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CURSO ADMINISTRACIN DE CONTRATOS

Corporacin Nacional del Cobre

MDULO 3

www.jejcap.cl

Modulo 3: Planificacin de Contratos y


Proceso de Contratacin
Relator: Nelson Urra S.

Providencia 2133 of. 302 Stgo.


4709190 jejcap@jej.cl

CURSO: ADMISTRACIN DE CONTRATOS


Planificacin de Contratos y Procesos de
Contratacin

CONTENIDOS GENERALES DEL MDULO 3

3. Planificacin de Contratos y Procesos de Contratacin


3.1 Qu queremos hacer en esta unidad?
3.2 Cules son los elementos involucrados en la contratacin?
3.3 Cules son los principales componentes del proceso de
contratacin?
3.4 Generacin del requerimiento
3.4.1 La decisin de contratar
3.4.2 Especificaciones Tcnicas y Generacin de la Solpe.
3.5 Qu es un proceso de Contratacin?
3.6 Cunto demora un proceso de contratacin?
3.7 Cules son las modalidades de Licitacin que se pueden
usar?

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Planificacin de Contratos y Procesos de
Contratacin

3.1

QUE QUEREMOS HACER EN ESTA UNIDAD?

En esta unidad nos interesa mostrar las


principales actividades,
procedimientos y consideraciones que
se deben tener para realizar un
exitoso proceso de contratacin en
CODELCO

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Planificacin de Contratos y Procesos de
Contratacin

3.2 CUALES SON LOS ELEMENTOS INVOLUCRADOS EN LA


CONTRATACIN?
Los procesos de planificacin de contratos y de contratacin
deben considerar los siguientes elementos:
Cmo se hace?
Se realiza siguiendo un conjunto de procedimientos y criterios
establecidos en la normativa de CODELCO, as como de acuerdo
con la legislacin y normas corporativas y divisionales
aplicables.

Qu es?

Para qu?

Es el proceso por medio


del cual CODELCO
contrata a un proveedor
de un determinado
producto o servicio.

Para aprovechar las


fortalezas que ofrece el
mercado y focalizar los
recursos propios en temas
esenciales del negocio.

Proceso de Contratacin
Dnde se Aplica?

Se aplica en cualquier REA de la corporacin, donde se d la


necesidad de contratar a un tercero o para adquirir un
determinado bien o servicio .

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Planificacin de Contratos y Procesos de
Contratacin

3.3 CUALES SON LOS PRINCIPALES COMPONENTES


DEL PROCESO DE CONTRATACIN?
Los procesos de planificacin de contratos y de contratacin
consideran los siguientes componentes:
Generacin del requerimiento
Proceso de licitacin
Proceso de adjudicacin
Operacin del contrato. Este proceso ser revisado en
profundidad en la siguiente unidad.
Grficamente, estas etapas se pueden representar de la
siguiente manera:

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Contratacin

CICLO INTERNO DE ABASTECIMIENTO Y


CONTRATOS

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Planificacin de Contratos y Procesos de
Contratacin

3.4 GENERACIN DEL REQUERIMIENTO


La generacin del requerimiento para realizar la contratacin
debe considerar en detalle la decisin de contratar.
3.4.1

LA DECISIN DE CONTRATAR

La contratacin de servicios con terceros, nace de la necesidad


de resolver un problema, aprovechar una oportunidad, o
materializar las obras o instalaciones de un Proyecto.
La contratacin de servicios con terceros, busca simultneamente un
doble fin, es decir, mejorar tanto la eficiencia, como la eficacia en la
ejecucin de los mismos.

Codelco tiene como intencin general, adjudicar el mnimo de


contratos posibles con terceros, tal que asegure el cumplimiento de
los objetivos de la Corporacin, sin mayores riesgos.

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Planificacin de Contratos y Procesos de
Contratacin

POR QU CONTRATAMOS?
Porque reconocemos las ventajas de la especializacin de
otras empresas en actividades ajenas a nuestro giro
principal.
Para asegurar
produccin.

el

cumplimiento

de

compromisos

de

Porque estamos interesados en aprovechar la mayor


eficiencia de los contratistas en sus respectivas reas.
Para obtener economas de escala.
Porque queremos capitalizar estas ventajas como una
manera de cumplir nuestros objetivos estratgicos.

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Contratacin

QU CONTRATAMOS?

Actividades que no forman parte del giro


principal
Actividades de alta especializacin
Actividades
duracin

poco

frecuentes

de

corta

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Contratacin

QU ESPERAMOS DEL CONTRATISTA?


Demostracin de capacidad tcnica, solvencia econmica y
financiera acorde con los trabajos que aspiran a realizar.
Transferencia de las mejores prcticas para optimizar
nuestra gestin.
Cumplimiento de las normas de
ocupacional, medio ambiente y calidad.

seguridad,

salud

Cumplimiento de la legislacin vigente y las normas internas


de Codelco sin que ello signifique establecer vnculos de
subordinacin.
Un aporte que agregue valor al negocio de Codelco.

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Planificacin de Contratos y Procesos de
Contratacin

A continuacin se muestra un esquema resumido


del proceso de contratacin en donde se destaca
que el contratar es una decisin que debe
tomarse en base al proceso:

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Planificacin de Contratos y Procesos de
Contratacin

Problema
Oportunidad
Necesidad de obra - servicio
Identificacin Anlisis Alternativas
Ejecucin Interna
Contrato con terceros
Otra

No

CONTRATAR

S
Anlisis Tipo de Contrato
Suma Alzada
Precios unitarios
EPC, EPCM, otras

Anlisis Tipo de Licitacin


Pblica Privada
Asignacin Directa
Con o Sin Precalificacin

Decisin Tipo de Contrato

Decisin Tipo de Licitacin

Proceso de Contratacin
Preparacin de documentos
Seleccin de empresas
Licitacin, evaluacin, asignacin

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Contratacin

3.4.2

BASESTCNICAS Y GENERACIN DE LA SOLPE

Se deben considerar los siguientes aspectos


bsicos:

Monto involucrado.
Antecedentes del mercado.
Tipo de obra o servicio.
Urgencia del requerimiento.
Riesgos de los servicios u obras y del
Contrato.
Duracin de la necesidad.
Mtrica de control.
Experiencias anteriores.

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Contratacin

Estas bases tcnicas a su vez se relacionan y condicionan la


determinacin del tipo de contrato, el procedimiento de licitacin, la
cantidad de empresas a invitar y otras variables.
Todo esto lleva a la generacin de la SOLPE
Aprobacin de contratacin
El usuario, como requirente de la contratacin de una obra, trabajo o servicio
comprendido en el respectivo presupuesto anual de inversiones o en el presupuesto
de operaciones, debe estimar su monto para definir el nivel de aprobacin de
contratacin.
El proceso de contratacin se inicia formalmente con la aprobacin, por parte del
usuario, de la solicitud de pedido de servicios (SOLP) a las unidades de gestin de
contratacin de la Gerencia Corporativa Abastecimiento, con todos los datos e
informacin que dicha solicitud seala. Una vez aprobado, la unidad de gestin de
contratacin debe crear, en el sistema de informacin SAP u otro sistema, el
documento electrnico denominado solicitud de pedido.
MANUAL DE CONTRATACIN DE SERVICIOS, CODELCO, GERENCIA CORPORATIVA DE
ABASTECIMIENTO
Punto 7.2.

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Contratacin

3.5 QUE ES UN PROCESO DE CONTRATACIN?

Es el conjunto de todas las acciones necesarias para


concretizar la contratacin de bienes y servicios con terceros,
las que se realizan coordinadamente con Servicios
Compartidos, velando por la correcta comprensin de la
necesidad de cada uno de los involucrados (Servicios
Compartidos, proveedores, clientes internos, instancias de
autorizacin), en cada una de las etapas y documentos del
proceso.

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Planificacin de Contratos y Procesos de
Contratacin

3.6 CUNTO DEMORA UN PROCESO DE


CONTRATACN?
El Proceso de contratar un trabajo con terceros desde el
momento que se toma la decisin de contratar, hasta que se
inicia el trabajo con el contratista puede tomar entre dos a
cuatro meses, incluso en contratos complejos puede llegar
hasta seis meses. Este periodo que muchas veces en la
planificacin general de un proyecto o en la planificacin de
una actividad productiva se tiende a minimizar. Sin embargo
es relevante as como todas las actividades que involucra para
no generar a atrasos significativos.

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Planificacin de Contratos y Procesos de
Contratacin

Las actividades involucradas en este proceso y su


secuencia se muestra en la Carta Gantt siguiente:
Id

Nombre de tarea

Duracinenero
abril
03/01 10/01 17/01 24/01 31/01 07/02 14/02 21/02 28/02 07/03 14/03 21/03 28/03 04/04 11/04 18/04 25/04
1 da

Decisin de Contratar

Obtener aprobacin Licitar s/ MAF

10 das

Seleccin Empresas (o precalific)

5 das

Preparacin Documentos Lictacin

20 das

Preparacin Mtodo Evaluacin

10 das

Carta Invitacin

1 da

Visita a Terreno

5 das

Consultas y Respuestas

5 das

Recepcin Ofertas

10 das

10

Evaluacin Ofertas

10 das

11

Recomendacin Asignacin

12

Obtener Aprobacion asig. s/ MAF

13

Notificacin al Contratista

5 das

14

Preparacin Contrato

5 das

15

Aprobacin Usuario y Legal

5 das

16

Firma Contrato

5 das

17

Inicio Trabajo o Servicio

1 da
10 das

1 da

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Planificacin de Contratos y Procesos de


Contratacin

3.7

CUALES
SON
LAS
MODALIDADES
CONTRATACIN QUE SE PUEDEN USAR?

DE

Las modalidades de contratacin que se pueden usar son


las siguientes:
Licitacin

Asignacin

Licitacin
Pblica

Licitacin Privada
normal

Licitacin
Privada

Licitacin Privada
de escaso monto

Asignacin
Directa

Asignacin
Cada uno de ellos se puedenica
utilizar en condiciones distintas.

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Planificacin de Contratos y Procesos de
Contratacin

FORMAS DE CONTRATACIN
LAS LICITACIONES
Las licitaciones pueden ser realizadas en forma pblica o
privada, segn la forma en que es efectuado el llamado a
participar del proceso.
Licitaciones Pblicas: el llamado a participar es realizado
en medios de comunicacin masivos, en la pgina Web
corporativa de Codelco-Chile o en otros medios
electrnicos. (Ej: Chile compras o
e-Marketplace
Quadrem).
Licitaciones Privadas: el llamado a participar es mediante
invitaciones intransferibles, a empresas seleccionadas con
anterioridad, preferentemente inscritas en el Registro
Integral de Contratistas (REGIC).

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Planificacin de Contratos y Procesos de
Contratacin

FORMAS DE CONTRATACIN
CMO SELECCIONAR?
Licitacin Privada
Cuando se tiene conocimiento del mercado, y por ende se
tiene un panel de proponentes para un determinado
encargo.
Licitacin Pblica
Cuando no se tiene conocimiento del mercado.

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Contratacin

FORMAS DE CONTRATACIN
COMPARACIN ENTRE LICITACIN PBLICA Y LICITACIN PRIVADA
Caractersti
ca

Licitacin Pblica

Licitacin Privada

Monto
Estimado del
Contrato

1. Recomendable cuando 1. Recomendable cuando el


el
monto
total
de
monto
total
de
la
contratacin supera los
contratacin es inferior a
KUS$ 5.000
los KUS$ 5.000.

Caracterstica
s del Servicio

1. Cuando
no
existe 1. Cuando existe experiencia
experiencia previa en la
previa en la Corporacin en
Corporacin frente al
la realizacin de licitaciones
servicio requerido.
por servicios similares y los
2. Cuando no se tiene un
proveedores
relevantes
cabal conocimiento del
estn
plenamente
mercado.
identificados y han sido
incorporados
en
la
invitacin.
2. Cuando existe un pleno
conocimiento del mercado.

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Planificacin de Contratos y Procesos de
Contratacin

FORMAS DE CONTRATACIN
COMPARACIN ENTRE LICITACIN PBLICA Y LICITACIN PRIVADA
Caractersti
ca
Plazos
Requeridos

Licitacin Pblica
1.

Licitacin Privada

Se requieren mayores 1. Inscritas en el Registro de


plazos para verificar que
Contratistas, se acortan los
todas
las
empresas
plazos al no ser necesario la
participantes
cumplan
revisin de los antecedentes
con
los
requisitos
legales,
econmicos,
legales,
econmicos,
comerciales y tcnicos de
comerciales
y
de
los Proponentes.
experiencia definidos en 2. En el caso que haya que
las Bases.
revisar antecedentes de los
Proponentes, la cantidad de
empresas invitadas es muy
inferior a las que pueden
cotizar
por medio de
licitacin
pblica,
acortndose los plazos de
evaluacin.

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Planificacin de Contratos y Procesos de
Contratacin

FORMAS DE CONTRATACIN
COMPARACIN ENTRE LICITACIN PBLICA Y LICITACIN PRIVADA
Caractersti
ca
Proponentes

Licitacin Pblica

Licitacin Privada

1. Permite la participacin 1. Se puede invitar empresas


de un amplio espectro de
que cuentan con la plena
empresas, con lo que se
confianza del usuario.
pueden obtener mejores 2. Puede inducir a reclamos de
ofertas
tcnicas
y
las empresas no invitadas a
econmicas.
participar.
2. La participacin de los 3. Pueden quedar afuera del
Proponentes
est
proceso Proponentes con
condicionada al estricto
ofertas
atractivas
para
cumplimiento
de
los
Codelco.
requisitos definidos en
las
Bases,
para
as
minimizar los riesgos de
adjudicar a una empresa
inadecuada.

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Planificacin de Contratos y Procesos de
Contratacin
Usuario

Abastecimiento

Definicin de la estrategia

SOLPE
Itinerario de la
Licitacin
Itemizado de
Presupuesto
Bases Tcnicas
M. de Evaluacin

Proponente

A. Jurdica

N. Facultado

Flujograma N 1: LICITACION PRIVADA


Aprobacin Rechazo
del Proceso de
Contratacin

Bases Administrativas

Carta de Invitacin y
Entrega de
Antecedentes

Reunin Aclaratoria y Visita a Terreno

Preparacin de Respuestas y Aclaraciones

Envo de Respuestas

Ronda de Consultas

Oferta Tcnica y
Econmica

Recepcin y Acto de Apertura de Ofertas

Evaluacin de las
Ofertas

Solicitud de
Aclaraciones

Recomendacin de
Adjudicacin

Envo de Aclaraciones y
Respuestas

Aprobacin Rechazo
de la Recomendacin

Notificacin de
Resultados y Gestin de
firmas del contrato

Ver Flujograma 4 Preparacin y suscripcin del Contrato

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Planificacin de Contratos y Procesos de
Contratacin
Usuario

Abastecimiento

Definicin de la estrategia

Proponente

A. Jurdica

Flujograma N2: LICITACION PUBLICA

Bases Administrativas
SOLPE
Itinerario de la
Licitacin
Itemizado de
Presupuesto
Bases Tcnicas
M. de Evaluacin

N. Facultado

Aprobacin Rechazo
del Proceso de
Contratacin

Publicacin Llamado a
Licitacin y Venta de
Bases

Envo de Antecedentes
de Precalificacin

Recepcin y Acto de Apertura de Antecedentes

Aprobacin Rechazo
de la Recomendacin

Evaluacin de los Antecedentes y Recomendacin de


Precalificacin

Reunin Aclaratoria y Visita a Terreno


Preparacin de Respuestas y Aclaraciones
Envo de Respuestas

Recepcin y Acto de Apertura de Ofertas

Evaluacin de las
Ofertas

Solicitud de
Aclaraciones

Ronda de Consultas

Alternativa en caso de plazos muy cortos


Oferta Tcnica y
Econmica
Envo de Aclaraciones y
Respuestas
Aprobacin Rechazo
de la Recomendacin

Recomendacin de
Adjudicacin
Notificacin de
Resultados y Gestin de
firmas del contrato

Ver Flujograma 4 Preparacin y suscripcin del Contrato

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Planificacin de Contratos y Procesos de
Contratacin

FORMAS DE CONTRATACIN
ASIGNACIN DIRECTA Y ASIGNACIN NICA
Como caso de excepcin a las licitaciones pblicas y privadas se
encuentran las Asignaciones Directas y Asignaciones nicas, las que
tienen como nica justificacin el hecho de que hayan razones
estratgicas, tcnicas o econmicas, debidamente acreditadas, que
hagan preferible la eleccin de un contratista especfico sin mayor
consulta al mercado, lo que deber estar plenamente justificado por
el nivel de autoridad correspondiente.
Se denomina Asignacin Directa
aquellas
asignaciones a un
proveedor de entre varios, que ofrecen servicios similares.
Se denomina Asignacin nica cuando hay un nico proveedor del
servicio no existiendo otros en el mercado.

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Planificacin de Contratos y Procesos de
Contratacin

FORMAS DE CONTRATACIN
CMO SELECCIONAR?

Adjudicacin Directa / nica


Cuando existe un solo Proveedor del Servicio o
Suministro, no obstante hay ms proveedores
habilitados.
Cuando debido a la criticidad del encargo, se
adjudica a un Contratista por la alta confianza,
especializacin que ofrece, o bien por no
disponer de plazo para licitar.
Cuando el costo del proceso de licitacin es
mayor al costo del servicio.

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Planificacin de Contratos y Procesos de
Contratacin

CRITERIOS DE DEFINICIN
Para determinar el tipo de licitacin que se
utilizar, como tambin la cantidad de
proveedores o contratistas a invitar, se
considerarn los siguientes aspectos bsicos:
1.2.3.4.-

El monto involucrado
El conocimiento del mercado
El tipo de producto o servicio
La urgencia del requerimiento

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Planificacin de Contratos y Procesos de
Contratacin

CRITERIOS DE DEFINICIN
1.-

EL MONTO INVOLUCRADO
El costo de la gestin de compra o
contratacin debe ser inferior al beneficio
que se obtendr como producto de un
trabajo ms elaborado y demandante.

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Planificacin de Contratos y Procesos de
Contratacin

CRITERIOS DE DEFINICIN
2.-

EL CONOCIMIENTO DEL MERCADO


En la medida que este conocimiento sea ms
escaso, se deber ampliar la posibilidad de
participacin a un mayor nmero de
proveedores o contratistas, hasta la situacin
de una licitacin pblica, en que se posibilita
la participacin a cualquier empresa.

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Planificacin de Contratos y Procesos de
Contratacin

CRITERIOS DE DEFINICIN
3.-

EL TIPO DE PRODUCTO O SERVICIO


En
general,
los
productos
con
especificaciones simples, como son las
materias primas o los "commodities", como
tambin
los
productos
y
servicios
estandarizados,
presentarn
menos
inconvenientes tcnicos para que puedan ser
adquiridos
o
contratados
mediante
licitaciones abiertas a la participacin de
cualquier proveedor, sin calificacin previa.

CURSO: GESTIN DE CONTRATOS


Planificacin de Contratos y Procesos de
Contratacin

CRITERIOS DE DEFINICIN
4.-

LA URGENCIA DEL SERVICIO


El perodo de tiempo disponible para
gestionar una adquisicin o contratar un
servicio, ser tambin un factor muy
determinante para definir el tipo de licitacin
que ser posible realizar.

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Planificacin de Contratos y Procesos de
Contratacin

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Planificacin de Contratos y Procesos de
Contratacin

FIN
MODULO 3