TABLAS DE RETENCIN

DOCUMENTAL (TRD) Y SU
APLICACIN

Objetivos:
Qu son las TRD?
Cmo se elaboran?
Aplicacin de las TRD
Organizacin Permanente del Archivo de
Gestin
Regulacin de las Trasferencias
Documentales anuales.

MARCO JURDICO

Acuerdo 012 del 16 de octubre de 1991. Por el cual se fija un

plazo de seis meses para la presentacin de las Tablas de
Retencin Documental de los Organismos Nacionales del orden
central.

Decreto 1382 de 1995. "Por el cual se reglamenta la Ley 80 de

1989 y se ordena la transferencia de la documentacin histrica
de los archivos de los Organismos Nacionales al Archivo General
de la Nacin y se dictan otras disposiciones."

Acuerdo 09 de 1995. Reglamenta la presentacin de las TRD.

Ley 594 de 2000

Obligatoriedad de las Tablas de

Retencin
Documental.
Ser
obligatorio para las entidades del Estado
elaborar y adoptar las respectivas Tablas
de Retencin Documental. (Artculo 24)

Circular 001 de 2000 del AGN. Calendario para la

presentacin de las TRD.

Acuerdo 039 de 2002. Regula el procedimiento para

la elaboracin y aplicacin de las TRD.
Circular Externa 002 de 2009 del AGN. El AGN
informa que no se ha cambiado la metodologa para
la elaboracin, evaluacin y aprobacin de las TRD.

Circular 035 de 2009 de la Procuradura

General de la Nacin.
Se solicita a los Gobernadores, Alcaldes, Personeros y
Gerentes de Entidades Descentralizadas adelantar las
gestiones pertinentes para cumplir en el menor
tiempo lo preceptuado en la Ley 594 de 2000 y
circulares 004 de 2003 del Consejo Asesor del Gobierno
Nacional en Materia de Control Interno y 012 de 2004
del Departamento Administrativo de la Funcin Pblica y
el Archivo General de la Nacin

Invocando las convenciones de las Naciones Unidas e

Interamericanas de lucha contra la corrupcin, la
unificacin
de
procesos
y
procedimientos
administrativos de las diferentes entidades estatales,
especialmente en temas relacionados con el control,
conservacin, organizacin y proteccin de los
documentos pblicos, por considerarlos memoria de la
conducta oficial, en razn de que en las instituciones
juega un papel de gran importancia, la correcta
administracin y organizacin de sus archivos como
base del patrimonio histrico y cultural de los
pueblos.

En virtud de lo anterior, la Procuradura da

plazo a las entidades pblicas hasta el
mes de diciembre de 2009 para
implementar
y
desarrollar
los
procedimientos necesarios para dar
cumplimiento a las disposiciones antes
sealadas.

Conceptos Bsicos

Tabla de Retencin documental: Listado de

series
con
sus
correspondientes
tipos
documentales, a las cuales se asigna el tiempo
de permanencia en cada etapa del ciclo vital de
los documentos.

Transferencia documental: Remisin de

los documentos del archivo de gestin al
central, y de ste al histrico, de
conformidad con las tablas de retencin y
de valoracin documental vigentes.
10

Archivo Total: Concepto que hace referencia al

proceso integral de los documentos en su ciclo vital.

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

Transferencias Primarias

Archivo de Gestin

Archivo Central

Transferencias secundarias

Archivo Histrico
11

Fondo: Conjunto de documentos producidos

por una persona natural o jurdica en
desarrollo de sus funciones o actividades.

Seccin: En la estructura archivstica, unidad

administrativa productora de documentos.

13

Serie:Conjunto de unidades documentales de estructura y

contenido homogneos, emanadas de un mismo rgano o
sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus
funciones especficas. Ejemplos: historias laborales,
contratos, actas e informes, entre otros.

Subserie:Conjunto de unidades documentales que forman

parte de una serie, identificadas de forma separada de sta
por su contenido y sus caractersticas especficas. Ejemplo:
Informes,

Tipos documentales: Unidad documental simple originada

en una actividad administrativa, con diagramacin, formato y
contenido distintivos que sirven como elementos para
clasificarla, describirla y asignarle categora diplomtica.

14

Acuerdo 039 de 2002. Regula el

procedimiento para la elaboracin y aplicacin
de las TRD.

ETAPAS.
1. Investigacin preliminar sobre la institucin y
las fuentes documentales.
2. Anlisis e interpretacin de la informacin
recolectada.
3. Elaboracin y presentacin de la TRD para su
aprobacin.
4. Aplicacin.
5. Seguimiento y actualizacin de las TRD.
15

Etapa: Investigacin preliminar sobre la

institucin

1. Compilacin de la informacin institucional

Disposiciones legales, actos administrativos y otras normas

relativas a la creacin y cambios estructurales de la entidad
(decretos, acuerdos, resoluciones.)

Estructura interna vigente de la entidad, manuales de funciones y

de procedimientos.

- Organigrama actual, resoluciones y/o acto administrativo de

creacin de grupos y asignacin de funciones.
16

2. Entrevista con los productores de los documentos de la

institucin. (Ver Formatos de entrevistas)

Identificacin y definicin de unidades documentales.

Anlisis de la produccin y trmite documental teniendo en

cuenta los manuales de procedimientos de las dependencias.

- Identificacin de valores primarios de la documentacin.

17

Etapa:Anlisis e interpretacin de la
informacin recolectada
-Conformacin de series y subseries con sus
respectivos tipos documentales, teniendo como base la
Encuesta Estudio Unidad Documental y el resultado del
anlisis de los manuales de procedimientos.

- Valoracin y Seleccin Documental, basndose en la

Encuesta Estudio Unidad Documental.

18

Valoracin Documental.

El objetivo de la Valoracin es proteger el

Patrimonio Documental ya que permite el
establecimiento de los valores primarios y
secundarios y su permanencia en cada
una de las fases de archivo.

19

20

21

En la primera etapa del proceso de valoracin

-establecimiento de valores primarios- deben
intervenir tanto los productores de la
documentacin como los archivistas, apoyados
por expertos en las reas administrativa, legal y
contable. En la segunda etapa -establecimiento
de los valores secundarios- es necesaria la
participacin de productores, archivistas e
historiadores.

22

Etapa: Elaboracin y presentacin de las

Tablas de Retencin Documental

- Elaboracin de propuesta de Tabla de

Retencin Documental teniendo como punto de
partida las series y subseries documentales que
tramita y administra cada dependencia. Las
TRD deben presentarse acompaadas de una
introduccin y de los anexos que sustenten el
proceso de elaboracin y aseguren su
comprensin y aplicacin.
23

REQUISITOS PRESENTACIN DE TRD

INTRODUCCIN
TABLAS DE
RETENCIN

ANEXOS

-Resea Histrica Institucional

-Metolologa elaboracin
- Explicacin formato tabla
- Revisin y actualizacin TRD
- Presentacin de TRD en el
formato normalizado. Una para cada
dependencia
- Disposiciones creacin,
cambios
estructurales de la entidad
-Legislacin y normas que inciden en las
funciones de la entidad y en la creacin y
conservacin de los documentos
-Manuales de Funciones por Dependencia
-Organigrama Vigente
-Acta de Comit de Archivo, avalando las
TRD
-Manuales de Procesos y Procedimientos
24

Presentacin y aval de la propuesta de Tabla de Retencin

mediante Acta del Comit de Archivo de la Entidad.

Remisin de las TRD al secretario del Comit Evaluador de

Documentos o a la instancia correspondiente, para estudio y
trmite, acompaadas de los anexos que sustenten los procesos y
criterios empleados en su elaboracin.

Si la instancia competente hace observaciones a las Tablas de

Retencin Documental presentadas, la entidad esta obligada a
atenderlas y deber presentarlas nuevamente, para su aprobacin.

25

Etapas: Aplicacin, Seguimiento y

actualizacin de las TRD

Una vez elaboradas y aprobadas las TRD debe hacerse

su difusin indicando:

Fecha a partir de la cual son de obligatorio cumplimiento.

Instructivo para su aplicacin

- Normas para la organizacin de los archivos de gestin

en concordancia con la TRD de cada oficina.
26

Las instancias evaluadoras verificarn la

aplicacin de las Tablas de Retencin
Documental y el Archivo General de la
Nacin, por su parte, ejercer funciones
de
inspeccin
y
vigilancia
en
concordancia con el artculo 32 de la
Ley 594 de 2000.

27

Formato de Tabla de Retencin

CONVENCIONES
CT-Conservacin Total
M- Microfilmacin

E- Eliminacin
S- Seleccin

Firma Responsable:......................................
Jefe de Archivo
Fecha:..........................................................

ORGANIGRAMA MODELO

CONCEJO
MUNICIPAL

SECRETARA
GENERAL Y
DE GOBIERNO

DESPACHO
ALCALDA

SECRETARA
HACIENDA

INSPECCIN
DE POLICA
COMISARA
DE FAMILA

UMATA

PERSONERIA
MUNICIPAL

SECRETERIA
BIENESTAR
SOCIAL

OFICINA DE
PLANEACIN
Y OBRAS
PBLICAS

TESORERA
UNIDAD DE
EDUCACIN
CASA DE
LA CULTURA
UNIDAD
DE SALUD
29

CODIFICACIN ESTRUCTURA MUNICIPAL

DESPACHO
ALCALDA
2

CONCEJO
MUNICIPAL
1
SECRETARA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
21

SECRETARA
HACIENDA
22

INSPECCIN
DE POLICA
211
COMISARA
DE FAMILIA
212

UMATA
23

TESORERA
221

PERSONERIA
MUNICIPAL
3
SECRETARIA
DE BIENESTAR
SOCIAL
24

OFICINA DE
PLANEACIN
Y OBRAS
PBLICAS
25

UNIDAD DE
EDUCACIN
241
CASA DE
LA CULTURA
242
UNIDAD
DE SALUD
243

30

CODIFICACION DE SECCIONES

Signacin convencional para

organizacin de los archivos.

representar

la

FONDO: Instituto Colombiano de Bienestar Familiar

Regional Choc
CODIGOS

SECCION

10000

DIRECCION

10001

PLANEACION Y SISTEMAS

20000

GRUPO JURIDICO

30000

ASISTENCIA TECNICA

40000

GRUPO ADMINISTRATIVO

50000

GRUPO FINANCIERO
31

Identificacin, conformacin
y denominacin de series
OFICINA
PRODUCTORA

Acto administrativo

Grupo Jurdico

Resolucin 1616 del 12 de julio de

2006 ICBF

FUNCIN

Elaborar los contratos y convenios que

suscriba el Director Regional e impulsar
sus etapas de perfeccionamiento y
legalizacin.

Identificacin, conformacin
y denominacin de series

TRMITE

Manuales de
procedimientos

UNIDAD
DOCUMENTAL

Resolucin No. 0374 - 21 FEB. 2006

Por la cual se adopta el Manual de Procesos y
Procedimientos para las Regionales Versin 2,0.

Recibir de las dependencias interesadas en la celebracin

de un contrato, la consulta al CISE, la justificacin, solicitud,
estudio econmico, pre trminos y trminos de referencia,
la certificacin de no personal en planta (para consultora o
prestacin de servicios) y el certificado de disponibilidad
presupuestal (CDP) y asignar por reparto cuando aplique al
Servidor Pblico que se encargar del tema.

Justificacin
Solicitud
Estudio Econmico
Pre- trminos de referencia
Certificado de disponibilidad
presupuestal
Trminos de referencia

Cdigo
Dependencia

Cdigo serie

Serie

20000

20000.30

CONTRATOS
ESTATALES

Tipos
documentales

34

Tipos documentales del Contrato

Justificacin
Estudio Econmico
Certificado de disponibilidad presupuestal
Certificado de existencia de persona
Invitacin
Pretrminos de referencia
Listado de inscritos
Trminos de referencia

35

FASE DE DISPOSICIN FINAL

CONSERVACION
TOTAL

MICROFILMACIN
Y/O
DIGITALIZACIN

ELIMINACION DE
DOCUMENTOS

SELECCIN
DOCUMENTAL

36

Tabla de Retencin del ICBF- Regional Choc

Entidad Productora: ICBF- Regional Choc
Oficina productora: Grupo Jurdico

20000.30

CONTRATOS ESTATALES

CONVENCIONES
CT-Conservacin Total
M- Microfilmacin

E- Eliminacin
S- Seleccin

19

X X

Se selecciona
una muestra
representativa del
10% por cada
cinco aos de
produccin
documental, se
recomienda
conservar en
medio tcnico
diferente al fsico.

Firma Responsable:......................................
Jefe de Archivo
Fecha:..........................................................

OFICINA
PRODUCTORA
NORMAS

FUNCIN

Secretara de Planeacin y OP

Normas nacionales, departamentales y

municipales sobre ordenamiento
territorial y del medio ambiente.
Expedir las licencias de construccin, de uso del
espacio pblico y certificaciones de demarcacin,
nomenclatura y alinderamiento de predios de su
jurisdiccin.

TRMITE
Manuales de
procedimientos

UNIDAD
DOCUMENTAL

El peticionario diligencia solicitud de

Licencia
anexando
documentos
requeridos para el tramite y radica en
SOP. SOP designa funcionario para
visita y emisin de concepto tcnico, si
hay lugar se notifica a los vecinos sobre
la ejecucin de la obra. Es posible que
SOP reciba quejas o impedimento. Se
inicia el tramite nuevamente.
Presentacin de solicitud
Recibos de pago
Fotocopia de Escritura del Predio
Copia del Proyecto
Planos de demarcacin y obra
Permisos, Constancias, Certificaciones,
Conceptos, Quejas.
Licencia (Resolucin)

CODIFICACION
FONDO

SECCIN

2-

25-

Alcalda
Municipal

Secretara
De Obras
Pblicas

SUBSECCIN

40

CODIFICACIN DOCUMENTAL
CODIGO

25-1

SERIE

LICENCIAS

CODIGO

SUBSERIE

25-11

Licencias de
Construccin

25-12

Licencias Uso
Espacio Publico

25-13

Licencias
funcionamiento
locales

41

Formato de Tabla de Retencin

Entidad Productora: Municipio
Oficina productora: Secretara de Planeacin y Obras Pblicas

RETENCIN Disposicin Final

CODIGO Serie y Tipos Documentales A.G A.C C.T M S E PROCEDIENTOS
25-1

LICENCIAS

25-11

Licencias de Construccin
Solicitud
Proyecto y Planos
Escritura
Constancia y certificaciones
Conceptos tcnicos
Recibos de Pago
Licencia (resolucin)

25-12

Licencia Uso Espacio Pblico

Solicitud
Proyecto y Planos

25

Formato Tabla de Retencin Documental

Entidad productora: ICBF Regional Choc
Oficina productora: Grupo administrativo

RETENCIN Disposicin Final

CODIGO Serie y Tipos Documentales A.G A.C C.T M S E PROCEDIMIENTOS
40000.48 HISTORIAS LABORALES
Comunicacin de
nombramiento
Aceptacin de nombramiento
Resolucin de nombramiento
Afiliacin EPS
Afiliacin fondo de pensiones
Fotocopia Cdula de
Ciudadana

99

X X

Cumplido el tiempo
de retencin en el
archivo central se
selecciona y
conserva en medio
tcnico diferente al
fsico, una muestra
representativa de la
Serie con especial
importancia para la
entidad o que hayan
efectuado aportes
especiales para la
sociedad en general
(Ley 190 de 1995).

HISTORIAS LABORALES

TIPOS DOCUMENTALES
-Comunicacin de nombramiento
-Aceptacin de nombramiento
-Resolucin de nombramiento
-Afiliacin EPS
-Afiliacin fondo de pensiones
-Cdula de ciudadana
-Certificaciones de estudio
-Certificados laborales
-Certificacin de antecedentes
disciplinarios
-Certificado de antecedentes
judiciales
-Declaraciones de bienes y rentas
-Formato nico de hoja de vida
-Certificado de procuradura
-Certificado de contralora
-Incapacidades
-Notificaciones
-Resoluciones
-Evaluacin de desempeo
-Certificacin inscripcin en
carrera Administrativa
-Permisos

Grupo Administrativo
Talento Humano

44

Formato de Tabla de Retencin

Entidad Productora: ICBF Regional Choc
Oficina productora: Grupo de Asistencia Tcnica

30000.76 PROCESOS

DE ADOPCION

Informes
Solicitudes de
Asignacin en comit
de adopcin
institucin autorizada
CONVENCIONES
CT-Conservacin Total
M- Microfilmacin

E- Eliminacin
S- Seleccin

20

X X

Para el caso de los

expedientes
de
adopcin, el tiempo
de retencin en el
archivo central es de
reserva, segn cdigo
del menor. Una vez
transcurrido el tiempo
en archivo central se
recomienda conservar
en soporte papel y en
cualquier
medio
tcnico aprobado.

Firma Responsable:......................................
Jefe de Archivo
Fecha:..........................................................

Qu nombre darle a las

series documentales?
El nombre dado a las series documentales debe
guardar directa relacin con una o varias funciones
de la dependencia, lo mismo que con los tipos
documentales que se generan en relacin con un
asunto.
Ejemplo: Contratos Estatales, Historias Laborales,
Ordenes de pago, Proyectos de Inversin,
Resoluciones,
Decretos,
Licencias
de
Funcionamiento, Conceptos Tcnicos, Constancias y
Certificaciones, Actas, Actas de Junta Directiva,
Actas de Comit de Archivo, Etc.

Lo que

no

se debe hacer....

Por

ningn motivo pueden denominarse series

como por ejemplo: Oficios enviados, Oficios Recibidos,
Gobernacin, Presidencia, Contralora, Ministerio, Documentos
personales, Memorandos, Notas internas, Recibos de caja,
Salida de elementos, Pedidos, Cotizaciones, Bancos,
Solicitudes de la comunidad, Etc.

Aplicacin de las TRD

48

Paso 1.
Asegrese de tener en sus manos la Tabla
de Retencin Documental de su
Dependencia. Las TRD es el instrumento
necesario para la organizacin de los
archivos de gestin.
49

Formato de Tabla de Retencin

Entidad Productora: Municipio
Oficina productora: CONCEJO MUNICIPAL

RETENCIN Disposicin Final

CODIGO Serie y Tipos Documentales A.G A.C C.T M S E PROCEDIENTOS
100.01
100.02

ACUERDOS
ACTAS

100.02.01 ACTAS DE COMISIONES

20 X

20

Paso 2.
Proceda a conformar fsicamente las
respectivas series y subseries de acuerdo a
lo establecido en las TRD. Conforme sus
expedientes por carpetas, teniendo en cuenta
los tipos documentales que les corresponde.

51

APERTURA DE EXPEDIENTES

20000.30
Contratos

Subseries
20000.30
Contratos
Estatales

#2

#1

SERIE: CONTRATOS ESTATALES: 30

52

Paso 3.
Ordene la documentacin de tal manera que se
pueda evidenciar el desarrollo de los trmites.
El documento con la fecha ms antigua de
produccin, ser el primer documento que se
encuentre al abrir la carpeta. Rotule cada una
de las carpetas.
53

ORDENACIN DE EXPEDIENTES
Noviembre 18
Octubre 25
Junio 02
Febrero 15
Enero 22

5
4

3
2

Bogot, enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor
Atentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0

Grupo Jurdico
20000.30 CONTRATOS ESTATALES

#1

Fechas: ________ a ___________

Inicial
Final
Folios: __________

54

Paso 4.

Clasifique los expedientes de las series y

subseries en los archivadores de la
oficina. Identifquelos.

55

Contrato 003 de 2008

Contrato 002 de 2008

Contrato 001 de 2008

01

Contratos

Mantener las
secuencias

Estatales

Contrato 005 de 2008

Enumerar las
secuencias

Contrato 004 2008

Contratos

02

Estatales
Sealar los
contenidos

56

Paso 5.
Realice al final del ao las Transferencias al
archivo central. Guese por el Instructivo
de Transferencias Documentales.

57

En el archivo central
se custodian los
documentos.

n
Tra

cia
n
e
r
sfe

Transferencia de
archivos de gestin al
archivo central al final
del ao.
T.R.D.

El Jefe de archivo
recibe junto con los
inventarios.
e
it d

Com
s de
Acta l I. D.
ro
Cont

No se permitir el ingreso
de documentacin que no
est organizada
conforme a las TRD.

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A
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A
Comit
o
v
e
i
d
h
s
c
r
ta
A
Ac
s

Compra

58

Recuerde.

Se deber identificar la documentacin con la Serie Documental

concerniente a cada oficina.

Los expedientes debern ser ingresados en cajas de archivo, las

cuales solo podrn contener expedientes u otros documentos de la
misma dependencia. Es decir, no se podrn mezclar expedientes
de diferentes oficinas.

No se recibirn expedientes que no estn organizados (Clasificados,

ordenados, rotulados, foliados).

No se debe admitir documentacin fragmentada ni suelta, ni

tampoco documentacin depositada en grandes contenedores (AZ,
cajas grandes, paquetes, bolsas plsticas o costales).

59

No se recibirn carpetas con documentos como: Correspondencia Enviada,

Correspondencia Recibida, etc. Tampoco se aceptarn cajas o
archivadores con la denominacin de VARIOS, DIVERSOS, GENERAL O
SIMILARES.

Las relaciones de transferencia de una misma serie documental se regirn

cronolgicamente, por meses y aos consecutivos.

Se deber diligenciar un formato de transferencia (Formato nico de

Inventario Documental) para cada serie documental que se transfiera. En
ningn caso se utilizara el mismo formulario para ms de un ao. Tampoco
se aceptarn cajas o archivadores con la denominacin de VARIOS,
DIVERSOS, GENERAL O SIMILARES.

60

61

ORGANIZACIN DE ARCHIVOS CENTRALES

INSTALACIN: Ubicacin de las unidades
de conservacin en las reas de
depsito. Archivo Centralizado.

Mtodo 1:Consiste en reconstruir

el cuadro de clasificacin en el
depsito, estableciendo espacios
reservados para las secciones,
subsecciones
Mtodo 2: Sistema de
numeracin continua
62

DESCRIPCIN: Proceso de
anlisis de los documentos de
archivo, para facilitar su
localizacin y consulta

63

A
T
L
U
S
N
O
C
E
D
E
FAS
Funcionarios y ciudadanos particulares

Existen series con reserva.

64

FASE DE DISPOSICIN FINAL

CONSERVACION
TOTAL

MICROFILMACIN
Y/O
DIGITALIZACIN

ELIMINACION DE
DOCUMENTOS

SELECCIN
DOCUMENTAL

65

PLAN DE SEGUIMIENTO
Este plan deber contener unos
objetivos que identifiquen
una metodologa archivstica para
la implantacin y mejoramiento del
Programa de Gestin Documental

66

SERVICIOS
DE
ARCHIVO
Servicios para la bsqueda de documentos.
Rpida disposicin de los documentos.

Inv
e
doc ntario
um e
nt a
l

Ca t
lo g
os

67

IMPORTANCIA DE LAS TRD

Para la administracin:
Facilitan el manejo de la informacin.
Contribuyen a la racionalizacin de la produccin documental.
Permiten a la administracin proporcionar un servicio eficaz
y eficiente.
Facilitan el control y acceso a los documentos a travs de
los tiempos de retencin en ella estipulados.

Para la administracin:

Garantizan la seleccin y conservacin de los

documentos que tienen carcter permanente.
Regulan las transferencias de los documentos en las
diferentes fases de archivo.
Sirven de apoyo para racionalizar los procesos
administrativos.

IMPORTANCIA DE LAS TRD

Importancia desde el punto de vista archivstico:

Permiten el manejo integral de los documentos.
Facilitan la organizacin de los documentos a partir del
concepto de archivo total.
Ayudan a controlar la produccin y trmite documental.

Importancia desde el punto de vista archivstico:

Identifican y reflejan las funciones institucionales.
Integran los procesos archivsticos para el manejo racional
de los documentos.
Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo
a la gestin administrativa y que por su carcter pueden
eliminarse en el archivo de gestin

ESTUDIO Y AVAL DE LAS TRD POR

EL COMIT DE ARCHIVO DE LA ENTIDAD

Reglamento General De Archivos, Art. 19: Cada

entidad establecer un Comit de Archivo, legalizado
mediante el acto administrativo correspondiente, como
un grupo encargado de definir las polticas, los
programas de trabajo y de la toma de decisiones en los
procesos administrativos y tcnicos de los archivos.

Presentacin preparada por:

Sergio Andrs Utrera Santander
Historiador - UIS

Muchas gracias
por su atencin!!!
73