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Como Organizar mi tiempo

LPS 8

En que consiste organizar mi tiempo?

Es la gestin de nuestras propias actividades,


para asegurarnos que se desarrollaran en el
tiempo disponible o determinado, ya que el
tiempo es un recurso escaso y continuo.

La vida es tiempo

El tiempo es oro

Perder el tiempo

Darle tiempo al tiempo

Tener tiempo

El tiempo vuela

Matar el tiempo

Herbert Spencer
Tiempo es lo que los
hombres siempre tratan
de matar, pero que
acaba por matarlos
CARPEN DIEM:
Aprovecha el momento

Cada uno tiene un ritmo y necesidades diferentes

Cuntas horas necesitas para dormir?

Cuntas horas estudias?

Qu actividades domesticas realizas?

Cunto tiempo dedicas a los desplazamientos?

Principio de Pareto del 80/20

Aplicado generalmente a la poltica y economa,


puede servirnos de reflexin sobre la forma en
que usamos nuestro tiempo, segn esta regla en
la mayora de los conjuntos, los elementos crticos
son una minora, es decir el 20% de los elementos
pueden incidir en el 80% de los resultados, sobre
el uso del tiempo

Si
se
tiene
un
problema con muchas
causas,
podemos
decir que el 20% de
las causas resuelven
el 80% del problema y
el 80% de las causas
solo resuelven el 20%
del problema.

20 %
Esfuerzo

80%
Resultados

Personas tan significadas como OBAMA tienen el


mismo tiempo que tu, es decir

60 segundos en un minuto
60 minutos en una hora
24 horas en un da
Y 168 horas en una semana

El tiempo ni se ahorra ni se almacena.


No se trata de cunto tenemos sino de cmo lo utilizamos.

Porque organizar mi tiempo?


Principales razones:
1. Ganar rendimiento sobre el tiempo
(optimizarlo)
2. Motivar y promover la iniciativa
3. Permite hacer previsiones
4. Reduce la ansiedad (estrs)

Hay que tener en mente siempre


AUTOCONOCIMIENTO Y
CONOCIMIENTO DE
NUESTROS OBJETIVOS.

DESARROLLAR Y MANTENER UN
CALENDARIO SUFICIENTEMENTE
FLEXIBLE.

Slo a travs del propio


conocimiento y de cules son
nuestros objetivos podemos
mejorar.

El calendario debe de trabajar


para ti, no para los dems. Debe
reflejar aquello exclusivamente
importante para ti.

Factores de fracaso
1.Miedo a cambiar los propios hbitos.
2.Incertidumbre sobre cmo y cuando empezar.
3.Presin del tiempo, ya que para ahorrar tiempo
futuro debes invertir tiempo presente (y el da a
da ya sabemos como es).
4.Falta de voluntad.

La clave para elxito personaltiene que ver con la


capacidad de saber organizarte y tener tiempo para
realizar todas tus actividades. Y aunque parece una
tarea fcil, muchas veces parece que el tiempo no te
alcanza y se te va de las manos.

A continuacin se presentan algunos puntos para tener


una mejor organizacin.

Improvisar puede darle a tuvidacierto aire de aventura; sin


embargo, para cumplir tus metas no te favorece. Usa una agenda
y planifica tus actividades laborales, tu tiempo libre, etc. No
olvides dejar un espacio para los improvistos.
Ser exigente y perfeccionista puede ser una cualidad, pero en
muchas ocasiones te quita tiempo. Para evitarlo determina un
plazo para cumplir con tusproyectos.
Plantateobjetivosconcretos para saber qu camino tomar, sin
metas pierdes el rumbo y te desgastas. No olvides que
losobjetivosdeben
ser
medibles,
alcanzables,
realistas,
especficos y ajustables.
Compartir responsabilidades te quita un peso de encima, hay que
reconocer que no se puede hacer todo en la vida. Busca apoyo y
confa en las personas que te ofrecen su ayuda.

Para aprovechar al mximo tutiempo, intenta no distraerte


con cosas que puedes realizar en otro momento o que no son
tan importantes.
Analiza en qu dedicas tutiempo, registra todo lo que haces
y las horas que le dedicas. De esta forma encontrars las
mejores herramientas para optimizar tus das.
Aprender a decir no, te ayuda a esforzarte por las cosas
importantes en tuviday a no desgastarte por quedar bien
con las personas ajenas a tus proyectos. No hay necesidad
alguna de estresarte por cumplir compromisos extras.

Cmo organizar el tiempo de estudio y trabajo


Para mejorar el rendimiento hay que organizarse. Pero no
todos somos iguales ni tenemos las mismas
circunstancias, objetivos o posibilidades. El sistema que
te proponemos es para uso individual, sguelo paso a
paso:

Criterios para laconfeccin del horariode estudio:

A partir del horario de clases, es conveniente dedicarcada da5 minutos


arepasarlo que se ha hecho durante la clase, leyendo la materia
explicada por el profesor/a, revisando los ejercicios trabajados

2
3
4
5

Adems del trabajo diario es imprescindible dedicar tiempo a hacer


unrepaso semanalde los contenidos que se han trabajado durante la
semana y que nos servirn para la preparacin de los exmenes,y la
confeccin detrabajos, lecturas, etc
Debes establecer elcalendario de estudio para los exmenes,
partiendo siempre de la fecha de realizacin (o de entrega de los
trabajos) y valorando de forma realista el tiempo necesario para
prepararse bien.
El horario debe serflexible y modificablepero hay que ir con cuidado
de no abandonarlo totalmente cada vez que hay exmenes.

Confecciona tu horario e intenta seguirlo a lo largo de dos semanas. Es


importante que anotes cada da lo que realmente haces. Eso te permitir
saber si lo que te habas propuesto es adecuado y tu grado de
cumplimiento.

Herramientas a desarrollar:
1. No crear situaciones imposibles:

Compatibilizar trabajo con tiempo libre.

Revisa tus obligaciones externas. Existen tareas donde tu


gestionas el tiempo y otras donde el tiempo es gestionado por
factores externos.

Examina de forma realista estas obligaciones.

2. Define prioridades:

Planificar, planificar, planificar


Utiliza un calendario SEMANAL y una lista de tareas DIARIA.

Escribe esta lista de tareas diariamente.

Esta lista es un recordatorio: escoge entre lo que puede y no


puede esperar.

Visualiza los incumplimientos para planificar el nuevo da.

Mtodo Eisenhower... lo que es importante es en s mismo urgente, y lo


urgente es en s mismo importante
Importante

DECIDE
CUANDO DEBES
HACERLO

Tenemos
tendencia
a
reaccionar mejor frente a
la urgencia que frente a
la importancia:

HZLO
AHORA
MISMO

1. Clasifica tus tareas:


encuadrar las tareas en cada
uno de los bloques.

NO

EVITA
HACERLO

DELEGA
EN OTROS
SI

Urgente

NO

SI

2. Disciplina: realizar las


tareas en el orden correcto.

GETTING THINGS DONE (GTD)


David Allen

Cosas por
hacer

Qu
es?

Proyectos
Planes de proyectos
Lleva
menos de
dos
minutos?

HAZL
O!

Es
accionabl
e?

Cul es
la
prxima
accin?

Basura

No

Algn da/ Tal


vez
Referencia

Si

Retrasarlo
No
Delegarlo

Calendario
Hacerlo en un
momento en concreto
Prximo
En cuanto sea posible

Si
En espera
A que otro lo haga

3. Evita distracciones (ladrones del tiempo):

Identifica reas de prdida de tiempo.


Evita la ETERNIZACIN: acto deliberado (y esencial a la
naturaleza humana) de posponer de forma excesiva tus objetivos o
tareas.
Implica comportamientos perfeccionistas, pero tambin esconde
inseguridad para desarrollar las tareas.

Cules son tus ladrones del tiempo?


Cmo los afectan?

Ladrones de tiempo
Desorganizacin

Una mala organizacin personal hace


que
se
pierda
mucho
tiempo
pensando en que vas a hacer, en que
orden, que es mas importante.

Cada da, usa un pequeo rato a


organizar tus tareas, establece cuales
son mas urgentes y/o importantes,
agrupa las que sean parecidas o
estn dentro del mismo contexto

Aplazar las decisiones

Tomas las decisiones cuanto antes, no pospongas


innecesariamente lo que tienes que hacer, las
esperas e indefiniciones suelen crear angustia y
confusin, restndonos eficacia.

Saber decir no

Aceptar compromisos y peticiones que no te


aportaran nada y a los que no estas obligado, te
harn perder tiempo

Objetivos y plazos indefinidos

Es difcil organizarse sin tener claros los


objetivos que quieres lograr. Las prioridades
varia segn el momento, conocer que es
importante en cada momento y distinguir lo
importante de lo urgente.

ESTABLECER PLAZOS, hay tareas que se


pueden hacer en unos minutos otras
requieren das o meses, algunas hay que
hacerlas dentro unas fechas concretas,
cumple los plazos que has establecido

Posponer tareas

Algunos dejan las tareas que


no les gustan para mas tarde,
si esto sucede de manera
habitual, terminaran teniendo
un
montn
de
cosas
pendientes,
les
generara
estrs y culpabilidad. Hazlas
cuanto antes y te ahorraras
mucha angustia

Incapacidad para delegar

Aprende a delegar, si no lo haces te cargaras de


cosas que otros pueden hacer mejor y mas
rpidamente y en muchos casos con un menor
coste

Mala concentracin

Separa las tareas, hazlas una tras


otra, no intentes hacer varias cosas a
la vez, la atencin dividida har que
cometas errores y pierdas mas
tiempo al arreglarlos, cntrate en lo
que
estas
haciendo
en
cada
momento, cuando acabes esa tarea
podrs pasar a la siguiente

Interrupciones

Una llamada de telfono, alguien que se presenta de


forma inesperada a veces no podemos evitar que
esto suceda, pero no es solo el tiempo que ocupa en
si mismo, es adems el tiempo que necesitamos
luego de recuperar la concentracin en lo que
estbamos haciendo. Cuando ests haciendo algo
que exija mxima concentracin, desconecta el
telfono, si tienes visitas inesperadas pide disculpas
e intenta aplazarlas para otro momento mas
adecuado.

Correos, SMS, redes sociales

Establece momentos en el da para


comprobarlos, tal vez 2 o 3 veces al da,
evita entrar continuamente para ver si
tienes algo nuevo, salvo que se trate de
una urgencia. Elimina los correos que no
necesites, no puedes leer todo lo que
recibes, nada te obliga a hacerlo,
discrimina si vale la pena leerlo, muchas
personas pierden 2 o 3 horas incluso el
horario escolar o laboral leyendo correos
o mensajes de las redes sociales, etc

5. Las barreras emocionales (dispersin, estrs, ansiedad,


frustracin) afectan a tu productividad:
Busca tu bienestar fsico, desconecta de
estas barreras
El ejercicio o cualquier otra distraccin
que te relaje son perfectos antdotos para
desconectar

6. Asume la responsabilidad sobre la gestin (o su defecto)


de tu tiempo:
Busca ambientes de trabajo propicios
Limita tus distracciones o ladrones del tiempo (revisar Facebook,
llamar compulsivamente)
Prevencin frente a amigos, compaeros
que pasan por encima de tus prioridades

Cmo ahorras tu tiempo?


El tiempo ni se ahorra ni se almacena.
No se trata de cunto tenemos sino de cmo lo utilizamos.

Dilacin = Desmotivacin
Hazlo ya...
1. Accin deliberada de dejar las cosas para
maana.
2. Efectos: prdida de oportunidades, prdida de
tiempo, baja productividad o estrs creciente.
3. Causas de este mal hbito:
Bsqueda del perfeccionismo, sentimiento de
que el resultado es constantemente
insuficiente, o miedo a la disconformidad.
Ciclo vicioso: comodidad, insuficiencia y
dilacin.

Cmo superarla...
Un primer paso: aunque necesita compromiso y energa
es mayor la energa necesaria para empezar que para
continuar con el cambio.

Rec.
del
problema:
escribe
todas las
excusas y
justificacio
nes para
darte

Piensa en
positivo
para
darle
la
vuelta:
cuanto
antes
empiece
antes

Establece
objetivos
claros

Prioriza
las tareas

Organiza
tu
agenda

Compromi
so con tus
tareas
y
plazos

Premia tu
rendimien
to

No existe la falta de tiempo, existe la


falta de inters, porque cuando la gente
realmente quiere, la madrugada se
vuelve da, martes se vuelve sbado y un
momento se vuelve una oportunidad.