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COMO FAZER UMA BOA

AUDITORIA

Auditoria

Definies
Processo sistemtico, documentado e independente
para obter evidncias de auditoria e avali-las
objetivamente para determinar a extenso na qual os
critrios de auditoria so atendidos.
Qualidade e Meio Ambiente
ISO 19011

Auditoria

Definies

BS 8800

Exame sistemtico e independente, sempre que possvel, para


determinar se as atividades e os resultados correlatos esto de
acordo com as disposies planejadas e se estas esto
efetivamente implementadas e so adequadas para atingir a poltica
e os objetivos da organizao.

OHSAS 18001
Exame sistemtico para determinar se as atividades e os resultados
correlatos esto de acordo com as disposies planejadas e se
estas esto efetivamente implementadas e so adequadas para
atingir a poltica e os objetivos da organizao

Auditorias em Sistemas
de Gesto
Atividades Sistemticas

Atividades Independentes

Detectar vcios
Avaliar degradao

No pertencer rea auditada


Ter mente aberta
Critrios de auditorias adotados
Eficcia (O que fazer)
Eficincia (Como fazer)

As Auditorias . . .
Verificam Conformidade
Avaliam controles (diferentes de inspeo)
No possuem carter punitivo
Constituem processo amostral

IDIAS E CONCEITOS COMUNS PARA


AS NORMAS ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001
E BS 8800

Auditor - Pessoa com competncia para realizar uma auditoria.


Cliente da Auditoria - Organizao ou pessoa que solicita uma auditoria.
Auditado - Organizao que est sendo auditada.
Constatao de Auditoria - Resultados da avaliao de evidncias de
auditoria coletada e comparada com os critrios de auditoria.
Evidncia de Auditoria - Registros, apresentao de fatos ou outras
informaes pertinentes aos critrios de auditoria, e verificveis.
Critrio de auditoria - Conjunto de polticas, procedimentos ou
requisitos.

ATRIBUIES DAS PARTES


ENVOLVIDAS NA AUDITORIA
LDER DE EQUIPE DA AUDITORIA
ZELAR PELA QUALIFICAO DO GRUPO
DISTRIBUIR TAREFAS DENTRO DO GRUPO
PREPARAR, CONDUZIR, RELATAR, VERIFICAR UMA AUDITORIA
CONDUZIR REUNIES DE ABERTURA, PARCIAIS E DE ENCERRAMENTO
RESOLVER IMPASSES CRTICOS
FAZER COM QUE A AUDITORIA ATINJA SEU OBJETIVO
ATENDER TODAS AS ATRIBUIES DO AUDITOR

AUDITOR

ZELAR PELA SUA QUALIFICAO


PERMANECER ATENTO E REPORTAR AS NO CONFORMIDADES
SER IMPARCIAL E OBJETIVO
ESCLARECER DVIDAS PERTINENTES E EVITAR DISPUTAS
MANTER A CONFIDENCIALIDADE E A TICA

ATRIBUIES DAS PARTES


ENVOLVIDAS NA AUDITORIA
AUDITADO
COMUNICAR AO SEU PESSOAL SOBRE A AUDITORIA
COMPARECER AOS COMPROMISSOS COM O AUDITOR
DESIGNAR OS CANAIS DE COMUNICAO
FACILITAR O ACESSO S FUNES, REAS E INFORMAES PERTINENTES
PROVIDENCIAR AS AES CORRETIVAS / PREVENTIVAS CABVEIS

CLIENTE DA AUDITORIA
DETERMINAR A NECESSIDADE E INICIAR A AUDITORIA
DESIGNAR AUDITORES E ESCOLHER / ACORDAR CRITRIOS DE AUDITORIA
DEFINIR O ACESSO AOS RESULTADOS (CONSENSO COM O UDITADO)
RECEBER OS RESULTADOS DA AUDITORIA E CONSENSAR AS AES CABVEIS

Tipos de Auditoria
Finalidade
Auditoria de adequao ou conformidade

Interao entre as partes


Auditoria de primeira, segunda ou terceira partes

Objeto de auditoria
Processo, produto ou sistema

Etapas das Auditorias


PLANEJAMENTO

PREPARAO

CONDUO

RELATO

* ESCOPO
* OBJETO
* OCASIO
* CRITRIOS DE
AUDITORIA

* ESTUDO DOS DADOS


* LISTAS DE VERIFICAO
* NOTIFICAO

* REUNIO DE ABERTURA
* EXECUO
* REUNIO DE ENCERRAMENTO

* VERBAL
* DOCUMENTADO

AO PREVENTIVA / CORRETIVA

AVALIAO DA EFETIVIDADE

AVALIAO DAS AUDITORIAS

* REA AUDITADA
* CONSENSO

* NOVA AUDITORIA
* ENVIO DE DOCUMENTOS /
REGISTROS

* GRUPO AUDITOR
* AUDITADO

SISTEMTICO

PLANEJAMENTO DAS AUDITORIAS


ESCOPO

Definido pelo cliente da auditoria, com o apoio do auditor lder e


consenso com auditado, considerando o objetivo da auditoria, tempo e
recursos
OBJETIVO

Pode ser conformidade da documentao (auditoria de adequao)


e/ou conformidade da implementao (auditoria de conformidade)

CRITRIOS DE AUDITORIA

Definido pelo cliente da auditoria e confirmado pelo auditado

PLANEJAMENTO DAS AUDITORIAS


GRUPO AUDITOR

Designado considerando-se
Critrios de auditoria
Tipo de organizao e processos
Capacidade de comunicao
Requisitos legais aplicveis
OCASIO

Definida considerando-se
Alteraes no sistema de gesto
Requisitos legais
Aes corretivas e preventivas

Preparao para a Auditoria


CONTATOS COM O AUDITADO
* SOLICITAO DE DOCUMENTOS
(CONFIDENCIALIDADE)
* CONFIRMAO DOS PARMETROS PLANEJADOS

VISITAS S INSTALAES
* SE NECESSRIO E VIVEL

ATIVIDADES A
REALIZAR

GRUPO AUDITOR
* DISTRIBUIO DE TAREFAS PELO LDER DE EQUIPE
DA AUDITORIA
* CONFECO DA AGENDA DA AUDITORIA
* PREPARAO DOS DOCUMENTOS DE TRABALHO

EXEMPLO DE LISTA DE VERIFICAO

rea: Produo (PD)

Lista de Verificao
Responsvel: Paulo Roberto

Entrevistado: Pedro

Data: 20/09/05

Auditor: Joo Marcos

Pg.: 01/06

Referncia
Objeto de Auditoria
ISO 9001 / 6.3 e PRQ- Verificar a definio dos equipamentos
09, rev. 01, item 5.3.
crticos de processo para a qualidade e
aprovao do plano de manuteno.
ISO 14001 / 4.4.6 e Verificar a coerncia entre os impactos
PRA-06, rev. 03, item ambientais significativos e os equi3.2.
pamentos
que
recebem
manuteno
preventiva e a aprovao e distribuio do
plano de manuteno.
OHSAS 18001 / 4.4.6 e Verificar como est estabelecida a interface
PRS-10, rev. 00, itens entre a anlise de risco e os controles
3.5 e 3.6.
(medidas pr-ativas e rea-tivas) para a
manuteno.

Observaes
A definio no considera as
utilidades (vapor e ar). O plano RQ-03
de 10/06/05 no est aprovado.

OK

Plano em modificao, no estando


disponvel a verso antiga (R-08 de
05/07/05).

CONDUO DAS AUDITORIAS

ETAPAS NA CONDUO DE AUDITORIAS

Reunio de abertura
Visita s instalaes
Conduo da auditoria
Reunies parciais com o auditado
Reunio de encerramento

REUNIO DE ABERTURA
Apresentao dos auditores
Nas auditorias internas, muitas vezes dispensvel
Confirmao do panejamento
Escopo, objetivo e critrios de auditoria
Confirmao da agenda
Alteraes devem ser feitas, se necessrio
Confirmao dos arranjos administrativos
Transporte, almoo, sala de reunio e etc.

REUNIO DE ABERTURA

Confirmao dos contatos


Auditados e demais envolvidos
Guia de auditoria
Interferir, se necessrio
Conhecer objeto e critrios de auditoria
No auditado (a princpio)
Caractersticas principais
Coordenada pelo auditor lder
Rpida e objetiva
Confirmao de parmetros
Esclarecimento de dvidas

CONDUO DA AUDITORIA

Visitar as instalaes
Se necessrio, antes da conduo da auditoria
Apenas observar. Interferir em situaes de risco
Coletar evidncias por meio de
Entrevistas, documentos, registros e observaes de atividades
Realizar amostragem
Aleatria e em quantidade suficiente
Utilizar documentos de trabalho
Listas de verificao (diretriz)
Realizar anotaes necessrias e reportar eventuais no
conformidades na hora (verbalmente, pelo menos)

CONDUO DA AUDITORIA

Utilizar tcnicas de rastreamento


Direto (trace forward), inverso (trace back) e/ou aleatrio
(trace random)
Interferir o mnimo possvel
Solicitar permisso
Gerenciar o tempo da auditoria
Alterar agenda, se necessrio, em comum acordo com o
auditado

Reunies parciais com


o auditado
Objetivo: consolidar os resultados da auditoria
Envolver os auditados do dia (no mnimo)
Realiz-la ao trmino do dia ou no incio do dia seguinte
Reportar eventuais no conformidades ou observaes

>
>

Facilita a reunio de encerramento


Reunies semelhantes podem ser feitas apenas com auditores

REUNIO DE ENCERRAMENTO
Reapresentao dos auditores
Se necessrio, quando estiverem presentes pessoas que no
estavam na reunio de abertura
Agradecimentos ao auditado
Cooperao e tempo dedicado, por exemplo
Reconfirmao do planejamento
Escopo, objetivo e critrios de auditoria
Reconfirmao da agenda
Destacar eventuais alteraes
Apresentao dos pontos de maior preocupao e positivos
Resumidamente

REUNIO DE ENCERRAMENTO
Entrega dos relatrios individuais de no conformidade
Se previsto no procedimento de auditoria ou outro
procedimento. Caso contrrio, acordar prazo.
Esclarecimento de dvidas,
Se existirem
Caractersticas principais
Coordenada pelo auditor lder
Rpida e objetiva
Confirmao de parmetros
Esclarecimento de dvidas

RELATO DE AUDITORIA
* RELATO VERBAL
AO CONSTATAR UMA NO CONFORMIDADE DURANTE A EXECUO
DA AUDITORIA
AO REALIZAR REUNIES PARCIAIS COM O AUDITADO
AO REALIZAR A REUNIO DE ENCERRAMENTO

* RELATO DOCUMENTADO
NO CONFORMIDADES REAIS E /OU POTENCIAIS
CONCLUSO FINAL
RELATRIOS ENTREGUES AO AUDITADO
INDIVIDUAIS DE NO CONFORMIDADES REAIS OU POTENCIAIS
GERENCIAL COM CONCLUSO FINAL

* CARACTERSTICAS PRINCIPAIS
CONFIDENCIALIDADE
PRAZO DE ENTREGA DO RELATRIO: O MAIS RPIDO POSSVEL

Relatrio Individual de NC
1

Data:
/
/
Auditor/Emitente:
Constatao:

Dimenso:
2
Pertinente?

Padro:

Item / Procedimento:
Auditado:

Qualidade
Sim
Comentrios:
No

N:

Meio Ambiente

SSO

3
Anlise
F
Espordica
r
e
Sistemtica
q
Disposio:
4 Causa Raiz:

Severidade
Menor
Negligvel

Maior
Marginal

Importante

Catastrfica

Responsvel:

Data:

Ao Corretiva:

Responsvel:

Data:

Acompanhamento:

Responsvel:

Data:

Ao Corretiva Eficaz?

Sim

No

Sim

Responsvel:
Data: /
No
Procedimento Alterado:

Procedimento modificado?
Modificaes:

Evidncias:

Aes Corretivas e Preventivas nas Auditorias


NO CONFORMIDADES
REAIS

POTENCIAIS
AO PREVENTIVA

AO CORRETIVA

>
>
>

AUDITOR

>

Identificar a causa
Propor soluo
Implementar soluo

Avaliar efetividade

AUDITADO

Avaliao da efetividade das aes preventiva e corretiva


* RESPONSVEL
LDER DE EQUIPE DA AUDITORIA OU AUDITOR DESIGNADO
* FORMA DE AVALIAO
NOVA AUDITORIA
ENVIO DE DOCUMENTOS AO AUDITOR OU LDER
ENVIO DE REGISTROS AO AUDITOR OU LDER
PRXIMA AUDITORIA
* FORMA DE DOCUMENTAO
RELATRIO INDIVIDUAL DE NO CONFORMIDADE
RELATRIO GERENCIAL (CONCLUSES)

QUALIFICAO TCNICA DOS AUDITORES


REQUISITOS BSICOS
Formao acadmica, superior ou tcnica, apropriada atividade, produto ou servio associado ao sistema de
gesto.
Registros profissionais e/ou outros requisitos exigidos pela organizao ou entidade auditora (por exemplo,
CREA, CRA etc).
Formao especfica em tcnicas e mecanismos de auditoria e/ou certificao como auditor por entidade
especfica ou conforme a necessidade.
Conhecimento de estilos, tipos e fundamentos de gerenciamento utilizados.
Conhecimento e aplicao de um cdigo de tica ou outras diretrizes especficas.
Conhecimento de disciplinas contbeis e sistemas de custeio
Conhecimento de tcnicas de planejamento e investigao e resoluo de problemas.
Experincia em todas as etapas do processo de auditoria.
Conhecimento de tcnicas estatsticas de uma maneira geral, particularizada para cada sistema de gesto.
Conhecimento da cultura da organizao, o que abrange as suas estratgias de negcios, seus hbitos,
comportamentos, atitudes e crenas, particularmente o tratamento dado ao conflito entre o compromisso com a
melhoria contnua o real interesse, necessidade e/ou a exequibilidade de melhoria.
Conhecimento da teoria da crise gerencial e de sua inter-relao com o intercruzamento de fatores como custos,
comprometimento, estrutura e disciplina organizacional, contingncias, paradigmas, poder, status, comunicao,
tempo e recursos.
Conhecimento e capacidade de discernimento para verificar a consistncia entre a poltica, os objetivos, as
metas e o contedo do programa documental que constitui os sistema.

QUALIFICAO TCNICA DOS AUDITORES


SISTEMA DE GESTO DA QUALIDADE
- ISO 19011 e outras referncias Conhecimento das normas aplicveis ao sistema de gesto da qualidade (ISO 9001, por exemplo),
bem como outras normas pertinentes (ASTM, SAE, JIS, DIN, ABNT e etc).
Conhecimento de tcnicas especficas de custeio da qualidade.
Conhecimento de tcnicas estatsticas aplicveis a inspees por amostragem, projetos de
experimentos, confiabilidade, controle estatstico de processo e outros tpicos aplicveis da
estatstica descritiva e inferencial.
Certificaes de engenheiro da qualidade, auditor da qualidade, engenheiro da confiabilidade,
gestor da qualidade e outras que possam ser necessrias, dependendo da organizao ou
entidade auditora.
Conhecimento de tcnicas de gerenciamento de projetos (PERT e CPM, por exemplo) e
ferramentas preventivas de projeto (FMEA e FMECA, por exemplo).
Conhecimento de legislao associada a requisitos especficos da qualidade e aplicveis
atividade, produto ou servio submetido auditoria.
Conhecimento de tcnicas modernas destinadas melhoria da produtividade, tais como Kan Ban,
JIST e TPM dentre outras.

QUALIFICAO TCNICA DOS AUDITORES


SISTEMA DE GESTO AMBIENTAL
- ISO 19011 e outras referncias Conhecimento da cincia e tecnologia ambiental para compreender o levantamento de aspectos e
impactos ambientais e a respectiva consolidao dos mesmos em objetivos e metas;
Conhecimento de legislaes e regulamentos, o que inclui, dentre outros, condies de licenas,
limites estatutrios, resultados de visitas de autoridades reguladoras, mudanas potenciais na
legislao, compensaes, reclamaes e processos judiciais.
Conhecimento de sistemas de gesto ambientais e de normas contra as quais as auditorias podem
ser realizadas, tais como ISO 14001; e
Conhecimento de como avaliar resultados de balanos de massa, de energia e de momento, o que
implica coerncia do modelo adotado e justeza e fidelidade desses resultados em relao ao
mundo real.
Viso de partes interessadas, o que abrange, dentre outros, os registros de reclamaes,
pesquisas de mercado e de satisfao, meios de comunicao para reporte e auditorias
extrnsecas destas partes na organizao.
Anlises de riscos inferenciais e dedutivas que correlacionem causas aos efeitos conectados e
avaliem a criticidade ou significncia destes efeitos em relao magnitude ou seriedade das
consequncias de ocorrncia e probabilidade de ocorrncia, ou de outro modo que classifiquem
tais efeitos em relao sua torelabilidade em relao a limites pr-estabelecidos.
Conhecimento de fatores tecnolgicos, o que significa, dentre outros, nveis de pico, toxidade,
sensibilidade de receptores, taxa de degradao, solubilidade, volatilidade, poder de absoro,
hidrlise e fotlise, reaes secundrias, bioacumulao e microbiologia.

QUALIFICAO TCNICA DOS AUDITORES


SISTEMA DE GESTO BS 8800/OHSAS 18001
Conhecimento da cincia da ergonomia e da engenharia de fatores humanos,
particularmente da avaliao da habilidade de vigilncia humana em condies de
"stress" varivel, de cansao face a situaes de tarefas simplrias e repetitivas, bem
como dos efeitos das condies ambientais de rudo, vibrao, odor, poeira,
temperatura e outras.
Conhecimento e capacitao para interpretar anlises de risco e/ou de situaes de
perigo no campo da segurana e da sade ocupacional, com ou sem a incluso de
avaliao probabilstica e de criticidade formais
Conhecimento e capacitao para interpretar a legislao, os regulamentos, as normas
e/ou os acordos formais aos quais a organizao auditada se subscreve ou deve se
submeter no campo da segurana e da sade ocupacional.
Conhecimento para avaliar fatores econmicos que impactam recursos, ganhos e
perdas realizadas pelo sistema.
Conhecimento e capacitao para verificar os meios tecnolgicos e os resultados de
medio da sade e de proteo da integridade ser humano, do meio ambiente
prximo e das instalaes, bem como para avaliar os efeitos ambientais e de nveis
operacionais, inclusive de tempo de trabalho e de exposio, sobre a sade e sobre a
integridade fsica do ser humano e das instalaes.
Conhecimento e capacidade de conduta para limitar o reporte da auditoria no nvel da
organizao caso detecte-se desobedincia legislao, regulamentos, normas ou
acordos, mantendo ou cancelando a auditoria de acordo com as prescries de
normas que regem o desempenho da auditoria em curso.

PERFIL DE PERSONALIDADE DOS AUDITORES


CARACTERSTICAS BSICAS - SISTEMA GENRICO
Boas maneiras para se dirigir s pessoas e expor suas idias, afinal o auditor est conduzindo a
auditoria na "casa do auditado".
Integridade, tratando as informaes com a devida confidencialidade e respeitando o auditado e
habilidade para comunicao verbal, escrita e fsica, bem como para perceber e entender o contexto
dentro do qual a auditoria est sendo conduzida.
Habilidade para saber ouvir, com pacincia e real interesse, e para se expressar demostrando confiana,
segurana e conhecimento e humildade, para aprender junto com o auditado conhecimentos tcnicos e
experincia no trato das pessoas.
Independncia de idias e de esprito, isento de paradigmas e pr-julgamentos que possam
comprometer a imparcialidade do auditor, sendo capaz de distinguir entre assero e avaliao.
Organizao na forma de questionar, utilizar os documentos de trabalho e se comunicar com o auditado
e liderana, se auditor lder, e capacidade de trabalhar em grupo, respeitando cada membro da equipe.
Persistente, curioso e determinado na investigao e julgamento justo, habilidades analticas e
tenacidade, para (i) perceber situaes de forma realista; (ii) entender operaes complexas a partir de
uma perspectiva ampla; e (iii) compreender o papel de unidades individuais dentro de uma organizao
Capacidade de obter e avaliar evidncia objetiva com justia; de permanecer fiel ao propsito da
auditoria; de avaliar os efeitos das concluses da auditoria e das interaes pessoais
Dedicao e suporte ao processo de auditoria; reao efetiva em situaes de presso; concluses
geralmente aceitveis; e fidelidade a uma concluso

Desafios do Auditor

Primeiro desafio

Lidar com pessoas


Estabelecer confiana
Acrescida de respeito: harmonia, transparncia
e ganhos mtuos

Acrescida de credibilidade: reconhecimento da


competncia (treinamento e experincia)

Segundo desafio

Distinguir entre avaliao e assero


Exige do auditor
Integridade, imparcialidade, objetividade e profissionalismo
Capacidade de distinguir julgamentos de fatos
O tempo est ruim

O tempo est nublado

A comunicao na auditoria ....

Qualificao inicial do auditado:

Chame-o pelo nome


Quebre o gelo inicial
Converse sobre assunto comum; observe canais de comunicao e
busque a empatia
Exemplo: O auditor apresentado ao auditado, gerente da rea. Depois
de apresentado, faz o seguinte questionamento:
- Qual a sua opinio sobre o processo de auditoria interna para preparar
o sistema da qualidade para a auditoria de certificao?
- Eu vejo todo este trabalho como uma forma objetiva e transparente de
conseguirmos melhorias significativas em nossas atividades rotineiras.
- E vocs j conseguiram muitas melhorias?
- Sim, claro. Veja este quadro com os principais indicadores da
qualidade...

A comunicao na auditoria ....

Oua o auditado:

Conduza o dilogo
No demonstre sinais de impacincia ou distrao
Faa perguntas do tipo aberta
O que, Quando, Como, Onde e Por que (observe a hierarquia)
Mostre-me
Faa perguntas do tipo fechadas
Obter respostas Sim ou No
Faa perguntas do tipo alternativas
Fornecer alternativas no questionamento
Considere a ansiedade do auditado
Lembrar que o auditor visita e que deve relaxar o auditado
Comunicao

Situaes tpicas de auditoria ....

O auditado ....

Fala demais, desviando o assunto


resistente

Discorda das eventuais no conformidades


Prepara balo fixo
Chega atrasado
Solicita sugestes
E durante a auditoria ....
O tempo planejado insuficiente
O fato gera dvida ao auditor quanto existncia de uma no conformidade
A independncia do auditor ameaada
Outras pessoas tentam ajudar o auditado