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Curso: GERENCIA Y LEGISLACION DE PROYECTOS EN LA CONSTRUCCION DE OBRAS GESTION DE OBRAS PÚBLICAS POR EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA DIRECTA 1 GESTION DE OBRAS PÚBLICAS POR EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA DIRECTA FINALIDAD: Presentar los criterios básicos para que la ejecución de Obras Públicas por la modalidad de “Ejecución Presupuestaria Directa”, administradas por intermedio de las Direcciones o Gerencias de Estudios y Obras o Infraestructura, sean en base a: • La documentación técnica. • La suficiente y oportuna asignación de recursos • La capacidad técnica y administrativa 2 OBJETIVOS 1. Lograr que el proceso técnico administrativo de ejecución de Obras Públicas por Adm. Directa, a cargo de las Entidades Públicas mediante sus órganos correspondientes, se enmarquen dentro de los establecido en las: • Resolución de Contraloría N° 195-88-CG (Ejecución de obras Públicas por Adm. Directa) • Resolución de Contraloría N° 072-98-CG (Normas Técnicas de Control Interno para obras públicas por Adm. Directa) 3 OBJETIVOS 2. Que las obras ejecutadas por la modalidad de Ejecución Presupuestaria Directa, cuenten con sus respectivos Expedientes Técnicos y Presupuesto aprobados por la máxima autoridad de la Entidad . Que la Unidad Orgánica que la ejecuta demuestre que el costo total de la obra es menor que si ejecutara por la modalidad de Ejecución Presupuestaria Indirecta, además demostrar que dispone del equipo, maquinaria y personal técnico y administrativo suficiente, y cuya intervención no afectará el normal 4 funcionamiento de la Entidad o parte de OBJETIVOS 3. Demostrar que no se debe contratar a terceros para la ejecución de la obra a o parte de ella, salvo que sean obras de partidas de envergadura o diseño muy sofisticado que por la especialidad sea necesario el contrato o sub contrato específico con terceros. 4. Que toda adquisición de materiales, contratación de maquinaria y equipos sea realizada oportunamente de acuerdo al requerimiento y programación del Residente de Obra y siguiendo los procedimientos establecidos en el texto Único de la Ley 26850, 5 Ley de Contrataciones y Adquisiciones del OBJETIVOS 5. Que la contratación de personal profesional, técnico a plazo determinado necesario para la ejecución de la obra, se rija por lo dispuesto en la normativa de Servicios No Personales obrero como trabajadores eventuales. 6. Que las obras terminadas cuenten con la Declaratoria de fábrica, sean recepcionadas, cuenten con la Liquidación Técnica y Financiera de 6 Obra, elaborada por la Comisión de BASE LEGAL En toda actividad pública, donde se utilicen recursos públicos, es requisito indispensable la observancia de los dispositivos legales vigentes, y en el caso particular de la Administración de Obras Públicas bajo cualquiera de las modalidades de ejecución, se debe tener presente la normativa vigente relacionado con dicha actividad, normas que establecen los procedimientos, requisitos y condiciones para la ejecución del gasto 7 BASE LEGAL El marco legal para la ejecución de Obras Públicas por la modalidad de Ejecución Presupuestaria Directa (Administración Directa), está sustentado en las: R. C. N° 195-88-CG  R.C. N° 072-98-CG. 8 BASE LEGAL La normativa que debe tenerse presente, son los siguientes:  Constitución Política del Perú Directiva de Tesorería N° 001-99-EF/76.01 Ley Anual de Presupuesto Ley de Gestión Presupuestaria del Estado Téxto Único Ordenado de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado y su Reglamento D.S. N° 083-2004-PCM - TUO D.S. N° 084-2004-PCM. - Reg. Modificatoria del Reg. D.S.s 148, 063 y 125 -EF Resolución de Contraloría N° 195-88-CG. Resolución de Contraloría N° 072-98-CG. NOTA: Además de estas, se tendrán presente las disposiciones complementarias y conexas que se emitan. 9 NORMAS QUE REGULAN LA EJECUCIÓN DE LAS OBRAS PUBLICAS POR ADMINISTRACIÓN DIRECTA RESOLUCIÓN DE CONTRALORÍA N° 195-88-CG. Lima, 18 de Julio de 1988 Visto, la Hoja de Recomendación N°044-88-CG/SN, formulada por la Comisión Ad-Hoc, encargada de revisar y actualizar las Normas referentes al Control de Obras Públicas. CONSIDERANDO: Que, es función de la Contraloría General dictar las disposiciones necesarias que aseguren el proceso integral de control, siendo necesario normar sobre la ejecución de las obras por Administración Directa, ya que estas comprometen el uso de ingentes recursos financieros del Estado, cuya cautela es atribución del Organismo de Control. Que, mediante Memorándum múltiple N°090-88-CG/SC de 20.Jun.88, el Despacho del Controlador General asi designó un Comisión Ad-Hoc encargada de revisar y actualizar las Normas relativas al Control de Obras Públicas, teniendo como referencia las Normas Técnicas de Control y demás disposiciones vigentes sobre el particular 10 RESOLUCIÓN DE CONTRALORÍA N° 195-88-CG. Que, como resultado de la misión encomendada, la citada comisión ha formulado el proyecto de Normas que contiene el documento de vistos, que regulan exclusivamente la Ejecución de Obras Públicas por Administración Directa. Estando a lo acordado, en uso de las facultades contenidas en los incisos b) y k) del Artículo 12° e inciso e) del Artículo 16° de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control SE RESUELVE: Artículo 1°.- APROBAR las siguientes normas 11 que regulan la ejecución de las Obras Públicas RESOLUCIÓN DE CONTRALORÍA N° 195-88-CG. Artículo 1°.1. Las Entidades que programen la ejecución de obras bajo esta modalidad, deben contar con: la asignación presupuestal correspondiente, el personal técnico administrativo y los equipos necesarios. 2. Los Convenios que celebren las Entidades, para encargar la ejecución de Obras por Administración Directa, deben precisar la capacidad operativa 12 RESOLUCIÓN DE CONTRALORÍA N° 195-88-CG. Artículo 1°.3. Es requisito indispensable para la ejecución de estas obras, contar con el “Expediente Técnico”, aprobado por el nivel competente, el mismo que comprenderá básicamente lo siguiente: memoria descriptiva, especificaciones técnicas, planos, metrados, presupuesto base con su análisis de costos y cronograma de adquisiciones de materiales y de ejecución de obra. 4. La entidad debe demostrar que el costo total de la obra a ejecutarse por administración directa, resulte igual o menor al presupuesto base deducida la utilidad, situación que deberá reflejarse en la liquidación de la obra 13 RESOLUCIÓN DE CONTRALORÍA N° 195-88-CG. Artículo 1°.5. En la etapa de construcción, la entidad dispondrá de un “Cuaderno de Obra”, debidamente foliado y legalizado, en el que se anotará; la fecha de inicio y término de los trabajos, las modificaciones autorizadas, los avances mensuales, los controles diarios de ingreso y salida de materiales y personal, las horas de trabajo de los equipos, así como los problemas que vienen afectando el cumplimiento de los cronogramas establecidos y las 14 constancias de supervisión de obra. RESOLUCIÓN DE CONTRALORÍA N° 195-88-CG. Artículo 1°.- 6. La entidad contará con una “Unidad Orgánica” responsable de cautelar la Supervisión de las Obras Programadas. 7. La identidad designará: al Ingeniero Residente responsable de la ejecución de la obra, en aquellos casos cuyo costo total de la misma sea igual a mayor al monto previsto en la Ley Anual del Presupuesto para la contratación mediante Concurso Público de precios; o al Ingeniero Inspector, cuando se trate de obras cuyo costo total sea inferior a lo 15 RESOLUCIÓN DE CONTRALORÍA N° 195-88-CG. Artículo 1°.- 8. El Ingeniero Residente y/o Inspector presentará mensualmente un informe detallado al nivel correspondiente, sobre el avance físico valorizado de la obra, precisando los aspectos limitantes y las recomendaciones para superarlos, debiendo la Entidad disponer las medidas respectivas. 9. Durante la ejecución de las obras se realizarán pruebas de: control de calidad de los trabajos, materiales, así como el funcionamiento de las instalaciones, conforme a las Especificaciones Técnicas 16 correspondientes. correspondientes RESOLUCIÓN DE CONTRALORÍA N° 195-88-CG. Artículo 1°.10. L os egresos que se efectúen en estas obras, deben ser concordantes con el Presupuesto Analítico aprobado por la entidad de acuerdo a la normatividad vigente; anotándose los gastos de jornales, materiales, equipos y otros, en Registros Auxiliares por cada obra que comprenda el proyecto. 11. Concluida la Obra, la Entidad designará una comisión para que formule el Acta de recepción de los trabajos, y se encargue de la liquidación técnica y financiera, en un plazo de 30 días de suscrita la referida acta. La misma Comisión revisará la Memoria Descriptiva elaborada por el Ing. Residente y/o Inspector de Obra, que servirá 17 RESOLUCIÓN DE CONTRALORÍA N° 195-88-CG. Artículo 1°.12. Posteriormente a la liquidación, se procederá a la entrega de la obra a la Entidad respectiva o Unidad Orgánica especializada, la cual se encargará de su operación y mantenimiento, asegurando el adecuado funcionamiento de las instalaciones. 18 RESOLUCIÓN DE CONTRALORÍA N° 195-88-CG. Artículo 2°.- Dejar sin efecto las Normas Técnicas N° 130-04 “Ejecución de Obras”; 130-05 “libro de Proyecto”; 130-07 “Pruebas Técnicas de Control de Calidad y Funcionamiento”; 130-08 “Programación de Proyectos”, 130-09 “Archivo de la Documentación de Proyectos”; 130-10 “Declaración de Fábrica o Memoria Descriptiva”, 130-14 “Obligatoriedad del Ingeniero Residente”; 130-15 “Período de19 RESOLUCIÓN DE CONTRALORÍA N° 195-88-CG.Art. 2 Art 2º Por Administración Directa”, 130-14 “Obligatoriedad del Ingeniero Residente”; 130-15 “Período de Ejecución de Obras por Administración Directa”; 130-16 “Informe sobre Avance de Obras por Administración Directa”; 130-18 “Liquidación de Obras por Adm. Directa”; 131-01 “Mantenimiento de Obras Públicas”; 131-02 “Presupuesto para el Mantenimiento de Obras”. REGISTRESE Y COMUNIQUESE 20 I EXPEDIENTE TÉCNICO, RECEPCIÓN Y LIQUIDACIÓN DE OBRAS PÚBLICAS CONSIDERACIONES GENERALES 21 CONSIDERACIONES GENERALES • CUANDO ES OBRA PÚBLICA Se denomina Obra Pública a toda aquella Actividad y Proyecto ejecutada por una Entidad Pública; así como de sus respectivos Componentes que sean financiados con Fondos Públicos, que comprende además la adquisición y/o instalación de equipos incluyendo obras civiles en un porcentaje no menor del 20% del total de la inversión 22 CONSIDERACIONES GENERALES • MODALIDADES DE EJECUCIÓN Antes de iniciar el desarrollo de este importante tema, es necesario conceptuar, que la administración de Obras Públicas, cualquiera sea las modalidades de su ejecución, es un procedimiento técnico administrativo que se inicia con la concepción o propósito de ejecutar una obra, contar con el Expediente Técnico y Presupuesto aprobados por la máxima autoridad, observancia de la normativa vigente durante el proceso constructivo, y culminar con a Recepción y Liquidación 23 CONSIDERACIONES GENERALES De acuerdo a la definición dada en el Art. 46° de la Directiva N° 001-99-EF/76.01. Directiva para Aprobación, Ejecución y Control del Proceso Presupuestario para el Sector Público (Dic. 1998), las Actividades y Proyectos que ejecuten las Entidades del Sector Público, se sujetan a las siguientes modalidades:  Ejecución Presupuestaria Directa (Antes Administración Directa, Encargo).  Ejecución Presupuestaria Indirecta (Antes Obras por Contrata). 24 CONSIDERACIONES GENERALES Ejecución Presupuestaria Directa Cuando el Pliego (entidad), con su personal e infraestructura ejecuta presupuestal y financieramente una o varias Actividades y Proyectos; así como de sus respectivos componentes. Ejecución Presupuestaria Indirecta Cuando la ejecución física y/o financiera de las Actividades y Proyectos; así como de sus respectivos componentes, es realizado por una Entidad distinta al Pliego. 25 CONSIDERACIONES GENERALES •Por efecto de un Convenio (Encargo) o Contrato celebrado con otra Entidad Pública, sea a título oneroso o gratuito, para el cual la Entidad debe celebrar un Convenio donde se : precisen los plazos El importe del financiamiento Las limitaciones del gasto  los funcionarios responsables de la administración de los recursos y ejecución de obra, así como sobre la emisión de los Comprobantes de Pago a nombre de la Entidad y oportuna rendición de cuenta 26 26 CONSIDERACIONES GENERALES ENCARGO Cuando se concerta la Ejecución de una obra pública con otra entidad del sector Público, mediante Convenio o Contrato , según sea el caso. La Entidad u organismo encargado tiene la calidad de ejecutor y los recursos utilizados se afectan con el cargo a las asignaciones previstas en la entidad de origen , siendo esta última la responsable de la debida Supervisión 27 CONSIDERACIONES GENERALES ENCARGO La ejecución de actividades y Proyectos bajo la modalidad de Encargo, obliga a la Entidad u Organismo Ejecutor a rendir cuenta documentada a la Entidad que encarga, en los plazos establecidos en los respectivos Convenios o Contratos, dentro de los plazos límites contenidos en la Directiva del Proceso Presupuestario. La Entidad u Organismo encargado no puede contratar, total o parcialmente, con terceros las Actividades o Proyectos 28 CONSIDERACIONES GENERALES •Cuando la Entidad contrata con una Persona Natural o Jurídica a título oneroso, para lo cual celebra un contrato, bajo cualquiera de estas modalidades de adjudicación:  Licitación Pública  Adjudicación Directa  Adjudicación Directa de Menor Cuantía 29 CONSIDERACIONES GENERALES 3. PLAN DE GESTIÓN O DESARROLLO INSTITUCIONAL. El planteamiento o Programación de las Actividades y Proyectos es una de las fases o etapas mas importantes previos a su ejecución, consiste en :  Fijar las metas  Determinar los costos y plazos para su realización. Toda Entidad del Sector Público y sin excepción alguna, al iniciar sus actividades dentro de un Ejercicio Fiscal, debe formular su Plan de Gestión o Desarrollo Institucional, como se la llame, donde se precise las Actividades y proyectos a desarrollar, los recursos a utilizar, el origen de éstos y fijar las metas de alcanzar, teniendo como normativa Ley Marco del Proceso Presupuestario para el Sector 30 CONSIDERACIONES GENERALES En base a la normativa señalada, se precisa: Que el Titular del Pliego es la máxima Autoridad Ejecutiva de la Entidad, es el responsable de la Gestión Presupuestaria de la misma, estando por tanto encargado de dictar los lineamientos de Priorización del gasto, a fin de garantizar el cumplimiento de las metas programadas, de acuerdo a los Objetivos Institucionales que él mismo establece para el Año Fiscal y dentro de 31 CONSIDERACIONES GENERALES En cada Pliego Presupuestario, en base al “Reporte Oficial” emitido por la Dirección Nacional de Presupuesto Público que contiene el desagregado del Presupuesto de : • Ingresos a nivel de Pliego • Egresos por Unidad Ejecutora • Función • Programa • Subprograma • Actividad • Proyecto •Fuente de Financiamiento • y Grupo Genérico del Gasto El Titular del Pliego antes de iniciado el Año Fiscal, 32 aprueba el Presupuesto Institucional de Apertura (PIA) II EJECUCIÓN DE OBRAS PÚBLICAS POR ADMINISTRACIÓN DIRECTA 33 1.REQUISITOS Es requisito indispensable para la ejecución de una Obra Pública, cualquiera sea la modalidad de ejecución, contar con el respectivo: Expediente Técnico y la asignación presupuestal correspondiente aprobada por la máxima autoridad de la Entidad; así como, la Entidad ejecutante deberá contar con el Personal técnico administrativo y los equipos necesarios, que garanticen la buena ejecución de la obra en el plazo fijado en el Cronograma de Ejecución de34 2. PRESUPUESTO DE OBRA Antes de emprender la ejecución de una Actividad o Proyecto, es requisito indispensable que la Entidad ejecutante cuente con la asignación presupuestal y asegure que el flujo de los recursos se de en función al cronograma establecido, para no causar paralizaciones que alteren el cumplimiento de las metas previstas, con el consiguiente incremento de los costos. 35 2. PRESUPUESTO DE OBRA Es importante señalar, que cuando una o mas Proyectos o Actividades a ejecutarse precisen de una inversión bastante significativa y que no es posible su financiamiento dentro del Ejercicio Fiscal, es factible que las obras sean ejecutadas por Etapas o Tramos, con Expediente Técnico y Presupuesto que cubra dicho periodo, pudiendo continuarse su ejecución en el siguiente Ejercicio Fiscal, también con Expediente Técnico y Presupuesto aprobados. 36 2. PRESUPUESTO DE OBRA Es condición, para determinar la ejecución de obra por la modalidad de Ejecución Presupuestaria Directa – que la Entidad demuestre que el costo total de la obra a ejecutarse resulte igual o menor al presupuesto base deducida la utilidad, situación que deberá reflejarse en la liquidación de 37 2. PRESUPUESTO DE OBRA Al respecto, la Resolución de Contraloría N° 195-88-CG, señala lo siguiente:  Art. 1° “Asignación Presupuestal, Personal Técnico y Administrativo y Equipos Necesarios”. Precisa que la Entidad para ejecutar una obra por la modalidad de Administración Directa , antes deberá contar con Presupuesto aprobado por el nivel competente; así como contar con el personal técnico administrativo y con los equipos necesarios. 38 2. PRESUPUESTO DE OBRA  Art. 4° “Demostrar que el costo de obra sea menor al presupuesto base”. Esta norma precisa que la Entidad debe demostrar que el costo total de la obra a ejecutarse por Administración Directa resulte igual o menor al presupuesto base deducida la utilidad, situación que deberá reflejarse en la Liquidación de Obra.. 39 2. PRESUPUESTO DE OBRA  Art. 10° “Egresos concordantes con Presupuesto Analítico aprobado”. Precisa que los egresos serán concordantes con el Presupuesto Analítico aprobado por la Entidad de acuerdo a la normativa vigente; los gastos de jornales, materiales, equipos y otros ser anotados en Registros Auxiliares. 40 2. PRESUPUESTO DE OBRA Por lo señalado anteriormente, se aprecia que los gastos o egresos que ocasione el proceso constructivo de obra deberá ser concordante con el Presupuesto Analítico aprobado por la máxima autoridad, y la administración deberá registrarlos en registros Auxiliares de acuerdo a la naturaleza del gasto, ya sea por concepto de Jornales, Materiales, Equipos y otros (gastos generales), cuya sumatoria al finalizar la obra deberá ser igual al presupuesto autorizado. Este criterio es aplicado para evitar que al costo de la obra se cargue otros gastos no considerados en el Presupuesto Analítico 41 2. PRESUPUESTO DE OBRA Este aspecto es muy importante para cuando se tenga que efectuar la Liquidación Técnica y Financiera de Obra, permitirá determinar con precisión el porcentaje de inversión por naturaleza del gasto y poder cruzar esta información para efectos de control con el Cuaderno de Obra, donde deberá estar anotado todas las ocurrencias producidas durante el proceso constructivo de obra; así como los gastos ocasionados por concepto de Jornales, materiales, Equipos y otros (gastos generales) 42 2. PRESUPUESTO DE OBRA Si durante el proceso constructivo de obra se produjeran variaciones en lo técnico o financiero por causas no previstas y que la justifican, dicha modificación deberá estar sustentado, con el correspondiente Informe Técnico fundamentado por el Ingeniero Residente de Obra, aprobado por el Ingeniero Proyectista y el Ingeniero Supervisor de Obra, y ser autorizado con Resolución firmado por el nivel competente. 43 3. EXPEDIENTE TÉCNICO Como requisito indispensable, de la Actividad o Proyecto a ejecutarse debe contar con el Expediente Técnico. (Aprobado con Resolución) Que viene a ser el conjunto de documentos requeridos oficialmente para definir una determinada obra pública. Comprende entre otros:  Memoria Descriptiva  Planos  Especificaciones Técnicas  Metrados (Planilla de metrados)  Presupuesto Base  Análisis de Costos Unitarios  Cronograma de Adquisiciones de Materiales  y Cronograma de Ejecución de Obra.(valorizado) 44 3. EXPEDIENTE TÉCNICO Sobre este caso, la Resolución de Contraloría N° 195-98-CG, Expresa:  Art. 3. “Expediente Técnico aprobado por nivel de componente” Precisa que es requisito indispensable para la ejecución de Obras Públicas, contar con el Expediente Técnico aprobado por el nivel competente, el mismo que comprenderá básicamente la memoria Descriptiva, las Especificaciones Técnicas, los Planos, los Metrados, y el Presupuesto Base con su Análisis de Costos y Cronograma de Adquisición de Materiales y Ejecución de Obra. 45 3. EXPEDIENTE TÉCNICO De igual modo, la Resolución de Contraloría N°072-98-CG, señala lo siguiente:  Numeral 600-01 “Del Expediente Técnico” Señala que el Expediente Técnico antes de ser aprobado, debe ser visado en todas sus páginas por los profesionales responsables de su elaboración y por la Jefatura del Área o Unidad ejecutante 46 3. EXPEDIENTE TÉCNICO  Numeral 600-02 “Del contenido Especificaciones Técnicas del Expediente Técnico” Señala que las Especificaciones Técnicas se deben elaborar por cada una de las partidas que conforman el Presupuesto de Obra, definiendo la naturaleza de los trabajos, procedimiento constructivo y formas de pago. 47 3. EXPEDIENTE TÉCNICO  Numeral 600-03 “Sustentación de Metrados” Los metrados del Expediente Técnico deben estar sustentados por cada partida, con la planilla respectiva y con gráficas y/o croquis explicativo que el caso requiera, constituyen la expresión cuantificada de los trabajos de construcción que se han previsto ejecutar en un plazo determinado. Estos determinan el costo de obra, por cuanto represente el volumen de trabajo por cada partida. 48 3. EXPEDIENTE TÉCNICO  Numeral 600-06 “Modificación o subsanación de errores u omisiones” Durante la ejecución de obra, se puede producir algunas modificaciones sustanciales en el Expediente Técnico, ya sea por errores u omisiones en su elaboración o por factores externos no previstos que requieren su modificación. En este caso, para subsanar estas situaciones durante el proceso constructivo de obra, previamente será necesario contar con la opinión del proyectista y aprobación posterior de la máxima autoridad de la Entidad. 49 3. EXPEDIENTE TÉCNICO Los enunciados antes mencionados señalan como condición previa a su ejecución, que toda Obra Pública debe contar con su respectivo Expediente Técnico y Asignación Presupuestal aprobado por el nivel competente; así como que toda la documentación que sustenta debe estar visado por los profesionales y la Jefatura de la Unidad o Área responsable de su elaboración, que las Esp. Técnicas se deben elaborar por cada una de las partidas que conforman el Presupuesto de Obra, y la modificación por errores, omisiones u otras causas justificadas deben contar necesariamente con la opinión del Ingeniero Proyectista y estar autorizado por el Titular de la Entidad. 50 3. EXPEDIENTE TÉCNICO Numeral 600-08 “Oportunidad en el procesamiento de Presupuestos Adicionales”  Esta norma precisa que los presupuestos adicionales que se generen en la ejecución de la obra serán procesados y aprobados con Resolución y con la oportunidad del caso, bajo responsabilidad de los funcionarios a cargo de la ejecución de la obra de acuerdo a la normativa vigente 51 3. EXPEDIENTE TÉCNICO Es necesario precisar que esta norma está referida cuando la obra es ejecutada por la modalidad de contrata; sin embargo, aunque en la ejecución de obras por Administración Directa no se generan presupuestos adicionales, es posible la presencia de estos casos por modificaciones sustanciales que pueda producirse en el Expediente Técnico, ya sea por errores u omisiones en su elaboración o por modificación del expediente original y por consiguiente pudiera requerir mayores recursos presupuéstales 52 4.EXPEDIENTE TÉCNICO PARA OBRAS NUEVAS  El Expediente Técnico Deberá contar básicamente con lo siguiente: - Nombre del Proyecto u Obra - Ubicación de la Obra (localidad, provincia, departamento). - Memoria Descriptiva 53 4. EXPEDIENTE TÉCNICO PARA OBRAS NUEVAS - Antecedentes, situación motiva la ejecución de obra. - Descripción Global del Proyecto u Obra (meta parcial). - Descripción del Proyecto u Obra a ejecutar (meta parcial). - Terreno, topografía, límites y colindantes. - Área de construcción (total y parcial según el caso) - Acabados y materiales básicos a usarse. 54 4. EXPEDIENTE TÉCNICO PARA OBRAS NUEVAS - Presupuesto programado (total o parcial según el caso). - Población beneficiaria. - Aporte de beneficiarios (materiales, estudios, etc.) - Relación de equipos de propiedad de la Entidad que se utilizará en la obra, indicando las características técnicas, N° de Placa, N° de registro Patrimonial, ubicación actual. - Reporte de materiales en cancha (madera, fierro, arena, hormigón). 55 4. EXPEDIENTE TÉCNICO PARA OBRAS NUEVAS  Especificaciones Técnicas: - Referente a la obra, detallado y preciso.  Planilla de metrados de obra  Análisis de Costos de Precios Unitarios para obra por contrata sin IGV  Presupuesto referencial para obra por contrata: CD+GGF+GGV+U+IGV.  Fórmula Polinómica del presupuesto referencial de la obra por contrata. 56 4. EXPEDIENTE TÉCNICO PARA OBRAS NUEVAS  Análisis de Costos de Precios Unitarios para obras por Administración Directa, con IGV sólo en insumos de materiales y servicios de terceros, la tarifa horaria de los equipos sólo considerará el costo de operación  Desagregado de gastos de generales de Oficina de Obra.  Presupuesto de Obra por Administración Directa. CD + GG de Oficina de Obra. 57 4. EXPEDIENTE TÉCNICO PARA OBRAS NUEVAS  Formula Polinómica del presupuesto de obra por Administración Directa. Lista de materiales, equipos (H-m, H-h) del presupuesto por Administración Directa.   Presupuesto Analítico por Especifica del Gasto.  Calendario de Adquisiciones de materiales.  Calendario de avance de obra valorizada 58 4. EXPEDIENTE TÉCNICO PARA OBRAS NUEVAS  Calendario de compromisos de Gastos, que tome en cuenta la compra inicial de los materiales y durante su ejecución, compatible con asignación trimestral del gasto de la ejecución presupuestaria.  Calendario de utilización de equipo y maquinaria  Relación de Recursos Humanos necesarios  Planos de ejecución de obra 59 4. EXPEDIENTE TÉCNICO PARA OBRAS NUEVAS  Copia de la justificación de que la obra a ejecutarse por Administración Directa es menor que si se ejecutara por contrata. NOTA: Las Especificaciones Técnicas en lo posible deben contar con la aprobación del sector al que corresponde la especialidad del Proyecto u obra. 60 5. EXPEDIENTE TÉCNICO PARA OBRAS INELUDIBLES  (Obras iniciadas, Obras Plurianuales, obras por Etapas, Tramos, etc.)  Meta programada  Meta alcanzada  Condiciones en que se trabajó las metas. 61 5. EXPEDIENTE TÉCNICO PARA OBRAS INELUDIBLES  Balance de ejecución presupuestal (presupuesto de apertura, modificaciones y ejecución).  Inventario físico de saldos de materiales, herramientas, enseres y otros bienes).  Planos de replanteo  Liquidación de las etapas anteriores  Otros que sean necesario. 62 5. EXPEDIENTE TÉCNICO PARA OBRAS INELUDIBLES El Expediente Técnico de obra puede ser elaborado por la Dirección de estudios y Obras o Infraestructura de la respectiva Entidad, o por contrato con un Proyectista o Consultor, por Convenio con el Sector o Beneficiario de la Obra, inclusive puede ser presentado por otra institución que tenga relación a la obra. 63 III PROCESO CONSTRUCTIVO DE OBRA 64 PROCESO CONSTRUCTIVO DE OBRA ACCIONES PREVIAS AL PROCESO. Una vez aprobado el Plan de Gestión o Desarrollo Institucional e identificado los gastos de inversión, se determina la modalidad de ejecución de obra, para lo cual se debe contar con la asignación presupuestal correspondiente, el personal técnico administrativo y los equipos necesarios que garanticen la buena ejecución de la dependencia o unidad administrativa pertinente. Intervienen la Dirección de Estudios y Obras, la Dirección de Administración y los órganos ejecutores con los planteamiento o justificaciones para que la obra sea ejecutada por Administración Directa. 65 PROCESO CONSTRUCTIVO DE OBRA 1. Programación de Obra El proyecto u pobra, fase o etapa de ella debe programarse en forma general en base a técnicas y/o métodos que aseguren la verificación y evaluación del avance de los costos y del empleo de los materiales, equipos, y personal, mediante PERT, CMP y otros según la envergadura de la obra, con la presencia básica del Residente de Obra. 66 PROCESO CONSTRUCTIVO DE OBRA 1. Programación de Obra La obra para su inicio debe contar con los documentos básicos obligatorios siguientes: • Expediente Técnico aprobado por la Dirección de Estudios y Obras mediante Resolución firmada por la máxima autoridad. • Informe favorable de apertura y estructura presupuestaria que elabora la Dirección de Presupuesto. 67 PROCESO CONSTRUCTIVO DE OBRA 1. Programación de Obra • Informe sustentatorio de que la obra a ejecutarse por Administración Directa constará menos que si fuera a ejecutarse por contrata, elaborado por la Dirección de Estudios y Obras conjuntamente con la Dirección de Administración y el órgano ejecutor. • El presupuesto Analítico por Objeto del Gasto, elaborado por el órgano ejecutor, en coordinación con la Dirección u Oficina de Presupuesto 68 PROCESO CONSTRUCTIVO DE OBRA 1. Programación de Obra • Hoja de Metrados y Presupuesto de Obra de la meta anual (meta costo). • Listado de materiales, HH, HM,. • Hoja o Ficha de Inscripción del Proyecto (Datos Básicos) 69 PROCESO CONSTRUCTIVO DE OBRA 2. Asignación de Personal. La asignación de personal técnico y administrativo necesario será efectuado por la Dirección de Administración a través de la Oficina de Personal o la que haga sus veces, estableciendo sus funciones y responsabilidades según el Presupuesto Analítico de Obra. 70 PROCESO CONSTRUCTIVO DE OBRA 2. Asignación de Personal. Para la asignación de personal, se deberá tener en cuenta los siguientes criterios: • Los Residentes de Obra y los inspectores son designados por el Gerente de la Entidad. Director o • Los Profesionales técnicos y/u obreros que sean necesarios contratar serán cargados a los Presupuestos de la Obra y serán considerados en el Presupuesto Analítico por Objeto de Gasto. 71 PROCESO CONSTRUCTIVO DE OBRA 2. Asignación de Personal. • El personal obrero y mano de obra calificada serán contratados de acuerdo a las disposiciones legales vigentes del Gobierno Central, Gobierno Regional o Gobierno Local. • Los Residentes de Obra deben elaborar el Presupuesto Analítico por Objeto del Gasto cuando el Expediente Técnico no tenga tal parte. Así como otros documentos confortantes del Expediente de la ejecución y la liquidación de obra. 72 PROCESO CONSTRUCTIVO DE OBRA 2. Asignación de Personal • La Dirección de Administración designará al servidor que proveerá al Ingeniero Residente copia de la documentación relacionada con la adquisición y pago de materiales, planillas de materiales que servirá para el control de costos de la obra. obra 73 PROCESO CONSTRUCTIVO DE OBRA 2. Asignación de Personal Sobre este particular, la Resolución de Contraloría que norma la ejecución de Obras Públicas señala lo siguiente:  Resolución N° 195-88-CG, Art. 1° “Asignación Presupuestal, Personal Técnico Administrativo y Equipos necesarios” Dice, la Entidad deberá contar con el personal técnico administrativo. 74 PROCESO CONSTRUCTIVO DE OBRA 3. Designación de Ingeniero Residente de Obra. Una vez aprobado el expediente técnico y la asignación presupuestal, la Entidad designará a la Unidad Orgánica respectiva, y de ser el caso al Ingeniero Residente responsable de la ejecución de Obra. En aquellos casos cuyo costo total de la Obra sea igual o mayor al monto previsto en la Ley Anual de Presupuesto para la contratación mediante concurso público de precios al Ingeniero Inspector, cuando se trate de obras cuyo costo total sea inferior a lo señalado precedentemente. 75 PROCESO CONSTRUCTIVO DE OBRA 2. Asignación de Personal Residente de Obra, es el Ingeniero Civil o Arquitecto (sólo para edificaciones) , que se le designa y encarga la responsabilidad técnica de dirigir y controlar la obra, y que reside permanentemente en la obra. 76 PROCESO CONSTRUCTIVO DE OBRA 2. Asignación de Personal. Su designación se efectúa bajo los criterios siguientes: • El Residente de obra debe ser un profesional por lo menos con un año de experiencia y acorde a la especialidad o tipo de obra. Así como a la envergadura de la misma. • El órgano ejecutor designará como Residente de Obra al profesional nombrado o podrá contratar por servicios No Personales según el caso, debiéndose establecer las funciones y responsabilidades en el contrato. 77 PROCESO CONSTRUCTIVO DE OBRA 2. Asignación de Personal. • El costo o monto de la obra también incidirá en la designación del o de los residentes. Puede haber uno o más según la envergadura de la Obra. • Salvo casos muy especiales justificados, el Residente podrá dirigir mas de una obra. 78 PROCESO CONSTRUCTIVO DE OBRA 2. Asignación de Personal. • El Residente de Obra puede tomar o contratar personal, estos obreros estarán sujetos a las disposiciones legales vigentes, y siendo el responsable directo de la obra debe tomar todas las previsiones del caso referente a la logística en general y otros de su competencia. 79 PROCESO CONSTRUCTIVO DE OBRA 2. Asignación de Personal. El Ingeniero Residente de Obra una vez designado mediante Resolución aprobado por el nivel competente, revisará el expediente técnico y dará su conformidad o propondrá las modificaciones que estime conveniente debidamente sustentados, particularmente cuando haya necesidad de variar el presupuesto estimado: 80 PROCESO CONSTRUCTIVO DE OBRA 2. Asignación de Personal. Desde el momento de su designación, Ingeniero Residente de Obra es el único responsable de la buena ejecución de obra teniendo como marco de referencia el expediente técnico aprobado. Cualquier desviación, atraso, incumplimiento de las obligaciones laborales y calidad técnica de la obra son de su exclusiva responsabilidad. 81 PROCESO CONSTRUCTIVO DE OBRA 2. Asignación de Personal. La Resolución de Contraloría que norma la ejecución de Obras Públicas señala lo siguiente:  Resolución N° 195-88-CG, Art.7° “Designación del Residente de Obra”. Dice, la Entidad designará al Ingeniero Residente de Obra cuando el costo de la obra sea igual o mayor al monto previsto en la Ley Anual de Presupuesto para la contratación mediante Concurso Público de Precios. 82 PROCESO CONSTRUCTIVO DE OBRA 4. Designación del Ingeniero Inspector de Obra. Realizada la designación del Ingeniero Residente de Obra, la Entidad contará con una Unidad Orgánica responsable de cautelar la supervisión de obra, por la cual designa al Ingeniero Supervisor, recomendándose que esta designación recaiga en un profesional Ingeniero Civil, de igual o mayor experiencia que el Ingeniero Residente 83 PROCESO CONSTRUCTIVO DE OBRA 4. Designación del Ingeniero Inspector de Obra. Que si bien es responsabilidad del Ingeniero Residente la buena ejecución de obra, también es mayor la responsabilidad del Ingeniero Supervisor de Obra. El Inspector de Obra es el Ingeniero Civil o Arquitecto (sólo parta edificaciones) designado por la Dirección de Obras y estudios para que cumpla las funciones de supervisar y controlar la buena la ejecución de obra desde su inicio hasta la liquidación de la misma. 84 PROCESO CONSTRUCTIVO DE OBRA 4. Designación del Ingeniero Inspector de Obra. Su designación se efectúa bajo los criterios siguientes: • El inspector de Obra será el profesional nombrado o contratado que tenga como mínimo la misma calificación o mayor calificación profesional exigida al Ingeniero Residente de Obra. De preferencia deberá ser un profesional con más años de experiencia. 85 PROCESO CONSTRUCTIVO DE OBRA 4. Designación del Ingeniero Inspector de Obra. • El inspector de Obra, podrá supervisar más de una obra, siempre que sea justificado. • Las funciones del Inspector de obra, en caso sea contratado, debe figurar en el contrato, quien reportará a la Dirección de estudios y Obras. 86 PROCESO CONSTRUCTIVO DE OBRA 4. Designación del Ingeniero Inspector de Obra. El papel del Ingeniero Supervisor de Obra es muy importante y su participación es gravitante y de mayor responsabilidad en la buena ejecución de la obra, dado que le corresponderá cautelar que los materiales, equipos y los recursos humanos utilizados sean en las cantidades y calidad necesarias, que los cronogramas de adquisición de materiales y ejecución de obra se cumplan. 87 PROCESO CONSTRUCTIVO DE OBRA 4. Designación del Ingeniero Inspector de Obra. La función del Ingeniero Supervisor de Obra, es de apoyo y asesoramiento, no es el fiscalizador, motivo por el cual, se han visto casos de conflictos con el Ingeniero Residente de Obra. 88 PROCESO CONSTRUCTIVO DE OBRA 4. Designación del Ingeniero Inspector de Obra. El ingeniero Supervisor de Obra, efectuará inspecciones y mensualmente emitirá informes de Supervisión sobre el avance físico valorizado de obra, la utilización de los cursos, cumplimiento de los cronogramas y los aspectos limitantes y las recomendaciones para superarlos, debiendo la entidad disponer las medidas respectivas. 89 PROCESO CONSTRUCTIVO DE OBRA 4. Designación del Ingeniero Inspector de Obra. Cualquier modificación, paralización y/u otro evento en el proceso constructivo de obra será con el visto bueno y autorización del Supervisor de Obra, caso contrario, cualquier determinación será nulo y de exclusiva responsabilidad del Residente de Obra. 90 PROCESO CONSTRUCTIVO DE OBRA 4. Designación del Ingeniero Inspector de Obra. Sobre este particular, la Resolución de Contraloría que norma la ejecución de Obras Públicas señala lo siguiente:  Resolución N° 195-88-CG, Art. 7° “Designación del Ingeniero Supervisor de Obra”. Dice, la Entidad designará al Ingeniero Supervisor de Obra, cuando se trate de obras cuyo costo sea inferior a lo señalado anteriormente. 91 PROCESO CONSTRUCTIVO DE OBRA 5. Afectación de Equipo y Maquinaria La afectación de los equipos y Maquinarias estará a cargo de la Entidad, mediante la Dirección de Estudio y Obras en concordancia con la Dirección de Administración quienes determinarán el equipo necesario y disponible. Su entrega será indicando sus características, Nº de placa, Nº de registro patrimonial, ubicación actual , etc. 92 PROCESO CONSTRUCTIVO DE OBRA 5. Afectación de Equipo y Maquinaria En el caso de que los equipos y Maquinarias disponibles son suficientes, su contratación se efectuará de acuerdo a las disposiciones legales vigentes, teniendo en cuenta los siguiente: • Los Equipos y maquinarias requeridas o necesarias deberá ser la misma que e indica el Exp. Técnico. • …… 93 PROCESO CONSTRUCTIVO DE OBRA 5. Afectación de Equipo y Maquinaria • La Contratación del alquiler de los Equipos y maquinarias, solo procede aplicando los procedimientos dispuestos en el TUO-Ley Cont. Y Adq. del Estado, y por el número de horas máquinas que indique el listado de Equipos del Expediente Técnico o la justificación del Residente de Obra, quien es el solicitante y responsable de la buena ejecución del proyecto y que debe poner en conocimiento del Inspector de Obra para las acciones del caso. 94 PROCESO CONSTRUCTIVO DE OBRA 5. Afectación de Equipo y Maquinaria Sobre este particular, la Resolución de Contralorías que norma la ejecución de Obras Públicas señala los siguiente:  Resolución Nº 195-88-CG, Art, 1º-10 Asignación Presupuestal, personal Técnico Administrativo y Equipos Necesarios” Dice, la Entidad deberá contar con los equipos necesarios. 95 PROCESO CONSTRUCTIVO DE OBRA 6. Acta de entrega de terreno Antes del inicio de la ejecución de obra, la Entidad deberá contar con el terreno debidamente saneado (Físico y legalmente); es decir, deberá acreditarse la propiedad o la libre disponibilidad. Existen casos en los que se han ejecutado obras sin contar con este requisito y creado conflictos con los poseedores del terreno, motivo por el cual no se puede culminar con el proceso de inscripción de Obra en los Registros Públicos (SUNARP), ni en la Superintendencia de Bienes Nacionales. 96 (SBN) PROCESO CONSTRUCTIVO DE OBRA 6. Acta de entrega de terreno La entrega del terreno por parte del Supervisor, se efectuará mediante un “Acta de Entrega de terreno”, corriendo el plazo de ejecución de obra a partir de esta fecha. Es responsabilidad del Ingeniero Residente de Obra el cuidado del terreno, quien verificará que no haya usuarios precarios, deberá adoptar las medidas de seguridad y las previsiones del caso para que no haya interferencias en el proceso constructivo de la obra 97 PROCESO CONSTRUCTIVO DE OBRA 6. Acta de entrega de terreno Para la entrega del terreno se debe contar con la presencia básica del Residente de Obra, de un representante del órgano ejecutor y el Inspector o Supervisor de Obra; asimismo podrán asistir otros funcionarios o autoridades que tengan relación con la obra 98 PROCESO CONSTRUCTIVO DE OBRA 6. Acta de entrega de terreno En el Cuaderno de Obra se asienta el Acta de Entrega del terreno, en el cual firman los presentes, la misma que luego es tramitada o reproducida para los Files o Archivos de la obra. El inicio de los trabajos será a partir del sexto día útil de efectuado el primer desembolso económico, lo que será comunicado a la Dirección de Estudios y Obras. Por parte del órgano ejecutor se dispondrá la presencia del Inspector de Obra 99 PROCESO CONSTRUCTIVO DE OBRA 7. Cuaderno de Obra En la etapa del proceso constructivo, la Entidad dispondrá de un “Cuaderno de Obra”, debidamente folidado y legalizado, en el que se anorarán: El Nº de Asiento, día y fecha, Personal, inicio y término de los trabajos indicando detalladamente , las modificaciones autorizadas, los avances mensuales de las partidas ejecutadas, los controles diarios de ingreso y salida de materiales, equipos y de personal. Las horas de trabajo de los equipos( indicando si es propio o Alquilada) ; así como las ocurrencias o problemas que puedan estar afectando el cumplimiento de los cronoframas establecidos y 100 las constancias de supervisión de obra. PROCESO CONSTRUCTIVO DE OBRA 7. Cuaderno de Obra El Cuaderno de Obra deberá estar además sellado y foliado en todas sus hojas y se anotará en original y tres copias. El original para el archivo del residente, la 1era. Copia para el archivo del inspector la 2da. Copia para el archivo de la entidad u órgano ejecutor y la 3ra. Copia para adjuntar a algún informe, caso contrario al archivo del Residente. La 1ra. Y 2da. Copia del cuaderno de obra será desglosada mensualmente para acompañar el informe mensual del Residente y/o Inspector. 101 PROCESO CONSTRUCTIVO DE OBRA 7. Cuaderno de Obra El cuaderno de Obra constituye la “Historia Clínica de la Obra”, sobre todo para efectos de un control posterior, es el único medio con el que se puede sustentar el avance físico de obra y los gastos efectuados y permite llevar a cabo la Liquidación de Obra. En el Cuaderno de Obra se registrará todas las incidencias en forma diaria, desde la fecha de inicio cerrándose cuando se informa de la fecha de culminación y solicitud para la recpeción de obra, mientras tanto, es responsabilidad del Ingeniero Residente el cuidado y conservación de la obra 102 PROCESO CONSTRUCTIVO DE OBRA 7. Cuaderno de Obra Sobre este particular, la Resolución de Contraloría que norma la ejecución de Obras Públicas por Administración Directa señala lo siguiente:  Resolución N° 195-88-CG, Art. 5° “Cuaderno de Obra foliado y legalizado” 103 PROCESO CONSTRUCTIVO DE OBRA 7. Cuaderno de Obra Dice, en la etapa de construcción, la entidad dispondrá de un cuaderno de obra, debidamente foliado y legalizado en el que se anotará: la fecha de inicio y término de los trabajos, las modificaciones autorizadas, los avances mensuales, los controles diarios de ingreso y salida de materiales y personal, las horas de trabajo de los equipos; así como los problemas que vienen afectando el cumplimiento de los cronogramas establecidos y las constancias de la supervisión de la obra. 104 PROCESO CONSTRUCTIVO DE OBRA 8. Plazo de ejecución de obra El periodo de ejecución de una obra por Administración Directa debe estar planeado técnicamente considerando los imprevistos normales y un margen de corrección. Se fijará las fechas de inicio y término de la obra por ejecutarse estableciéndose las correspondientes responsabilidades en casos de incumplimiento. 105 PROCESO CONSTRUCTIVO DE OBRA 8. Plazo de ejecución de obra Se debe entender que si la obra se ejecuta en el plazo previsto es porque existió una programación y ejecución de los trabajos de manera eficiente; así como un abastecimiento oportuno de materiales y que se han ejercido adecuados controles. 106 PROCESO CONSTRUCTIVO DE OBRA 8. Plazo de ejecución de obra El incumplimiento de los plazos es motivo de aplicación de las sanciones previstas en los contratos de los ingenieros Residente, Inspector y funciones del Director de Estudios y Obras o Infraestructura. 107 PROCESO CONSTRUCTIVO DE OBRA 8. Plazo de ejecución de obra La entidad mediante la Dirección de Estudios y Obras o Infraestructura deberá autorizar la ampliación de los plazos en casos justificados o de fuerza mayor debidamente sustentada, como pueden ser la demora en la remesa de los recursos, desabastecimiento de materiales, demora por absolución de consultas; así como las adicionales o modificaciones que afecten el plazo de ejecución. 108 PROCESO CONSTRUCTIVO DE OBRA 8. Plazo de ejecución de obra Esta ampliación de plazo podrá ser establecida por la Dirección de Estudios y Obras o Infraestructura y el Inspector o por el residente de Obra que luego será aprobada por Resolución firmada por la máxima autoridad. 109 PROCESO CONSTRUCTIVO DE OBRA 9. Control de la Producción del Proceso Constructivo. Este procedimiento consiste en definir los frentes de trabajo, el volumen de trabajo a ejecutar en cada frente, asignar los recursos humanos o los equipos necesarios para cada frente y calcular el tiempo que se empleará, todo esto para un periodo de seis semanas y volver a efectuar otra programación a la cuarta semana para las seis semanas siguientes 110 PROCESO CONSTRUCTIVO DE OBRA 9. Control de la Producción del Proceso Constructivo. Determinando de esta manera una superposición de dos semanas con la programación anterior que permitirá ajustar los atrasos o adelantos que se hubiera logrado hasta la cuarta semana. El responsable de la programación es el residente de Obra, contando con la colaboración del maestro de obra, los capataces y subcontratistas si hubiera, quien llevara el control de lo programado en cada frente de trabajo. 111 PROCESO CONSTRUCTIVO DE OBRA 9. Control de la Producción del Proceso Constructivo. Es conveniente también que se efectúe la Planificación Operacional de los recursos que se emplean, esto es, contrastar los rendimientos mínimos con los rendimientos reales que se está obteniendo en la obra, del personal y de los equipos, y para mejorar la productividad se realice el diseño de los procesos de la construcción con mayor incidencia de costos empleando las técnicas del Estudio de Trabajo. 112 PROCESO CONSTRUCTIVO DE OBRA 10. Pruebas Técnicas de Control de Calidad y Funcionamiento. Los controles de calidad, son pruebas técnicas que garantizan la correcta utilización de los insumos requeridos para la ejecución de las partidas materia de control y el cumplimiento de las especificaciones técnicas requeridas. Durante la ejecución de obra se realizarán pruebas de control de calidad de los trabajos, de los Materiales utilizados; así como el funcionamiento de las instalaciones conforme a las especificaciones técnicas correspondientes 113 PROCESO CONSTRUCTIVO DE OBRA 10. Pruebas Técnicas de Control de Calidad y Funcionamiento. La calidad de la obra no sólo recae en la labor del ingeniero Residente o Unidad Orgánica responsable, sino es responsabilidad de Inspector Obra; las pruebas de control de calidad son factores determinante para la buena ejecución de obra. Este aspecto del proceso constructivo asegurará que las obras se ejecuten con la calidad suficiente y responda a las expectativas y necesidades reales de la sociedad. sociedad 114 PROCESO CONSTRUCTIVO DE OBRA 10. Pruebas Técnicas de Control de Calidad y Funcionamiento. Las pruebas Técnicas o Control de calidad y Funcionamiento de Obra se tomaran en plena ejecución de la obra, siendo las pruebas de control de calidad de los materiales mediante exámenes técnicos que garanticen los insumos utilizados y pruebas de funcionamiento que son las verificaciones sobre la eficiencia de las instalaciones de la obra. 115 PROCESO CONSTRUCTIVO DE OBRA 10. Pruebas Técnicas de Control de Calidad y Funcionamiento. Las Pruebas Técnicas o Control de Calidad y Funcionamiento serán efectuados por la Dirección de Estudios y Obras o Infraestructura, mediante el Inspector de Obra, para lo cual la Dirección deberá implementar un Laboratorio de Mecánica de Suelos y afines o utilizar los servicios de un Laboratorio de Suelos de una Entidad de prestigio. Estas acciones garantizaran la buena ejecución de las obras en sus partidas correspondientes; así como el cumplimiento de las Especificaciones Técnicas. 116 PROCESO CONSTRUCTIVO DE OBRA 10. Pruebas Técnicas de Control de Calidad y Funcionamiento. El Residente solicitará con 72 horas de anticipación las pruebas al Supervisor y este a su vez ejecutará otras pruebas cuando lo crea conveniente. Sobre este particular, la Resolución de Contraloría que norman la ejecución de Obras Públicas señalan lo siguiente:  Resolución N° 195-88-CG, Art. 9°  Resolución N° 072-98-CG 117 PROCESO CONSTRUCTIVO DE OBRA 10. Pruebas Técnicas de Control de Calidad y Funcionamiento.  Resolución N° 195-88-CG, Art. 9° “Pruebas de Control de Calidad” Dice que durante la ejecución de las obras se realizarán “Pruebas de control de calidad” de los trabajos, materiales y funcionamiento de las instalaciones conforme a las especificaciones técnicas correspondiente. 118 PROCESO CONSTRUCTIVO DE OBRA 10. Pruebas Técnicas de Control de Calidad y Funcionamiento.  Resolución N°072-98-CG, que aprueba las Normas Técnicas de Control Interno para el Área de Obras Públicas, numeral 600-07 “Aplicación de Controles de calidad en Obras y reportes” Dice, las entidades deben cautelar, que en las obras en ejecución, se apliquen controles de calidad acordes con la naturaleza del contrato, cuyos resultados sean registrados y archivados en formatos prediseñados y ser consignados en un informe especial que debe emitir la supervisión, en cada valorización de obra. 119 PROCESO CONSTRUCTIVO DE OBRA 10. Pruebas Técnicas de Control de Calidad y Funcionamiento. Si bien esta norma está referida a la ejecución de obras por contrata, no es incompatible su aplicación cuando la obra es ejecutada por Administración Directa, toda vez que los controles de calidad son indispensables y deben ser aplicados durante el proceso constructivo de obra, garantizan su buena ejecución, tanto en el aspecto físico como en el financiero y con observancia del Expediente Técnico. 120 PROCESO CONSTRUCTIVO DE OBRA 11. Control de Mano de Obra El control de tiempos consiste en verificar las horas diarias trabajadas por el obrero para confeccionar la hoja de tareo. La Planilla de control se elaborará indicando la relación de personal de la obra, consignado nombres completos, categoria desempeñado y periodo de su participación, profesión o grado de instrucción, DNI. 121 PROCESO CONSTRUCTIVO DE OBRA 11. Control de Mano de Obra Para el caso se puede implementar el uso de los formularios de control siguientes:  Libreta de tiempos  Libreta de sobre tiempos  Tarjeta Personal de tiempo  Planilla de Salarios  Sobres de pago. 122 PROCESO CONSTRUCTIVO DE OBRA 12. Control de Equipo. El control de Equipo Mecánico asignado a la obra se llevará a cabo considerando los siguientes aspectos:  La relación de Equipo Mecánico indicando el Horometro/Odometro desde el inicio de su operación hasta el final de la obra o término de su participación así como del estado situacional real de cada una de las 123 Unidades. PROCESO CONSTRUCTIVO DE OBRA 12. Control de Equipo.  El reporte individual de gastos de operación, mantenimiento y reparación las unidades del Equipo Mecánico. de  Los documentos relacionados a la supervisión del equipo Mecánico  La relación de las reparaciones de envergadura, donde se indicará la Unidad, fecha de reparación, horometro/odometro, descripción de la reparación; así como el costo que demandó la misma. 124 PROCESO CONSTRUCTIVO DE OBRA 12. Control de Equipo. La relación de compras de repuestos de alto consumo (llantas, cuchillas, cantonera, filtros, uñas, etc.) donde se indicará la Unidad, Registro, horómetro/odómetro, fecha de adquisición, descripción del bien adquirido, número de factura y su costo.  125 PROCESO CONSTRUCTIVO DE OBRA 13. Control de Almacén. La Oficina de Abastecimientos Supervisará la implementación del Almacén de Obra, organizándolo para que efectúe el control de los materiales que llegan a la obra para su uso. El manejo de los materiales que se utilizará en la ejecución de la obra constará de procedimientos administrativos que controlarán la “entrada” y “salida” de dichos materiales con el objeto de vigilar su empleo en la calidad adecuada e impedir pérdidas o sustracciones. 126 PROCESO CONSTRUCTIVO DE OBRA 13. Control de Almacén. Del movimiento de Almacén de Obra se debe dar cuenta a la Oficina de Abastecimientos mensualmente, de los materiales en “cancha” y de los materiales en almacén. Es convenientemente un reglamento de Almacén y sus respectivos formularios a utilizarse. 127 PROCESO CONSTRUCTIVO DE OBRA 13. Control de Almacén. Por intermedio del almacén se debe presentar el Parte Diario de movimiento de bienes en el Almacén de Obra, coordinando con la Oficina de Abastecimientos y la Dirección Administración o quien haga sus veces. 128 PROCESO CONSTRUCTIVO DE OBRA 13. Control de Almacén. Se emplearán : • Tarjetas de Control Visible (Bincard) • y tarjetas Kardex, • Cuaderno detallado de Ingresos y salidas de materiales Todo bajo la responsabilidad del almacenero o quien haga sus veces; así como llevar el archivo de sus Pecosas. 129 PROCESO CONSTRUCTIVO DE OBRA 14. Asignación de fondos. Los fondos asignados para la obra en base al Presupuesto Analítico por Objeto del Gasto y el Calendario de Compromisos, no podrán ser utilizados para otros fines que no sean la ejecución de la misma obra, de lo contrario se estaría incurriendo en malversación de fondos, tipificado como falta según el Art. 389° del Código Penal vigente. 130 PROCESO CONSTRUCTIVO DE OBRA 14. Asignación de fondos. Es responsabilidad del Director de Administración conjuntamente con el Residente de Obra, controlar el buen manejo y disposición de los fondos asignados para la obra, debiendo informar cualquier anomalía a la Inspección y Jefes inmediatos para la adopción de las medidas correctivas pertinentes. 131 PROCESO CONSTRUCTIVO DE OBRA 14. Asignación de fondos. Se elaborará informes mensuales sobre la ejecución presupuestal del proyecto u obra, para los fines de control o modificación presupuestal. Se elaborará valorizaciones de contratos de mano de obra, de maquinarias o equipos complementarios de construcción los que deben estar acompañados de las planillas o partes diarios debidamente llenados y firmados por el residente de Obra. 132 PROCESO CONSTRUCTIVO DE OBRA 14. Asignación de fondos. De encontrarse la obra en lugar apartado de la sede institucional y que no permita el manejo financiero directamente por la Entidad, se autorizará la apertura de una cuenta corriente que reportará la información del Movimiento Bancario y su Conciliación Bancaria Mensual a la Administración Central. 133 PROCESO CONSTRUCTIVO DE OBRA 14. Asignación de fondos. Será conveniente la apertura de una Caja Chica para atender los gastos urgentes y menudos que no pueden ser atendidos mediante el giro de cheques, como son la compra de materiales urgentes, útiles de oficina, copias, pasajes y otros, debidamente justificados con las Facturas y Boletas de venta que estarán visadas y selladas por el almacenero, el maestro de obra o residente de Obra, para rendición de cuenta. 134 PROCESO CONSTRUCTIVO DE OBRA 14. Asignación de fondos. El manejo, tanto de la Cuenta Corriente como de la Caja Chica se efectuará tomando en consideración lo dispuesto en la Directiva de Tesorería vigente para el Año Fiscal en que se ejecuta la obra. 135 PROCESO CONSTRUCTIVO DE OBRA 15. Registro Contable y Presupuestal La Oficina de Contabilidad aperturá Registros Auxiliares independientes para cada obra que se ejecute por la modalidad de Administración Directa, donde anotará cada uno de los gastos que se incurre para la obra según las Especificaciones del Gasto de la ejecución presupuestal. 136 PROCESO CONSTRUCTIVO DE OBRA 15. Registro Contable y Presupuestal Se elaborarán reportes mensuales de Ejecuciones Analíticas Presupuéstales por Partidas Específicas de gasto de los costos directos separadamente de los gastos generales 137 PROCESO CONSTRUCTIVO DE OBRA 15. Registro Contable y Presupuestal Si la obra se encuentra distante de la Sede Central y tiene un manejo financiero independiente, se elaborará el Cuadro de Remesas recibidas, el Cuadro de Rendiciones de Cuentas Recibidas y Aprobadas, el Movimiento de Bancos con sus Conciliaciones Bancarias mensuales, la Relación de Cheques Girados, y finalmente se adjuntará la constancia de la cancelación de la Cuenta Corriente adjuntando los cheques no utilizados 138 PROCESO CONSTRUCTIVO DE OBRA 15. Registro Contable y Presupuestal Dicha información deberá ser suscrita por el Residente de Obra conjuntamente con su Asistente Administrativo o el Inspector de Obra, para luego ser adjuntado al Informe Mensual y se acumule para la Liquidación Financiera de Obra. Sobre este particular, la Resolución de Contraloría que norman la ejecución de Obras Públicas señalan lo siguiente: 139 PROCESO CONSTRUCTIVO DE OBRA 15. Registro Contable y Presupuestal  Resolución N° 195-88-CG, Art. 10° “Egresos concordantes con el Presupuesto Analítico Aprobado”. Dice, que durante la ejecución de la obra los egresos serán concordantes con el Presupuesto Analítico aprobado por la Entidad de acuerdo a la normativa vigente. Los gastos de Jornales, Materiales, Equipos y otros se anotarán en Registros Auxiliares por cada obra. 140 PROCESO CONSTRUCTIVO DE OBRA 16. Informes Mensuales de Avances de Obra. Los informes de avances de obra serán presentados por el Residente de Obra a su Jefe inmediato por lo mínimo una vez al mes, previo al pago de sus honorarios, el contenido del informe debe detallar la Valorización de Avance de Obra sobre los avances físicos, Valorización de Avance Financiero, el movimiento de Almacén, el control de la mano de obra, equipos y materiales; los logros alcanzados, los problemas y las soluciones dadas, etc., copia de estos informes deben ser alcanzados a los inspectores y/o supervisores de obra a través por conducto regular. 141 PROCESO CONSTRUCTIVO DE OBRA 16. Informes Mensuales de Avances de Obra. Los informes mensuales para fines de conocimiento, acción inmediata, evaluación y otras acciones deben contener como mínimo lo siguiente: - Datos generales de la obra - Descripción de la Obra - Avance físico valorizado - Ejecución del gasto de la obra - Movimiento del Personal - Movimiento de Materiales 142 PROCESO CONSTRUCTIVO DE OBRA 16. Informes Mensuales de Avances de Obra. - Movimiento de Maquinaria y Equipos alquilado - Movimiento de Maquinaria y Equipos propio - Cuadro de consumo de combustibles y lubricantes, repuestos de maquinaria propia. - Saldo de materiales en cancha - Progra. de partidas par el siguiente mes 143 PROCESO CONSTRUCTIVO DE OBRA 16. Informes Mensuales de Avances de Obra. - Copia de las pruebas y ensayos del Control de Calidad efectuados - Necesidades generales - Ocurrencias importantes - Copia de los documentos que sustentan los gastos - El movimiento mensual de Bancos - Los Extractos y Conciliaciones Bancarias mensuales - La relación de Cheques girados 144 PROCESO CONSTRUCTIVO DE OBRA 16. Informes Mensuales de Avances de Obra. - El Estado de Ejecución Presupuestal por partidas del clasificador por Objeto del gasto. - Recomendaciones - Conclusiones Sobre este particular, la Resolución de Contraloría que norman la ejecución de Obras Públicas señalan lo siguiente:  Resolución N° 195-88-CG, Art. 8° “Informes mensuales a nivel correspondiente” ………. 145 PROCESO CONSTRUCTIVO DE OBRA 16. Informes Mensuales de Avances de Obra. …..Dice, que el ingeniero Residente o Inspector de Obra, presentaran mensualmente un informe sobre el avance físico y valorizado de la obra, precisando los aspectos limitantes y las recomendaciones para superarlos, debiendo la Entidad disponer las medidas correctivas respectivas. 146 PROCESO CONSTRUCTIVO DE OBRA 17. Información sobre Culminación de Obra. Una vez concluida la Obra, el Ingeniero Residente de Obra informará por escrito a los niveles pertinentes sobre la culminación de obra solicitando a su vez se designe a la Comisión de Recepción de Obra, y anotará este hecho en su Cuaderno de Obra como último registro. 147 PROCESO CONSTRUCTIVO DE OBRA 17. Información sobre Culminación de Obra. Se entiende que el Ingeniero Residente de Obra es responsable del cuidado físico de la obra mientras esta no sea recepcionada, para lo cual deberá tomar las precauciones necesarias hasta desligarse de esta responsabilidad. 148 PROCESO CONSTRUCTIVO DE OBRA 18. Formulación de Presupuestos Adicionales de Obras. Los presupuestos adicionales deberán formularse independiente de las reducciones y/o supresiones que apruebe la entidad ejecutora u órgano ejecutor 149 PROCESO CONSTRUCTIVO DE OBRA 18. Formulación de Presupuestos Adicionales de Obras . Los presupuestos adicionales de obras se refieren el mayor costo originado por trabajos complementarios no considerados y que son necesarios ejecutar para cumplir con la finalidad del proyecto, con lo que la Entidad conocerá las modificaciones introducidas al proyecto original. Estos Presupuestos adicionales son elaborados y sustentados por el Residente de Obra y el Inspector para ser presentados a la DEO y ser aprobados por Resolución. Los ajustes de presupuesto y adicionales serán formulados finalmente por el Área de Planificación y Presupuesto. 150 PROCESO CONSTRUCTIVO DE OBRA 19. Acta de terminación de los trabajos (Recepción de Obra). La obra, una vez terminada los trabajos respectivos (total o parcial), el titular de la Entidad mediante su dirección de Estudios y Obras designará a la Comisión de verificación, Recepción y Liquidación de la Obra para que en plazo de diez (10) días levante el Acta de Terminación de los trabajos. 151 PROCESO CONSTRUCTIVO DE OBRA 19. Acta de terminación de los trabajos (Recepción de Obra). El Acta es un documento en el que debe constar la declaración de haberse concluido los trabajos así como las condiciones en que se terminaron, y verificación física. Con el acta se debe recepcionar también los documentos siguientes: 152 PROCESO CONSTRUCTIVO DE OBRA 19. Acta de terminación de los trabajos (Recepción de Obra).  Memoria Descriptiva o Declaratoria de Fábrica.  Planilla de Metrados finales de los trabajos ejecutados.  Cuadernos de obra.  Planos finales de obra o de replanteo  Expediente Técnico  Archivo de Obra  Otros documentos que la comisión considere necesarios 153 IV PROCEDIMIENTOS EN LA ETAPA DE POST CONSTRUCCIÓN Y LIQUIDACIÓN DE OBRA 154 ETAPA DE POST CONSTRUCCION Una vez culminado el proceso constructivo de obra e informado este hecho por el Ingeniero residente o Inspector de Obra a los niveles pertinentes y solicitado la designación de la Comisión de Recepción de Obra, la Entidad, a propuesta de la unidad orgánica ejecutante de la obra, designará mediante resolución a la Comisión de Recepción y Liquidación de Obra, quien a su vez, dentro de los plazos establecidos en la normativa vigente efectuará Liquidación Técnica y Financiera de Obra. 155 ETAPA DE POST CONSTRUCCION 1.Informe Final ( Pre Liquidación Técnica – Financiera.) EL Ingeniero Residente de Obra conjuntamente con el Ingeniero Supervisor, elaborará el Informe Final y la Pre Liquidación Técnica y Financiera, documentos que serán enviados a la Unidad Orgánica responsable de ejecución de obra conjuntamente con los planos de Post Construcción o de Replaneo y planilla de metrados realmente ejecutados. 156 ETAPA DE POST CONSTRUCCION 2. Planos de Post Construcción. Los planos de Post Construcción constituyen los documentos técnicos finales, que sirven para comparar el expediente técnico inicial y valuación del presupuesto realmente ejecutado. Este documento deberá ser elaborado por el Ingeniero Residente de Obra conjuntamente con el Ingeniero Supervisor y ser enviado a la Unidad Orgánica responsable de ejecución de la obra. 157 ETAPA DE POST CONSTRUCCION 3. Informes y resoluciones sobre trabajos complementarios. Los egresos que se efectúe en la obra deben ser concordantes con el Presupuesto Analítico aprobado por la entidad de acuerdo a la normatividad vigente; deben estar anotados en Registros Auxiliares independientes los gastos de Jornales, Materiales, Equipos y Otros, por cada obra que comprende el proyecto. 158 ETAPA DE POST CONSTRUCCION 3. Informes y resoluciones sobre trabajos complementarios. Se han visto casos que al finalizar la ejecución de obra, que comparando el presupuesto base o presupuesto autorizado, el expediente técnico aprobado ha sufrido variaciones, ya sea por modificaciones del diseño inicial, variación de precios de los materiales o trabajos complementarios que han sido necesarios ejecutar para la puesta en sericio de la obra. En estos casos, para su justificación deberán existir los informes pertinentes autorizados por el Ingeniero Supervisor, estar anotados en el Cuaderno de Obra y estar aprobados por el nivel pertinente. 159 ETAPA DE POST CONSTRUCCION 3. Informes y resoluciones sobre trabajos complementarios. De no sustentarse estas variaciones, será motivo de observación en el proceso de Liquidación de Obra y conllevará a su corrección en vía de regularización y/o la responsabilidad administrativa o civil del causante. Por tanto, es conveniente que toda modificación sea sustentada técnicamente e informada oportunamente a los niveles pertinentes para su autorización. 160 ETAPA DE POST CONSTRUCCION 4. Designación del Comité de recepción y Liquidación de Obra. Concluida la obra, la Entidad, mediante Resolución firmada por el nivel pertinente designará a la Comisión de recepción y Liquidación de Obra integrada como mínimo por dos ingenieros y un Contador Público Colegiado para que formulen el Acta de recepción de los trabajos y se encarguen de la Liquidación Técnica y Financiera, en un plazo de treinta días de suscrita el Acta. 161 ETAPA DE POST CONSTRUCCION 4. Designación del Comité de recepción y Liquidación de Obra. La misma comisión revisará la memoria descriptiva elaborada por el Ingeniero residente y/o Inspector de Obra, que servirá para la tramitación de la declaratoria de fábrica por parte de la Entidad, de ser el caso, por la envergadura y características especiales de la obra, pueden incluirse en la Comisión de recepción y Liquidación de Obra a una Arquitecto. 162 ETAPA DE POST CONSTRUCCION 4. Designación del Comité de recepción y Liquidación de Obra. La Resolución debe precisar sobre la recepción de obra y la Liquidación Técnicas y Financiera. Los miembros de la comisión son responsables de la calidad de obra que recepcionan, cualquier desviación encontrada deberá ser informada a los niveles pertinentes. Para el acto de recepción, los miembros de la comisión deben constituirse al lugar de la obra, no se puede delegar funciones 163 ETAPA DE POST CONSTRUCCION 5. Acta de Recepción de Obra, Absolución de observaciones. Previo a la recepción de obra, los miembros de la comisión de Recepción y Liquidación, deberán revisar y analizar el Informe Final, la planilla de me3trados y los Planos de Post Construcción de los trabajos ejecutados y compararlos con el expediente técnico inicial, lo cual les permitirá tomar conocimiento de la naturaleza y características de la obra, así como, del presupuesto autorizado y el presupuesto realmente ejecutado. 164 ETAPA DE POST CONSTRUCCION 5. Acta de Recepción de Obra, Absolución de observaciones. Si en el Proceso constructivo de obra, el Cuaderno de Obra se constituye como la “Historia Clínica de la Obra”, en la fase de recepción de obra, la suscripción del Acta de recepción reviste singular importancia, puesto que en ella se dará conformidad a los trabajos realizados o se rechazará la misma. 165 ETAPA DE POST CONSTRUCCION 5. Acta de Recepción de Obra, Absolución de observaciones. De existir desviaciones o encontrar alguna distorsión que revele que la obra ha sido ejecutada sin observarse lo aprobado en el expediente técnico y/o las modificaciones producidas no han estado autorizadas, formularán sus observaciones y diferirán el acto de recepción de obra hasta nueva oportunidad. 166 ETAPA DE POST CONSTRUCCION 5. Acta de Recepción de Obra, Absolución de observaciones. Las observaciones encontradas serán comunicadas por escrito tanto al Ingeniero residente como al Ingeniero Supervisor de Obra, para que, en el plazo que estime la comisión, sean absueltas y subsanadas por el responsable de ejecución de la obra, y recién se proceda con la Liquidación Técnica y Financiera. 167 ETAPA DE POST CONSTRUCCION 6. Requerimiento de Información sobre el movimiento económico. La comisión designada se encargará de la revisión y análisis de la documentación técnica y administrativa, correspondiendo este último al Contador Público. 168 ETAPA DE POST CONSTRUCCION 6- Requerimiento de Información sobre el movimiento económico. Como procedimientos mínimos, se solicitará a la administración del proyecto u obra toda la información del movimiento económico partiendo del presupuesto autorizado, el importe de la remesa de fondos, las rendiciones de cuenta. Los registros contables en los que se ha anotado todos los ingresos y egresos por cada obra, el Libro Bancos, los Extractos y Conciliaciones Bancarias, y toda la información pertinente a la obra que permita satisfacerse del correcto y oportuno uso de los recursos asignados en concordancia con la normativa vigente sobre la ejecución del gasto público. 169 ETAPA DE POST CONSTRUCCION 7. Cuadro Resumen de la remesa de Fondos y Rendición de Gastos. Se elaborará cuadros demostrativos del importe de las remesas recibidas, precisando fecha, numero de cheque y comprobante, del mismo modo, otro cuadro demostrativo de las rendiciones de cuenta con indicación del documento de envío, fecha, importe, etc. Información que servirá para comparar el monto de los recursos recibidos y el monto de las rendiciones de cuenta y la oportunidad de las mismas. 170 ETAPA DE POST CONSTRUCCION 8. Revisión y evaluación de los Registros Contables. La Recepción y Liquidación de obra es un proceso técnico administrativo que consiste en la verificación del cumplimiento de las metas previstas y la implementación de los controles internos para cautelar la integridad de los recursos recibidos. 171 ETAPA DE POST CONSTRUCCION 8. Revisión y evaluación de los Registros Contables. En tal sentido, de acuerdo a las Directivas de Tesorería, la Entidad deberá manejar los recursos asignados a través de una Cuenta Corriente, para cual abrirá una Cuenta Corriente independiente por cada obra con sus respectivos registros, es decir, el Libro Caja y Libro Bancos. Además, todos los gastos que se incurran en la ejecución de obra por Mano de Obra, maquinaria y equipos, Combustibles y lubricantes, gastos generales y otros deberán estar anotados en registros Auxiliares. 172 ETAPA DE POST CONSTRUCCION 8. Revisión y evaluación de los Registros Contables. Se tendrá mucho cuidado de comprobar que no existan compromisos pendientes de pago, tanto con el personal obrero como con los proveedores. No se tenga adeudos con EsSalud, Administradoras de Fondos de Pensiones, Caja de Pensiones, Sunat y otros; así como, la liquidación de beneficios sociales. De existir estos casos, deberán ser regularizados para proceder con la Liquidación de Obra. 173 ETAPA DE POST CONSTRUCCION 8. Revisión y evaluación de los Registros Contables. También se procederá con la Conciliación de saldos de las remesas recibidas con el Presupuesto de Obra aprobado a efecto de determinar si se produjo mayores o menores gastos y determinar las causas que la motivaron 174 ETAPA DE POST CONSTRUCCION 9. Requerimiento de Valorizaciones e Informes de Supervisión de Obra. Referente al aspecto técnico, corresponde a los ingenieros revisar y evaluar las valorizaciones y los informes mensuales a efecto de tomar conocimiento de todos los detalles ocurridos durante el proceso constructivo de obra, y si estos guardan relación con las especificaciones técnicas del expediente técnico y presupuesto aprobado. 175 ETAPA DE POST CONSTRUCCION 9. Requerimiento de Valorizaciones e Informes de Supervisión de Obra. Las Valorizaciones como los Informes deben concordar con el expediente de Pre- Liquidación Técnica y Financiera y Planos de Post construcción presentados por el Ingeniero Residente y/o Supervisor de Obra. De existir algunas diferencias, deberán ser informados a la máxima autoridad para que disponga sean regularizados para proceder con la Liquidación de Obra. 176 ETAPA DE POST CONSTRUCCION 10. Evaluación del Informe de Pre Liquidación Técnica y Financiera y Planos de Post Construcción. Los ingenieros miembros de comisión, revisarán el Informe de Pre Liquidación Técnica y Financiera y Planos de Post Construcción, lo compararán con el expediente técnico y presupuesto aprobados, de existir alguna variación informarán al nivel pertinente, quien solicitará la sustentación documentada en el mas breve plazo al ingeniero Residente de Obra o al Jefe de la Unidad orgánica que ejecuta la obra. 177 ETAPA DE POST CONSTRUCCION 11. Elaboración del Informe de Liquidación Técnica – Financiera. Una vez hecha la revisión y analizado la documentación técnica y financiera y haberse satisfecho de que la obra ha sido ejecutado de acuerdo con el expediente técnico y presupuesto aprobado, se han cumplido con los requisitos de abrir el Cuaderno de Obra, se han practicado los controles de calidad, existencia de los Informes de Supervisión, que la Entidad ……….. 178 ETAPA DE POST CONSTRUCCION 11. Elaboración del Informe de Liquidación Técnica – Financiera. ……no tiene adeudos por ningún concepto, con trabajadores, proveedores ni terceros, la comisión en pleno elaborará el Informe de Liquidación Técnica y financiera de Obra, este documento será suscrito por todos los miembros de la comisión como solidarios responsables de la certificación de la buena ejecución de obra. 179 ETAPA DE POST CONSTRUCCION 11. Elaboración del Informe de Liquidación Técnica – Financiera. Liquidación de Obras En un plazo no mayor de treinta (30) días contados a partir de la fecha de formulación del Acta de terminación de trabajos se efectuará la Liquidación Técnica y Financiera de la Obra. Dentro de 30 días anteriores al término probable de la obra el Ingeniero Residente y el Inspector solicitarán se nombre una Comisión de recepción y 180 Liquidación de Obra. ETAPA DE POST CONSTRUCCION 11. Elaboración del Informe de Liquidación Técnica – Financiera. Liquidación de Obras Esta Comisión liquidará la obra en el plazo de 30 días calendarios a lo sumo. La Comisión estará integrada por los miembros siguientes: Un representante de la Entidad, necesariamente Ingeniero Civil o Arquitecto (solo para edificaciones), quien será el presidente de la Comisión de verificación, recepción y liquidación y el Supervisor de Obra. 181 ETAPA DE POST CONSTRUCCION 11. Elaboración del Informe de Liquidación Técnica – Financiera. Liquidación de Obras La Comisión elevará su Informe al responsable de la Entidad mediante la Dirección de Estudios y Obras para su conocimiento de la Inversión total y para la aprobación respectiva con la resolución correspondiente La Inversión total será desagregada, básicamente en los rubros siguientes: Costos Directos 182 Costos Indirectos ETAPA DE POST CONSTRUCCION 11. Elaboración del Informe de Liquidación Técnica – Financiera. A. Costos Directos: 1. Mano de Obra 2. Materiales 3. Equipos B. Costos Indirectos de Obra. El Órgano Ejecutor o el Residente de Obra puede presentar una Pre – Liquidación Técnico financiero de la Obra a la Comisión. 183 ETAPA DE POST CONSTRUCCION 11. Elaboración del Informe de Liquidación Técnica – Financiera. (1) Documentos que se conformarán, el file de la liquidación de obra: Liquidación Técnica: - Resolución que aprueba la Liquidación Técnica Financiera. Informe final de la Comisión de recepción de obra y Liquidación Técnica – Financiera. - Resolución que designa la Comisión de Recepción de obra y Liquidación Técnica Financiera. 184 ETAPA DE POST CONSTRUCCION 11. Elaboración del Informe de Liquidación Técnica – Financiera. (2) - Acta de recepción de Obra. - Memoria descriptiva final del Proyecto - Presupuesto Analítico final de gastos ejecutados. - Planillas de metrados realmente ejecutados - Valorizaciones de Obra. - Cuaderno de Obra. - Resolución que aprueba el Expediente Técnico. - Presupuesto Referencial - Planos finales o de Replanteo 185 ETAPA DE POST CONSTRUCCION 11. Elaboración del Informe de Liquidación Técnica – Financiera. (3) - Presupuesto Analítico Inicial - Informes mensuales del Residente y/o Inspector. - Metas físicas alcanzadas - Documentos contables - Documentos Almacén (saldo valoriza. Almacén) - Documentos de Planillas - Documentos de control de equipos - Ensayos de control de calidad efectuados 186 ETAPA DE POST CONSTRUCCION 11. Elaboración del Informe de Liquidación Técnica – Financiera. (4) - Registros fotográficos. - Resolución e Informes de transferencia de materiales o Inventario de Saldos en almacenes. - Comunicaciones cursadas - Autorización de Presupuestos Adicionales. - Contratos del Ingeniero Residente y/o Inspector. La Comisión, efectuará la Declaración de Fábrica, o Memoria Descriptiva valorizada de la Obra, cuando 187 sea el caso. ETAPA DE POST CONSTRUCCION 12. Resolución de Aprobación de Liquidación. Una vez terminado la elaboración del informe de Liquidación Técnica y Financiera, adjuntándose a este documento todo el expediente técnico mas los Planos de Post Construcción, y toda la documentación sustentatoria, la comisión, propondrá ante la Unidad orgánica responsable de la ejecución De obra, la aprobación de la Liquidación técnica y financiera de Obra mediante resolución firmada por la máxima autoridad, previa evaluación y aprobación por la unidad de obras, con lo que la comisión dará por concluida el acto administrativo de Recepción y Liquidación de Obra para el que fue designada. 188 ETAPA DE POST CONSTRUCCION Declaración de Fábrica o Memoria Descriptiva. Una Obra por Administración Directa que haya sido concluida total o parcial deberá contar con la declaración de Fábrica o Memoria Descriptiva (total o parcial), según el caso o tipo de obra. 189 ETAPA DE POST CONSTRUCCION Declaración de Fábrica o Memoria Descriptiva. Se debe elaborar el documento correspondiente en el que se debe especificar la inversión total discriminada en mano de obra, materiales, equipos y demás requisitos necesarios para su inscripción en los Registros Públicos de Propiedades Inmuebles de la zona, en concordancia de la Ley 27157 Ley de regularización de edificaciones, del procedimiento para la Declaratoria de Fábrica y del Régimen de unidades inmobiliarias de propiedad exclusiva y de propiedad común, cuyas escrituras públicas de la Declaración o Memoria serán otorgados por la Entidad. 190 ETAPA DE POST CONSTRUCCION Archivo de la Documentación de Obras Los Documentos Técnicos de los proyectos u obras o de sus fases o etapas serán archivados al término de la ejecución de la obra, los originales en el Órgano Ejecutor (documentos del Residente) y una copia en la Entidad (documentos del Supervisor). 191 ETAPA DE POST CONSTRUCCION Archivo de la Documentación de Obras Los documentos técnicos son los planos iniciales y de replanteo, especificaciones utilizadas, metrados ejecutados, memoria descriptiva, presupuesto, cuaderno de obra, copia del sustento del gasto etc. La que servirá de fuente de información para la proyección de nuevas obras y/o modificación de las existentes y será llevado como medida de seguridad por el Órgano Ejecutor o por la Entidad quienes deben mantener al día el archivo completo del Proyecto de Obra. 192 ETAPA DE POST CONSTRUCCION Acta de entrega de Obra o Transferencia de Obra al Sector. La obra concluida y que cuenta con la documentación respectiva será motivo de entrega o transferencia al sector correspondiente para su uso, conservación, mantenimiento y administración, la que se hará constar en una acta. 193 ETAPA DE POST CONSTRUCCION Los documentos para la entrega de Obra o Transferencia son los siguientes: 1. Liquidación técnico-finaciero, aprobado con Resolución. 2. Archivo de Obra (libro de Proyecto), de ser el caso. 3. Minuta de Declaración de Fábrica o Memoria Descriptiva, según el caso. 4. Acta de Entrega de obra o Transferencia al Sector Aprobada con Resolución Directoral de la Entidad Ejecutora. 194 ETAPA DE POST CONSTRUCCION Archivo o File de la Obra. Se entiende por archivo de Obra o File de Obra a la reunión de todos los documentos técnicos administrativos que se han generado antes y después de concluido un proyecto u obra o etapa de ella. El Archivo de obra debe dividirse en cuatro partes o capítulos: A Estudios B Ejecución de Obra C Liquidación de Obra D Transferencia al Sector. 195 ETAPA DE POST CONSTRUCCION Los documentos mínimos que debe contener cada parte o capítulo serán: A)Estudios (Expediente Técnico) 1. Estudios de Pre Inversión 2. Declaración de viabilidad de la ODI u Órgano resolutivo del sector. 3. Expediente Técnico completo 4. Resolución de aprobación del Expediente Técnico. 5. Otros documentos que sean justificatorios. 196 ETAPA DE POST CONSTRUCCION B)Ejecución de la Obra (Construcción de la Obra). 1. Cuaderno de Obra 2. Informes Técnicos mensuales del residente o inspector 3. Reportes al Sistema Operativo de Seguimiento mensual sobre el avance físico-financiero del Proyecto. 4. Valorizaciones de los metrados ejecutados. 5. Reajuste de precios de la valorización 197 ETAPA DE POST CONSTRUCCION 6. Calendario de avance de Obra (o similar). 7. Control de Equipo y maquinaria. 8. Control de Personal Obrero, técnico y administrativo. 9. Control de Materiales (pedidos, atendidos, saldos, etc.). 10.Copia del auxiliar standard del proyecto elaborado por departamento de contabilidad. 11. Documentos diversos (Memos, reportes, oficios, registros fotográficos y/o videos, expedidos o recibidos. etc) 198 ETAPA DE POST CONSTRUCCION C)Liquidación de Obra (Liquidación Técnica Financiera). 1. Acta de Terminación de los Trabajos por Administración Directa. 2. Planos de replanteo de la Obra. 3. liquidación Técnica – Financiera: Acta de Liquidación 199 ETAPA DE POST CONSTRUCCION Informe de Inversión total, con copia del sustento del gasto, desagregado en: - Mano de Obra - Materiales - Equipos. 4.Inventario de saldos de materiales, herramientas, equipos. 5.Resolución de aprobación de la liquidación técnica – financiera. 200 ETAPA DE POST CONSTRUCCION D) Transferencia de Obras al Sector 1.Declaración de Fábrica o Memoria Descriptiva Valorizada (total o parcial). 2.Inventario Físico 3.Acta de entrega o transferencia de obra al sector respectivo (entidad o beneficiarios). 4.Resolución de aprobación de transferencia de la obra al sector respectivo. 5.Otros documentos que se crea necesario adjuntar. 201 CRONOGRAMA DE AVANCE DE OBRA 202 CUADERNO DE OBRA 203 V PROCESO CONTABLE 204 PROCESO CONTABLE 1.Contabilización y Baja de Bienes Aprobada la Liquidación Técnica y Financiera mediante resolución firmada por la máxima autoridad, la administración dispondrá que el área contable proceda a contabilizar la obra terminada en su respectiva cuenta, a efecto de que en los Estados Financieros, el saldo de la Cuenta Construcciones en curso esté rebajado y el costo de la obra esté reflejado en la Cuenta Patrimonial que corresponde, Infraestructura Pública, teniendo como sustento la resolución antes mencionada. 205 PROCESO CONTABLE 2. Acta de Transferencia de Obra y baja de Bienes. Posterior a la aprobación de la liquidación, de ser el caso, se procederá a la entrega de obra a la entidad respectiva o Unidad organista especializada, la cual se encargará de su operación y mantenimiento de las instalaciones. 206 PROCESO CONTABLE 3. Expediente Técnico, Informe de Liquidación de Obra y Resolución de Transferencia de Obra. Cuando haya necesidad de transferir la obra a otra entidad, será necesario alcanzar toda la documentación técnica y financiera (Expediente Técnico, Informe de Liquidación Técnica y Financiera y Resolución de aprobación), de ser así, la administración dispondrá que el área contable de baja de sus registros contables. 207 PROCESO CONTABLE 3. Expediente Técnico, Informe de Liquidación de Obra y Resolución de Transferencia de Obra. La obra materia de transferencia teniendo como documento sustentadora la resolución de aprobación de la Liquidación Técnica y Financiera y el Acta de Transferencia, suscrita por los funcionarios designados por ambas entidades, y procediéndose a contabilizar en la entidad receptora en su cuenta correspondiente. 208 209