ACTA

DOCUMENTO EN EL QUE CONSTA LO SUCEDIDO, TRATADO Y ACORDADO EN UNA REUNIÓN

ACTA REGISTRADA
 DOCUMENTO QUE CORRESPONDE A

REUNIONES DE SOCIEDADES ANÓNIMAS, LIMITADAS, EN COMANDITA, CONSEJOS Y JUNTAS DIRECTIVAS, QUE OBLIGA A CUMPLIR CONDICIONES ESPECÍFICAS DE LA ENITIDAD COMPETENTE.

ACTA NO REGISTRADA

 DOCUMENTO QUE CONSTITUYE LA

MEMORIA DE REUNIONES O ACTOS ADMINISTRATIVOS

NATURALEZA DE LA REUNIÓN
1. CARÁCTER DE ORDINARIA 2. O EXTRAORDINARIA

TITULO
 TODA ACTA DEBE LLEVAR EL NOMBRE DEL

GRUPO QUE SE REÚNE. ADEMÁS SE DEBE ACLARAR CUANDO EL CARÁCTER DE LA REUNIÓN SEA EXTRAORDINARIO

 SE ESCRIBEN CENTRADOS, EN MAYÚSCULA

SOSTENIDA, A TRES INTERLÍNEAS DEL LOGOSÍMBOLO (PUEDE UTILIZARSE NEGRILLA)

EJEMPLO
ASAMBLEA EXTRAORDINARIA DE SOCIOS REUNIÓN JUNTA DIRECTIVA

NÚMERO
 IDENTIFICACIÓN CONSECUTIVA DEL DOCUMENTO  LAS ACTAS REGISTRADAS DE SOCIEDADES

MERCANTILES SE NUMERAN DE MANERA CONSECUTIVA Y SIN INTERRUPCIÓN.

 EN LAS ACTAS DE COMITÉS INTERNOS PUEDE

INICIARSE LA NUMERACIÓN CADA AÑO

EJEMPLO

ACTA 001
Se suprime el símbolo de # o la abreviatura de No.

PRESENTACIÓN
 LAS ACTAS SE PUEDEN PRESENTAR EN HOJAS

SUELTAS O EN LIBROS QUE SE DESTINEN PARA EL EFECTO.

 LAS ACTAS DE ASAMBLEAS O JUNTAS

DIRECTIVAS, SE PUEDEN LLEVAR EN EL MISMO LIBRO Y EN TAL CASO SE DISTINGUE CADA ACTA CON EL NOMBRE DEL ORGANSMO Y CON LA NUMERACIÓN CONTINUA PARA CADA UNA.

ELABORACIÓN DE UN ACTA
1. SE REDACTA EN TIEMPO PASADO 2. NINGÚN PÁRRAFO DEL ACTA SE INICIA EN GERUNDIO 3. EL ACTA NO SE DEBE REDACTAR EN LENGUAJE TELEGRÁFICO; TAMPOCO DEBE PRESENTAR ERRORES TÉCNICOS, ORTOGRÁFICOS, GRAMATICALES NI DE PUNTUACIÓN

CONTINUACIÓN
4. LA PRESENTACIÓN DE ORIGINALES Y COPIAS DEBE SER IMPECABLE, SIN BORRONES NI REPISADOS 5. LOS PÁRRAFOS DEBEN SER CONCISOS, CLAROS Y QUE HAGAN ÉNFASIS EN LAS DETRMINACIONES TOMADAS, SIN EMBRAGO POR SOLICITUD EXPRESA SE ANOTAN LAS DISCREPANCIAS

CONTINUACIÓN
6. SE INDICA EL NOMBRE DE LA PERSONA QUE INDICA UNA MOCÍÓN, PERO NO ES NECESARIO ANOTAR EL NOMBRE DE QUIENES SE ADHIEREN A ELLA. 7. CUANDO SEA NECESARIO MENCIONAR LA INTERVENCIÓN DE UNO DE LOS ASISTENTES, SE HACE CON SU NOMBRE COMPLETO.

CONTINUACIÓN
8. CUANDO HAY LUGAR A VOTACIONES, SE
INDICA EL NÚMERO DE VOTOS EMITIDOS A FAVOR, EN CONTRA Y EN BLANCO. EN CASO DE NOMBRAMIENTOS, SE REGISTRAN LOS RESULTADOS Y LOS NOMBRES COMPLETOS.

CONTINUACIÓN
9. EN CASO DE ACTA REGISTRADA, SE ESCRIBE
EL NOMBRE DE LA PERSONA QUE DE ACUERDO CON LOS ESTATUTOS DEBE PRESIDIR LA REUNIÓN, ASÍ COMO LA PERSONA QUE ACTÚA COMO SECETARIO DE LA MISMA. 10. EN LAS ACTAS REGISTRADAS, FIRMAN EL PRESIDENTE Y EL SECRETARIO, O EN SU DEFECTO EL REVISOR FISCAL.

PÁGINAS SIGUIENTES
PARA LAS PÁGINAS SIGUIENTES DE LAS ACTAS ADMINISTRATIVAS SE ESTABLECEN LOS SIGUIENTES REQUISITOS: 1. SE UTILIZA PAPEL DE LA MISMA CALIDAD, COLOR Y TAMANO, QUE EL DE LA PRIMERA HOJA Y QUE NO TENGA IMPRESIÓN ALGUNA

PÁGINAS SIGUIENTES
2. EL ENCABEZADO SE SITÚA ENTRE 2 Y 3 CM DEL BORDE SUPERIOR, CONTRA EL MARGEN IZQUIERDO Y CON MAYÚSCULA INICIAL. SE IDENTIFICA EL DOCUMENTO CON EL NOMBRE DE LA REUNÓN Y EL NÚMERO CORRESPONDIENTE SEPARADOS POR GUIÓN. EN LA MISMA LÍNEA CONTRA EL MARGEN DERECHO SE ESCRIBE EL NÚMERO DE PÁGINA , SIN PRECEDERLO DEL SÍMBOLO (#), NI LA ABREVIATURA (No.)

EJEMPLO

Reunión Comité Académico-Acta 002

2

FECHA
 A TRES INTERLÍNEAS A LA

DENOMINACIÓN DEL DOCUMENTO Y EL NÚMERO SE ESCRIBRE LA PALABRA FECHA, EN MAYÚSCULA SOSTENIDA Y SEGUIDA DA DOS PUNTOS (:), AL FRENTE SE ANOTA LA CIUDAD DONDE SE HA REALIZADO ALA REUNIÓN Y LA FECHA COMPLETA

EJEMPLO

FECHA: Medellín, 8 de mayo de 2007

HORA
 DE 1.5 A 2 INTERLÍNEAS DE LA FECHA SE

DIGITA LA PALABRA HORA, EN MAYÚSCULA SOSTENIDA Y SEGUIDA DE DOS PUNTOS (:), AL FRENTE SE ANOTAN LA HORA DE INICIO Y DE FINALIZACIÓN DE LA REUNIÓN

EJEMPLOS
HORA: De las 09:15 a las 10:25 horas HORA: De 14:20 a 16:00 horas

LUGAR

DE 1.5 A 2 INTELÍNEAS DE LA HORA SE NOTA LA PALABRA LUGAR, EN MAYÚSCULA SOSTENIDA Y SEGUIDA DE DOS PUNTOS (:), AL FRENTE SE NOTA EL SITIO DE LA REUNIÓN. EJEMPLO

LUGAR:

Hotel Las Molas, Salón One

ASISTENTES
 DE 1.5 A 2 INTERLÍNEAS DEL LUGAR, SE

ESCRIBE LA PALABRA ASISTENTES, EN MAYÚSCULA SOSTENIDA Y SEGUIDA DE DOS PUNTOS (:), AL FRENTE SE ESCRIBEN LA RELACIÓN DE LOS CON MAYÚSCULA INICIAL, A INTERLINEACIÓN SENCILLA, EL CARGO QUE DESEMPEÑA CADA UNO EN LA REUNIÓN SE SEPARA EL NOMBRE CON COMA (,) Y SE SIGUE EN ORDEN JERÁRQUICO ESTABLECIDO EN LA REUNIÓN. EN CASO DE IGUAL JERARQUÍA EN ORDEN ALFABÉTICO POR APELLIDOS.

EJEMPLOS ORDEN JERÁRQUICO

ASISTENTES: Ingeniero Eduardo Casas Duarte, Presidente Arquitecta Teresa Luna V., Vicepresidenta

EJMPLO DE IGUAL JERARQUÍA
ASISTENTES: Rubén Acosta Z. Patricia Campos Parra Rosa Restrepo Bernal

EJEMPLO CON FUNCIÓN COMÚN

ASISTENTES:

Vicepresidenta ASISTENTES:

Miembros del Consejo Estudiantil Pedro Muñoz H., Presidente Sofía Camargo Toro,

Jefes de División Carlos Amaya G., Administrativa María Campos Rivera, Financiera

CUANDO PASAN DE 15
 CUANDO LOS ASISTENTES PASAN DE 15

SE ELABORA UNA LISTA APARTE, SE INCLUYE COMO PRIMER ANEXO EN EL ACTA Y SE ESPEIFICA ASÍ: ASISTENTES: Lista adjunta (120 personas)

INVITADOS
 DE 1.5 A 2 INTERLÍNEAS DEL ÚLTIMO

NOMBRE DE LOS ASISTENTES, SE NOTA LA PALABRA INVITADOS (SI LOS HAY) E MAYÚSCULA SOSTENIDA SEGUIDA DE DOS PUNTOS (:), LOS NOMBRES SE ESCRIBEN EN MAYÚSCULA INICIAL

EJEMPLO:

 INVITADOS: Juan Gómez M., Escritor

Lucía Orjuela Rúa, Arquitecta

AUSENTES
 DE 1.5 A 2 INTERLÍNEAS DE LOS

INVITADOS (SI LOS HAY) SE ANOTA EN MAYÚSCULA SOSTENIDA LA PALABRA AUSENTES, SEGUIDA DE DOS PUNTOS:
 EJEMPLO:

AUSENTES: Pedro Noriega G., (con justificación)
Javier Suárez Q., (Sin justificación)

ORDEN DEL DÍA
 A TRES INTERLÍNEAS DEL ÚLTIMO NOMBRE,

CON MAYÚSCULA SOSTENIDA SE ESCRIBE LA PALABRA ORDEN DEL DÍA, SEGUIDA DE DOS PUNTOS (:).  A DOS INTERLÍNEAS SE ENUMERAN LOS TEMAS MOTIVO DE LA REUNIÓN, CON MAYÚSCULA INICIAL, IDENTIFICÁNDOLOS CON NÚMEROS ARÁBIGOS.
 ENTRE TEMA Y TEMA SE DEJAN DOS

INTERLÍNEAS.

DESARROLLO
 A TRES INTERLÍNEAS DEL ÚLTIMO TEMA

Y CON MAYÚSCULA SOSTENIDA, SE ESCRIBE LA PALABRA DESARROLLO, SEGUIDA DE DOS PUNTOS (:), A DOS INTERLÍNEAS SE INICIA EL PRIMER TEMA, IDENTIFICÁNDOLO CON NÚMERO ARÁBIGO Y ESCRITURA EN NEGRILLA SI DESEA RESALTAR.

CONVOCATORIA
 SI SE PROGRAMA UNA NUEVA REUNIÓN

SE ESCRIBE LA PALABRA CONVOCATORIA, EN MAYÚSCULA SOSTENIDA, SEGUIDA DE PUNTO (.), A TRES INTERLÍNEAS DEL ÚLTIMO RENGLÓN DEL TEXTO.

EJEMPLO
 CONVOCATORIA. La próxima reunión se

realizará en la oficina de la sucursal de Barranquilla, el 17 de junio de 2007, a partir de las 09:00 horas.

FIRMA, NOMBRE Y CARGO
 DE CUATRO A SEIS INTERLÍNEAS SE

ESCRIBEN LOS NOMBRES DE LOS RESPONSABLES CON MAYÚSCULA SOSTENIDA O CON MAYÚSCULA INICIAL.
 ELCARGO SE ANOTA CON MAYÚSCULA

INICIAL, SIN CENTRAR Y A INTERLÍNEA SENCILLA

EJEMPLO
MANUEL CHACÓN CARO Presidente ANA DIAZ RIOS Secretaria

LUIS SALAS LEMUS Fiscal

MARÍA GARRO T. Vocal

LUISA MERLANO ASPRILLA Contadora

PASAN FIRMAS
 EN CASO DE NECESITAR VARIAS HOJAS

PARA FIRMANTES, SE ESCRIBE LA EXPRESIÓN PASAN FIRMAS, SEGUIDA DE DOS PUNTOS (:), SOBRE EL MARGEN INFERIOR Y CONTRA EL MARGEN DERECHO

ANEXOS
 CUANDO EN UNA REUNIÓN SE

PRESENTAN DOCUMENTOS QUE SUSTENTAN UNA INFORMACIÓN, ESTOS SE DETALLAN EN EL DESARROLLO Y SE ADJUNTAN AL ACTA.
 A DOS INTERLÍNEAS DE LOS FIRMANTES,

SE ESCRIBE LA PALABRA ANEXO O ANEXOS, SEGUIDA DE DOS PUNTOS (:)

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