PROCESOS

GENERALES SEGN
LA NORMATIVIDAD
RESPECTIVA QUE
SE DESARROLLAN
EN UNA FARMACIADROGUERA

FLUJOGRAMAS DE
ACTIVIDADES Y/O
FUNCIONES DE LAS
FARMACIASDROGUERIAS.

Seleccin de
Proveedores.

Adquisicin de
Medicamentos e
Insumos.

Recepcin
Administrativa.

Recepcin Tcnica

Almacenamiento

Registro control
de Factores
Ambientales.

Dispensacin.

SISTEMAS DE
INFORMACIN

UN SOFTWARE PARA FARMACIA:

Es mucho ms que un emisor de listados; es una central de
informacin que mancomuna los datos de toda su farmacia.
Usted puede conocer cules son los meses de mayor venta,
sacar estadsticas sobre sus productos ms vendidos,
conocer cules realmente son sus costos y, de ese modo,
anticipar sus posibilidades comerciales en lo inmediato. Por
ejemplo, puede establecer cundo le resultar conveniente
realizar ofertas para compensar eventuales alzas de
precios; y en qu medida usted puede realizar descuentos
sin incurrir en prdidas, o comparar costos entre diferentes
proveedores para optimizar sus procesos de compra y/o
estudiar su cartera de clientes para ofrecer condiciones de
venta diferenciales a aquellos que adquieren un mayor
volumen y poder fidelizarlos.

CONTROL DE
INVENTARIOS:
Se hace a travs de la evaluacin de su

rotacin y de la realizacin del conteo fsico

comparado con el registro del kardex.

VENTAJAS DE LOS INVENTARIOS

Conocer

la cantidad de medicamentos que no

registran movimiento en un determinado periodo de
tiempo para darles una posibilidad de uso.
Conocer la cantidad y tipo de medicamentos
almacenados.
Conocer
el
estado
de
los
medicamentos
especialmente los que se encuentran vencidos y los
que estn a punto de perder du vida til.
Detectar sustracciones o disminuciones injustificadas
de medicamentos.
Controlar que los procesos de recepcin y distribucin
de medicamentos estn realizando en forma correcta
y de acuerdo con los procedimientos establecidos.
Conocer el corto del inventario de medicamentos.

CLASES DE INVENTARIOS:
INVENTARIO GENERAL:

Es el que realiza una o dos veces al ao de acuerdo a las disposiciones de

la institucin. Con fines contables y de conocer la existencia valorizada
en todos los medicamentos, tanto del almacn como del servicio
farmacutico.
INVENTARIO ROTATIVO O PRUEBAS SELECTIVAS:

Es el que se realiza en forma peridica y constante a todos los

medicamentos. Debe ser sorpresiva, es decir la persona encargada de los
medicamentos, no debe conocer cuando ni a que clase de medicamentos
se les practicar el inventario, con el fin de que no tome previsiones.
INVENTARIO PERMANENTE:

Se realiza cada vez que se produce un movimiento, cuya salida ha de

coincidir en cualquier momento con existencia fsica.

El ingreso de los medicamentos o insumos se registra en

nuestro sistema de informacin (KARDEX), consignando:

ENTRADAS Cantidades
SALIDAS Valor Unitario
SALDO Valor Total
QUE ES UN KARDEX FARMACEUTICO?
La tarjeta Kardex, es un documento administrativo de

control, el cual incluye datos generales del bien o

producto, existen muchos tipos de kardex pero como
hablamos de inventarios hablaremos de la tarjeta
Kardex de inventario la cual, es una herramienta que le
permite tener reportes con informacin resumida acerca
de las transacciones de inventario de la farmacia.

Como se organiza la informacin en un kardex?

Para organizar la informacin en un kardex, es importante tener en

cuenta los siguientes datos:

nombre de la farmacia o droguera
tipo de inventario
fecha
descripcin de productos
referencia
Para tabular las entradas y salidas seria:
fecha del movimiento
documento soporte (factura)
detalle de la operacin
cantidad
valor unitario
valor total
saldo

QUE INFORMACIN OBTENGO DE UN KARDEX?

Se obtener la cantidad de productos que entran y salen diario, conocer el
saldo exacto y el valor o precio. Adems, permite la determinacin del
costo en el momento exacto de la venta, debido a que en cada salida de
un producto, se registra su cantidad y costo.

LIBROS DE USO OBLIGATORIO:

Toda farmacia-droguera debe estar provista de los siguientes libros:
Un ejemplar de una farmacopea aceptada en Colombia.
Un libro de control de estupefacientes
Un libro de control de barbitricos, oxitcicos, Psicomimticos y
similares.
Un libro de registro para sustancias venenosas y txicas.
Un libro de copiador de frmulas .
Los libros a que se refieren deben ser custodiados por el director del

establecimiento y firmados diariamente por l, despus de anotar el

movimiento que haya habido en el despacho de productos enunciados
en el artculo anterior conservando el archivo de los comprobantes
respectivos.
El libro copiador de frmulas, los de registro de estupefacientes

barbitricos, oxitcicos, Psicomimticos y similares y los de otros

productos que lo requieran, debern ser foliados y registrados ante la
respectiva inspeccin de farmacias.

MANUAL PROCEDIMENTOS DEL

SISTEMA DE INFORMACIN
Un manual de procedimientos es un instrumento administrativo que apoya

el quehacer cotidiano de las diferentes reas de un servicio farmacutico.

En los manuales de procedimientos son consignados, metdicamente tanto

las acciones como las operaciones que deben seguirse para llevar a cabo
las funciones generales del servicio farmacutico. Adems, con los
manuales puede hacerse un seguimiento adecuado y secuencial de las
actividades anteriormente programadas en orden lgico y en un tiempo
definido.
Los procedimientos, en cambio, son una sucesin cronolgica y secuencial

de un conjunto de labores concatenadas que constituyen la manera de

efectuar un trabajo dentro de un mbito predeterminado de aplicacin.
Todo procedimiento implica, adems de las actividades y las tareas del
personal, la determinacin del tiempo de realizacin, el uso de recursos
materiales, tecnolgicos y financieros, la aplicacin de mtodos de trabajo
y de control para lograr un eficiente y eficaz desarrollo en las diferentes
operaciones de un servicio farmacutico.