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PA R TE 1 D E 3:

TIP O S D E A U D ITO R IA
A D M IN IS TR ATIVA
Equipo # 8
Tema 9

AU D ITO RIA
Examen y evaluacin de objetivos,

funciones, operaciones, etc.


Aplicacin
de
un
sistema
de
medicin
y evaluacin para los
fenmenos administrativos diversos.
Comparacin de usos alternativos de
recursos y planes.
Medio de control
y sincronizacin

Auditor
desem pea:
Verifica la exactitud de la

informacion administrativa.
Proporciona los resultados de la
investigacin (informacin).
Realiza sesiones de consulta con la
direccin superior.

Tips
la forma de realizarla influye en los

resultados
Seleccionar con cuidado el tipo de
auditoria que ser aplicada
Existen 4 clases principales:
1. Funcional.
2. Procesal.
3. Analtica.
4. Del medio Ambiente.

NATURALEZA

ENFOQUE

FUNCIONAL

Examen y evaluacin de las


reas funcionales de una
organizacin a fin de detectar
deficiencias e irregularidades

PROCESAL

Examen y evaluacin del


proceso administrativo y sus
funciones

ANALTICA

Examen y evaluacin del


sistema operativo .

M. AMBIENTE

Examen y evaluacin de los


objetivos y las actividades
sociales .

A U D ITO R IA FU N C IO N A L

Listar

cada 1 de las funciones


orgnicas .
Determinar
su
efectividad
y
vinculacin con los
objetivos
organizacionales.
Aportaciones para si mismo y a la
organizacin.
Detectar reas que necesiten +
productividad
Evaluar las actividades generales y
las especificas
Elegir las reas

Auditoria de ventas
1. Descripcin del rea: colocar bienes o

servicios en manos de la gente


dispuesta a pagar + de lo que cuesta
elaborarlo u ofrecerlo.
2. Objetivo: analizar e identificar la
funcin de ventas dentro de la
estructura
organizacional
determinando la efectividad de su
operacin y la forma de emplear
recursos.
3. Alcance: revisin de su estructura,
objetivos,
planes,
normas
de

4.Plan de la auditoria
VENTAS

Distribuci
n
Polticas
Registro
s
Control

Comercializa
cin
Estrategia
(planeacin)
Anlisis de
ventas
Pronostico de
ventas
Investigacin de
mercados
Planeacin de
mercadotecnia
Tctica (accin)
Promocin y
Publicidad
Admon ventas
Servicio al cliente
Capacitacin

Auditoria de com pras y abastecim iento


1. Descripcin

Compras: operacin de suministrar en las


mejores condiciones posibles de calidad,
cantidad, precio y tiempo; los materiales
necesario para alcanzar objetivos.
Abastecimiento: actividades con objetivo
de proveer a las reas sus materiales en
la cantidad adecuada en el momento
preciso y al mejor costo
*(la diferencia esta en que compras adquiere de
terceras personas y abastecimiento provee dentro
de la empresa)

2. Objetivo: examinar y evaluar si la funcin de

compras realiza en la cantidad, calidad, tiempo


y a precios adecuados las compras.
3. Alcance: verificacin de tiempos y
costos implicados.

4. Plan:
Organizaci
n
Responsabilid
ades
Informacin
Procuracin
Investigacin

COMPRAS
Abastecimie
nto
Operacin
Anlisis de
costo y
tiempo
Planeacin
de compras
Polticas

Auditoria de Crdito y Cobranza


Crdito
Crdito es la confianza
dada o recibida a cambio
de un valor

Cobranza

Descripcin
de la Funcin

Objetivo de
la Auditoria

Aprobar el crdito
Recuperar el importe de la cartera
Servir al cliente

Alcance de la
Auditoria

Plan de la
Auditoria

Crdito y Cobranza

Mecnica del Crdito

Mecnica de Cobro

Operacin
Polticas
Sistemas de Crdito
Control de
Operaciones

Forma de Operar
Polticas
Gestiones de Cobro
Control de
Operaciones

Mecnica del Crdito

Operacin

Polticas

Crdito a
Comercia
nte
Crdito a
Consumido
res
Riesgo
del
Crdito
Establecer y
determinar el
riesgo

Comprobacin

Analizar la
informacin
obtenida

Decidir si se
aprueba o
rechaza

Sistema de Crdito

Sistemas
Pago Mensual
Crdito Renovable
Carta Crdito
Cupones por
cooperativa

Control de Operaciones

Mecnica de Cobro

Forma de
Operar

Poltica
s

Gestin del
Cobro

Control de
Operaciones

AUDITORA DE
RECURSOS HUMANOS
DEFINICI
ON

Descripc
in de
funcione
s

Plan

Alcance

Objetivo

Concepto Auditoria de
recursos humanos

Definicin

es un examen objetivo,
minucioso y lgico de los
objetivos, las polticas,
sistemas, los controles, la
aplicacin de recursos y la
estructura
de
la
organizacin que tiene a su
cargo la responsabilidad de
los
recursos
humanos;
constituye
entonces,
un
instrumento de la funcin
de control.

Descripcin de la
funcin
Es necesario aplicarla en una organizacin para examinar
la
actuacin
y
el
desempeo
del
personal
(administradores,
ejecutivos,
supervisores,
personal
operativo) a fin de analizar sus logros (lo que se ha hecho,
cmo se ha hecho) y las posibles alternativas para
mejoras a corto y largo plazo

Requiere del examen y evaluacin de las polticas,


procedimientos y programas que se estn aplicando al
respecto en la forma de operar en una empresa.

Toda organizacin requiere de un funcionamiento


armnico, el cual implica una coordinacin de todas las
funciones organizacionales y de los recursos con los que
cuanta teniendo una participacin del recurso humano.

Objetivos de la Auditoria

Examinar
y
evaluar
funciones, actividades y
formas en que se operan
lao recursos humanos para
determinar si se ajustan a
los
programas
establecidos y evaluar si
se cumplen los objetivos y
polticas fijadas en la
materia,

Sugiriendo, en su caso
los cambios y mejoras
que deban hacerse
para
mejorar
el
cumplimiento de los
fines
de
la
administracin
de
recursos humanos

La parte principal de esta


auditora implica que, que se
realce o se lleve a cabo un
examen profundo que nos
permita evaluar si lo realizado
y aun lo que no se realizo ha
servido para los fines y
objetivos que en materia de
recursos humanos se ha
fijado la empresa y de no ser
as ajustar lo necesario

Alcance de la auditor
La misin de un departamento de
recursos
humanos
consiste
en
aumentar al mximo el rendimiento de
la inversin de la empresa en lo
referente
a
recursos
humanos,
estableciendo un clima donde los
mejores talentos que ingresen de
desarrollen y se utilicen al mximo

Esta auditora no puede realizarse


exclusivamente en los registros y
elementos de control, si no que tendra
un alcance muy amplio; por ejemplo:
areas
de
objetivos,
polticas,
funciones, reclutamiento, capacitacin,
relacin con el sindicato, movimiento
de personal entre otros.

Plan de Auditoria
Recursos Humano

Administracin de Personal

1.- Objetivos y polticas de


personal 2.- Posicin y
funciones. 3.- Proceso de
suministros de recursos
humanos. 4.- Administracin
de sueldos y salarios. 5.Actitudes 6.- Control de

Relaciones Laborales

1.- Contratacin colectiva 2.Reglamento de trabajo. 3.Relaciones laborales 4.Higiene y seguridad industrial

AUDIRTORIA
PROCESAL

C M O SE R EA LIZA LA A U D ITO R IA
PR O CESA L?

Se da en un ambiente interno y micro-

administrativo, eventualmente relacionado


con los sectores administrativos y
econmicos.

EX A M EN Y EVA LU A CI N D EL PR O CESO
A D M IN ISTR ATIV O
Se hace necesario llevar acabo la investigacin

de los factores internos y externos:


FACTORES INTERNOS

FACTORES EXTERNOS

1. Funcional
2. Procesal
3. Analtico

1. Medio ambiente

AUDITORA
PROCESAL

Organizacin
de personal

Otros
recursos
relacionados

Interrelacin
de funciones
de la
administraci
n.

Direccin
tcnica

Medio
ambiente

Proceso de
administraci
n.

Optimizacin

Planeacin

Coordinacin

Organizacin

ADMINISTRACI
N

Obtencin de
recursos

Control

Direccin

EX A M EN D EL SISTEM A D E P LA N EA C I N

Es

un
proceso
para
decidir
anticipadamente lo que ha de hacerse y
cmo. Implica la fijacin de objetivos,
desarrollo de polticas, establecimiento de
procedimientos, programas y presupuestos
para lograrlos.

P R O C ESO A D M IN ISTR ATIV O


Objetivos

Presupuesto
s

Polticas

PLANEACI
N

Programas

Procedimient
os

OBJETIVO

POLTICAS

PROCEDIMIENTO
S

PROGRAMAS

PRESUPUESTOS

Es una meta que se fija, que requiere un campo de


accin definido y que requiere la orientacin para los
esfuerzos de un dirigente.
Son un conjunto de normas generales de accin,
orientadas a la administracin de una empresa.
Son una serie de labores conectadas que constituyen
una sucesin cronolgica.
Determinan con mayor precisin el desarrollo de las
actividades en funcin de los elementos esenciales:
tiempo y dinero.
Manifestacin financiera de los ingresos y gastos
estimados, correspondientes a un periodo determinado.

EX A M EN D EL SISTEM A D E
O R G A N IZA CI N
Se relaciona entre s las actividades necesarias

y dispone quien debe desempearlas, une al


personal en tareas de interrelaciones.
Divisin y
especializacin del
trabajo

Coordinacin del
trabajo

Jerarquizacin

ORGANIZACIN

Descripcin de
funciones

Departamentalizaci
n

DIVISIN Y
ESPECIALIZACIN DEL
TRABAJO

JERARQUIZACIN

Es la separacin y delimitacin de las


actividades.
Individuos especficos
Disposicin de las funciones de una
organizacin por orden de rango y grado de
importancia.

Es la divisin y el agrupamiento de las


DEPARTAMENTALIZACIN
funciones y actividades en unidades
especificas, con base en su similitud.

DESCRIPCIN DE
FUNCIONES

COORDINACIN DEL
TRABAJO

Actividad necesaria coordinada afines.

Integra los objetivos y actividades de las


diversas unidades con el fin de alcanzar
eficientemente las metas organizacionales.

EX A M EN D EL SISTEM A D E O B TEN CI N D E
R ECU R SO S

Son

el conjunto de bienes que son


necesarios proveer, para que un organismo
social funcione hacia un objetivo comn.
Recursos
humanos

Recursos
tcnicos

OBTENCI
N DE
RECURSOS

Recursos
material
es

Recursos
financier
os

RECURSOS
HUMANOS

Es el trmino genrico que se aplica a


todo elemento humano que realiza
una contribucin valiosa para el logro
de objetivos organizacionales.

RECURSOS
FINANCIERO
S

Aquellos elementos de carcter


econmico y monetario necesarios
para alcanzar objetivos
organizacionales.

RECURSOS
MATERIALES

Es el trmino genrico que se aplica


a todo elemento material o fsico
necesario y que contribuye al logro de
objetivos organizacionales.

RECURSOS
TECNICOS

Es la totalidad de mtodos racionales


alcanzados y que tienen eficiencia
absoluta en cualquier campo de la
actividad humana.

Exam en delsistem a de
D ireccin.
Personal adecuado y capaz de realizar un
buen trabajo

Accin de DIRIGIR por parte del


administrador

El dirigir gente empez originalmente


llamndose MANDAR el cual es vital para
alcanzar una buena administracin.

D ireccin .
Joel Lerner y H. A. Baker definen la direccin como dirigir las

operaciones mediante la cooperacin del esfuerzo de los


subordinados, para obtener productividad mediante la
motivacin y supervisin.
El rgano ejecutivo de un organismo social, encargado y
responsable de realizar los fines del mismo, de acuerdo con los
objetivos y normas generales fijadas por los rganos superiores.

Proceso de Direccin.
Realiza los aspectos mas crticos de la tarea administrativa, esto
es, la integracin de esfuerzos individuales hacia los objetivos
organizacionales.
Una parte del sistema de direccion en los organismos sociales,
esta relacionado con los intentos de influir en el comportamiento.
Se Refiere a los componentes necesarios por medio de los cuales
se lleva a cabo la accin de dirigir, los cuales son difciles de
establecer ya que se dan en la practica indistintamente.

Flujo de
autoridad.
Se refiere a las lneas
por donde se
transmiten; una orden
dada por el director a un
ejecutivo de tercer nivel
debe conseguir el
camino marcado por el
organigrama, es decir,
el flujo al que se
denomina tambin
CANAL DE
AUTORIDAD

Delegacin de autoridad.
Significa conferir atribuciones a una
persona colocada en un nivel jerrquico
inferior proporcionndose los sig.
beneficios:
A) Permite quitar detalles , para
ocuparse de cosas de mayor
importancia.
B) Aumentar la eficiencia
administrativa, ya que los jefes estn
descargados de detalles.
C) Favorece la especializacin, ya que
se suele delegar por funciones
especificas.
D) Permite que las decisiones se tomen
con mayor realidad.

Comunicacin:
Proceso a travs del cual se transmite y se
recibe informacin en un grupo social.

Toma de decisiones.
Es el trabajo que realiza un director para llegar
a conclusiones y determinaciones.
*proceso por el cual se elige un camino de
accin para solucionar un problema especifico.
DECISIONES PROGRAMADAS
DECISIONES NO PROGRAMADAS.

Autoridad.
Es la facultad para tomar decisiones que
produzcan efectos. Este otorga poder por el
puesto y da con ello una base para influir en
el comportamiento de la gente de una
organizacin.

Supervisin.
Conjunto de conocimientos, tcnicas utilizadas
para inducir a las personas a comportarse y
actuar en una forma deseada, sin coaccin, sino
como resultado derivados del su propia
voluntad.

Supervisin.
Lo definen como el arte de trabajar con un grupo de personas,
sobre las que se ejercen autoridad, encaminada a obtener de
ellos su mxima eficiencia, en un esfuerzo combinado para
llevar a buen cumplimiento el trabajo.
*Supervisin a nivel superior.
*supervisin a nivel medio.
*Supervisin inmediata o de lnea.

EXAM EN D EL SISTEM A D E CO O RD IN ACIO N .


Jmes A. F. Stoner: el proceso de integrar los

objetivos y actividades de las diversas


unidades con el fin de alcanzar
eficientemente las metas organizacionales.
La coordinacin cubre desde el nivel de alta
administracin (nivel estratgico) hasta el
nivel bajo (nivel operativo).
Sus necesidades de esta funcin
administrativa depende de la naturaleza y
requisitos de comunicacin de las tareas que
se ejecutan y el grado de interdependencia
de las diversas unidades que las ejecutan.

La coordinacin es una de las funciones bsicas

en la accin de administrar cualquier organismo


social, es indispensable identificar cada uno de
los elementos que interviene en su proceso.
Comunicaci
n

Medio
Ambiente

Unidad de
Accin.

Coordinaci
n.

Tiempo
Espacio
Cantidad.

Colaboraci
n

Auditoria
administrati
va

Sistemas
Procedimientos
Mtodos
Costos
Actividades
Formas
Etc.
Sugerencias a
problemas
encontrados

Tcnica para
realizar en
forma
sistemtica el
y evaluacin
examen

Los
subsistemas a
travs de los
cuales se
realizan

Objetivo
actuacin

Sistema operativo

Eficiencia
eficacia

Conjunto de
actividades
sistemticas
que enlazan
operaciones

flexibles

AUDITORIA ANALTICA

Necesidades de la Auditoria Analtica

Independientemente de analizar funciones


administrativas se debe de revisar la
estructura de procesos

La confianza en la ofciense administrativa se


hace necesaria

La exactitud de procedimientos , mtodos


actividades, costos etc. No puede realizarse
solo con verificacin funcional o procesal

Ventajas de la Auditoria Analtica

Se logra una comprensin clara del sistema de


control y del sistema operativo
Se obtiene una mayor apreciacin del control
interno de la empresa
Se proporcionan recomendaciones objetivas tanto
del sistema de control como de la eficacia
Se lleva acabo una racionalizacin administrativa,
en las reas que requieren de mayor atencin
Se fomenta el incremento de la productividad al
lograr un mayor rendimiento del personal

Ejecucin de la Auditoria Analtica

Anlisis de
sistemas y
procedimient
os
Identificaci
n del
sistema
actual
Anlisis y
sntesis
Jerarquizaci
ny
evaluacin
de
resultados

Examen de
reas
problema
Anlisis detallado de
problemas
importantes
Propuestas de cambio
Seleccin de
jerarquizacin de
cambios propuestos
Caractersticas
principales de nuevos
sistemas de
procedimientos

Aspectos importantes

polticas
Cada uno de los
objetivos perseguidos
mediante orientaciones
de conducta son
polticas
Siempre entregadas por
escrito
Texto claro y
comprensible para
todos

organizacin
Informacin sobre su
Con funciones buenas y trabajo
organizadas se puede
lograr
la solucin
total del problema

Conocidos los
problemas , se deben
de establecer los
objetivos del sistema a
con el fin de mejorar las
relaciones en recursos
humanos, financieros y
materiales

investigacin del
sistema

control del sistema

Planear la investigacin,
determinar y resolver los
problemas

Planeacin:

implica el determinar las


actividades indispensables de
investigacin para la planeacin del
estudio de sistemas

Estadio preliminar
Definicin del problema
Recopilacin de datos
Registro de datos
Anales de datos
Desarrollo de soluciones

Facilitar y controlar la
actuacin, para asegurar
su idoneidad

Organizacin componentes de
trabajo de oficina

Formas
Informes
Archivos
Equipo
Espacio
Personal
actividades