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CURSO :

ADMINISTRACION GENERAL
LIC. Percy Huayamares Pineda

LA ADMINISTRACIN
DEFINICIN ETIMOLGICA

Viene del latin:


AD = direccin para o tendencia para
MINISTER = Obediencia o subordinacin
En trminos generales, significa "aquel que
realiza una funcin para otro o aquel que presta
un servicio a otro"

DEFINICIN DE ADMINISTRACIN
No elaboradas
"Administracin es trabajo en equipo"
"Administracin es minimizar los costos y maximizar las ganancias"
"Administracin es hacer que otros realicen actividades con los
mejores resultados

Elaboradas
Terry y Franklin: "La administracin es un proceso muy particular

consistente en las actividades de planeacin, organizacin,


ejecucin y control; desempeados, para determinar y alcanzar los
objetivos sealados, con el uso de seres humanos y otros
recursos"

Koontz y O'Donell: La administracin es la

direccin de un organismo social y su


efectividad en alcanzar sus objetivos, fundada
en la habilidad de conducir a sus integrantes".
Koontz y Wiehrich: "La administracin es el
proceso de disear y mantener un ambiente en
el que las personas trabajen juntas para lograr
propsitos eficientemente seleccionados".

Idalberto Chiavenato: "La administracin es interpretar

los objetivos propuestos por la organizacin y


transformarlos en accin organizacional a travs de la
planificacin, organizacin, direccin y control de todos
sus esfuerzos realizados en todas las reas y niveles de
la organizacin, con el fin de alcanzar tales objetivos de
la manera ms adecuada a la situacin".

Fernndez Arena: "La administracin es una ciencia

social que persigue la satisfaccin de objetivos


institucionales, por medio de un mecanismo de
operacin y mediante el esfuerzo humano.

Definicin General :
"La administracin es un ciencia social
que se manifiesta y proyecta a travs de
un grupo social, cuyo finalidad es alcanzar
objetivos comunes mediante la
planificacin, organizacin, direccin y
control de sus actividades y con el uso de
recursos, de manera que puedan
satisfacer eficientemente las necesidades
de la sociedad

La mayora
los conceptos
de administracin
Elementos
del de
concepto
de Administracin

utilizan los siguientes trminos:


Objetivo: la administracin siempre esta enfocada
a lograr determinados fines o resultados.
Eficacia: se refiere a lograr los objetivos

satisfaciendo los requerimientos del producto o


servicio en trminos de cantidad y tiempo.

Eficiencia: esto es hacer las cosas bien. Es lograr

los objetivos garantizando los recursos disponibles


al mnimo costo y con la mxima calidad.

Grupo social: es necesario que exista un grupo

social para que se de la administracin.

Coordinacin de recursos: en la administracin se

requiere combinar, sistematizar y analizar los diferentes


recursos que intervienen en el logro de un fin comn.

Productividad: es la relacin entre la cantidad de

insumos necesarios para producir un determinado bien o


servicio. Es la obtencin de los mximos resultados con
el mnimo de recursos, en trminos de eficiencia y
eficacia.
Con estas definiciones podemos decir que la
ADMINISTRACIN es el proceso cuyo objeto es la
coordinacin eficaz y eficiente de los recursos de un
grupo social para lograr sus objetivos con la mxima
productividad.

Caractersticas de la administracin
La

administracin posee las siguientes


caractersticas que la diferencian de otras
disciplinas.
Universalidad: existe en cualquier grupo social
y es susceptible de aplicarse lo mismo en una
empresa industrial que en el ejrcito, en un
hospital, etc.
Valor instrumental: como su finalidad es
eminentemente practica, la administracin
resulta ser un medio para lograr un fin.

Unidad temporal: la administracin es un

proceso dinmico en el que todas sus partes


existen simultneamente. Es decir que las
etapas del proceso administrativo se dan todas
al mismo tiempo y no de manera aislada.
Amplitud de ejercicio: se aplica en todos los
niveles o subsistemas de una organizacin
formal.
Especificidad: aunque se auxilia de otras
ciencias, tiene caractersticas propias que le dan
un carcter especfico; por lo que no puede
confundirse con otras disciplinas afines.

Interdisciplinariedad:

la administracin se
apoya de las ciencias sociales y es afin a todas
aquellas ciencias y tcnicas relacionadas con la
eficiencia del trabajo.
Flexibilidad:los principios administrativos se
adaptan a las necesidades propias de cada
grupo social en donde se aplican, la rigidez en
la administracin es ineficaz.

Tiene un propsito: trata con el logro de algo

especfico, expresado a travs de objetivos o


metas.
Hace que sucedan cosas: porque orienta a
todas las personas, concentrando su atencin y
canalizando sus esfuerzos para producir una
accin exitosa.
Es una actividad: no es una persona o grupo
de personas, por lo que no se constituye en un
fin del grupo social sino en un medio para
conseguir resultados.

Se logra con y mediante el esfuerzo de otros:

ya que es trabajo en equipo.


Es intangible: se manifiesta con y a travs de
las personas.
Emplea computadores, pero no se reemplaza
por stos.

Importancia de la Administracin
La importancia de la administracin radica en

que es trascendente en la vida del hombre,


porque es imprescindible para el adecuado
funcionamiento de cualquier organismo social,
pues simplifica el trabajo para lograr mayor
productividad, rapidez y efectividad. Incluso en
la vida diaria es necesaria la administracin

Ciencia, tcnica o arte?


La administracin es en parte una ciencia

porque se fundamenta en principios y mtodos.


Tiene su parte de tcnica en la aplicacin o
utilidad practica. Y es en parte arte porque en la
administracin se necesita de creatividad para
poder alcanzar los objetivos exitosamente.
Por lo tanto la administracin es un conjunto de
las tres.

Las funciones empleadas dentro el proceso

administrativo abarcan diferentes campos de la


administracin y diferentes tipos de funciones,
operaciones y tareas concretas.
El proceso administrativo es constante y
universal

LA ADMINISTRACIN PUBLICA Y PRIVADA


La administracin pblica tiene su campo de

accin en organismos sociales que pertenecen


al Estado.
En tanto que la administracin privada, tiene que
su campo de aplicacin esta en n
organizaciones privadas no ligadas al Estado.
Sin embargo, no existen diferencias en cuanto a
la aplicacin de las funciones o elementos del
proceso administrativo en ambos sectores, salvo
aquellas diferencias que son propias de su
naturaleza, caractersticas y alcances.

Definiciones de Administracin Pblica


Wilson: Es el hecho prctico o comercial el gobierno, ya

que su finalidad es que los negocios pblicos se realicen


eficientemente y estn de acuerdo con los deseos y
gustos del pblico tanto como sea posible.
Mediante la administracin el gobierno hace frente a
aquellas necesidades de la sociedad que la iniciativa
privada no puede o no quiere satisfacer".
Wilbur Jimnez Castro: "Es una actividad que realiza el

Estado para satisfacer sus fines a travs del conjunto de


organismos que componen la rama ejecutiva del
gobierno y los procedimientos que ellos aplican".

Pedro Muoz Amato: "Es la base del gobierno que

consta de la coordinacin cooperativa de personas


mediante la planificacin, organizacin, educacin y
direccin de su conducta, para la realizacin de los
fines del sistema poltico".
Horacio Lpez: "Es la planificacin, organizacin,
integracin, direccin y control de la conducta
ciudadana..

DlFERENClA ENTRE ADMINISTRACIN PUBLICA Y


PRIVADA

Se las puede diferenciar por:


2) Por su tamao y complejidad
3) Por los fines que persiguen
4) Por la rigidez de las leyes, normas,

procedimientos, reglamentos de la
administracin pblica
5) Por la eficiencia de la administracin privada

EL PROCESO ADMINISTRATlVO
Es una serie de elementos o funciones

secuenciales a travs de las cuales se


manifiesta la administracin, y cuyo propsito
fundamental est dado por el logro de
objetivos

CARACTERISTICAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO


Ciclo de accin: los elementos o funciones se suceden de manera

que forman un ciclo de accin, donde la ltima conduce a la


primera.

Desarrollo simultneo: en todo organismo social el proceso

administrativo se desarrolla simultneamente en todos y cada uno


de los niveles jerrquicos que hacen a su estructura organizacional.

No siempre es una secuencia regular y ordenada


Las funciones empleadas dentro el proceso administrativo abarcan

diferentes campos de la administracin y diferentes tipos de


funciones, operaciones y tareas concretas.

El proceso administrativo es constante y universal.

DIVERSOS CRITERIOS DE DIVISION


A) Divisin en cuatro elementos: Una de las formas mas extendidas de
agrupar los elementos es quiz la que considera en ella cuatro
elementos, y son:
1) Planeacin 2) Organizacin 3) Ejecucin y 4) control.
Una variante en esta clasificacin es la de llamar al tercer elemento, en
vez de ejecucin DIRECCIN, considerando que la ejecucin por parte
de quien administra consiste en dirigir.
B) Divisin en cinco elementos, Fayol como ya sabemos , precisa cinco
elementos en la administracin: 1) Planear, 2) organizar, 3) dirigir
4) coordinar y 5) controlar.

C) Divisin de Koontz en cinco elementos: En el libro Principios de


Gerencia propone una divisin en los siguientes elementos: 1)
Planeacin, 2) Organizacin 3) Integracin 4) Direccin y 5) Control
Esta ser la divisin que adoptaremos en clase, con la sola
distincin de usar el primer elemento en lugar de dos: Previsin y
Planeacin slo uno la Planeacin.
D) Para Lyndall Urwick, el proceso administrativo tiene dos partes:
La parte mecnica: planificar y organizar: y
La parte dinmica: dirigir y controlar
Lindall Urwick ejecuta la divisin del proceso en seis elementos,
pero sigue la divisin de Fayol, descomponiendo tan slo a la
planeacin, primer elemento propuesto por este autor, en dos en
previsin y planeacin.
Justifica este hecho haciendo notar que en tiempos de Fayol
realmente la previsin tcnica apenas si consista simplemente en
adivinar como tambin observar con agudeza.

Recogiendo lo ms til de las diversas clasificaciones de los


elementos, pero sobre todo de las de Terry y Koontz y O
Donnell, podemos decir que:
Previsin : responde a la pregunta qu puede hacerse?
Planeacin: responde a la pregunta qu va a hacerse?
Organizacin: responde a la pregunta cmo se va hacer?
Estos tres elementos se refieren a la fase que Urwick llama
Mecnica
Integracin: responde a la pregunta: con qu se va hacer?
Direccin: se refiere al problema: ver que se haga
Control: investiga en concreto cmo se ha realizado?
Estos tres elementos se encuentran dentro de la fase
dinmica de la administracin.

CI
N
IZ
A

CI
RA
N

OR
GA
N

DIRECCIN

DINMICA

PLANEACIN
G
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MECNICA

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CO
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RO
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ELEMENTOS DE LA ADMINISTRACIN
DE PERSONAS Y DE COSAS

ETAPAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO


LOS OBJETIVOS CONCEPTO
Es lo que se pretende alcanzar en un periodo de

tiempo determinado, como consecuencia del


proceso administrativo.
Son fines hacia los cuales se dirige la actividad
empresarial, valorables econmica y
temporalmente.
Son las metas que busca una organizacin en el
ejercicio de sus actividades empresariales".

Definiciones de la palabra objetivos .


1.La palabra objetivo proviene de ob-jactum,

que significa "a donde se dirigen nuestras


acciones

2.Los objetivos son enunciados escritos

sobre resultados a ser alcanzados en un


periodo determinado.

3. Los objetivos son los fines hacia los

cuales est encaminada la actividad de una


empresa, los puntos finales de la planeacin,
y aun cuando no pueden aceptarse tal cual
son, el establecerlos requiere de una
considerable planeacin.

Definicion del concepto objetivo


4.Un objetivo se concibe algunas veces como el

punto final de un programa administrativo, bien


sea que se establezca en trminos generales o
especficos.

5. Los objetivos tienen

jerarquas, y
tambin forman una red de resultados y eventos
deseados

Una compaa u otra empresa es un sistema. Si

las metas no estn interconectadas y se


sustentan mutuamente, la gente seguir caminos
que pueden parecer buenos para su propia
funcin pero que pueden ser dainos para la
compaa como un todo

Definicin del concepto objetivo


6 Estos objetivos deben ser racionalmente

alcanzables y deben estar en funcin de la


estrategia que se elija.
7. Los objetivos son una obligacin que se

impone una empresa por que es necesaria, y


esencial para su existencia.

FUNCIN DE LOS OBJETIVOS


ORGANIZACIONALES

a. Presentacin de una situacin futura: se


establecen objetivos que sirven como una gua
para la etapa de ejecucin de las acciones.
b. Fuente de legitimidad: los objetivos justifica las
actividades de una empresa.
c. Sirven como estndares: sirven para evaluar las
acciones y la eficacia de la organizacin.

CARACTERSTICAS DE LOS OBJETIVOS

Los objetivos deben servir a la empresa; por lo

tanto deben reunir ciertas caractersticas que


reflejan su utilidad:
Los objetivos incluyen fechas especificas de la
meta o su terminacin implcita en el ao fiscal;
con resultados financieros proyectados
presentan objetivos hacia los cuales llegar la
empresa o institucin conforme progrese el
plan; logrando llevar a cabo su misin y cumplir
con los compromisos de la empresas.

Los objetivos deben reunir alguna de estas

caractersticas:
a. Claridad: un objetivo debe estar claramente definido, de
tal forma que no revista ninguna duda en aquellos que
son responsables de participaren su logro.
b. Flexibilidad: los objetivos deben ser lo suficientemente
flexibles para ser modificados cuando las circunstancias
lo requieran. Dicho de otro modo, deben ser flexibles
para aprovechar las condiciones del entorno.
c. Medible o mesurable: los objetivos deben ser medibles
en un horizonte de tiempo para poder determinar con
precisin y objetividad su cumplimiento.

FUNCION DE LOS OBJETIVOS ORGANIZACIONALES


d. Unidad

de medida: para verificar la eficiencia y


comparar la productividad de la organizacin.
La estructura de los objetivos establece
la base de relacin entre la organizacin
y su Medio ambiente.

Es

preferible establecer varios objetivos para


satisfacer la totalidad de necesidades de la empresa.

Los objetivos no son estticos, pues estn en

continua evolucin, modificando la relacin de la


empresa con su medio ambiente. Por ello, es
necesario revisar continuamente la estructura de los
objetivos frente a las alteraciones del medio
ambiente y de la organizacin.

Realista: los objetivos deben ser factibles de


lograrse.
e. Coherente: un objetivo debe definirse teniendo
en cuenta que ste debe servir a la empresa.
Los objetivos por reas funcionales deben ser
coherentes entre s, es decir no deben
contradecirse.
f. Motivador: los objetivos deben definirse de tal
forma que se constituyan en elemento
motivador, en un reto para las personas
responsables de su cumplimiento.
d.

ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS
Deben ser deseables y confiables por los miembros de la

organizacin.

Deben elaborarse con la participacin del personal de la empresa

(administracin por objetivos).

Implica seguir una metodologa lgica que contemple algunos

aspectos importantes para que los objetivos renan algunas de las


caractersticas sealadas.

Para establecer objetivos tenemos que tener


en cuenta:

Escala de prioridades para definir objetivos:


es necesario establecer escalas de prioridad para ubicar a los
objetivos en un orden de cumplimiento de acuerdo a su importancia
o urgencia.

Identificacin

de estndares: es necesario
establecer estndares de medida que permitan
definir en forma detallada lo que el objetivo
desea lograr, en qu tiempo y si es posible, a
que costo. Los estndares constituirn medidas
de control para determinar si los objetivos se han
cumplido o vienen cumplindose , y si es
necesario modificarlos o no.

IMPORTANCIA DE LOS OBJETIVOS ORGANIZACIONALES

Los objetivos organizacionales dan a los gerentes y a los

dems miembros de la organizacin importantes


parmetros para la accin en reas como:
1 Gua para la toma de decisiones: una parte importante
en la responsabilidad de los gerentes es tomar
decisiones que influyen en la operacin diaria y en la
existencia de la organizacin y del personal de la
misma. Una vez que los gerentes formulan los objetivos
organizacionales, saben en qu direccin deben
apuntar. Su responsabilidad se convierte, pues, en
tomar las decisiones que lleven a la empresa hacia el
logro de sus objetivos.

Gua para la eficiencia de la organizacin: dado que


la ineficiencia se convierte en un costoso
desperdicio del esfuerzo humano y de los recursos,
los gerentes luchan por aumentar la eficiencia de la
organizacin cuando sea posible.
La eficiencia se define en trminos de la calidad
total del esfuerzo humano y de recursos que una
empresa invierte para alcanzar sus objetivos.
Por lo tanto, antes de que pueda mejorar la
eficiencia de una empresa, los gerentes deben
lograr una clara comprensin de los objetivos
organizacionales. Slo entonces los gerentes
podrn utilizar los recursos limitados a su
disposicin tan eficientemente como
les es posible.

3 Gua para la coherencia de una organizacin: el personal de una


organizacin necesita una orientacin relacionada con su trabajo. Si
los objetivos de la empresa se usan como actividad productiva, la
toma de decisiones de calidad y la planeacin es efectiva.
4 Gua para la evaluacin de desempeo: el desempeo de

todo el personal de una empresa debe ser evaluado para


medir la productividad individual y determinar lo que se puede
hacer para aumentar su efectividad.
Los objetivos organizacionales son los parmetros o criterios
que deben utilizar como base de estas evaluaciones. Los
individuos que aportan ms al cumplimiento de los objetivos
organizacionales deben ser considerados como los miembros
ms productivos de ella. Las recomendaciones especficas
para aumentar
la productividad deben incluir sugerencias
sobre lo que los individuos pueden hacer
para contribuir a que la empresa se dirija
hacia el alcance de sus objetivos.

REAS PARA LOS OBJETIVOS ORGANIZACIONALES

Peter F. Drucker, afirma que los gerentes deben luchar

por desarrollar y alcanzar una gama de objetivos en


todas las reas en donde la actividad es crtica para la
operacin y el xito del sistema administrativo.
A continuacin se presentaran las 8 reas clave
identificadas por Drucker para formular los objetivos de
un sistema administrativo:

AREAS CLAVES PARA LOS OBJETIVOS


a. Posicin en el mercado: la gerencia debe fijar
objetivos indicando donde quisiera estar en relacin
con sus competidores.
b. Innovacin: la gerencia debe fijar objetivos
esbozando su compromiso con el desarrollo de
nuevos mtodos de operacin.
c. Productividad: la gerencia debe fijar objetivos
esbozando los niveles de produccin que deben
alcanzarse.
d. Recursos fsicos y financieros: la gerencia
debe fijar objetivos para el uso, la
adquisicin el mantenimiento del capital y
de los recursos monetarios.

Areas claves para los objetivos


e. Ganancias: la gerencia debe fijar objetivos que
especifiquen la ganancia que la empresa quisiera
generar.
f. Desempeo global y desarrollo: la gerencia debe fijar
objetivos para especificar las tasas y los niveles de
productividad y de crecimiento global.
g. Responsabilidad pblica: la gerencia debe fijar
objetivos para indicar las responsabilidades de la
empresa con sus clientes y con la sociedad, y la
medida en la cual la empresa intenta comprometerse
con esas responsabilidades.

ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS ORGANIZACIONALES


A los gerentes de hoy se les pide comnmente fijar

objetivos para s mismos, para sus departamentos y para


sus empleados.
Los 3 pasos principales que un gerente debe seguir para
desarrollar una serie de objetivos de la organizacin se
presentan a continuacin:
1.Determinar la existencia de cualquier tendencia del
entorno que pueda significativamente influir en la
operacin de la organizacin.
2. Realizar una serie de objetivos para la empresa como un
todo.
3. Realizar una jerarqua de objetivos de la organizacin.
Estos 3 pasos estn interrelacionados y por lo general
requieren informacin de diferentes personas, de diferentes
niveles y de diferentes secciones operativas de la empresa.

MULTIPLICIDAD Y JERARQUIA DE LOS


OBJETIVOS
Existen

muchas clases de objetivos en una


organizacin social por que a menudo no existe uno
solo sino variados objetivos. La jerarqua de los
objetivos es consecuencia de su multiplicidad:

OBJETIVOS A LARGO PLAZO u OBJETIVOS ESTRATEGICOS


OBJETIVOS A MEDIANO PLAZO u OBJETIVOS TACTICOS
OBJETIVOS A CORTO PLAZO U OBJETIVOS OPERACIONALES
OBJETIVOS CUALITATIVOS
OBJETIVOS CUANTITATIVOS
OBJETIVO GENERAL
OBJETIVO PARTICULAR
OBJETIVO COLECTIVO
OBJETIVO INDIVIDUAL

CLASES DE OBJETIVOS
Objetivos a corto, mediano y largo plazo
OBJETIVOS A CORTO PLAZO
Hasta un ao (incrementos en las ventas, produccin,

beneficios reduccin de costos


Denominados tambin tcticos.

OBJETIVOS A MEDIANO PLAZO


De uno a cinco aos (ampliacin de mercados, inversiones en

produccin.).
Llamados tambin tcticos.

OBJETIVOS A LARGO PLAZO


De cinco aos para adelante ((inversiones. diversificacin, y

desarrollo a la organizacin.
Denominados tambin estratgicos.

OBJETIVOS CUANTITATIVOS

Son objetivos medibles cuantitativamente. Ejemplo: invertir


$ 2,000.000 en la construccin de una nueva planta de
construccin ( incrementar las ventas en un 10% para
2008).
OBJETIVOS CUALITATIVOS Objetivos que buscan resultados cualitativos, pero
que posteriormente coadyuvan al logro de los objetivos cuantitativos. Ejemplo:
capacitar al personal de mandos medios durante el 2do semestre para 2007.
OBJETlVOS GENERALES

Son generales cuando envuelven a todo el mbito


organizacional.
OBJETIVOS PARTICULARES

son aquellos que se encuentran definidos dentro de las reas especificas de la


empresa
OBJETIVOS INDIVIDUALES

Son aquellos inherentes a las personas que laboran dentro de la empresa


OBJETIVOS COLECTIVOS

Son aquellos que necesariamente debern tener todas aquellas


personas involucradas en una actividad dentro de la empresa.

PARMETROS PARA ESTABLECER OBJETIVOS


CUALITATIVOS

La declaracin de objetivos de calidad, como todos


los bienes desarrollados para los humanos, vara
drsticamente.
Aqu hay unos parmetros generales que los
gerentes pueden utilizar para aumentar la calidad de
sus objetivos.
Permita que los responsables de alcanzar los
objetivos tengan voz en fijarlos.
Especifique los objetivos lo mejor posible.
Relacione los objetivos a acciones
especficas cuando quiera que fuere
necesario.
Seale los resultados esperados.

Fije metas suficientemente altas para que los

empleados tengan que luchar por cumplirlas, pero no


tan altas que los empleado se den por vencidos.
Especifique cundo se espera que se alcancen los
objetivos.
Fije objetivos slo en relacin con otros objetivos de
la organizacin.
Escriba los objetivos clara y simplemente

PARMETROS PARA ESTABLECER OBJETIVOS


OPERACIONALES

Los objetivos deben ser hechos en trminos

operacionales. Es decir, si una organizacin


tiene objetivos operacionales, los gerentes
deben ser capaces de decir si estos objetivos
estn siendo alcanzados al comparar los
resultados con los objetivos elaborados.