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TALLER DE ENTRENAMIENTO

TÉCNICAS PARA REDISEÑAR PROCESOS
NOÉ BELTRÁN RODRÍGUEZ
2015

2014

¿PARA QUE SE REDISEÑAN LOS
PROCESOS
DE UNA EMPRESA?

ADECUARLOS PARA EJECUTAR LA ESTRATEGIA CO

EL VERDADERO RETO ESTRATEGICO ES ANALIZA
OPERA LA ORGANIZACIÓN Y ADAPTARLA AL ENT
MANEJAR EL CAMBIO COMO UNICA FORMA
DE MANTENER VENTAJA COMPETITIVA

¿Que ha cambiado?
 La empresa tiene bajo control su futuro
 Piensa primero en la experiencia del cliente, y luego
en las características de sus procesos
 Piensa en la situación de consumo, no en el producto
 Está capacitada para crear internamente el entorno adecuado
 La estructura esta definida en función del cliente
 Las políticas son diseñadas por las personas de contacto
 Las personas, por sus propias características, son capaces de
transmitir y potenciar las experiencias del cliente
 Competencia = eficiencia + calidez
 Dispone de instrucciones para los asuntos que debe afrontar
el personal de contacto
 Evita que la empresa se vea obligada a competir sólo en precio
 Impide que se convierta en proveedora de genéricos
 Es obsesiva respecto de los detalles
 Busca diferenciarse y convertirse en única para su cliente

OBJETIVOS DEL REDISEÑO DE PROCESOS

RE
DU

FLEXIBILIDAD

EZ
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P
RA

OBJETIVOS

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EL RESULTADO DEL REDISEÑO DEPENDE DEL OBJETIVO
ESTRATEGICO

Video

 El cambio es el reto estratégico
 Como transformar la organización
¿Reingeniería o mejoramiento continuo?
 los objetivos del rediseño de procesos
 La tecnología en el rediseño de procesos

TECNICAS DE REDISEÑO DE PROCESOS

2014

Soporte: Apoyo a los asuntos primarios.¿CÓMO SE DISEÑA LA CADENA DE VALOR. . Primarios: Son los que tienen que ver con la creación física del producto o servicio y su venta y transferencia al comprador. también se soportan entre ellos mismos al proveer servicios de utilidad para toda la organización. Gestión Estratégica Procesos de Apoyo Procesos Primarios CÓMO FUNCIONA Desagregando el negocio en los asuntos estratégicamente relevantes con el fin de entender el flujo de trabajo. el comportamiento de dos los costos y asuntos: la existencia Puede representar tipos de de posibles fuentes de diferenciación. así como la asistencia dada después de la venta. PARA QUÉ SIRVE? Es una herramienta que sirve para examinar las actividades que una empresa realiza y cómo interactúan con el fin de analizar las posibles fuentes para generar ventajas competitivas.

Donde inicia.CONCEPTOS BÁSICOS • Límites del proceso: Identificación del punto de inicio y del termino de un proceso.donde termina. . • Rango del proceso: La sumatoria de los subprocesos que lo integran. • Profundidad del proceso: Nivel de detalle en que se desagregan las actividades.

CONCEPTOS BASICOS Ejemplo : Gestión Gestión Gestión deGestión de de Postventa Mercadeo venta Despacho s Despliegue Obtener orden de Pedido Ingresar pedido al Sistema Preparar artículos Despliegue Visitar Cliente Transmitir Diligencia Orden a la r Planta Orden Cargar vehículos Producir Factura Entregar .

INVENTARIO DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS .

SISTEMA DE VALOR  Cadena de valor de los canales de distribución  Cadena de valor de los proveedores  Cadena de valor del comprador  Cadena de valor de los prestadores de servicios  Cadena de valor de competidores y sustitutos .

ESQUEMA DE UN SISTEMA DE VALOR .

En una frase defina la estrategia de su empresa 2. ¿Qué seria necesario rediseñar? . 3.TALLER N°1 1. Esquematice el sistema de valor de su empresa e identifique sinergias actuales y potenciales 4. Prepare la cadena de valor de su empresa.

ESTRATEGIA CORPORATIVA: Diseñe la cadena de valor R E Q U E R I M I E N T O C L I E N T E PROCESOS DIRECCIONALES PROCESOS CORE PROCESOS DE APOYO TECNICAS DE REDISEÑO DE PROCESOS TÉCNICAS PARA REDISEÑO DE PROCESOS S A T I S F A C I O N C L I E T E .

Esquematice el sistema de valor de su empresa TECNICAS DE REDISEÑO DE PROCESOS 2011 .

REGISTRE AQUÍ SUS CONCLUSIONES .TALLER N°1 .

Video  La relación proceso-estructura  Tipología de los procesos  El dueño del proceso  Análisis proceso-empresa  Metodologías para el rediseño TECNICAS DE REDISEÑO DE PROCESOS 2014 .

¿QUÉ HERRAMIENTAS UTILIZAR? LA UNICA FORMA EFECTIVA DE REDISEÑAR UN PROCESO ES ENTENDERLO MUY BIEN .

FASES DEL LEVANTAMIENTO DE PROCESOS Entrevista Estructura da Análisis Estructura do Inventario detallado de document os Análisi s Sipoc Dimensionamie nto del proceso Verificación y confirmación del proceso tal y como es hoy .

INFORMACION GENERAL Nombre del Proyecto Tipo de Proceso Líder del Proyecto No. de proceso Fecha: Título del Proceso Finalidad del Proceso Objetivos del Proceso Clientes Proveedores Otros grupos de Interés Contenido del Proceso Inicio del Proceso Fin del Proceso Actividades Incluidas Actividades Excluidas Documentos del Proceso Revisión de la Información Preparado por: Fecha de Terminación Equipo de Revisión Fecha de revisión .

ANÁLISIS ESTRUCTURADO DEL PROCESO DEFINICIÓN: Es un cuadro sinóptico que articula el proceso sistemáticamente para facilitar su validación. CARACTERÍSTICAS: Independizar el análisis del proceso de las personas o departamentos que lo hacen y de los volúmenes. para luego desagregar las actividades siguiendo su secuencia lógica. desarrollo y finalización. . documentos y subsistemas utilizados. CÓMO FUNCIONA: Dividiendo el proceso en los subprocesos de inicio.

Orden Enviar factura a cuentas por pagar Entregar artículos al solicitante .EJEMPLO PARA QUÉ QUÉ Obtener Requisición Tramitar Compras Hacer Pedidos Entregar Productos CÓMO Recibir requisición Radicar requerimientos Identificar Proveedores Solicitar Cotización Analizar Ofertas Elegir Proveedores Colocar Orden de Compra Recibir Pedidos Comparar factura Vs.

CÓMO FUNCIONA: Registra la secuencia en que se presentan los distintos proveedores de un proceso. los productos que produce el proceso y los clientes finales. REQUISITOS: Haber completado el inventario y el análisis completo de los documentos e informes que intervienen en el proceso. las actividades específicas que se ejecutan. . los insumos que dan origen a las tareas.ANÁLISIS SIPOC DEFINICIÓN: Es una eficaz herramienta de rastreo levantamiento y análisis de procesos.

EJEMPLO Nombre del proceso: SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN DE PERSONAL Dueño del proceso: PROVEEDOR ANALISTA DE SELECCIÓN INSUMO (documentos) EMPRESA CLIENTE REQUISICIÓN DE PERSONAL CANDIDATO DOCUMENTOS REQUERIDOS MEDICO EMPRESA CLIENTE ORDEN INGRESO EMPRESA CLIENTE CONTRATO FIRMADO RESPONSABLE ACTIVIDAD RECEPCIONISTA 1.9.8. (SOL 1) 1. JUNTO CON EL CONTRATO CONTRATO EMPRESA SOLICITANT E 14. ENVÍAR AL CANDIDATO A ENTREVISTA DONDEL EL CLIENTE *En caso de rechazo en los pasos 6.RECIBE LOS DOCUMENTOS( pasado judicial. recomendaciones.RECIBE RESULTADOS 11. EFECTÚA VISITA DOMICILIARIA 9. 2 fotos.7. Cédula23 de ciudadanía. PRACTICA EXÁMENES PSICOTÉCNICOS 8. RECIBE Y VERIFICA DOCUMENTACIÓN 7. PRODUCTO CLIENTE (salidas) ORDEN DE EXAMEN REMISIÓN MEDICO EMPRESA SOLICITAN TE 12.ENVIA CANDIDATO AL MEDICO 10.11 regresa al punto 5. VERIFICA LOS DATOS DEL PERFIL 2.CITA TELEFONICAMENTE AL CANDIDATO E INFORMA DOCUMENTOS REQUERIDOS. certificado de estudio) Y ARCHIVA EN LA CARPETA CARPETA DEL EMPLEADO PROCESO DE ARCHIVO .RADICA LA SOLICITUD EN EL LIBRO. ANALISTA DE SELECCIÓN DE CODIGO DEL PROCESO: PROCESO PSICOLOGA RESULTADOS FECHA: 6. OBTIENE EN EL SISTEMA HOJAS DE VIDA DISPONIBLES 5.OBTIENE DEL CANDIDATO FIRMA DEL CONTRATO 13ENVIA AL CANDIDATO AL SITIO DE TRABAJO.

participantes. Sirve como documentación inicial del proceso. insumos. controles y límites del proceso entre otros.ANÁLISIS SIPOC PARA QUÉ SIRVE EL ANÁLISIS SIPOC      Contiene la información básica para construir el diagrama de flujo. productos. Evita pérdida de tiempo en el diseño del flujograma. Facilita la validación con usuarios del proceso tal como es hoy. . Facilita el análisis de secuencia de acciones.

TALLER No 2 1. . Identificar puntos críticos del procedimiento actual. 4. Leer el Caso Preparar Análisis Estructurado. Preparar Análisis SIPOC. 2. 3.

LA DIVISIÓN DE FINANZAS: El departamento consta de varias secciones entre los que se cuentan contabilidad. La compañía fue fundada hace más de treinta años (30) por Benjamín Barraza quien echó las bases para todo lo que vino después cuando dijo: “Del servicio a los beneficios.000. El total de personas supera los 2. plásticos y manufacturados tanto en forma de materia prima para otras industrias como de productos industriales y de consumo.000. La compañía ha progresado mediante la investigación y la adquisición de otras compañías y procesos.500 y el año pasado las ventas fueron de más de $40.. comercio exterior. calidad. TALLER : LA COMPAÑÍA PRACTICA La compañía es grande y diversificada. de los beneficios al progreso”. La Gerencia esta preocupada por las quejas de sus proveedores y las observaciones de auditoria sobre la lentitud e ineficiencia del procedimiento de . cartera. Hay fábricas y centros de ventas en todo el país. Si bien la compañía tiene normas generales en asuntos de personal. químicos. etc.800 facturas y/o cuentas de cobro por mes aproximadamente Trabajan de lunes a viernes en horario de 8 AM a 6 PM. básicamente es descentralizada y cada división tiene la total responsabilidad de los beneficios que obtiene.000.. Todos trabajan centralizados en funciones de apoyo o “STAFF”. Produce una amplia variedad de productos metálicos. finanzas. La casa central se encuentra en Barranquilla desde donde se atiende el mercado nacional para varios productos y el mercado regional para otros. cobranzas y tesorería. LA SECCION DE TESORERIA: La sección de tesorería procesa 1.

las radica en la planilla (doc. los soportes y las autorizaciones estén correctas. LIQUIDACIÓN Y REGISTRO DE CUENTAS POR PAGAR. En caso de error devuelve a la recepcionista para su trámite correctivo. la recepcionista recibe las facturas. . previa firma de recibido en la planilla. compara las facturas contra las órdenes de compra que ha recibido y archivado previamente y revisa la liquidación de IVA. en caso contrario devuelve al auxiliar de causación para que tramite la corrección. El oficial de contabilidad verifica que las liquidaciones. codifica y envía al oficial de contabilidad. Las facturas se reciben todos los días. firma la copia al proveedor. 1) y les saca fotocopia. Después las organiza en forma alfabética y las envía al auxiliar de causación los días lunes y los días miércoles.DESCRIPCION DEL PROCESO ACTUAL RECEPCIÓN. Ingresa los datos al sistema de cuentas por pagar y distribuye los documentos así: factura al archivo contable de cuentas por pagar y fotocopia a caja para que continúen con el proceso de pago. El auxiliar de causación las ordena por número de orden de compra. Si es correcto. liquida sobre la factura retenciones.

ANALISIS ESTRUCTURADO .

ANÁLISIS SIPOC Nombre del procedimiento: Dueño del procedimiento: PROVEEDOR INSUMO (documentos ) FECHA: CODIGO : PROCESO RESPONSABLE ACTIVIDAD PRODUCTO (salidas) CLIENTE .

ANÁLISIS SIPOC Nombre del procedimiento: Dueño del procedimiento: PROVEEDOR INSUMO (documentos ) FECHA: CODIGO : PROCESO RESPONSABLE ACTIVIDAD PRODUCTO (salidas) CLIENTE .

¿PARA QUÉ SIRVEN?  Modelar los procesos.  Humanizar la comunicación.TÉCNICAS DE FLUJOGRAMACIÓN ¿QUÉ SON LOS DIAGRAMAS DE FLUJO? El diagrama de flujo se define como un método para describir gráficamente un proceso existente o uno nuevo. demostrando las actividades y la secuencia lógica del proceso. mediante la utilización de símbolos. .  Es la base para analizar y mejorar el modelo.  Para disciplinar nuestra forma de pensar. líneas y palabras simples.  Para entender el funcionamiento interno y la relación entre los procesos de la empresa.

SÍMBOLOS ESTÁNDARES .

COMPROBANTE CHEQUE Y RECIBOS ARCHIVA ORIGINAL COMPROBANTE Y RECIBOS CANCELADOS REVISA DOCUMENTACIÓN SI TIRA RECIBOS GERENCIA FINANCIERA ENTREGA A AUXILIAR ORIGINAL COMBROBANTE CHEQUE Y RECIBOS DEVUELVE DOCUMENTO A CONTABILIDAD REVISA DOCUMENTACIÓN FIRMA DOCUMENTOS FIRMA DOCUMENTACIÓN PASA DOCUMENTOS A JEFE FINANCIERO PASA DOCUMENTOS A JEFE DE TESORERÍA FIRMA COMPROBANTES Y CHEQUES PASA DOCUMENTOS A CONTABILIAD .FLUJOGRAMA VERTICAL PAGO DE SERVICIOS TELEFÓNICOS EN BANCOS TESORERÍA INICIO CONTABILIDAD TESORERÍA SOLICITA CHEQUE A TESORERÍA Y LO ELABORA REVISA DOCUMENTACIÓN CHEQUE CORRECTO LOCALIZA Y SUMA VALORES RECIBOS PASA TIRA Y RECIBOS A CONTABILIDAD ELABORA COMPROBANTE DE EGRESO COMPROBANTE DE EGRESO 0 1 PASA CHEQUE. TIRA Y RECIBO A TESORERO RECIBE DOCUMENTOS SELLADOS Y TIMBRADOS ARCHIVA COPIA COMPROBANTE DE EGRESO FIN CORRECTO NO LLEVA A EMPRESA DE TEL.

DIAGRAMA DE PROCESOS HORIZONTALES S PROVEEDOR I INSUMO P OPERACIÓN OPERACIÓN 1 0 C REPORTE OTRO PROCESO DOCUMENTO ARCHIVO 2 OTRO PROCESO INFORME CLIENTE 3 NOTAS: 1 INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA 2 REFERENCIA CRUZADA 3 ACLARACIÓN .

DIAGRAMA DE FLUJO HORIZONTAL PROCESO DE COMPRAS ORDEN DE COMPRA 1 FACTURA 0 JEFE DE ALMACEN REQUISICIÓN AUXILIAR COMPRAS COTIZA JEFE DE COMPRAS SELECCIONA PROVEEDOR REVISA FACTURA CONTRA ORDEN DE COMPRA PREPARA ORDEN DE COMPRA SOLICITUD DE COTIZACIÓN COTIZACIÓN ORDEN DE COMPRA ORDEN DE COMPRA PROVEEDOR 1 1 0 PROVEEDOR 1 LA ORDEN DEBE SER APROBADA POR EL GERENTE 2 EN CASO DE DIFERENCIAS DEJA CONSTANCIA SOBRE LA FACTURA Y SOLICITA CORRECCIÓN FACTURA ENTREGA MATERIAL Y DOCUMENTOS COTIZACIÓN 0 12 1 CUENTAS POR PAGAR REQUISICIÓN 0-1 ARCHIVO DE COMPRAS ORDENADO POR FECHA .

 Incluye el tiempo de traslados.¿QUÉ ES EL TIEMPO DE CICLO DE UN PROCESO?  Es una medida de eficiencia que mide la cantidad total de tiempo que se requiere para ejecutar un proceso de principio a fin. esperas. almacenamientos.  Con frecuencia el tiempo de procesamiento es inferior a un 10% del tiempo de ciclo.  Generalmente difiere del tiempo teórico de ciclo o tiempo de procesamiento. revisiones y repeticiones. .

1 2.5 12.5 6 PREPARAR ORDEN DE COMPRA 0.5 3.5 4 RECIBIR COTIZACIÓN 0.1 5 SELECCIONAR PROVEEDOR 0.0 24.5 1.1 1.1 8 RECIBIR MATERIALES 1-0 1.0 12.1 2.MÉTRICA DE PROCESOS EJEMPLO DEL TIEMPOS DE CICLO DE UN PROCESO DE CO PASO ACTIVIDAD TIEMPO DE CICLO (HORAS) PROCESAMIENTO ESPERA TOTAL 1 PREPARACIÓN Y ENVIO REQUISITOS 0.0 2.1 2 RECIBO Y RADICACIÓN 0.0 2.0 2.0 61.0 1.9 58.1 1.0 9 VERIFICAR CONTRA ORDEN DE COMPRA 0.0 12.5 2.5 7 COLOCAR ORDEN DE COMPRA 0.9 10 TOTAL .0 1.0 2.5 24.1 3 SOLICITAR COTIZACIONES 0.0 1.5 2.5 ENTREGAR AL ASUARIO 0.

DE COMPRA 250 VARIOS $ 100 COLOCAR OC.COSTEO ABC REGISTRO POR REGISTRO TRADICIONA L ACTIVIDADES PREPARACIÓN REQUISICIÓN 150 RADICACIÓN 200 COTIZACIÓN 250 NÓMINA $1000 ARRIENDOS $ 500 DEPRECIACIÓN $ 300 SELECCIÓN DE PROVEEDORES 200 SUMINISTROS $ 100 PREPARACIÓN O. 250 RECIBIR MAT 400 ENTREGAR AL USUARIO 300 ENTREGAR AL USUARIO 2000 TOTAL $ 2000 .

COSTEO POR ACTIVIDADES COSTO EN MILES PAS O ACTIVIDAD M. DE OBRA INSUM OS OTROS TOTAL 1 PREPARACIÓN Y ENVIO REQUISITOS 10 2 2 14 2 RECIBO Y RADICACIÓN 10 4 2 16 3 SOLICITAR COTIZACIONES 5 4 2 11 4 RECIBIR COTIZACIÓN 5 5 2 12 5 SELECCIONAR PROVEEDOR 20 5 4 29 6 PREPARAR ORDEN DE COMPRA 20 10 4 34 7 COLOCAR ORDEN DE COMPRA 5 10 2 17 8 RECIBIR MATERIALES 40 2 1 43 .

con el fin de lograr la satisfacción del cliente y/o de los diferentes grupos de interés. . eficiente y adaptable.¿QUÉ SIGNIFICA REDISEÑAR UN PROCESO? Rediseñar un proceso significa cambiarlo para hacerlo más efectivo.

Las practicas que destruyen valor fotocopiar Imprimir Elaborar cheques Recibir facturas físicas Archiva en “AZ” Distribuir copias procesar documentos físicos Imprimir e-mails Uso deficiente del portal web las firmas autorizadas Archivando documentos físicos El uso planillas Uso deficiente de la ofimática Usar deficiente de la web mal Usar el e-mail mal Copiar la correspondencia El archivo muerto No controlar el tiempo de ciclo Usar mal el celulares Las reuniones y comités el chat y el whatsApp .

EL ANALISIS CON ENFOQUE EN LA EXPERIENCIA DEL CLIENTE Procedimiento de pago de un cheque .

si encuentra error devuelve al proveedor la factura contacto recepción Registro contable El auxiliar ordena. liquida. compara. envía al auxiliar de causación los lunes y miércoles El proveedor tiene que presentar documentos El proveedor presenta la Factura los viernes en la mañana La recepcionista. codifica La recepcionista.ANALISIS DEL PROCEDIMIENTO DE CXP CON ENFOQUE EN LA EXPERIENCIA DEL CLIENTE Proveedor recoge el cheque Viernes después de las 3pm Proveedor llama a preguntar por su pago El proveedor nos vende o presta un servicio El proveedor necesita el pago pago Oficial ingresa datos al sistema y envía para giro de cheque Oficial verifica. revisa devuelve o recibe la factura La recepcionista radica y devuelve copia al proveedor La recepcionista fotocopia. Ordena y guarda las facturas .

El proveedor recoge el cheque el viernes después de las 3pm.Análisis de momentos de ¿Qué queremos que Experimente el ¿Que se debe rediseñar verdad para lograr esa cliente(proveedor)? experiencia? El proveedor presta un servicio El proveedor necesita el pago El proveedor tiene que presentar documentos El proveedor presenta la factura los viernes en la mañana La recepcionista revisa la factura la devuelve o la acepta sin compromiso La recepcionista radica y devuelve copia al proveedor La recepcionista fotocopia. ordena y guarda las facturas La recepcionista envía al auxiliar las facturas los lunes y miércoles El auxiliar ordena. . si encuentra error devuelve al proveedor. liquida. compara. ingresa al sistema y envía para giro El proveedor llama a preguntar por su pago. codifica Oficial verifica.

0 1.5 1.5 1.0 66.5 30 11 RADICAR FACTURA 0.0 1.6 16 12 ENTREGAR AL SOLICITANTE 0.1 1.0 24.1 15 13 DISTRIBUIR DOCUMENTOS 0.1 1.1 15 9 RECIBIR MATERIALES 0.1 16 3 SOLICITAR COTIZACIONES 0.0 24.5 20 5 SELECCIONAR PROVEEDOR 0.V.2 TOTAL PORCENTAJE DE VALOR AGREGADO 4.1 4.0 2.0 1.DISMINUCIÓN DE TIEMPOS DE CICLO PROCESO ACTUAL DE HORAS COMPRAS TIEMPO PASO ACTIVIDAD DE PROCES O TIEMPO S.5 0.1 15 7 OBTENER APROBACIÓN 0.2 24.0 2.1 2.5 69.0 4.1 24.0 1.0 4.5 30 10 REVISAR FACTURA 0.0 1.1 1.5 26.1 2.A.1 20 3.5 1.1 30 8 COLOCAR ORDEN DE COMPRA 0.5 4. TIEMPO DE CICLO COSTO PROCES O 1 REVISAR REQUISICIÓN 0.1 0.2 11 4 EVALUAR 0.3% .0 1.1 14 2 RADICAR 0.5 30 6 PREPARAR ORDEN DE COMPRA 0.

DIAGRAMA DE FLUJO HORIZONTAL PROCESO DE COMPRAS ACTUAL JEFE DE ALMACEN AUXILIAR REQUISICIÓN COMPRAS JEFE DE COMPRAS COTIZA SELECCIONA PROVEEDOR ORDEN DE COMPRA 1 FACTURA 0 REVISA FACTURA CONTRA ORDEN DE COMPRA PREPARA ORDEN DE COMPRA SOLICITUD DE COTIZACIÓN COTIZACIÓN PROVEEDOR ORDEN DE COMPRA 1 ORDEN DE COMPRA 0 1 PROVEEDOR 1 LA ORDEN DEBE SER APROBADA POR EL GERENTE 2 EN CASO DE DIFERENCIAS DEJA CONSTANCIA SOBRE LA FACTURA Y SOLICITA CORRECCIÓN ENTREGA MATERIAL Y DOCUMENTOS COTIZACIÓN 0 12 1 CUENTAS POR PAGAR FACTURA 0-1 REQUISICIÓN ARCHIVO DE COMPRAS ORDENADO POR FECHA .

DIAGRAMA DE FLUJO HORIZONTAL PROCESO DE COMPRAS ACTUAL JEFE DE ALMACEN AUXILIAR REQUISICIÓN COMPRAS X X JEFE DE COMPRAS COTIZA SOLICITUD DE COTIZACIÓN SELECCIONA PROVEEDOR COTIZACIÓN PROVEEDOR ORDEN DE COMPRA 1 FACTURA 0 X REVISA FACTURA CONTRA ORDEN DE COMPRA PREPARA ORDEN DE COMPRA 12 1 ORDEN DE COMPRA 1 ORDEN DE COMPRA 0 1 PROVEEDOR 1 LA ORDEN DEBE SER APROBADA POR EL GERENTE 2 EN CASO DE DIFERENCIAS DEJA CONSTANCIA SOBRE LA FACTURA Y SOLICITA CORRECCIÓN FACTURA 0-1 CUENTAS POR PAGAR ENTREGA MATERIAL Y DOCUMENTOS COTIZACIÓN 0 REQUISICIÓN ARCHIVO DE COMPRAS ORDENADO POR FECHA .

ENTREGA.DIAGRAMA DEFLUJO HORIZONTAL PROCESO DE COMPRAS REDISEÑADO RESPONSABLE DEL PROCESO IDENTIFICA REQUERIMIENTO DISTRIBUYE DOCUMENTOS ORDEN DE COMPRA 1 FACTURA ORDEN DE COMPRA 0 1 0 CUENTAS POR PAGAR FACTURA 0 ORDEN DE COMPRA 1 0 PROVEEDOR 2 1 2 LA POLÍTICA ES TENER NEGOCIACIONES POR PERIODOS ANUALES CON LOS PROVEEDORES QUE OFRECEN MEJOR CALIDAD. PUNTUALIDAD Y MEJOR PRECIO. EL PROVEEDOR ENTREGA LOS ARTICULOS DIRECTAMENTE AL SOLICITANTE. .

7 3 RECIBIR MATERIALES 0.1 0.2 12.3 4.DISMINUCIÓN DE TIEMPOS DE CICLO PROCESO DE COMPRAS REDISEÑADO PASO ACTIVIDAD TIEMPO DE PROCESO TIEMPO SVA TIEMPO DE CICLO COSTO 1 PREPARAR ORDEN DE COMPRA 0.1 TOTAL PORCENTAJE DE MEJORA TIEMPO DE CICLO 79% PORCENTAJE DE MEJORA EN COSTOS 84% TECNICAS DE REDISEÑO DE PROCESOS 2014 .1 0.5 1.5 0.0 4 TRAMITAR PAGO DE FACTURA 0.1 1.6 7 0.5 14.8 13.6 7 2 COLOCAR ORDEN DE COMPRA 0.1 1.0 2.5 0.5 0.

El tiempo de espera que se genera entre el momento en que el pedido esta alistado y la revisión. Procedi miento de despach o abarrote s . es muy largo. esto genera un cuello de botella en el proceso. Traslado a cuarto de despach os 4 min Empaq ue 3 min 248 min La espera es muy alta en el lapso en que el pedido ha sido revisado y su traslado al área de despachos. disminuyendo el tiempo de ciclo del proceso en 91%. debido a que el jefe de bodega ejecuta revisiones cada dos horas con el fin de verificar varios pedidos y no uno solo. eliminaríamos 248 minutos de espera en el proceso. Revisi ón 6 min 114 min Aunque el tiempo de ejecución de la revisión no es alto. debido a que esta labor se ejecuta al final de la jornada con el fin de darle salida a todos los pedidos alistados.PROCEDIMIENTO DE ALISTAMIENTO ABARROTES ANALISIS DE RESTRICCIONES Tomar mercanc ía de los estantes 8 min Verificació n contra factura 1 min Ubicació n de sticker 7 min Trasla do para Revisi ón 3 min Conclusión: Ejecutando las revisiones a medida que los pedidos estén alistados se elimina el tiempo de espera de 114 minutos y trasladando los pedidos al cuarto de despachos. inmediatamente que estos hayan sido correctamente revisados.

TALLER No 3 1. 3. Efectuar Análisis de Valor Agregado. Costos. Presentar las mejoras en Tiempo de Ciclo. Rediseñar el flujo de trabajo actual. . Identificar y eliminar las restricciones. 2. 4.

TALLER No 3 PROCEDIMIENTO. LIQUIDACION Y REGISTRO DE CUENTAS POR PAGAR .

MARQUE CON UNA “X” LAS ACTIVIDADESQUE NO AGREGAS VALOR .

TALLER N° 3 DE MEJORAS REGISTRE AQUÍ EL RESUMEN .

INSTALACIÓN Y SEGUIMIENTO PROGRAMA DE IMPLEMENTACIÓ N DOCUMENTACIÓN DISPONIBLE EN LA RED INTRANET INTERNET PROGRAMA DE CAPACITACIÓN E.PRACTICAS DE ENTRENAMIENTO.LEARNING EVALUACIÓN Y RETROALIMENTACIÓN AUTOEVALUACIÓN IMPLEMENTACIÓN DEL NUEVO DISEÑO A JUSTE DEL SISTEMA DOCUMENTACIÓN PUESTA EN MARCHA PLAN B EVALUACIÓN Y AJUSTES INDICADORES TECNICAS DE REDISEÑO DE PROCESOS 2014 .

¿CÓMO IMPLANTAR PROCESOS REDISEÑADOS? OTROS FACTORES CLAVES  ACTUALIZAR O REDISEÑAR LA DESCRIPCIÓN DE CARGOS.  DISEÑAR LAS COMPETENCIAS DE GESTIÓN PARA EL PROCESO REDISEÑADO. .  DISEÑAR UN PLAN DE DESARROLLO DE COMPETENCIAS.

GRACIAS GRACIAS MUCHOS EXITOS .