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UNIVERSIDAD

ADMINISTRACION PUBLICA
Sesión No 14

EXPOSITOR:

MG. ROSANA CURASI BOHORQUEZ

SISTEMA DE ABASTECIMIENTO

DESARROLLO TEMATICO
Normas Generales del Sistema de Abastecimiento
Normas sobre Administración de Almacenes
Normas Técnicas de Control Interno para el Área
de Abastecimiento
Normas Técnicas de Control Interno
Área de Obras Publicas
MARCO LEGAL

Ley No 22056- Sistema de Abastecimiento.
Ley No 22867- Desconcentración de atribuciones del Sistema
Abastecimiento.
Resolución Jefatural Nº 118-80- INAP/DNA
Resolución de Contraloría Nº 072-98-CG
R3esolución Jefatural Nº 335-90- INAP/DNA

. a través de los procesos técnicos de catalogación. registro y control. registro de proveedores.HISTORIA El sistema de abastecimiento fue establecido mediante el Decreto Ley Nº 22056. seguridad. recuperación de bienes y disposición final de los mismo. programación. mantenimiento. distribución. adquisición almacenamiento. Eficiencia y eficacia de los procesos de abastecimiento y de bienes y servicios no personales en los organismos que conforman la administración pública. con la finalidad de asegurar la unidad racional.

. de su eficiencia dependerá el desarrollo de las actividades institucionales en las mejores condiciones de celeridad. En tal sentido el abastecimiento cumple un rol muy importante en el funcionamiento interno de una entidad dado que.DEFINICION   El abastecimiento es una función orientada a proporcionar en forma oportuna los bienes materiales y los servicios que requiere la acción gubernamental para el cumplimiento de sus fines. calidad y productividad.

Relaciones Presupuesto Personal SIAF Racionalización Planificación Contabilidad Abastecimiento Tesorería Control Información E N D O G E N S Juridico Usuarios y/o Consumidores Mercado Nacional Mercado Internacional E X O G E N A S .

4.NORMAS GENERALES DEL SISTEMA DE ABASTECIMIENTOS 1. 7. Aplicación de criterio de eficiencia y eficacia Integridad de administración del abastecimiento Actualización y utilización de información para el abastecimiento Unidad de adquisiciones de bienes y servicios Unidad en el ingreso físico y custodia temporal de bienes Austeridad del abastecimiento Verificación del estado y utilización de bienes y servicios. . 3. 6. 5. 2.

NORMAS ESTABLECIDAS EN LEY ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES DEL ESTADO Nº 28267-26850 Y REGLAMENTO DE LA LEY D. Aplicación de criterio de eficiencia y eficacia Integridad de administración del abastecimiento Actualización y utilización de información para el abastecimiento Unidad de adquisiciones de bienes y servicios . 4. S Nº 084-2004-PCM 2. 3.1.

2. que suministra.SA.05 Unidad en el Ingreso Físico y Custodia Temporal de Bienes Acciones a desarrollar Todos los bienes adquiridos ingresan 1. Ingresarán por el área Adecuada. acondicionamiento. pasando desde afuera de ella hacia adentro a través de un lugar previamente establecido. las cuales se realizan en formas y modalidades diversas.El almacenamiento es un proceso técnico de Abastecimiento orientado a establecer y aplicar pautas para la ubicación y custodia temporal de bienes en cualquier área física acondicionada. Los bienes con características Especiales( caso semovientes. La ubicación. alimentos Frescos. se realizará el ingreso físico de bienes adquiridos y/o recupera dos. productos cárnicos. medios de acceso. El órgano de abastecimiento contará físicamente a la entidad por el almacén del Con áreas físicas acondicionadas Órgano de abastecimiento.. y para su Especialmente los bienes de la entidad Custodia temporal. equipos Voluminosos. 3. Sólo por el almacén del órgano de Abastecimiento. Concepto. capacidad. 4. El ingreso físico es un acto de incorporación a la Entidad. etc. La custodia temporal se inicia con la adquisición y La recuperación de bienes. equipamiento y personal del almacén serán planificados atendiendo las necesidades y posibilidades de la entidad. .

de bienes y servicios. Equilibrio en relación al personal d. En toda previsión. 06 AUSTERIDAD DEL ABASTECIMIENTO Acciones a desarrollar El órgano de abastecimiento implantará el tratamiento estadístico De la información que genera o utiliza a efecto de tener elementos de juicio Para orientar la austeridad. Utilidad múltiple b. Ahorro y costos adicionales. Fácil conservación o permanencia j. solicitud. Racionalidad en la producción e. Concepto. 2.Se entiende por Austeridad del Abastecimiento: la equilibrada estimación de necesidades de bienes y de servicios. utilización y/o administración 1. El órgano de Abastecimiento adecuará a su realidad institucional los criterios de austeridad. obtención.. Prioridad en caso de restricciones g. Como: a. Durabilidad f.SA. Se aplicarán los criterios e instrumentos pertinentes de austeridad que establezca la entidad a propuesta del órgano de abastecimiento. en beneficio de la colectividad en general. suministro. Continuidad i. Prioridad en la obtención h. . Uniformidad c. al empleo mesurado de los limitados recursos asignados a una entidad Pública y a su adecuada Combinación para obtener más y mejores resultados (productos materiales y servicios públicos).

El administrador general o quien haga sus veces es el encargado de aprobar los inventarios físicos Generales de bienes en uso por lo menos una vez al año. las acciones de abastecimiento Que resulten necesarios. b.La verificación Constituye requisito para realizar.07 VERIFICACIÓN DEL ESTADO Y UTILIZACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS Las entidades públicas formularán y aplicarán normas para verificar la existencia estado y condiciones de utilización de los bienes y/o servicios de que dispone la entidad.. hay dos tipos: el general y de almacén. de manera racional y sobre bases reales. Acciones a desarrollar 1. a.SA. Concepto. además establece pautas para Inventariar bienes en todas las áreas. . Y a La vez informado al administrador General. El inventario físico es una forma De verificación. El titular del órgano de Abastecimiento hace lo propio con Inventarios de los bienes que se Hallan en custodia temporal en el Almacén de su responsabilidad.

lugar.Aspectos de la Verificación del Estado y Utilización 1. para constatar en qué se emplea. 2. y Condiciones de utilización. rendimiento y sobre todo el empleo de beneficio de la organización en su conjunto(con fines oficiales). Existencia o presencia real del bien o del servicio (visto como acción o resultado) Estado para apreciar el grado de conservación o deterioro del bien así como el resultado del servicio. condiciones de seguridad. . 3. habilidades del responsable.

Nº 335-90-INAP/DNA .MANUAL DE ADMINISTRACION DE ALMACENES PARA EL SECTOR PUBLICO NACIONAL Res.

PROCESOS DE ADMINISTRACION DEL AMACEN  Proceso de almacenamiento  Proceso de distribución  Inventario físico  Baja de bienes  Reposición de estock  Registro y control de existencias .

Recepción Verificación y control Internamiento Registro y Control Custodia . las Actividades concerniente a este proceso.A. FASES 1. 2. 5. PROCESOS DE ALMACENAMIENTO El almacenamiento es un proceso técnico del abastecimiento. están referidas a la ubicación temporal de bienes en un espacio físico determina Con fines de custodia como vía para trasladarlo físicamente (temporal o definitivo) a quienes lo necesitan. 3. 4.

3.B. 5. Incluye las operaciones internas. 4. referida a la Directa satisfacción de necesidades. que consiste en un conjunto de actividades de naturaleza técnico Administrativo. PROCESO DE DISTRIBUCION Proceso técnico de Abastecimiento. Formulación de pedidos Autorización de despacho Acondicionamiento de materiales Control de materiales Entrega de Materiales . 2. FASES 1.

A. INVENTARIO FISICO Es una forma de verificación física que consiste en constatar la existencia o presencia real de los bienes almacenados.C. Entidad. 1. Se realiza Varios días. INVENTARIO SELECTIVO Comprende un tipo de bienes Se efectúa cerrando las operaciones porPreviamente seleccionados. apreciar su estado de conservaci deterioro y condiciones de seguridad. completos y De sustento a los estados financiero de la Exactos. como mínimo una ves al año Periódicamente o cada vez que sea Necesario comprobar que los registro de Requiere de un apropiado programa y sirve Stock se mantienen al día. TIPOS DE INVENTARIO B. INVENTARIO MASICO .

Al barrer. Por Selección. d. b.efectuar el inventario De todos los bienes almacenado Sin excepción alguna. c.PREPARACION DE INVENTARIO a. FORMAS DE EFECTUAR EL INVENTARIO 2. ...Consiste en constatar la veracidad de las existencia del grupo de bienes d cual se tiene interés. b. Ordenamiento de almacén Documentación Equipo de verificadores Medios o instrumentos a. INVENTARIO FISICO 3.C.

SOBRANTES DE INVENTARIO Se procederá en la forma siguiente: 5. FALTANTE DE ALMACEN Faltante por robo o sustracción Faltante por merma Faltante por negligencia . b.En las tarjetas de existencia valorada A. INVENTARIO FISICO 4. .Bienes entregado en la menor cantidad B.C.Del que figura. Estos deben ser incorporados en los registro de existencia.Autorizada. C. . . Determinar su origen . a.Entrega de un bien similar en el lugar .Documentos fuentes no registradas .

Se dará de baja a los bienes que como resultado del inventario Físico Genial estén considerados para tal proceso. c. BAJA DE BIENES 1. a. La merma producida en las existencias por efecto de votalización o por acción de animales depredadores. y Bienes que por vencimiento o su estado de descomposición no son recomendables para consumo.D. Son objeto de baja: Los bienes fungibles siniestrados que se encuentren en completo estado de inutilidad. Los bienes perdidos por robo o sustracción. 2. b. . d.

a fin de que se encuentren disponibles en cualquier momento y asegurar así que lleguen a los usuarios en la oportunidad conveniente. remplazando las existencias distribuidas.E. REPOSICIÓN DE STOCK Comprende un conjunto de acciones de naturaleza técnico-administrativo inherente a la función de almacén. . que tiene por finalidad el mantener la continuidad del abastecimiento.

. 2. Según las posibilidades de cada entidad los registros y reportes se elaboran en forma manual o mediante proceso automático de da DOMENTOS 1. 5. 4. REGISTRO Y CONTROL DE EXISTENCIAS Consiste en un sistema de registro y reportes en los que se consigna datos sobre ingresos y salidas de bienes del Local de almacén y cantidades disponibles a distribuir.F. 3. Tarjeta de Control Visible de Almacén Tarjeta de Existencias Valoradas de Almacén Resumen del Movimiento del Almacén Nota Entrada al Almacén Pedido de Comprobante de Salida.

300-08 PROTECCIÓN DE BIENES DE ACTIVO FIJO 300-02 UNIDAD DE ALMACEN 300-03 TOMA DE INVENTARIO FISICO 300-07 CONTROL SOBRE VEHICULOS OFICIALES DEL ESTADO 300-04 BAJA DE BIENES DE ACTIVO FIJO 300-05 MANTENIMIENTO DE BIENES DE ACTIVO FIJO 300-06 ACCESO.NORMAS TECNICAS DEL CONTROL INTERNO DEL AREA DE ABASTECIMIENTO 08 NORMAS 300-01 CRITERIO DE ECONOMIA EN LA COMPRA DE BIENES Y CONTRATACION DE SERVICIOS. USO Y CUSTODIA DE BIENES .

deberá tenerse presente. así como en las demás actividades de gestión. NCI 300-02: Unidad de Almacén Todos los bienes que adquiera la entidad deben ingresar físicamente a través de la Unidad de Almacén.NCI 300-01: Criterio de Economía en la Compra de Bienes y Contratación de Servicios En toda transacción de bienes o servicios. antes de ser utilizados. . el criterio de economía.

deben ser dados de baja oportunamente. NCI 300-04: Baja de Bienes de Activo Fijo Los bienes de activo fijo que por diversas causas. . han perdido utilidad para la entidad.NCI 300-03: Toma de Inventario Físico Cada entidad debe practicar anualmente inventarios físicos de los activos fijos. con el objeto de verificar su existencia física y estado de conservación.

Uso y Custodia de los Bienes La administración de la Entidad debe preocuparse en forma constante por el mantenimiento preventivo de los bienes de activo fijo. . a fin de conservar su estado optimo de funcionamiento y prolongar su vida útil.NCI 300-05: Mantenimiento de Bienes de Activo Fijo NCI 300-06: Acceso. el que deben asumir responsabilidad por su buen uso. Sólo el Personal autorizado debe tener acceso a los bienes de la entidad. conservación y custodia de ser el caso.

evitar y extinguir las causas que pueden ocasionar daños o pérdidas de bienes públicos. salvo autorización expresa del titular. NCI 300-08: Protección de Bienes de Activo Fijo Deben establecerse procedimientos para detectar.NCI 300-07: Control sobre Vehículos Oficiales del Estado Debe cautelarse que los vehículos de propiedad de la entidad. prevenir. sean utilizados exclusivamente en actividades oficiales. .

en contratos a P. 600-01 Del Expediente Técnico 600-10 Sustentación de Presupuesto Adicionales en Contrato a suma alzada. 600-05 Detalles de los Anexos del Contrato 600-06 600-08 600-07 Modificaciones y Aplicaciones de Oportunidad en el Subsanación de control de calidad Procedimiento de Presupuesto Errores u omisiones En obras y Adicionales En el Exp. 600-02 Contenido de las Especificaciones Técnicas 600-09 Sustentación de Presupuestos Adicionales.NORMAS TECNICAS DEL CONTROL INTERNO PARA EL AREA DE OBRAS PUBLICAS 17NORMAS 600-11 Las resoluciones Aprobatorias de Presupuesto Adicionales Deben precisar La causal. Unitario 600-03 Sustentación de los Metrados 600-04 Absolución de Consultas u Observaciones Sobre documentos Que conforman El expediente. reporte . Tec.

600-13 Cumplimiento de Plazo Contractual 600-14 Elaboración de Metrados de Post. . Registro de garantías En la etapa de la Operación de Obra.NORMAS TECNICAS DEL CONTROL INTERNO PARA EL AREA DE OBRAS PUBLICAS 17 NORMAS 600-12 600-17 Aprobación de Reducción de Obras Mantenimiento de las Obras.construcción 600-16 600-15 Participación de Los Miembros Designados para La recepción de Obra.

Las Especificaciones Técnicas deben elaborarse por cada partida. procedimiento constructivo y formas de pago. . definiendo la naturaleza de los trabajos. debe estar visado en todas sus páginas por los profesionales responsables de su elaboración y por el área especializada responsable de su revisión.NCI 600-01: del Expediente Técnico NCI 600-02: Contenido de las Especificaciones Técnicas El expediente técnico antes de ser aprobado por la entidad licitante. que conforman el presupuesto de obra.

con la planilla respectiva y con los gráficos y/o croquis explicativos que el caso requiera. debidamente fundamentados.NCI 600-03: Sustentación de Metrados Los metrados del expediente técnico deben estar sustentados por cada partida. de manera que permita a los postores clarificar concretamente las interrogantes que motivaron su intervención. NCI 600-04: Absolución de Consultas u observaciones sobre Documentos que conforman el Expediente Técnico de la Licitación La Entidad Licitante deberá absolver las consultas o cualquier observación que se hiciera sobre los documentos que conforman el Expediente Técnico de la Licitación. .

NCI 600-06:Modificaciones y Subsanación de errores u Omisiones en el expediente Técnico Las modificaciones sustanciales y la subsanación de errores y omisiones en el Expediente Técnico. durante la ejecución de la obra.NCI 600-05:Detalle de los Anexos del Contrato Los anexos que forman parte integrante de los contratos de obras deben ser identificados individualmente y numerados en forma correlativa. deben contar con la opinión del Proyectista. .

bajo responsabilidad de los funcionarios a cargo de la ejecución de la obra. que en las obras en ejecución . en cada valoración de obra tramitada.NCI 600-07: Aplicación de Controles de Calidad en Obras y Reportes Las entidades contratantes deben cautelar. se apliquen controles de calidad acordes con la naturaleza del contrato. cuyos resultados sean registrados y archivados en formatos prediseñados y consignados en un informe especial que debe emitir la supervisión. NCI 600-08: Oportunidad en el Procesamiento de Presupuesto Adicionales Los presupuestos adicionales que se generen en la ejecución de la obra serán procesados y aprobados con la prontitud del caso. .

NCI 600-09: Sustentación de Presupuesto Adicionales. en Contratos a precios unitarios generados por mayores metrados En los presupuestos adicionales que involucren partidas contractuales en los contratos a precios unitarios. así como acreditar que tales modificaciones generan mayores costos a los pactados para la obra. debe sustentarse el metrado total de cada partida con la planilla respectiva adjuntando el sustento técnico del caso. debe demostrarse fehacientemente haberse producido esta situación. NCI 600-10: Sustentación de Presupuesto Adicionales en Contratos a Suma Alzada Cuando se presenten presupuestos adicionales por modificaciones en los planos y/o especificaciones técnicas de la obra en un contrato a suma alzada. .

deben precisar en sus considerándos la causal que genera dicho adicional. previa sustentación con los informes técnicos y legales que el caso requiera. NCI 600-12:Aprobación de Reducciones de Obra Toda reducción de obra debe ser aprobada mediante resolución de la entidad contratante. .NCI 600-11: La Resoluciones Aprobatorias de presupuestos Adicionales Deben precisar su causal Las resoluciones que emita la entidad contratante aprobado determinado presupuesto adicional.

los que se tendrán en cuenta al momento de la recepción de la obra. de acuerdo a los trabajos realmente ejecutados.construcción El inspector de la obra. elaborará los metrados de posconstrucción. PERT. en base a los diagramas de CPM.NCI 600-13: Cumplimiento del Plazo Contractual Todo contrato de obra será objeto de un control estricto del cumplimiento del plazo contractual. incluyendo los plazos parciales. previa conformidad por parte del contratista. . o similares. NCI 600-14: Elaboración de Metrados de Pos.

deben participar directamente en el acto de recepción. bajo responsabilidad. debe aperturar un registro de las garantías que se encuentren vigentes en esta etapa. a fin de formular las observaciones que hubiere durante el desarrollo de dicho evento.NCI 600-15: participación de los NCI 600-16: Registro de Garantías Miembros Designados para la En la Etapa de Operación Recepción de Obra y Mantenimiento Los miembros de la comisión designada para la recepción de obra. La Unidad orgánica de la entidad que tiene a su cargo la operación y mantenimiento de la obra. a fin de asegurar su aplicación en los casos que sean necesarios .

.NCI 600-17: Mantenimiento de las Obras Las Entidades están obligadas a mantener eficientemente las obras públicas que están a su cargo.