Film Crew Organization

Matt Sawyers



The Sequence of Events
• Script ­ 1st step is coming up with an  acceptable script* • Key People
– Producer engages writers to rewrite, adapt &  develop – Director ­ key decision maker – Production Manager (PM) – Director of Photography (DP) (cinematographer)


The Sequence of Events
– Production Designer (PD)­ begins preliminary  work to determine the overall design approach of  the film
• Independent/ Students, unable to afford the costs of  renting expensive studio space & creating sets,  frequently do all work on location



The Sequence of Events
• Casting
– Students/ Indi 
• Informal • Non­union • Sometimes lack talent • Huge undertaking • Agencies

– Commercial

– Unions (SAG & AFTRA) » Rules



The Sequence of Events
• Casting (cont.)
– Action
• Students/ Indi.
– “cattle calls” » Ads » Theater » University  Drama  Dept



The Sequence of Events
• Casting 
– Action
• Students/ Indi. (cont.)
– Information » Upfront » Roles » Scheduling

– Auditions

• Different interpretations of reading • 10­15 mins.



The Sequence of Events
• Casting 
– Auditions (cont.)
• Don’t let appearance determine character • Talent commitment • Work longer & larger parts of script • Sense hesitation or condescending attitude
– Inexperienced  – Maturity » Tardiness – Talent vs. Reliability » Less vs. more

– Callbacks­ needed for final decision



The Sequence of Events
• Rehearsals ­ Arranging as much time as  possible for rehearsals is a good idea, but in  reality they are rarely afforded as much time  as the talent and the director would desire. • Location Scouting ­ location scouts
– Bonus – They have explicit descriptions of the features of  desired environments. – Once suitable possibilities are found, the director,  DP, and sometimes PD will visit the locations and    evaluate their visual and technical appeal.
• A list of needed locations and their desirable features


The Sequence of Events
• Location Scouting (Cont.)
– Larger Cities
• Permits

– Smaller cities/markets
• Advantages
– Free – – – –

• Disadvantages

Damage Injury (Money) No “Welcome Mat”


The Sequence of Events
• Location Scouting • Location
– Smaller cities/markets (cont.)
• Always get permission

– Students/ Indi. – Commercial feature
• Manipulate • Conform



The Production Crew
• The Production Crew ­ Most film crews  are put together from scratch, with skill  positions being filled from a pool of  experienced freelancers.



The Production Crew
• Catch 22 • Free­ taking advantage • Freelancers (self)
– Deductions
• • • • Taxes Social Security Health insurance Retirement

– After 2­3 jobs w/o pay



The Production Crew
• Team Spirit
– Creativity or suffer – Crew Committing – Chronic complainers = poison  – Crew is there to maximize efficiency – Major Concerns for Independents
• grant their wish • Unproductive ­> door

• With overwhelming technical and logistical  considerations frequently detracting from what is  occurring in front of the camera.


The Crew’s Responsibilities
• Responsibilities ­ beginners may find  themselves in the role of grip/boom operator/  part­time script supervisor or some similarly  outrageous combination. This much  multitasking is discouraged, certainly, but it  represents the reality of working with limited  resources.



The Crew’s Responsibilities
• Professionals • Union Rules
– Must for certain cues – Dictate what can or can’t be done – Students/ indi – Commercial
• No • Yes

• “Pitch in & get it done”



The Producer’s Team
• Producer ­ supervisor ­ usually present before the project starts  to long after it ends. • Production Manager (PM) ­ responsible for  the general organization of crew as well as  practical planning & scheduling of the film. • Assistant Director (AD) ­ responsible to  scheduling the daily operations of the crew.

The Producer’s Team
• Production Management
– Production Board



Digital Filmmaking 101  Newton & Daspard

The Producer’s Team
• Craft Services
– Preferences
• Exe.

– Food & Small Amenities



The Director’s Team
• The Director’s Team reports to the director  personally.
– First­time crew members
• Think director is rude

• AD with Caveat

– AD is responsible for communicating wuth all the  departments, making sure the production is progressing – AD also works hand in hand with the PM in scheduling all  the needed elements for each scene. – The AD’s major responsibility is making sure that all crew  members are on the same wavelength, pursuing the same  goals


The Director’s Team
• Talent
– Working can be difficult for inexpireienced  director’s

• Translating words in the script into recognizable human  behavior • Inexperienced actors
– Due to no pay



The Director’s Team
• Production Assistants (PA) ­ do all the  general running around on the setand behind  the scenes. 
– Responsible to the AD and as such are actually  part of the producer’s team – Do last minute tasks – Experienced & knowledgeable PAs can be a  valuable asset on a set



The Camera Crew
• Camera Operator ­ does the actual shooting
– First assistant Cameraperson (1st AC) ­ everything having  to do with film, camera, & lenses – Second Assistant Cameraperson (2nd AC) ­ also known as  clapper/loader
• Marking the scene • Loading magazines • Filling out camera reports



The Camera Crew
• Director/ DP Relationship
– Few directors shoot their own films, a fact that surprises  many newcomers. – Directors must focus on the performance when the camera  is rolling. Rather than watch the performance, DPs tend to  treat the entire field of camera vision as an abstract space,  focusing on the movement of form & shape. – Shooting & directing at the same time
• Commercials
– More attention is paid to each image and less to issues of  performance, continuity, and marshaling the many resources that  it takes to make a feature.



The Camera Crew
• Grip/Electric
– Gaffer ­ the head of the electric crew – – – –
• Responsible for locating all sources of electricity and firecting the setup of the  instruments

Key Grip ­ head of the grip crew Best Boy ­ gaffer’s right hand Electricians Grips ­ the jacks­of­all­trades on the set
• The great practical problem solvers
– Expatiate filming greatly

• “They do just about everything under the sun”



The Camera Crew
• The Art Department
– – Art Director ­ an expert in materials and building and is responsible for executing the  productions designer’s plans Set Decorator ­ plans the small items on the set, the details that make the space look  realistic
• • • • • Set dresser Costume designer Props master Hairstylists Makeup

Production Values

General term referring to the  overall quality of the image






Sign up to vote on this title
UsefulNot useful

Master Your Semester with Scribd & The New York Times

Special offer for students: Only $4.99/month.

Master Your Semester with a Special Offer from Scribd & The New York Times

Cancel anytime.