Organizarea evenimentelor Andreea Marc

Calculaìia costurilor

Nu doar idei frumoase

Calculaìia costurilor

1.Pre-calcula ia

2.Calcula ia intermediar

3.Calcula ia ulterioar

Cât cost un eveniment?

Tipuri de costuri
Cheltuieli de produc ie

Cheltuieli cu proiectarea
Cheltuieli unitare servicii externe

Costurile de producìie
Costuri unitare privind personalul

Costuri unitare directe

Costuri de produc ie

Costuri indirecte

Cheltuieli unitare pentru servicii externalizate

Cheltuielile

unitare

pentru

servicii

externalizate sunt toate costurile ale c ror prest ri nu sunt nici realizate nici calculate de organizator.

Costurile preliminare Costuri
Conceptul

preliminare
Textele, grafica, vizualizarea, construc iaprototip, studierea, costurile pentru c l toria preg titoare, materialul; Onorariul agen iei; Schi area, tip rirea, confec ionarea i trimiterea invita ilor; linie verde telefonic ; pagina web a evenimentului; PR-ul evenimentului; publicitatea evenimentului; Telefon, fax; Presta iile creative; consilierea; planificarea; coordonarea.

Cât cost un eveniment?

Delegarea extern Managementul participan ilor

Comunicarea

Cheltuieli administrative Onorarii pentru liber profesioni ti

Costurile cu execu ia
Manifesta ia Costurile pentru locul de desf urare Chiria, montarea i demontarea materialelor, timpul pentru probe, cheltuielile auxiliare, cheltuielile cu energia, mobilarea, cur enia, paza, serviciul medical, siguran a; Aprovizionarea i salubrizarea; i canalizare Dispozitivul produc tor de curent electric, instala ia de înc lzire sau de aer condi ionat, accesul la circuit; Construc ia scenei, imaginea scenei i decorarea spa iului; Instala ia de sunet, microfonia, monitorizarea, fundalul sonor; Lumina de pe scen , efectele luminoase, lumina s lii, iluminarea exteriorului, lumina de siguran .

Accesul Curent electric, ap

Scena

Sonorizarea Iluminarea

Costurile cu execu ia
Manifesta ia Sus inerea speakerului Efectele Tehnica proiec iei (mijloacele de comunicare) Prompterul, monitorul de imagine i monitorul de sunet; Laser, artificii etc.; Video cu proiectare i ecran, boxe, monitoare;

Expunerea

Mijloace de prezentare, sistem de expunere, etichetare; Costumele, recuzita, mobil .

Dotarea

Costurile cu execu ia
Punerea în scen Onorariile pentru punerea în scen Artistul/Ac iunea Cheltuielile auxiliare cu arti tii Regia, dramaturgia, coregrafia, scenografia;

Onorariul pentru artist, moderator, referent; Casa social a arti tilor, Impozitul pentru str ini ; Modelatorul de m ti, stilistul; Îndrumarea (coordonarea), c l toria i transbord rile, cazarea, cateringul, garderoba; Onorariile autorilor i a agen iilor.

Altele Managementul arti tilor Dreptul de autor

Costurile cu execu ia
Produc ia cu ajutorul mijloacelor de comunicare Video Diapozitivele Multimedia Panourile Scenariul i regia, film rile cu echipa de cameramani, actorii/purt torii de cuvânt, materialul de stocare, montajul, materialeul, graficele, altele; Retroproiectarea; Video i diapozitive Design, text, operator;

Costurile cu execu ia
Taxele Aprob rile pentru spa iu i construc ii, modificarea orelor de închidere a locurilor publice, aprobarea pentru sunet i purt torii de sunet; Plata impozitelor pentru avantajele oferite, impozitul de cifra de afaceri; Participan ii i personalul, mânc rurile i b utura, vesela, tacâmurile, fe ele de mas , decorarea meselor, personalul, cur enia, depozitarea, salubrizarea, infrastructura; Etichetele cu nume, suporturile, suvenirurile, ghizii, îmbr c mintea de serviciu, sosirea i plecarea, transferurile, g zduirea, grija pentru participan i; Controlul accesului, protec ia persoanelor; R spunderea civil a organizatorului, asigurarea pentru echipamente i accidente, asigur rile de s n tate.

Impozitele Catering

Managementul oaspe ilor

Securitatea Asigur rile

Costurile cu execu ia
Documenta ia Video sau foto, post-produc ia, prelucrarea ulterioar i multiplicarea, confec ionarea i trimiterea; Indicatoare, steaguri, aparate emisie-recep ie; Cheltuielile cu personalul, asigur rile, impozitele, taxele, permisul de munc , îmbr c mintea, sosirea, plecarea, cazarea, transportul; Tehnica, recuzita, materialul, v muirea; decorul, expozi ia,

Comunicarea Managementul personalului

Transporturile

Costurile ulterioare
Evaluarea i controlul succesului Chestionarea, evaluarea, follow-up, cadoul; documenta ia,

Alte costuri
Costuri cu finan area Creditele, garan ia bancar

Planificarea èi organizarea

Planificarea èi organizarea
Organigrama Sarcinile Desf urarea

Lista de contacte

Clien ii

Managerul de proiect

Planurile

Conceptul Protocolul

Finan ele

Mecanismele

Planificarea èi organizarea

Planificarea èi organizarea

Fluxul cronologic al desf èur rii unui eveniment
Începutul proiectului Sarcina 1 Sarcina 2 Termenul A Termenul B Termenul C Borna kilometric 1 Sarcina 3 Termenul D Termenul E Sarcina 4 Borna kilometric 2 Sarcina 5 Sarcina 6 Finalul proiectului Comanda pentru concept Elaborarea conceptului Preg tirea prezent rii Proba general în agen ie Prezentarea în fa a comitentului Rebriefingul Repartizarea sarcinilor pe tipuri de activit i Transpunerea în practic Discutarea aplic rii Introducerea garan iei Edificarea i recep ia Manifesta ia Demontarea i preluarea Decontarea Discu ia final

Informarea èi documentarea

Matricea Eisenhower
Mai pu in important

Important

Urgent

A. F imediat!

B. Deleag

Mai pu in urgent

C. Planific

D. Uit !

Lista de verificare
Nr. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 DL 02.01 05.01 05.01 15.02 15.02 28.02 01.03 28.03 29.03 30.03 31.03 DE AM Client Client AM AM/CL IENT AM Client AM AM AM AM MECANISM Agen ia Loca ia Hotelul Programul Catering Hotelul Invita ia Echipa Tehnica, scena, decorarea Tehnica, scena, decorarea Tehnica, scena, decorarea MISIUNE Distribuirea sarcinilor c tre mecanisme Avansul pentru chiria loca iei Avansul pentru serviciile hoteliere i de catering Transformarea op iunii în contracte pentru arti ti Lista cu mâncare i b utur Rezervare hotel VIP-uri Con inutul i aspectul invita iei Discutarea interven iei Ziua construirii 1 - edificarea Ziua construirii 2 recep ia, proba Ziua probei PRIO A B B A C A B A A A A Decorator i constructor Tehnica, dansatorii Tehnica, dansatorii Sal conferin e Hotel Capitol Agen ia Zauberland Firma de catering Hotel Select Agen ia de publicitate FURNIZOR DATA 02.01 30.12 02.01 15.02 12.02 4.250/5.950 22.500/182. 980 PL I

Planul regizoral
De la Pân la Durat Program Loca ie Ac iune Sonorizare Lumin Mijloace com. Catering 08:00 09:00 1 or Sosirea participan ilor Socializare Foaier Trio Jazz Atmosfer primire Muzic ambiental De la video Atmosfer primire Atmosfer 1-12 Atmosfer 13 Microfonie, HOF Trailer 1 Întâmpinar e cu ampanie

09:00

09:30

30 min

09:30

09:45

15 min

Primirea participan ilor Inaugurarea

Sal

Situa ia de primire Show

09:45

09:50

5 min

Sal

Trailer 2

Preg tire pauz cafea

09:50

10:00

10 min

Salutul

Sal

CEO, Dr. Fitescu Tina Runtraru Futuredance

Clip-mikro

Graficele 16

10:00

10:02

2 min

Moderarea

Sal

C ti

10:02

10:10

8 min

Desf urarea

Sal

Atmosfer 14-20

Trailer 3

Scenariul
Loca ia
Sal 09:15

Momentul

Moderarea
Dr. George Florescu: Bun diminea a! V salut cordial din partea firmei OXO. Va fi o zi captivant ! Privire general asupra programului. Permite i-mi s nu intru în detalii ... V doresc o zi plin de înv turi utile i plin dispozi ie. Acum predau leg tura moderatoarei Tina Runtraru . Tina Runtraru: Mul umesc domnule Florescu. Bine a i venit i din partea mea. Totu i, înainte de a m referi la subiect, v invit împreun cu mine la o c l torie fantastic în viitor . Dans

Afi 1

10:00

10:02

Concluzii
Nu realiza i niciodat bugetul de unul singur!

Realiza i bugetul inând cont de toate detaliile evenimentului!

Lua i în vedere riscurile evenimentului i face i rezerve de siguran ! Analiza i-v resursele proprii i stabili i serviciile proprii i cele externalizate! Gândi i-v tot timpul cum pute i câ tiga bani din acel eveniment!

Concluzii
O jum tate de or de planificare salveaz o via haos! Împ r i i proiectul în pa i mici i explici i! Împ r i i sarcinile i coordona i echipa! de

Stabili i-v urgen !

priorit ile în func ie de importan

i

Verifica i tot timpul respectarea planific rii activit ilor i a termenelor-limit

Spor la organizat cât mai multe evenimente de succes!

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful