ADMINISTRACION DE LA

CADENA DE ABASTECIMIENTOS

solo las empresas que logran importantes

diferencias contra sus competidores aspiran a
aumentar su participacin en el mercado o
simplemente a sobrevivir en l.

Esta administracin se ha convertido

en el camino para la mejora de la
competitividad por medio de la
reduccin de la incertidumbre y el
mejoramiento del servicio al
cliente.

Uno de los principales actores en la

administracin
de
la
cadena
de
abastecimiento es el rgano de logstica : Es
el proceso de planificar, llevar a la prctica y
controlar el movimiento y almacenamiento de
forma eficaz y costos efectivos de materias
primas, productos en fabricacin y productos
terminados y la informacin con ellos
relacionada, desde el punto de origen hasta
el lugar de consumo, con el fin de actuar
conforme a las necesidades del cliente .
Sencillamente es la ciencia (y el arte) de
que los productos adecuados lleguen al
lugar adecuado en la cantidad adecuada
en el momento adecuado para satisfacer
las demandas del cliente.

(Instituto de Logstica del Reino Unido) lo

define como "la colocacin de recursos en
relacin con el tiempo". Tambin se ha
definido como "la gestin de inventario en
movimiento y estacionario". La disciplina
de
marketing
comprende,
almacenamiento, distribucin y gestin de
la informacin.

A este rgano se le puede estructurar

tan grande o pequeo como lo defina
la administracin o como el mismo
rgano quiera ser.

Las fronteras entre los rganos

estructurales estn definidas por las
capacidades de sus integrantes.
Las capacidades de los integrantes
de los rganos se traducen en
soluciones
para
un
mayor
nmero de problemas y/o en el
desarrollo de nuevos mtodos de
trabajo.

Estos
rganos
eficientes/eficaces
generan valor agregado y ventajas
competitivas por lo que pasan de ser
rganos operativos a rganos
estratgicos.

Habr empresas donde el rgano de

logstica sea simplemente el encargado
de embarques. En el otro extremo el
rgano de logstica puede ser el
responsable de toda la cadena de
abastecimiento teniendo a su cargo
desde la estimacin de la demanda
hasta el servicio a clientes pasando
por los procesos de seleccin de
proveedores,
cotizaciones,
compras,
despacho,
transporte,
recepcin,
costos,
almacenes,
produccin, embarques, calidad,
etc.

Cuatro
conceptos
son
fundamentales para el buen
desempeo de la cadena se
suministro:
una
buena
administracin,
sentido
comn,
actitud
y
compromiso con el servicio
al cliente.

Objetivo de la Cadena de Abastecimiento

Abastecer los materiales

necesarios en la cantidad,
calidad
y
tiempos
requeridos al menor costo
posible para con ello dar
un
mejor
servicio
al
cliente.

Los cuatro tienen la misma

importancia. La ausencia de
alguno de ellos afectar el
desempeo de la cadena de
abastecimiento y, por lo tanto,
afectar el servicio al cliente.

Desde el punto de vista de sistemas

administrativos el servicio al cliente
es l Qu? y la cantidad, calidad,
tiempo y costos son los Como?
Ciertamente
algunas
empresas
podrn subsistir con la ausencia de
alguno de estos requisitos pero
tendr una desventaja contra quien
si los tenga y debern asumir las sus
posibles consecuencias.

Cantidad
Por ejemplo si el cliente ocupa 500 Kg. de
acero y solo tenemos 200 Kg. y es un cliente
con el que tengo un compromiso, le estar
afectando su abastecimiento, y/o le dar la
oportunidad a mi competencia de que mi
cliente lo conozca. Si mi cliente ocupa 500
Kg. y tengo 1,000 Kg. Entonces tengo
excedentes de inventarios lo que aumentar
mi
costo
financiero,
mis
gastos
en
administracin de inventarios y, adems,
tendr capital invertido en un material que no
ocupo y que posiblemente este capital lo
necesite para comprar otro material que si
utilice.

Calidad
Si el material tiene una calidad inferior
a la que estoy ofreciendo y a quien se
lo vendo es un cliente con el que tengo
un compromiso, entonces le estar
afectando su abastecimiento, y/o en un
corto plazo le dar la oportunidad a mi
competencia de que mi cliente lo
conozca. Si el material tiene una
calidad superior a lo que el mercado
esta dispuesto a pagar seguramente
no desplazar el material o mi utilidad
ser baja.

Tiempo
Si el material llega despus de lo requerido
por el cliente con el cual tengo un
compromiso,
le
estar
afectando
su
abastecimiento, y/o le dar la oportunidad a
mi competencia de que mi cliente lo conozca.
Si el material llega antes de lo requerido
tendr excedentes de inventario lo que
aumenta mi costo financiero, mis gastos en
administracin de inventarios y tendr
capital invertido en un material que no ocupo
y que posiblemente necesite este capital
para comprar otro material que si utilice.

Costo
Llamaremos costo al costo total integrado de los
materiales o productos terminados en el punto de
venta.
El
tener
un
costo
alto
automticamente me elimina del mercado y
ms en un mundo globalizado donde todos
tenemos acceso a proveedores de todas partes del
mundo. Si el costo es bajo habr que considerar
los otros tres requisitos ya que de nada sirve tener
un bajo costo si no tengo el producto en tiempo y
cantidad (En alguna ocasin se pregunt por qu
no se le compraba s l tenia el precio ms bajo
del mercado? Y se le contesto me podrs regalar
el material pero si no lo tengo aqu no me sirve).
Con la calidad es lo mismo, el que el producto no
tenga la calidad requerida es como no tenerlo.

cuando se analice una particular

cadena
de
abastecimiento
se
tendrn que evaluar los cuatro
requisitos
mencionados
anteriormente ya que todos son
indispensables y la ausencia de
alguno afecta al buen desempeo de
la empresa.

La cantidad, calidad, tiempo y costos son

requisitos dinmicos ya que la demanda
no es constante, los requerimientos de
calidad cada vez son mayores, los
tiempos de entrega son variables y los
costos varan por factores internos y
externos. Este proceso dinmico dificulta
la
administracin
por
lo
que
es
indispensable el uso de la tecnologa de
informacin para agilizar la toma de
decisiones, reducir los tiempos de respuesta
y la incertidumbre. El Internet a sido y ser
una herramienta bsica en este proceso ya
que acorta distancias y tiempos, ofrece el
alcance de mas proveedores y clientes y
ayuda en la reduccin de costos.

Las herramientas son instrumentos

diseados para facilitarnos el trabajo. El
desempeo de estas depende tanto de
la capacidad de la herramienta como
de la capacidad del usuario para su
utilizacin. Un ejemplo es la aplicacin
Excel. La correcta utilizacin de la
herramienta es tanto obligacin del
usuario
al
mostrar
inters
y
compromiso en su uso, como de la
empresa al capacitar al usuario en
dicha aplicacin.

Elementos de la Cadena de
Abastecimiento
Esta integrada por cinco elementos:
Proveedores
Transportes
la Empresa
los Clientes
la Comunicacin entre ellos.

Se puede concluir que

la adecuada
administracin de la cadena de abastecimiento y
el uso de la tecnologa de informacin darn las
ventajas competitivas a las empresas que buscan
su desarrollo en los mercados globalizados. El uso
del Internet, Intranet y Extranet es un ejemplo del
uso de esta tecnologa ms sin embargo requiere
un proceso continuo y dinmico de renovacin ya
que los requerimientos y elementos de la cadena
de abastecimiento son cambiantes a travs del
tiempo y el firme compromiso de la direccin y su
staff deben presentarse para lograr este fin.
Por lo tanto las empresas debe apoyarse en los
sistemas de informacin y en la tecnologa
de informacin para poder administrar dicha
cadena.

PLANEAMIENT0
LOGISTICO

Elaborar un plan logstico, es anticipar todos los

factores que influirn de una u otra manera en el
quehacer continuo de la organizacin, ya sea
comercial, industrial o de servicios, tiene
necesariamente que contar con informacin de
las distintas reas o unidades orgnicas
involucradas directa o indirectamente en el
proceso productivo, para esto se necesita conocer
lo
siguiente:

(a) Clculo de necesidades: involucran todo aquello

que se requiere para el funcionamiento de la
empresa, en cantidades especficas para un
determinado perodo de tiempo, para una fecha
sealada, o para completar un determinado
proyecto. El clculo de las necesidades se
materializa con los pedidos o la requisicin . Las
necesidades de abastecimiento para una
empresa determinada pueden ser por consumo,
reemplazo, reserva o seguridad, necesidades
iniciales y necesidades para proyecto. Dentro de
esta actividad se debe considerar al factor
tiempo.

(b) Compra o adquisicin: realizar

las adquisiciones de
materiales en las cantidades necesarias y econmicas
en la calidad adecuada al uso al que se va a destinar,
en el momento oportuno y al precio total ms
conveniente. Los principales objetivos especficos de
esta actividad son:
- Mantener la continuidad del abastecimiento;
- Pagar precios justos, pero razonablemente bajos por
la calidad adecuada;
- Mantener existencias econmicas compatibles con la
seguridad y sin prejuicios para la empresa;
- Evitar deterioros, duplicidades, desperdicios, etc.,
buscando calidad adecuada;

(c)

Obtencin: empieza con el pedido y tiene

por finalidad contribuir a la continuidad de las
actividades, evitando demoras y paralizaciones,
verificando la exactitud y calidad de lo que se recibe
(d) Almacenamiento: actividad de guardar artculos
o
materiales desde que se producen o reciben hasta
que se
necesitan o entregan. Los principales aspectos de
esta
actividad son:
- Control de la exactitud de sus existencias;
- Mantenimiento de la seguridad;
Conservacin de los materiales; y reposicin
oportuna.

(e) Despacho o distribucin: Consiste en atender

los requerimientos del usuario, encargndose
de la distribucin o entrega de la mercadera
solicitada. Para que los requerimientos de los
usuarios sean atendidos con prontitud, es
necesario contar con el embalaje o empaque
para asegurarnos que las cantidades y
calidades de los artculos o materiales sean
correctas. Es igualmente importante en esta
funcin asegurar el control de la exactitud de
los artculos que se despachan, as como la
rapidez de su ejecucin para cumplir con los
plazos solicitados.

(f) Control de stocks: Como objetivo de

esta actividad debemos plantear el
asegurar una cantidad exacta en
abastecimiento en el lugar y tiempo
oportuno, sin sobrepasar la capacidad
de instalacin. Con un control preciso
y exacto se garantiza un control
efectivo de todos los artculos de
abastecimiento.
(g) Utilizacin de desperdicios: Esto con
el fin de tomar las medidas ms
ventajosas para la empresa.

Importancia
Un plan logstico debe existir a partir
del
momento
en
que
una
organizacin inicia sus actividades.
Dentro de los principales objetivos
tenemos los siguientes:

Proporcionar un flujo ininterrumpido de materiales,

suministros,
servicios
necesarios
para
el
funcionamiento de la organizacin
Mantener las inversiones en existencias y reducir las
prdidas de stos a un nivel mnimo
Mantener unas normas de calidad adecuadas;
Buscar y mantener proveedores competentes;
Normalizar los elementos que se adquieren;
Comprar los elementos y los servicios
necesarios
al precio ms bajo posible;
Mantener la posicin competitiva de la organizacin;
Conseguir los objetivos del aprovisionamiento
procurando que los costos administrativos sean los
ms bajos posibles.
Aprovisionamiento

Un plan debe comprender:

Clasificacin de los artculos estableciendo
sus caractersticas logsticas.
Nivel de actividad logstica a desarrollar en
general y para cada artculo.
Escalonamiento o etapas de transporte y
almacenamiento que deben recorrer los
artculos.
Disposicin de los centros logsticos.
El plan logstico ms adecuado depende de
la poltica de aprovisionamiento, volumen,
sistemas
de
transporte,
almacenes
existentes, productos manejados, etc.,
adems de la evolucin futura esperada.

1.- Metas: Estas son la metas que debe alcanzar

un plan:

Reduccin de los transportes empleados, en

distancias recorridas y etapas, as como tambin la
agrupacin de ellos para lograr dimensiones crticas.
Reduccin de manipulaciones requeridas.
Reduccin de stocks tanto en volumen como en
espacio ocupados.
Reduccin de las clasificaciones en distintos grupos,
y de cantidad de recintos en los cuales deben
almacenarse.
Adquisicin de materiales en la forma ms adecuada
para su consumo, evitando en lo posible
desembalajes, adaptaciones y preparaciones
posteriores.
Reduccin del nmero de controles,
contabilizaciones y revisiones.

El principio bsico es en consecuencia,

reducir al mximo el proceso logstico
requerido, hacindolo ms rpido,
simple, cmodo y econmico,
minimizando los medios humanos y
materiales requerido.

2.- Clasificacin de los materiales:Se debe

realizar en funcin de sus caractersticas
logsticas, incluyendo:

De transporte: embalajes con unidades

contenidas. Peso, volumen, dimensiones de
transporte, condiciones de expedicin.
De Manejo: resistencia, rigidez, recipiente,
soportes, ganchos, etc.
De
almacenaje:
envases,
volatilidad,
combustibilidad,
dimensiones
de
almacenamiento, etc.
Del trfico: lotes de pedido, frecuencia de
pedidos, stock mximo, lote y frecuencia de
servicio, consumos anuales o mensuales.

Se propende a establecer una clasificacin

ABC de los productos manejados, para
someterlos a diferentes tratamientos.

3.- El Escalonamiento: Intento de reduccin

de costos de transporte procurando que los
flujos de materiales se efecten en lotes de
tamao crtico, que los almacenamientos
requeridos sean bajos, as como los costos
de mantencin, y que el servicio a los
centros de consumo sea rpido.
4.- Proceso logstico: Determinacin del
proceso logstico, sealando sus diversas
fases
as
como
los
diagramas
correspondientes. A partir del volumen de
procesos necesario y las previsiones futuras
se define la localizacin ms conveniente
de los almacenes, dimensiones, proyecto de
planta e implantacin a realizar.

ORGANIZACION DE LA CADENA DE
ABASTECIMIENTO

Organizar a las empresas para conseguir

estos objetivos es difcil porque no slo
hay que tener en cuenta las necesidades
internas, sino tambin las del mundo
exterior.
Tanto
el
ara
de
aprovisionamiento como el trfico de
materiales tienen un contacto directo en el
mercado y han de responder a su solucin.
La tarea fundamental del gerente de la
cadena de abastecimiento consiste en
localizar fuentes confiables y progresivas
de suministros, asegurar y mantener su
cooperacin e inters.

En toda empresa de ciertas proporciones,

debe de existir un jefe o gerente de la
cadena de abastecimiento. El gerente de
abastecimiento debe enfocar su labor
hacia el desarrollo de estrategias, dirigidas
hacia las compras, administracin de
existencias, transporte, distribucin, el
desarrollo de los proveedores y de las
negociaciones,
que
concuerden
los
objetivos y estrategias de la organizacin,
tanto a corto plazo como a largo plazo.

En el rea de abastecimientos el gerente debe

ser responsable de la planificacin y del control
de los materiales, as como de la programacin
de la produccin o de la investigacin de los
materiales y de la programacin de las compras,
del trfico de entrada y salida de los almacenes,
y de la eliminacin de los desperdicios, la
chatarra o los residuos sobrantes, de manera
que permita el funcionamiento de la empresa,
de acuerdo a los objetivos trazados. La labor del
gerente de abastecimiento debe orientarse a
buscar la mxima utilizacin y conservacin de
los abastecimientos. Estas se obtienen mediante
el entrenamiento y la aplicacin continua de una
serie de normas hasta la conservacin, el
mantenimiento, la recuperacin y la correcta
distribucin y empleo de todos los artculos
utilizados por la empresa.

DESARROLLO DE LA ORGANIZACIN
LOGSTICA
ETAPAS DE
DESARROLLO

I
II
III
IV
V

DECADA

196
0
197
0
198
0
199
0
200
0

FOCALIZACIN

TRANSPORTE

ORIENTACIN
PRINCIPAL

SOLUCIONAR
PROBLEMAS

DISTRIBUCIN FSICA

REDUCIR COSTOS

DISTRIBUCIN FSICA

AUMENTAR LA
PRODUCTIVIDAD

LOGSTICA INTEGRAL VENTAJA COMPETITIVA

LOGSTICA INTEGRAL

GLOBALIZACIN

42

UBICACIN EN LA ESTRUCTURA
ORGANICA
Dependiendo de la actividad a la que se
dedica
la
organizacin
(Industrial,
comercial o de servicios) la ubicacin de
funcin de abastecimientos , puede
ubicarse como rgano de lnea ( es muy
raro, pero algunas organizaciones que se
dedican a la actividad industrial lo
utilizan), lo recomendable es que se
ubique como rgano de apoyo, ya que su
funcin
es
realizar
la
funcin
de
abastecimientos para toda la organizacin.
43

LA ORGANIZACION Y LA FUNCIN
LOGSTICA
La logstica (el abastecimiento) es una
actividad primaria en cualquier Entidad, que
est relacionada con la obligacin de
administrar sistemas que controlen el flujo y
almacenamiento de los bienes, suministros,
insumos,
materias
primas,
productos,
servicios, asesoras y otros. La logstica (el
abastecimiento) involucra las actividades de
compras o adquisiciones, planeamiento y
control de la produccin, el control de
inventarios, almacenes, transporte y labores
44
administrativas para el procesamiento de la

LA ENTIDAD Y LA FUNCIN
LOGSTICA
La logstica dentro de las organizaciones es
(entre otras):
Proceso de administracin estratgico del
movimiento

almacenaje

de

materiales,

partes e inventarios terminados, desde los

proveedores hasta los clientes o usuarios, a
travs de las instalaciones de la empresa.
Involucra desde el proveedor o abastecedor
como parte del sistema hasta el destinatario
45

OPERACIONES
LOGSTICAS
Estn

constituidas

por

el

movimiento

almacenaje de los materiales y productos,

bienes y servicios en una Entidad.
Las operaciones logsticas estn divididas en
tres niveles interrelacionados:
1 Administracin de la distribucin fsica: est
referida al movimiento del producto, bienes
o servicios hacia el usuario vinculando de
este modo a todas las reas de la Entidad.
46

OPERACIONES
LOGSTICAS

b. Administracin
de
materiales:
relacionada con el abastecimiento y el
movimiento de los materiales, bienes y
servicios
en
una
Entidad,
est
vinculada al apoyo interno para el
cumplimiento de sus fines y funciones.
c. Transferencia interna de inventarios:
referida
al
control
sobre
los
componentes
o
productos
semi
terminados durante las etapas de
elaboracin y/o produccin y el
movimiento de productos, bienes o
servicios terminados. Esta relacionada
47

COMPONENTES DEL SISTEMA

LOGSTICO
sistema logstico en una Entidad est

El
formado por una serie de elementos que
integrndose
e
interrelacionndose
contribuyen
a
lograr
los
objetivos
organizacionales.
Los elementos
logstico son:

que

componen

el

sistema

1 Estructura de las instalaciones: el nmero,

tamao y disposicin geogrfica de las
instalaciones que tienen relacin directa con
la capacidad para brindar bienes y servicios al
cliente (usuario) y sobre los costos logsticos.
1 Transporte: proporciona el movimiento de
materiales de un punto a otro, conectando

los
48
las

COMPONENTES DEL SISTEMA LOGSTICO

Costo: el sistema logstico debe estar diseado

para minimizar el costo del transporte en
relacin al costo total del sistema.

Rapidez: el tiempo requerido para efectuar el

traslado entre dos puntos. Se debe tratar de
lograr un equilibrio entre el tiempo y el costo.

Consistencia: el cumplimiento del tiempo

promedio al realizar una serie de traslados
entre dos puntos.

3. Inventario: es la cantidad de artculos que se

almacena y que la entidad necesita para su
operacin. Las cantidades convenientes deben
ser consideradas como una combinacin de
utilidades, forma, tiempo, lugar y posesin a
fin de que el sistema logstico se desarrolle con
efectividad y economa. Como poltica general
49
se debe mantener el mnimo stock de acuerdo

COMPONENTES DEL SISTEMA

LOGSTICO

4. Comunicacin:
debe
lograrse
una
comunicacin
rpida
y
precisa
en
las
actividades
logsticas,
considerando
las
necesidades de comunicacin y los medios
requeridos,
a
fin
de
poder
estar
en
condiciones de recibir o enviar informacin.
5. Manipuleo
y
almacenamiento:
estas
actividades
relacionan
directamente
el
sistema logstico con todos los aspectos
operativos
de
la
Entidad:
involucrando
movimiento,
embalaje,
colocacin
y
conservacin de productos y materiales. Su
diseo debe permitir reducir los problemas
relacionados con el tiempo y la facilidad del
50

ELEMENTOS DE LA ORGANIZACIN
Cinco son los elementos fundamentales que
tienen que tomarse en cuenta para la
organizacin
de
un
departamento
de
abastecimiento:
1 mbito y fin del departamento.
Determinar la naturaleza de
extensin y responsabilidades.
1 Jurisdiccin
dismiles.

de

las

funciones

la

empresa,

distintas

Agrupar las actividades relacionadas entre s y

mantener separadas las dismiles.
51

ELEMENTOS DE LA ORGANIZACIN
3. Niveles de autoridad y responsabilidad.
Las
responsabilidades
claramente indicadas en
niveles de autoridad y
deben
estar
en
el
organizacin.

deben
quedar
los manuales y los
de responsabilidad
diagrama
de su

1 Comunicacin e interaccin.
Establecer
medios
adecuados
de
comunicacin.
Establecer
expresamente
procedimientos
de
comunicacin,
coordinacin y control.
1 Adaptacin y desarrollo.
La estructura debe ser lo suficientemente
52
flexible para permitir cambios y crecimiento.

ABASTECIMIENTO

El abastecimiento o aprovisionamiento
es la funcin logstica mediante la cual
se provee a una empresa de todo el
material
necesario
para
su
funcionamiento.

Su concepto es sinnimo de provisin

o
suministro.
Las
actividades
incluidas dentro de este proceso son
las siguientes:

(a) Clculo de necesidades: Es una actividad propia

del planeamiento logstico. Las necesidades de
abastecimiento involucran todo aquello que se
requiere para el funcionamiento de la empresa, en
cantidades especficas para un determinado
perodo de tiempo, para una fecha sealada, o
para completar un determinado proyecto. El
clculo de las necesidades se materializa con los
pedidos o la requisicin. Las necesidades de
abastecimiento para una empresa determinada
pueden ser por consumo, reemplazo, reserva o
seguridad, necesidades iniciales y necesidades
para proyecto. Dentro de esta actividad se debe
considerar al factor tiempo.

(b) Compra o adquisicin: Esta actividad tiene por objetivo realizar

las adquisiciones de materiales en las cantidades necesarias y
econmicas en la calidad adecuada al uso al que se va a
destinar, en el momento oportuno y al precio total ms
conveniente. Los principales objetivos especficos de esta
actividad son:
- Mantener la continuidad del abastecimiento;
- Pagar precios justos, pero razonablemente bajos por la
calidad adecuada;
- Mantener existencias econmicas compatibles con la
seguridad y sin prejuicios para la empresa;
- Evitar deterioros, duplicidades, desperdicios, etc., buscando
calidad adecuada;

-Buscar fuentes de suministros, alternativas y

localizar nuevos productos y materiales;
- Mantener costos bajos en el departamento, sin
desmejorar la actuacin;
- Estudiar e investigar nuevos procedimientos
continuamente; preocuparse por la permanente
capacitacin del personal; y,
- Mantener informado al gerente de logstica o
gerente general acerca de la marcha del
departamento.

(c)

Obtencin: La obtencin empieza con el pedido y tiene

por finalidad contribuir a la continuidad de las
actividades, evitando demoras y paralizaciones,
verificando la exactitud y calidad de lo que se recibe.

(d) Almacenamiento: Este implica la ubicacin o

disposicin, as como la custodia de todos los artculos
del almacn, que es la actividad de guardar artculos o
materiales desde que se producen o reciben hasta que
se
necesitan o entregan. Los principales aspectos de esta
actividad son:
- Control de la exactitud de sus existencias;
- Mantenimiento de la seguridad;
- Conservacin de los materiales; y reposicin oportuna .

(e) Despacho o distribucin: Consiste en atender

los requerimientos del usuario, encargndose
de la distribucin o entrega de la mercadera
solicitada. Para que los requerimientos de los
usuarios sean atendidos con prontitud, es
necesario contar con el embalaje o empaque
para asegurarnos que las cantidades y
calidades de los artculos o materiales sean
correctas. Es igualmente importante en esta
funcin asegurar el control de la exactitud de
los artculos que se despachan, as como la
rapidez de su ejecucin para cumplir con los
plazos solicitados.

(f) Control de stocks: Como objetivo de

esta actividad debemos plantear el
asegurar una cantidad exacta en
abastecimiento en el lugar y tiempo
oportuno, sin sobrepasar la capacidad
de instalacin. Con un control preciso
y exacto se garantiza un control
efectivo de todos los artculos de
abastecimiento.
(g) Utilizacin de desperdicios: Esto con
el fin de tomar las medidas ms
ventajosas para la empresa.

Importancia
La funcin de aprovisionamiento
existe a partir del momento en que
un objeto o servicio debe ser
buscado fuera de la empresa. Para lo
cual se requiere:

Organizar a las empresas para conseguir

estos objetivos es difcil porque no slo
hay que tener en cuenta las necesidades
internas, sino tambin las del mundo
exterior. Tanto el departamento de
aprovisionamiento como el trfico de
materiales tienen un contacto directo en el
mercado y han de responder a su solucin.
La tarea fundamental del gerente de
abastecimiento
consiste
en
localizar
fuentes confiables y progresivas de
suministros, asegurar y mantener su
cooperacin e inters.

El aprovisionamiento considera dos puntos importantes:

(1)
(2)

Las previsiones en un plan general; y,

Los plazos en los casos particulares. Ambos se
reducen a un slo factor, el tiempo.
En la mayor parte de las organizaciones los
aprovisionamientos
consumen
aproximadamente entre el 40% y 60% de los
ingresos totales de la compaa en mercadera
y servicios. Cuando una organizacin gasta
cantidades tan grandes de sus ingresos en una
sola rea es importante que se reciba una
buena
compensacin
por
los
fondos
comprometidos. El efecto de apalancamiento
de los beneficios que consiguen las compras,
acta como un poderoso estmulo para
racionalizar el abastecimiento.

En toda empresa de ciertas

proporciones, debe de existir un jefe o
gerente
de
abastecimiento
(o
compras). El gerente de abastecimiento
debe enfocar su labor hacia el
desarrollo de estrategias, dirigidas
hacia las compras, el desarrollo de los
proveedores y de las negociaciones,
que concuerden los objetivos y
estrategias de la organizacin, tanto a
corto plazo como a largo plazo.

En el rea de aprovisionamiento el gerente debe

ser responsable de la planificacin y del control
de los materiales, as como de la programacin
de la produccin o de la investigacin de los
materiales y de la programacin de las compras,
del trfico de entrada y salida de los almacenes,
y de la eliminacin de los desperdicios, la
chatarra o los residuos sobrantes, de manera
que permita el funcionamiento de la empresa, de
acuerdo a los objetivos trazados. La labor del
gerente de abastecimiento debe orientarse a
buscar la mxima utilizacin y conservacin de
los abastecimientos. Estas se obtienen mediante
el entrenamiento y la aplicacin continua de una
serie de normas hasta la conservacin, el
mantenimiento, la recuperacin y la correcta
distribucin y empleo de todos los artculos
utilizados por la empresa.

COMPRAS Y
ABASTECIMIENTOS

En la poca actual por la que estamos pasando,

que es de apertura de mercados, globalizacin,
firma de convenios internacionales, cambio
fluctuante del dlar contra el nuevo sol, precios
inestables, dependencia de productos terminados
importados, as como de tecnologa, acceso a la
informacin, etc., es de vital importancia la
eficiente
inversin
del
dinero
de
una
organizacin,
ya
que
de
no
hacerlo
adecuadamente se presentar la irremediable
desaparicin de la organizacin.

Es por eso de la importancia de la unidad

organica de compras, y sobre todo de su
sistema de informacin, ya que sin importar
su tamao y el giro a que se dedique,
siempre va a resaltar la funcin tan
trascendente que es la de invertir el dinero
presupuestado.

COMPRAS Y ABASTECIMIENTOS

QUE ES? Programacin de compras

Conjunto de acciones con un orden o secuencia

determinada, y su ubicacin en el tiempo.
Veamos:
Probablemente
sean
los
requerimientos
del
departamento de produccin, los que generen el
programa de abastecimientos.
Donde quiera que esas funciones se efecten, las relaciones
bsicas de compras son las mismas, tenemos que:
a. cumpliendo con los programas de abastecimiento o
dando
razones
para
solicitar
cambios.
b. estando alerta a los desarrollo del mercado y rendir un
aviso oportuno de los cambios que puedan influir en los
programas
y
planes.

Archivo histrico de compras y abastecimientos

HISTORIA DE COMPRAS Y ABASTECIMIENTOS

La Funcion de comprar es casi tan antigua como la historia
del hombre. Se inicio cuando el hombre por primera vez
troc o cambi un bien propio por el de un congnere y
siempre ha sido una funcin bsica, importante para las
actividades y el bienestar del ser humano, tanto en el mbito
personal como en el de sus entes organizados.
La oficina de compras ha de ser una especie de oficina
central para todos los vendedores que acudan a ella.
Este grupo se ocupa de una posicin sobremanera
estratgica a causa de sus ntimas relaciones con los grupos
de ingeniera y produccin, por una parte, y sus estrechos y
continuos contactos con un gran nmero de diversas fuentes
de suministro externas, por la otra, que le permiten proponer
sugerencias positivas a otros departamentos de su propia
empresa respecto a materiales nuevos, perfeccionados o
reemplazantes o a posibles mejoras de diseo y
especificaciones.

La funcin de compras ha sido llevada a cabo por

personas sin una preparacin especializada
durante mucho tiempo, pero debido a las
situaciones cada da ms complejas, se requiere
de profesionales en esta rea y es aqu en donde
el profesional de la administracin tiene un campo
muy extenso y frtil donde desarrollarse, por la
formacin que adquiere durante sus estudios
profesionales.

Relaciones de la funcin de compras y

abastecimientos en la organizacin

En la poca actual, es muy necesario

poseer una clara comprensin de los
objetivos y principios bsicos de la funcin
de compras que nos permita adaptar las
decisiones pertinentes que toda empresa
moderna requiere ya que los esfuerzos
coordinados de una organizacin, que
ejecutan diversas labores necesarias para
lograr
el
objetivo
final
de
una
organizacin, estn interrelacionadas.

La funcin de compras, que abarca todas

las labores necesarias para procurarse
materiales, abastecimientos y servicios para
la organizacin, se desarrolla en conjunto
con los esfuerzos de la " funcin " de
produccin para manufacturar o procesar el
producto; con la " funcin " de ventas de
distribuir; y todas las otras " funciones "
ejecutando su parte de en el esfuerzo global
organizado.

Direccin

La relacin con la Direccin general es

mediante reportes oportunos de las
actividades de compras en lo que se
refiere a la totalidad de sus funciones por
determinado perodo de tiempo y los
conceptos por grandes rubros. Estos
reportes tienen elementos estadsticos de
los mercados de insumos y la posicin de
la organizacin ante stos lo cual nos
permite la evaluacin y toma de
decisiones para el mejor desarrollo global
de la organizacin.

Produccin

Esta es la funcin del grupo

comprometido en la elaboracin del
producto,
sea
manufacturarlo,
procesarlo o realizar operaciones de
refinamiento. La relacin cardinal
entre compras y produccin, es la de
que compras procure los materiales
necesarios para la produccin y de
que
produccin
descanse
en
compras para tal servicio.

Entre los problemas ms comunes

encontramos que las causas son:
- Fallas en el abastecimiento
(Produccin est a merced del
agente
de
compras).
- Aviso insuficiente de produccin
para
que compras asegure entrega
u
obtenga valor
ptimo.

Las
relaciones
armoniosas
dependen de la confianza mutua y
la cooperacin entre ambos
departamentos, engendradas por el
complejo entendimiento de cada
uno en cuanto a prerrogativas y
objetivos
del
otro.

Tanto compras como produccin

comparten una obligacin igual y doble
hacia la administracin: ambas son
responsables de los COSTOS. La
actuacin de produccin respecto a los
costos, dependen en gran medida de la
habilidad de compras para obtener el
mximo valor por unidad monetaria
gastada.

Ventas

La relacin entre compras y ventas

puede ser cercana y vital. La funcin
de ventas es la de vender el producto
final del esfuerzo de la organizacin;
el xito de ese esfuerzo de ventas
depende, en funcin del producto, del
precio, cantidad, y confiabilidad de
entrega, por lo cual las ventas
dependen de la eficiencia de su
departamento compras entre otros.

El precio al que ventas puede

ofrecer los bienes o servicios
depende, siempre en parte, de los
precios pagados por compras por
los materiales componentes y, en
muchos negocios, esto puede ser
un factor determinante al cotizar los
precios
de
venta.

Una fecha de entrega prometida

por ventas, en muchos casos,
depende de los programas de
entrega
negociados
por
compras para los componentes
o para las materias primas.

Programacin y planeacin

Aunque muchas veces no estn

identificadas en forma separada
como una entidad en la organizacin,
sin embargo se programan y planean
las actividades y los objetivos a largo
plazo.
Dondequiera
que
esas
funciones se efecten, las relaciones
bsicas
de
compras
son
las
siguientes:

A) Cumplir con los programas de

abastecimiento o dando razones para
solicitar
cambios.
B) Estar alerta a los desarrollos del
mercado y rendir un aviso oportuno de los
cambios que puedan influir en los
programas
y
planes.
C) Desarrollar informacin presupuestada
de los abastecimientos de materiales y
de los mercados, y programar las
entregas.

Almacenes

Es
responsabilidad
de
la
funcin
de
almacenamiento con ayuda de un buen efectivo
sistema de procesamiento de datos para un
control de inventarios, solicitar los materiales
especificando cantidad necesaria y los requisitos
y programas de entrega. Esta responsabilidad
debe ser cumplida, sin embargo, la relacin se
complica por que la necesidad de una eficiente
operacin de almacenes, de mecanizar el manejo
y de sistematizar el control. Estos mtodos para
aumentar la eficiencia interna en los almacenes
frecuentemente chocan contra la flexibilidad y
efectividad de las compras, en su persecucin de
un valor superior en el medio externo.

Ingeniera

La relacin entre compras e ingeniera,

es de servicio mutuo. Compras sirve a
ingeniera
procurando
los
abastecimientos y el equipo solicitados
bajo
la
autoridad
de
ingeniera,
obteniendo
las
cotizaciones
y
la
asistencia tcnica de los proveedores y
asistencia en la preparacin y evaluacin
de alternativas e investigacin de
mercado y estudios para mejores y ms
nuevos materiales y equipos.

Ingeniera da una asistencia

invaluable a compras en la
asesora de sus especialistas
expertos en cuestiones de
especificaciones ptimas de un
artculo determinado para su
aplicacin
particular
y
estandarizaciones deseables.

Contabilidad

La relacin ideal entre estos es aquella de

socios iguales. Compras hace gastos;
contabilidad,
de
acuerdo
con
el
comprobante correcto del proveedor, hace
los pagos. Compras requiere de un bolsillo
muy
profundo
para
mantener
los
materiales y abastecimientos fluyendo al
negocio; contabilidad debe ver que existan
fondos disponibles en cantidad adecuada.

Se dictan normas y polticas en conjunto de:

Los

plazos

de

crdito.

Presupuestos
Pronsticos

Relaciones pblicas

La funcin de compras, por razones

del amplio e ntimo contacto con
todos sus crculos de proveedores, es
de una influencia importante en las
relaciones pblicas de la firma para
bien o para mal. Por lo tanto, sus
relaciones con este departamento
son de un aliado valioso.

Control de la calidad en las compras

Los cinco principales factores en la
decisin de una compra son:
a) la calidad del producto;
b) el servicio que da el producto;
c) el precio que se paga por el
producto;
d) La cantidad que se requiere, y;
e) El tiempo de entrega

CALIDAD, PRECIO Y COSTO

La calidad no se mide por el precio,

ha sido comprobado tantas veces
que el mayor precio por si mismo no
denota mayor calidad en el producto
que esto ya no sirve de gua para un
comprador.

En la medida que un producto de alta calidad es

requerido por un cliente el proveedor se vuelve
una parte importante de esta calidad, por lo tanto,
el rea de compras no puede basar solamente su
eleccin en el precio, ms bien debe analizar
directamente el impacto total del costo, lo que esto
significa es que en este mercado que esta
volvindose hacia la calidad se requiere un
esfuerzo muy importante desde el diseo para
lograr la calidad que el cliente esta solicitando.

Las reas de compras tienen una importancia clave en lograr

comprar justo los materiales que alcancen y aadan valor a los
costos de produccin para que se produzca la calidad que el
cliente
requiere.
En la medida que nosotros buscamos mayor calidad, el costo
de produccin se incrementa y de esta manera, el valor
agregado al cliente disminuye. Con la intencin de no estar
aadiendo costo al producto las reas de compras tienen una
responsabilidad clave en lograr que todos los componentes que
ellos compren sean justo lo que va a cubrir las necesidades del
producto y del cliente, quien es finalmente el que percibe la
calidad y el valor del producto. Tienen que comprarse las partes
y los materiales que tengan un efecto directo en la calidad del
producto y dos reas son importantes para cuidar lo anterior:

a) La calidad de los materiales y

de los componentes;
b) La calidad que el cliente
percibe como un todo

Lo que un lder de compras necesita para

asegurar la calidad es:
1. El rea de compras necesita saber justo lo que
se requiere.
2. La orden de compra o contrato de compra debe
estar desarrollado con la descripcin exacta
de lo que se necesita.
3. El proveedor debe de ser informado de las
necesidades del comprador.
4 Se deben aplicar medidas de inspeccin y
prueba a todos los materiales con el fin de
comprobar que cumple con todos los
requerimientos.

5. Los bienes que se entreguen deben

estar
exactamente
en
concordancia con las definiciones de
calidad o con los requisitos
acordados, de otra manera el
comprador
puede
rechazarlos.
6. Las especificaciones deben permitir
al proveedor construir la calidad en
el
producto.

LA CALIDAD DEBE DE SER

DEFINIDA

La calidad tiene un significado

especial en el vocabulario de las
reas de compra, no puede ser nada
ms caracterizada como alta o pobre.
Es especficamente la suma de una
serie de componentes inherentes al
material, estas dimensiones fueron
definidas por David Garvin como:

a) la ejecucin del producto,

b) los rasgos (forma),
c) la confiabilidad,
d) la estructura,
e) durabilidad,
f) nivel de servicio que tiene el
producto,
g) la esttica y la calidad que se
percibe.

Las reas de compras estn principalmente

preocupados o deben atender a los
primeros
seis
puntos.
Estas
seis
propiedades pueden ser medidas y
definidas exactamente y son las que deben
ser definidas por el comprador y de esta
manera el proveedor sabr justo lo que
tiene que entregar. Esta definicin de
calidad en mayor o menor detalle es la que
se debe poner en la orden de descripcin
de cada tem que compre o en cada orden
de compra.

EL PAPEL DE LAS
ESPECIFICACIONES

Como en todo proceso de compras el primer paso

para preparar las especificaciones es: analizar las
partes o materiales y determinar que funcin van a
tener en el producto final. Escribir sobre las
especificaciones alrededor de un diseo o describir
solamente sus caractersticas no es la aproximacin
adecuada. Lo importante es definir para lograr este
nivel de calidad deseado, qu funcin van a tener
dentro del producto, debe ser descrita esta funcin
para asegurar que el proveedor trate de igualar la
calidad de acuerdo a la utilidad que va a tener esta
parte y que esta parte material tenga la flexibilidad de
aplicacin necesaria.

Evidentemente los gerentes de las reas de

compras tienen una responsabilidad muy
importante en esta parte, de tratar de hacer
las especificaciones no solo una descripcin
de las caractersticas sino describirlas en
forma prctica, para qu van a servir y
utilizar esto como una herramienta para
lograr el valor que se espera del producto.

Tipos de descripciones de calidad

Para el propsito de las reas de

compra la calidad puede ser definida
en diferentes maneras, apropiado a
los grados de variacin de los
diferentes tipos de ordenes de
compra, puede ser descrito por:

a) Especificaciones de acuerdo a caractersticas

qumicas o fsicas, o dimensiones que
pueden
ser
medibles
b) El grado del mercado (libre o controlado)
c) Las ordenes de compra o comprar algo por la
marca.
d) Especificaciones del desempeo del producto
o
uso
del
producto.
e) Ordenar una compra con una muestra.
f) Estndares comerciales o de la industria
g) Dibujos o diseos de ingeniera formales.

Importancia de la claridad en la
informacin de la requisicin

La requisicin de compra es la forma con

la que se solicita al departamento de
compras la adquisicin de materiales,
partes, implementos o servicios, segn
sea el caso. Es recomendable en este
caso, que descripcin de los materiales
requeridos se haga con toda la claridad
posible y en forma minuciosa, para evitar
confusiones al momento de solicitar las
cotizaciones con los proveedores.

Los elementos bsicos que debe contener, son:

1.- Persona que solicita el material.
2.- Unidad Organica.
3.- Sucursal.
4.- Fecha en que se formula la requisicin.
5.- Nmero de requisicin.
6.- Cantidad requerida.
7.- Descripcin clara y exacta del material solicitado.
8.- Clave (en caso de que haya catlogo).
9.- Partida.
10.- Unidad de medida (pieza, metros, cajas, kilogramos, litros,
etctera).
11.- Nombre y firma de la persona que formul la solicitud y el
VoBo del departamento correspondiente.
12.- Observaciones.

Un equipo adecuado de mano de obra

experta en compras, para trabajar, negociar
y continuar a travs de todos los
requerimientos
de
compras,
es
fundamental. Un adecuado servicio de
impresiones debe ser proporcionado al
equipo de compras para redactar las
requisiciones de cotizaciones, las rdenes
de compra y transcribir la correspondencia.

Las
requisiciones
de
cotizaciones
son
indispensables para mantener una buena
comunicacin para el agente de compras, ya que
es la base para el desarrollo y la admisin de la
orden de compras. La requisicin proporciona al
comprador la autoridad para comprar los artculos
listados en la requisicin, por consiguiente es
necesario que haya claridad y exactitud en la
informacin, ya que todas las compras que se
hacen implican un desembolso para la empresa y
estas se harn en base a dichas requisiciones de
cotizaciones.

Divulgacin de las actualidades tecnolgicas y

aprovechamiento de las oportunidades

Una pregunta central para tratar este

punto es en relacin a qu tanto podemos
esperar de la funcin de compras dentro
de la organizacin.
Algunos de los cambios que estn
reformulando el plano industrial a nivel
mundial, y con l, el de la funcin de
compras de una organizacin competitiva
son:

* Ya no es posible hablar de que un slo pas o

bloque domina la escena de los negocios
internacionales. La calidad y precio de los
productos provenientes de naciones como
Japn han probado tener un irresistible poder
de atraccin sobre los consumidores de todo el
mundo. La calidad japonesa y sus tcnicas de
control
de
inventarios
estn
siendo
ampliamente estudiadas y hasta cierto grado
imitadas incluso en los Estados Unidos.
* Casi todos los negocios se estn viendo en la
necesidad de aprender a operar en un mercado
mundial nico. Los avances en los sistemas de
transportacin y de comunicacin ponen a los
proveedores extranjeros casi tan cerca como los
locales y las sesiones de negociacin con
proveedores extranjeros se hacen cada vez ms
comunes para los ejecutivos de compras de las
grandes industrias.

.*

Los rpidos avances tecnolgicos han redirigido

ciertos aspectos de los negocios y de la educacin
tcnica y han creado una demanda de nuevos
especialistas en la funcin de compras.
La tecnificacin de los procesos ha abierto la
puerta de la era de la informacin. La informacin,
los datos y hechos especficos estn siendo
generados, colectados, difundidos y analizados a
velocidades soadas apenas hace una generacin.
Esto ha conducido hacia una mayor divisin del
trabajo. De un lado estn quienes se encargan de
colectar y transmitir la informacin, y en el otro
lado aquel que toman decisiones basadas en la
interpretacin de los datos.

Individualmente o en combinacin, estos cambios

tienen profundas implicaciones para la funcin de
compras ya que son retos que, de saberlos
manejar adecuadamente, representan grandes
oportunidades de desarrollo para la organizacin.
Los administradores de compras y sus equipos de
trabajo estn siendo llamados a jugar un rol activo
en la "administracin" del cambio. No es una
exageracin el decir que el qu tan bien ayude la
funcin de compras a ajustar a la empresa dentro
de las fuertes tendencias de la economa mundial,
ser determinante para la rentabilidad e incluso la
vigencia de la misma empresa

Algunos de los cambios que

estn reformulando el plano
industrial a nivel mundial, y con
l, el de la funcin de compras
de una organizacin competitiva
son:

Ya no es posible hablar de que un slo pas o

bloque domina la escena de los negocios
internacionales. La calidad y precio de los
productos provenientes de naciones como Japn
han probado tener un irresistible poder de
atraccin sobre los consumidores de todo el
mundo. La calidad japonesa y sus tcnicas de
control de inventarios estn siendo ampliamente
estudiadas y hasta cierto grado imitadas incluso
en
los
Estados
Unidos.

Tendencias actuales de la funcin y del proceso

de compras

1. Creciente utilizacin de tecnologa informtica.

2. Creciente nfasis en la calidad.
3. Reduccin del nmero base de proveedores.
4. Creciente empleo de la negociacin.
5. Mayor nfasis en los anlisis que permitan
determinar
la competitividad.
6. Creciente desarrollo de sistemas de manufactura
flexibles o de "produccin fragmentada".
7. Creciente involucramiento de la funcin de
compras en la transferencia de tecnologa.
8. Desarrollo de fuentes extranjeras ms selectivas.
9. Variacin en la planeacin estratgica para las
compras.

Planeacin y programacin de
compras

En cada empresa u organizacin existen amplias

variaciones, por lo tanto, no resulta factible
establecer un solo conjunto de acciones para
poder planear o programar, sin embargo existen
pasos que se siguen en toda institucin, estos
son, en resumen la identificacin de necesidades,
y la seleccin de las mejores opciones.
La planeacin sistemtica requiere de una
recoleccin de datos, la determinacin de metas
y objetivos y la formulacin de planes, tanto
generales como detallados para alcanzar los
objetivos dentro de las polticas establecidas.

Respecto a las compras y abastecimientos

la planeacin representa una parte de la
responsabilidad del gerente de compras,
quien en ocasiones es auxiliado por
investigadores quienes trabajan tiempo
completo, as como personal por servicios
de compra.
Iremos por pasos para comprender de la
mejor forma estas dos bsicas, e
importantes acciones y actividades, que
as mismo van de la mano:

Investigacin relativa al rea de compras

Segn Fearon se define como: la investigacin

sistemtica y la bsqueda de informacin que haya de
mejorar la actuacin de la funcin de compras
Cierta cantidad de investigacin sistemtica es
realizada como parte normal de un proceso de
compras.
Antes de tratar con un nuevo proveedor o seleccionar
un proveedor para un proyecto importante o tomar
una desicin final sobre la inversin en un equipo
costoso o la adopcin de un material novedoso, habra
de esperarse que un departamento de compras
competente realizara un cierto tipo de investigacin
crtica o que tratara de descubrir nuevos datos o
asimilar informacin pasada.

Por ejemplo cuando surge una escasez repentina, o

cuando existe un incremento en precio inaceptable
o en respuesta a otras situaciones excepcionales
como pudiera ser un cambio en la legislacin que
gobierna las transacciones comerciales o una
modificacin en el tipo de cambio.
Pero existe un problema relativo a la
administracin de compras al organizar la
investigacin : los rpidos adelantos en la
tecnologa , los cambios en la estructura de la
economa y la continua evolucin del medio
ambiente complejo dentro de la cual se toman
desiciones de compra han hecho a este problema
mas urgente.

.Por

tanto existe una tendencia creciente para un

departamento de compras ms grande el incluir,
conjuntamente con el personal de compras,
personas a quienes se les contrata de tiempo
completo para que realicen investigaciones
sistemticas y bsqueda de informacin que les
ayude a mejorar la actuacin respecto a compras.
Las personas encargadas de compras deben captar
que el personal de investigacin habr de interferir
con la forma como efectan sus compras.
El personal de otros departamentos podr
contribuir, por ejemplo los ingenieros dedicados al
control de calidad podrn auxiliar en la evaluacin
de proveedores.

La mejor forma para mantener un inters vivo podra

ser
el
tener
diversos
enfoques
operando
simultneamente, tambin en el caso en que el
personal no sea de tiempo completo.
Una vez organizado un esfuerzo relativo a investigaciones
de compras, por tiempo completo o parcial, una tarea
adicional para los administradores de compras es
seleccionar los temas de investigacin. Estos podran
ser:
1. Cambios futuros que pudieran afectar las
operaciones.
2. Datos actuales que podran ser tiles para los
compradores.
3. Sistemas y mtodos de Programacin

La funcin del departamento

obviamente comprar, todos los
produccin y el funcionamiento
organizacin.

de compras es
insumos para la
de la empresa u

En muchas organizaciones los compradores han

tomado la vanguardia para lograr la estandarizacin.
Las ventajas de las compras en gran volumen no
pueden aprovecharse si no existe la estandarizacin.
Muchas empresas compran productos especiales
cuando en realidad los productos estandarizados
podran funcionar tan bien como los otros, costar
menos, permitir una entrega ms rpida, ahorrar
valioso tiempo administrativo relativo a compras,
permitiendo que los inventarios se reduzcan.

EL PRECIO podr ser lo que ms interese al comprador,

pero el precio por s solo tiene poco significado , lo que
interesa es lo que recibe a cambio del precio.*
El precio, se logra obtener de varias maneras . Para
artculos estndares de bajo volumen los precios se
obtienen de las listas y catlogos de los proveedores.
Un segundo mtodo para establecer el precio es la
negociacin, implica el regateo entre el comprador y el
vendedor, llegando a un acuerdo.
El tercer mtodo de obtener el precio es a travs de una
solicitud de ofertas. Los agentes de compras
gubernamentales estn obligados a permitir que todos
los proveedores calificados hagan ofertas.
Al ejecutar esta accin , se elegir al proveedor mas
conveniente.

c. desarrollando informacin presupuestada

de los
abastecimientos y de los mercados,
y programando
las entregas si se tiene
asignada est responsabilidad.

La programacin, la planeacin y las

compras, estn estrechamente relacionadas,
su principal utilidad consiste en mantener al
agente
de
compras
completamente
informado de los planes futuros de manera
que pueda actuar efectivamente

Compras programadas
Estas tienen un lugar definido en los
procedimientos
de
compras.
Usadas
apropiadamente tienen las siguientes ventajas:
1. Reduce el papeleo por medio de la eliminacin
del uso
de requisiciones de compras.
2. Hacen necesario planear las compras en una
base de largo plazo y general para una ventaja
mayor
de
precio.
3. Proporciona el medio de control efectivo de
los bienes comprados en grandes cantidades.
4. Estimula, el examen riguroso de las situaciones
de un
solo proveedor con el objetivo de
obtener eventualmente fuentes adicionales de
abastecimiento.

En general hay tres tipos de situaciones de

abastecimiento que llevan en si mismas a la
PROGRAMACION o las compras planeadas. Una es
cuando la habilidad para escoger una o mas fuentes
de abastecimiento esta restringida. Tales casos
incluyen aquellos en los cuales un diseo puede ser
establecido para un producto particular que requiere
la compra de un cierto numero de componentes.
Estos componentes pueden ser demasiado al principio
para encontrar los proveedores de menores costos.
Una vez que estas decisiones estn hechas, todo el
negocio, cuando menos por un periodo razonable,
debe estar colocado con los mismos proveedores con
el fin de amortizar los costos de procesos no
repetitivos. De manera similar puede haber
requerimientos para los cuales la aprobacin de
ingeniera cubre solamente a un proveedor. En tales
casos la entrega continua de las requisiciones de
compras que llevan las mismas especificaciones
aumenta el volumen de papeleo, que debe ser
manejado sin alterar la situacin de compra.

.De

la misma manera los "programas", deben ser

establecidos por periodos LIMITADOS, en los cuales los
precios
cotizados
por
los
proveedores
sean
sustancialmente los mismos, que todos sean capaces de
proporcionar
entregas
satisfactorias.
El
aspecto
importante en tales situaciones, es la distribucin
apropiada de los negocios entre proveedores en un
periodo, en un lugar del establecimiento, de cualquier
orden de compra individual.
El tercer tipo de programa, cubre materiales similares y
partes compradas del mismo grupo de proveedores pero
con diferentes especificaciones y nmero de existencia a
diferentes nmeros de modelo.
Estas compras incluyen aquellas relacionadas a otras
requisiciones compras a granel en un mercado de precios
fluctuantes con variaciones entre proveedores y artculos
en los cuales el comprador esta en proceso de efectuar
un cambio de fuente de abastecimiento.

Programacin

La cuidadosa programacin de entregas para evitar

el exceso o dficit de existencias, se obtiene
mediante
la
intima
cooperacin
con
los
departamentos en donde se realizan los proyectos,
se fijan o cambian los programas, se ejercitan
controles de materiales y se formulan requisiciones.
Seria posible mediar la contribucin de compras
mediante:
1.La frecuencia de la escasez del material por
compras.
2.El grado en el que los inventarios puedan
reducirse
por las transacciones con aquellos
proveedores cuyas promesas de entrega son ms
confiables.

Conclusiones

LA PLANEACION Y LA
PROGRAMACION DECOMPRAS
SIRVE PARA:
1.Evitar demoras.
2.Optimizar costos.
3.Controlar la Calidad.
4.Controlar inventarios.
(especificamente en la programacin)

COMO SE REALIZA?

La planeacin se inicia:
1.Obtencin de informacin a base de
una
investigacin.
2.Identificacin de las necesidades.
3.Seleccin de proveedores.
4.Puesta en marcha de la accin.

La planeacin y la programacin, como ha sido

entendible se puede dar en diferentes niveles:

1.Corporativo
2.Por Empresa
3.Por departamento
Suponiendo que una organizacin realizar un anlisis de
materiales (tcnica de planeacin e investigacin), la cual,
su finalidad es la de mejorar todo lo concerniente a
compras y los resultados relativos al control de inventarios
mediante una investigacin sistemtica.
El primer paso seria; decidir si se debe tener como meta
conseguir un costo de compras mas bajo o si se desea un
nivel de inventario menor; tratar de reducir los costos en
las partidas que representan un elevado valor monetario.

LOS COSTOS

Estn presentes:
- En Tcnicos, operarios (personal en
general)
- Espacios o Almacenes.
Pero esto contribuye a optimizar los
costos por lo que deben considerarse
parte del proceso productivo.

INFORME DE SURTIMIENTO Y REVISION DEL

MATERIAL.

Estn son las cosas que la administracin superior desea y

necesita saber:
1.- El valor de las compras realizadas durante el perodo
que se
trata, clasificadas por categoras de material.
2.- Lo que cuesta el funcionamiento del depto. de compras.
3.- Qu existencias hay y en qu situacin se encuentran.
La administracin no tendr que insistir ante el depto. de
compras para que le someta un informe sobre las
reducciones de costos obtenidas mediante la aplicacin de
modernas tcnicas de compras. El propio ejecutivo de
compras se encargar de que la administracin superior
conozca rpidamente estas realizaciones, ya que en ellas,
reposarn su reputacin y su empleo.

Marco General
de las Contrataciones
y Adquisiciones
Pblicas

Introduccin
Las Entidades del Estado

Cumplimiento de
metas
institucionales

Calidad de Gestin

Adquirir bienes
Contratar servicios
Contratar ejecucin
de obras
Utilizacin de
fondos pblicos
Procedimientos

OSCE

Organismo
pblico
adscrito a la PCM.

Finalidad:

descentralizado

Regula y supervisa
adquisiciones y
contrataciones que realizan las entidades
pblicas.
Vela por cumplimiento y difusin de la
normatividad.

Goza de autonoma tcnica, funcional,

administrativa, econmica y financiera.

Funciones

Supervisa todo proceso de contratacin de bienes,

servicios u obras.

Desarrolla, administra y opera:

El Sistema Electrnico de Adquisiciones y Contrataciones del

Estado - SEACE.
El Registro Nacional de Proveedores - RNP

Resolver, en ltima instancia administrativa, los

asuntos de su competencia.

Absuelve consultas
competencia.

Aplica sanciones a proveedores.

Comunica a la Contralora sobre irregularidades.

sobre

materia

de

su

El Registro Nacional de
Proveedores (RNP)
1.

2.

3.

Constituye un elemento de apoyo

para las entidades pblicas en la
toma de decisiones de adquisiciones
y contrataciones.
Facilitar
la
identificacin
validacin de los proveedores.

Simplificar la presentacin
documentos por parte de
proveedores.

de
los

El SEACE
El Sistema Electrnico de Adquisiciones y
Contrataciones del Estado (SEACE), es el sistema
electrnico que permite el intercambio de
informacin y difusin sobre las adquisiciones y
contrataciones del Estado, as como la realizacin
de transacciones electrnicas.

Ubicado en:

www.seace.gob
.pe

Aspectos importantes

Las Entidades estn OBLIGADAS a registrar la

informacin de TODOS LOS PROCESOS DE
SELECCIN MAYORES A UNA (01) U.I.T.
Se reemplaza la Publicacin en Diarios por la
Publicacin en el SEACE.
Todos los actos realizados dentro de los procesos de
seleccin se entendern notificados a partir del da
siguiente de su publicacin en el SEACE.

Manuales de Usuario y Normativa en:

www.osce.gob.pe
www.seace.gob.pe

Proceso de Contrataciones y
Adquisiciones
Bienes
Entidades

Fines

Servicios

Requerimientos

Obras
Presupuesto

Principios:

Promocin y
Desarrollo Humano
Moralidad
Libre concurrencia y
Competencia
Imparcialidad
Razonabilidad
Eficiencia

Publicacin
Transparencia
Economa
Vigencia Tecnolgica
Trato justo e igualitario
Equidad
Sostenibilidad
Ambiental

Tipos de Procesos de Seleccin

LICITACIN
PBLICA

Adquirir BIENES
Ejecutar OBRAS

Contratar SERVICIOS de
toda naturaleza
Incluyendo Consultoras y
Arrendamientos

Adquirir BIENES
Contratacin de
SERVICIO
Obras y Consultoras

CONCURSO
PBLICO
ADJUDICACION
DIRECTA
Pblica
Selectiva

Nacional
Internacional

ADJUDICACION DE MENOR CUANTIA

Topes para cada Proceso de Seleccin de Contrataciones y

Adquisiciones
Ao Fiscal 2012 y en Nuevos Soles

BIENES
LICITACIN
PBLICA
CONCURSO
PBLICO
PBLICA
ADJUDICACI
N DIRECTA

MENOR
CUANTA

SELECTIV
A

BIENES Y
SERVICIOS

SERVICIOS

OBRAS
>=
1,800,000

>= 400,000
>= 400,000
< a 400,000
> a 200,000

< a 400,000
> a 200,000

< =a 200,000
<= de
200,000
>= a 40,000
>= de 40,000
< de 40,000
> de 11,550

< de 40,000
> de 11,550

< de
1,800,000
> De 900,000
<= de
900,000
>= de
180,000

< de
180,000
> de 11,550

Nuevos Mecanismos

Compras Corporativas:

Subasta Inversa:

C.C. Obligatorias. Unidad de Compra

C.C. Voluntarias. Convenios
Bienes comunes o commodities.
Se evala slo precio.

Convenio Marco de Precios:

Acta de adhesin.
Compra directa.

Solucin de Controversias

Durante el Proceso de Seleccin:

Medios o recursos administrativos

Apelacin
Revisin: en caso de L.P. y C.P. y en todo caso
de denegatoria ficta

Durante la Ejecucin Contractual:

Medios alternativos de resolucin de
conflictos

Conciliacin y/o
Arbitraje

Sanciones

A Funcionarios Entidad (proceso

disciplinario) y/o Contralora:

Amonestacin escrita
Suspensin sin goce (de 30 a 90 das)
Cese temporal (hasta 12 meses)
Destitucin

A contratistas, postores o
proveedores OSCE:

Inhabilitacin temporal
Inhabilitacin definitiva
Econmicas (ejecucin de garantas)

Causales de Imposicin de
Sancin

Incumplimiento injustificado que da lugar a la resolucin.

No mantener oferta o no suscribir contrato injustificadamente.

Contratar con el Estado estando impedido para ello.

Prcticas restrictivas de libre competencia.

Subcontrataciones sin autorizacin.

Presentar documentos falsos o informacin inexacta.

Participen en procesos de seleccin o suscriban Contratos sin

inscripcin en el RNP.

Suscriban contratos de ejecucin o consultora de obra, por

montos mayores a su capacidad libre de contratacin o en
especialidad distinta, segn sea el caso.

Entreguen el bien o ejecuten obra con existencia de vicios

ocultos, previa sentencia judicial firma o laudo arbitral.

Gracias por su
atencin