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Introduccin a Excel

Introduccin
Excel es una herramienta usada para
la creacin y manejo de hojas de
clculo.
Cuenta con diversas versiones pero
en este curso nos enfocaremos en la
versin 2013.
El manejo es similar en cualquiera de
sus versiones (2010, 2007, 2003,
2000).

El men de Inicio
2
1

Presenta los posibles


archivos que se pueden
abrir, as como las plantillas
que se pueden utilizar.
Aqu se puede:
1. Crear un nuevo libro de
Excel en blanco.
2. Abrir un libro que se
haya estado trabajando
recientemente.
3. Conocer una breve
introduccin a Excel.
4. Usar cualquiera que de
las plantillas
disponibles.
5. Abrir cualquier otro libro
que no se encuentre en
el apartado de

Como abrir archivos


Simplemente seleccionando uno de los libros en el men de Recientes.
De requerir un libro no listado, a la izquierda del men de inicio se encuentra la opcin Abrir
otros Libros.

Este despliega el
men Abrir donde
se podr navegar en
la computadora para
encontrar cualquier
archivo compatible.

Conceptos Bsicos
La Celda

La Celda Activa

Cada rectngulo
en la hoja de
calculo es llamada
celda.

Cuando
seleccionamos varias
celdas solo una es la
activa: la de color
blanco.

Filas
Column
as

Las celdas estn


organizadas en
columnas y filas.
Las columnas tienen
letras en los
encabezados.
Las filas estn
organizadas
numricamente.

El conjunto de lneas
que permite
distinguir una celda
de otra es llamado
Cuadricula.

La Hoja
Todas las celdas se
organizan en una
hoja.
Se puede tener
varias hojas por libro.

La cinta de Opciones
Ordena visualmente los comandos
para realizar en la hoja de clculo.

Las Pestaas
La cinta esta
constituida por varias
pestaas.
Sirven para seleccionar
los diferentes mens.

Cada comando es representado por


un icono visualmente explicativo.

La Pestaa Archivo
Aqu se contiene toda la informacin
del libro as como las opciones
avanzadas de Excel.
Tambin encontramos las opciones:

Nuevo Libro
Abrir
Guardar
Imprimir
As como otras opciones.

Para regresar a la
hoja de calculo
bastara con
presionar la tecla
Esc

La barra de frmulas
Sirve para ingresar frmulas. Se
puede ingresar datos directamente
en ella como se hara en una celda.
El Icono FX
Este icono tiene
dos usos.
Primero Uso
Si no se ha escrito nada en la barra
de formulas ni en la celda activa nos
llevara al cuadro de bsqueda de
formulas.

La barra de frmulas (cont.)


Primero Uso (cont.)
Al seleccionar una formula nos
llevara al cuadro de argumentos.
Los argumentos son los datos
que requiere una frmula.

Segundo Uso
De tener una frmula escrita
previamente en la celda
activa, el botn FX nos llevara
directamente a la ventana de
argumentos de funcion.

La barra de estado
Corresponde a la ubicada en la parte
inferior de la ventana de Excel.

En ella encontramos las funciones:


1.
2.
3.

Zoom
Control deslizante del Zoom
Accesos directos a vistas de hojas.

Ingresando Datos y Navegando


Para ingresar datos en Excel bastara
con teclear lo deseado dentro de una
celda.
Puedes hacer uso de las teclas
Derecha, Izquierda, Arriba y
Abajo para una rpida navegacin
dentro de la cuadricula de la hoja, as
como las teclas Tabulacin y
Enter.

Relleno, Auto Relleno y Relleno


Rpido
Cuando se requiera de ingresar datos
que cumplen con cierto patrn existe
la funcin de relleno.
Bastara con seleccionar la celda con
el dato para rellenar y las celdas
contiguas donde se requiera el
rellenado.
Posteriormente se selecciona
la opcin Rellenar dentro de
la pestaa de Inicio en el
men de Modificar.

Seleccionamos la opcin
requerida y notaremos el
cambio en las celdas
previamente seleccionadas.

Relleno, Auto Relleno y Relleno


Rpido (cont.)
El controlador de relleno

El Auto Relleno

Corresponde a la mirilla que


aparece cuando se coloca el
cursos sobre el extremo inferior
izquierdo de la seleccin. Si se
arrastra hacia abajo servir
para copiar los datos, si se
arrastra hacia arriba borrara los
datos.

El Auto Relleno adivina la


secuencia de una serie
contenida en una fila o columna.

Introduccin a Frmulas y
Funciones
Nos permiten realizar clculos de
manera simple y ordenada.
Funcin
Comando con nombre especifico
dentro de Excel (SUMA, PROMEDIO,
CONTAR, etc.).
Frmula
Sentencias que renen funciones y/o
operadores matemticos ( 2 * 3 + 1 /
8 ).

SIEMPRE DEBEN
INGRESAR CON EL
SIGNO =

Introduccin a Frmulas y
Funciones (cont.)
Referencias
Son las celdas donde se contienen los datos
que se desean usar en las funciones o
frmulas.
Excel las resaltara en diferentes colores para
evitar confusiones.
Se pueden escribir con el teclado o
seleccionar con el puntero, as como con las
teclas de navegacin.
Editar una frmula
Bastara con presionar la tecla F2 o hacer clic
en la barra de formulas.

Funciones
Las funciones estn prestablecidas por
Excel.
Para escribir una funcin se comienza por el
signo igual ( = ) seguido de la funcin.

EM
J
E
O

PL

Los dos puntos


Es la notacin que Excel usa para
definir un rango continuo.

Toda funcin debe de incluir parntesis.


Dentro de los parntesis es donde se
incluyen los argumentos de la funcin.
Funcion SUMA
Permite sumar un rango de nmeros

NOTA: No olvides que se puede acceder a las funciones


mediante el men FX

Promedio Y Contar
Promedio
Devuelve la media aritmtica de los
argumentos.

Contar
Cuenta la cantidad de celdas que contienen nmeros o valores.

Resta y Producto
Resta
Como tal no hay una funcion estricta
para restar. Se tiene que usar una
formula aritmtica bsica para poder
obtener el resultado.

Producto
Multiplica todos los nmeros obteniendo el producto de dichos nmeros.

Referencias Relativas y
Absolutas
Copiando Celdas con Frmulas

Referencias Absolutas

Al copiar una frmula y pegarla en otra


celda las referencias de la frmula
cambian conforme a donde se pego.

Son las que no cambian incluso cuando


la frmula es movida de su celda
original.
Puede que sean todas las referencias
incluidas en la frmula, o solo uno de los
valores a calcular.

Estas son las llamadas


Referencias Relativas.
Por defecto todas las frmulas
tienen referencias relativas.

Las referencias son


Bloqueadas
mediante el uso del
smbolo $.
Se pueden bloquear
las referencias
fcilmente mediante
la tecla F4.

Formato
El formato visual obedece
consideraciones meramente
estticas, as como consideraciones
practicas.

El Color
Aqu se muestra una paleta de colores
correspondiente al tema que se este
utilizando.

Todo se incluye en la pestaa de


Inicio.
Las formas bsicas de formato
incluyen:
La Fuente
Aqu se puede seleccionar el tipo de
fuente deseado para el contenido del
libro, as como el tamao, color,
cursivas, etc.

Los Bordes
Permite colocar bordes a las celdas.
Alineacin
Permite alinear el texto tanto horizontal como
verticalmente, as como las posiciones centrado,
izquierda y derecha.

Formatos Numricos
Sirven para diferenciar los tipos de
nmeros que podamos encontrarnos
en una hoja de clculo.
Dentro de la pestaa Inicio
se encuentran las opciones
para el Formato de Nmero

Aqu podemos asignar formatos especficos, tales como:


Numero
Mdena
Fecha
Hora
Porcentaje
Texto
Entre otros

Tambin puedes acceder


al men de Formato de
Celda donde encontraras
mas opciones de formato.

Tamao de Celdas
Combinar Celdas
Es el unir dos o mas celdas adyacentes,
ya sean vertical y horizontalmente.
Se realiza mediante el botn Combinar
y Centrar

Los signos ######


Cuando un nmero no cabe dentro de una celda, aparecen los signos numerales
indicando que el ancho de la columna no es suficiente.

Esto se corrige
cambiando el Tamao de
las Celdas, simplemente
colocando el cursor sobre
la lnea divisoria del
encabezado y arrastrando
el mouse para aumentar
o disminuir el ancho de la
columna.

Ocultar y Bloquear Celdas


Ocultar

Bloquear

Funciona para no mostrar


informacin de ciertas columnas o
filas sin la necesidad de que se
borren.

Funciona para que no se le puedan


realizar modificaciones mediante la
opcin Proteger Libro y Proteger Hoja.

Para ocultar columnas bastara con


seleccionarla, pulsar el botn
derecho del mouse y elegir Ocultar.
Quedara una pequea marca
entre las dos columnas
restantes, indicando que ah
existe una columna oculta

Estas opciones se encuentran


dentro de la pestaa Revisar

Ordenar Datos
EJEMPL
O

Arregla la informacin contenida en


una tabla o rango conforme a
criterios prestablecidos o
configurables por el usuario.

Se encuentra en la pestaa
de Inicio.
Funciona en ascendente y
descendente, ya sea con
nmeros, fechas, letras o
palabras.

Por
nombre

Por
sueldo

Filtrar Datos
Filtrar Datos es una manera fcil y
rpida de buscar un subconjunto de
datos o rango de celdas de una
columna de tabla y trabajar en el.

Podemos filtrar mediante la opcin Filtro en el men de Ordenar y Filtrar


dentro de la pestaa Inicio.

Cuando una tabla tiene


la opcin de filtros
activos, aparecern
unas pequeas marcas
para desplegar los
posibles filtros a lado
de cada titulo de la
tabla.

Grficas
Las opciones para graficar se
encuentran en la pestaa de Insertar,
en el grupo Grficas.

Grfico Circular

Una grafica se realiza con los datos


de una tabla o rango, siendo las
principales de tipo circular, lineal
o de columna.

Grfico de Columnas

Teniendo la
siguiente tabla
podemos
ejemplificar:

Grfico Lineal

Imprimir un Documento de Excel


Suena sencillo, pero tiende a ser un
poco complicado.
Vistas de Pgina
Mediante el uso de las vistas de
pgina podremos darnos una idea de
como se vera el documento ya
Existen 3 vistas:
impreso.
1. Normal
2. Diseo de
Pgina
3. Vista Previa
de Salto de
Pgina.

Vistas Previa de Salto de Pgina


Esta me permite ver y ajustar los
quiebres de pgina.
Las lneas punteadas indican lo que
cabe dentro de cada hoja.
Al mover la lnea punteada con el
cursor se modificara el contenido de
cada hoja.

Imprimir un Documento en Excel


(cont.)
Diseo de Pgina
En esta se muestra la forma en la
que se vern los datos ya impresos.
Puede considerarse una vista previa
de impresin.

Normal
Es la vista clsica para los documentos de Excel. Sin embargo, despus de haber
utilizado otra vista, esta cambiar mostrando una lneas punteadas
representando los limites de la hoja.

Formato Condicional
Permite la aplicacin de cierto
formato cuando los valores cumplen
con ciertas condiciones.
Se encuentra dentro de la pestaa
Inicio, en el grupo de Estilos.
Aunque ya hay formatos
prestablecidos, estos pueden ser
modificados a voluntad del usuario.

Tablas Dinmicas
Permiten crear diferentes vistas de los
datos sin la necesidad de crear mltiples
tablas con la misma informacin.
Para crear una tabla dinmica utilizamos
el botn Tabla Dinmica que se
encuentra dentro de la pestaa Insertar.

Nos aparecer una nueva ventana donde tendremos que indicar el rango, matriz
o tabla donde se contiene nuestra informacin.

Tablas Dinmicas (cont.)


Nuestra
informacin
pasara de una
simple tabla a
una Tabla
Dinmica,
donde Excel
agregara
automticament
e en la parte
izquierda de la
ventana la
informacion que
nosotros
manipulemos en
la parte derecha
de la ventana.

Tablas Dinmicas (cont.)


Para agregar informacin bastara con
seleccionar alguno de los campos
que deseemos utilizar.

Notaremos que ahora los nombre de los campos aparecen en la parte inferior
derecha de la ventana. Aqu los podremos arrastrar en las diferentes secciones
de la tabla para tener una mejor visualizacin de la informacin.

Al seleccionar un
campo
automticamente
aparecer en la
hoja del libro de
Excel.

Para mayor informacin: Tablas Dinm