consiste en aplicar ciertos mtodos para que otros
usuarios puedan usar tus hojas de clculo sin el riesgo de que borren
informacin esencial.
Para proteger una hoja de clculo contra cambios indeseados, debes
utilizar el botn Proteger hoja de la seccin Cambios, de la pestaa
Revisar. Al pulsarlo, aparece un cuadro de dilogo donde podrs
especificar las acciones que permitirs a los usuarios sobre los datos.
La estructura de un libro de Excel, es decir, la cantidad de hojas de
clculo que contiene, sus nombres y su orden, se protegen con el botn
Proteger libro de la misma seccin.
En ocasiones querrs que se puedan introducir datos en algunas
celdas, pero que no puedan modificar aquellas que contienen frmulas
y otros datos relevantes. Para ello, entonces, debemos permitir la
edicin de ciertos rangos de celdas, pero proteger el resto. Dicha
proteccin, adems, puede ser con contrasea o sin ella.