You are on page 1of 70

MENDEFINISIKAN

WAWASAN SEKOLAH
(PERANCANGAN STRATEGIK)
2013 - 2015
SMK KULAI BESAR, KULAIJAYA, JOHOR
SABTU, 24 MAC 2012
DISAMPAIKAN OLEH;

AZMAN BIN SAFII
Penolong Kanan Pentadbiran

Perancangan strategik adalah proses
untuk meletakkan kedudukan organisasi
untuk mencapai prestasi yang selaras
dengan tujuan penubuhan organisasi ,
hasrat jangka panjang dan untuk
menetapkan matlamat yang realistik,
objektif yang sesuai dengan misi dalam
tempoh yang ditetapkan dalam kapasiti
organisasi. (McNamara, 2007)

BENGKEL PENYEDIAAN PELAN TINDAKAN SEKOLAH PEMBENTANGAN MERANGKUMI (masa 15 minit setiap kumpulan) Latar Belakang Organisasi  Isu strategik/masalah Matlamat strategik Objektif jangka pendek atau jangka panjang Strategi-strategi yang dipilih untuk menangani isu/ masalah Indikator kejayaan  Pelan taktikal & pelan operasional yang terperinci (meliputi tempoh. output. sasaran. kos. pihak bertanggunjawab & pelan kontingensi )  .

 Choosing how best to respond to circumstances of a dynamic and sometimes hostile environment  Being strategic requires recognizing the choices and committing to one set of responses instead of another (Allison & Kaye.APAKAH ITU STRATEGI?  Strategi (Latin: Strategos): how to be an effective general. 97) .

YOU STAND A CHANCE OF GETTING THERE Confucius 551-497 B. MELAKSANA (DO) & MENILAI (CHECK) KEPUTUSAN UNTUK MENCAPAI OBJEKTIF ORGANISASI David F.PERANCANGAN STRATEGIK • SATU SENI MEMBENTUK (PLAN).R.. 1997 • IF YOU KNOW WHERE ARE YOU GOING.C .

4 SOALAN STRATEGIK Dimana kita sekarang? STATUS QUO Bagaimana sampai ke tujuan? PELAN / STRATEGI Ke mana hendak menuju? OBJEKTIF Bagaimana kita tahu kita capai? .

PERANCANGAN STRATEGIK KAWALAN KAWALAN & & PENILAIAN PENILAIAN PELAKSANAA N TOWS TOWS MATRIKS MATRIKS INDIKATOR INDIKATOR PRESTASI PRESTASI PRA PRA PERANCANGAN PERANCANGAN (MANDAT) (MANDAT) MISI VISI STRATEGI ISU ISU STRATEGIK STRATEGIK MATLAMAT STRATEGIK ANALISI S SWOT PELAN TAKTIKAL & TINDAKAN .

Piagam pelanggan. Strategi. Objektif & KPI 3. Slogan. Isu Strategik (KRA). Pra-Perancangan Pusinga n Semula . 6. Warna Korperat) 1. Visi & Nilai (Termasuk Nilai. Matlamat. Analisa Persekitaran: Maklumat Dalaman & Luaran Organisasi 2. Logo. Implementasi Strategi 5. Taktikal (Belanjawan& Operasi) 4.Model Pengurusan Strategik Untuk Institusi Pendidikan Awam (ms 15) 7. Misi. Halatuju Organisasi: Mandat Kerajaan. Penilaian Prestasi& Penambahbaikan berterusan .

PRA PERANCANGAN LEMBARAN KERJA 1 .

SCHEMATIC DIAGRAM PRESTASI PELAJAR Big “Y” Key Objective Little “y” KURIKULUM Vital “X” Projects KOKURIKULUM P& P Berkualiti Penyeliaan Penilaian Skop Penambahbaikan .

PEMANTAPAN KURIKULUM (vital ‘x’ )            Penyediaan Profil Pelajar Perancangan JKS/Panitia (Student centered) Buku Rekod Mengajar Penyemakan Buku Latihan Pelajar Pengurusan Bilik Darjah Pengajaran & Pembelajaran Berkesan Pencerapan Kaedah P & P Berkesan Sistem Penilaian & Post Mortem Berdasarkan Jadual Diagnostik Program Pengayaan & Pemulihan Program Perkembangan Staf Berfokus Mengikut Panitia Program Perjumpaan Waris Berfokus .

Pernyataan MISI menjawab soalan ‘What our business?’ (Little ‘y’) is .VISI (BIG ‘Y’) & MISI (Little ‘y’) A. Pernyataan VISI menjawab soalan ‘ What do we want to become?’ (BIG ‘Y’) B.

MANDAT .

ANALISIS MANDAT  Apakah itu Mandat? ‘An official command or instruction’/ Authority to pursue a policy or course of action’  Tauliah  Apa yang mesti dibuat bagi tujuan memenuhi tanggungjawab dan misinya  Garis panduan tanggungjawab umum sesebuah organisasi .

SUMBER MANDAT  Akta Pendidikan 1996  Dasar-Dasar Kerajaan  Arahan Ketua Organisasi  Peraturan-peraturan kerajaan  Peraturan ‘tidak bertulis’ .

Analisa Perubahan Persekitaran 17 .

THE ORGANIZATION AS AN
ICEBERG

mbustaman IAB 10

18

14.5

Jenis Radas Kualiti (quality tools)
Untuk Analisa Maklumat Persekitaran
Organisasi
 1.

Matrik KLAP (SWOT)
 2. Matrik Portfolio (BSG/ GEC)
 3. Analisis Senario
 4. Matrik NDTS (Space)
 5. Analisis Titik Pulangan Modal
 6. PEST (Persekitaran Luar)
7. 7S McKinsley
8. 6 SIGMA
mbustaman IAB 10

19

ANALISIS PERSEKITARAN STRATEGIK
SOALAN-SOALAN PENTING
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Where are we now?
What are our stakeholders needs?
What do our assessment data tell us?
What are we doing well?
What can we improve
External opportunities/threats?
What is happening in the external
environments? Trends?

ANALISA SWOT Dalaman Luaran Kekuatan : Ciri-ciri sesebuah organisasi yang boleh membantu organisasi mencapai objektif Kelemahan : Ciri-ciri sesebuah organisasi yang boleh mengagalkan organisasi mencapai objektif Peluang : Situasi luaran yang boleh membantu organisasi mencapai objektif Ancaman : Situasi luaran yang boleh membantu mengagalkan organisasi mencapai objektif .

MENGUMPUL MAKLUMAT dan MENGANALISA MAKLUMAT. .  Nota: Penting kita merancang pada peringkat permulaan bagaimana kita perlu melaksanakan SWOC dan menentukan siapa yang perlu dilibatkan.BAGAIMANA MELAKUKAN ANALISIS SWOC  Terdapat dua tahap menganalisis SWOC.

Apakah kejayaan dan kelebihan kita di sekolah? (kekuatan) 2.MENGUMPUL MAKLUMAT Soalan utama ialah: 1. Apakah kita mempunyai kelemahan yang boleh ditambah baik? (Kelemahan) .

BAGAIMANA MAKLUMAT DIKUMPUL?  Semakan dokumen dan rekod  Kajian:  Soalselidik  Temubual  Pemerhatian  Hasil-hasil penyelidikan  Sorotan literatur .

MENEGENALPASTI KEKUATAN DAN KEUPAYAAN SUMBER  Dapatkan maklumat mengenai kekuatan :         Kompetensi guru dan kakitangan yang bernilai Aset Fizikal yang bernilai Aset Modal Insan yang bernilai Aset organisasi yang bernilai Aset nilai dan budaya Keupayan untuk bersaing yang penting Ciri-ciri yang meletakkan sekolah berada pada kedudukan yang ada kelebihan Kerjasama dengan agensi luar yang ada keupayaan .

.    Ketiadaan keupayaan atau kepakaran Kekurangan aset fizikal. organisasi nilai dan buadaya Ketiadaan keupayaan dalam bidang keberhasilan utama.MENGENAL PASTI KELEMAHAN SUMBER DAN KETIADAAN KEUPAYAAN BERSAING  Kelemahan sumber berkaitan dengan.

termasuk perubahan kehendak pelanggan. Soalan utama ialah: 1. Apakah perubahan yang berlaku di luar yang perlu diberi perhatian agar kita mampu menghadapinya (Ancaman) . Perlu kita fikirkan bagaimana kita mahu mendapatkan maklumat perkara yang berlaku di luar. Apakah perubahan yang berlaku di luar. perubahan dasar. sosial. perundangan. demografi. teknologi. (Peluang) (opportunities) 2. Ini adalah berkaitan politik. peningkatan persaingan.MAKLUMAT PERSEKITARAN LUARAN STRATEGIK  Memikirkan tentang perkara yang berlaku di luar persekitaran sekolah yang memberi kesan kepada sekolah. ekonomi. yang boleh membantu kita mencapai misi kita.

tariff/taxes/quotas  Capital. perception. worldview  Environmental awareness   Technological Process effect development  Product capability  ICT  . world peace   Economic Economic cycles. interest rates.SKOP MAKLUMAT PERSEKITARAN LUARAN STRATEGIK: PEST  Political Legislation and Regulation  International relations. fashion. labor and commodity markets   Social Demographics. recession. foreigners  Tastes. boom  Currency rates.

ISU STRATEGIK (PEMBINAAN MATLAMAT STRATEGIK) .

Fasa Kedua: Pembinaan Matlamat Strategik atau KRA/Bidang Keberhasilan Utama  Strategic goals define what must be done to achieved the mission & vision. (mbustaman & Hairudin. (Niven. ms 110. 2003)  Ia pernyataan hasil akhir (outcomes statement) yang menjadi garis panduan pada semua aktiviti dalam organisasi bagi menjayakan misi dan visi organisasi. 2009) .

that has or will have the potential to have a significant impact on the institution or stakeholders (Sevier. weakness.  Something we need to respond to. 2000). opportunity. the bad & the ugly) . something we can’t ignore. Something you need to deal with (Sevier.KENAL PASTI ISU-ISU STRATEGIK  Strategic issues is a strength. 2000)  (the good. or threat – or problem or opportunity.

specific.?”  “Whether to …….?”  “How to …….?” Issues need to be precise.PERNYATAAN BERKIATAN ISU    A well-stated issue involves such phrases as  “What should be done about …….?”  “Should we ……. and “cut straight to the case” Issues on the “the worry list” raise questions about  What actions need to be considered  What to think about doing .

DEFINISIKAN ISU Definisikan APAKAH masalah itu: Huraikan DI MANA masalah itu berlaku : Jelaskan BAGAIMANA masalah itu dikenal pasti .

MATLAMAT STRATEGIK INDIKATOR PRESTASI .

.  Berkaitan dengan misi penubuhan sesebuah agensi dan membantu menjelaskan peranan teras agensi.BIDANG KEBERHASILAN UTAMA (KRA)  Bidang utama yang perlu dicapai oleh sesebuah agensi di peringkat strategik.  Bilangan KRA yang sesuai adalah antara 3 hingga 5 supaya lebih fokus.

Sifat Pernyataan MS /KRA  Hasil akhir + Umum = misi & visi  Berfokus  Tanggungjawab peringkat tinggi (korperat)  Tiada tempoh atau tempoh jangka panjang  Penggunaan ayat: luas.3. umum dan ringkas  Boleh bersifat kualitatif  Kritikal dan mesti capai jika ingin menjayakan misi dan visi  (rujuk contoh Jadual 5. muka surat 113) .

• Dibina berasaskan peranan organisasi dalam persekitaran mega (societal).MATLAMAT STRATEGIK • Merupakan garis panduan yang terperinci mengenai apa yang ingin dicapai pada masa hadapan. makro (regional) dan mikro (school/centre). • Menjawab apakah yang perlu dilakukan untuk mencapai VISI dan MISI ? .

targets.INDIKATOR PRESTASI  Definition: Benchmarks. . standards or other measures used to evaluate the quality of product and services.

PEMBINAAN OBJEKTIF .

Objektif ialah sesuatu yang perlu dicapai berdasarkan sasaran yang ditetapkan. Hasil akhir (final outcomes) yang ingin dicapai yang dinyatakan secara khusus yang ingin dicapai oleh organisasinya semasa melaksanakan misi asasnya .OBJEKTIF   1. 2.

tujuan. measurable results produced while implementing strategies. 5. but deviations should be understood and explained mbustaman IAB 10 41 . 2. Objectives are specific. not rules set in stone. While identifying objectives. 4.Tips 1. keep asking “Are you sure you can do this?” 3. Integrate the current year's objectives as performance criteria in each “implementer's” job description and performance review. They can be deviated from. Use a round-robin technique to collect all members' ideas for objectives. Remember that objectives and their timelines are only guidelines.

mbustaman IAB 10 42 .

.Perhatian Penting  Setiap penulisan pernyataan objektif mesti jelas apakah hasil akhir atau outcomes yang ingin dicapai dalam satu tempoh tertentu.  Kegagalan mematuhi perkara di atas boleh memberi masalah untuk membina KPI.  Kesilapan umum: Objektif ialah ends bukan proses atau cara (means) iaitu strategi.

 What are SMART-A Measures? When creating a ‘balanced’ set measures for an organization. aligning measures where possible is also critical for your success …. MEASURABLE SPECIFIC AGREED TO SMART MEASURES ALIGNED REALISTIC TIMELY .

2003) . Objektif ialah sesuatu yang perlu dicapai berdasarkan sasaran yang ditetapkan. 2.OBJEKTIF 1. Hasil khusus yang ingin dicapai oleh organisasinya semasa melaksanakan misi asasnya (David.

OBJEKTIF Meningkatkan matriks Untuk Mengurangkan dari {asas} kepada {sasaran } dalam { masa } .

CIRI-CIRI OBJEKTIF • Specific (khusus) • Measureable (boleh diukur) • Attainable (boleh dicapai) • Reliable (boleh dipercayai/konsisten) • Time frame (berjangkamasa) .

2003) • Objektif yang perlu dicapai untuk untuk jangka masa kurang dari setahun seperti pelan taktikal/pelan tindakan dikenali sebagai jangka pendek .BENTUK OBJEKTIF • Objektif yang perlu dicapai untuk jangka masa melebihi dari setahun dikenali sebagai .jangka panjang (David.

 Setiap satu objektif mesti menyokong sekurang-kurangnya Matlamat/Isu dan disokong/dihubungkaitkan dengan sekurangkurangnya satu strategi(cara (how) untuk mencapai objektif berkaitan) .PERHATIAN?  Objektif sering bertukar/dikelirukan dengan Matlamat.

. KPI ialah tanda-tanda yang menunjukkan keberhasilan (outcomes) yang dibina dalam perancangan organisasi.APAKAH ITU KPI ATAU KEY PERFORMANCE INDICATOR KPI adalah petunjuk-petunjuk yang menerangkan sejauhmanakah sebuah organisasi atau program mencapai objektifnya atau hasil akhirnya (results). digunakan berterusan untuk mengawal dan mengukur tahap prestasi organisasi.

dan yang akan mencerminkan kejayaan sesuatu organisasi  KPI adalah penunjuk atau tanda (signpost) kejayaan bagi membantu organisasi mentakrif dan mengukur kemajuan untuk mencapai objektif. visi dan misi organisasi.  Kesimpulan: KPI adalah satu kaedah mengukur prestasi strategi dan matlamat sesebuah organisasi . yang telah dipersetujui bersama.Definisi KPI  KPI adalah suatu parameter yang boleh diukur. matlamat.

MANAGE – CHANGE .EXCEED . we can’t change our processes for improvement  If we can’t improve our processes. we can’t manage our processes  If we can’t manage our processes.Mengapakah pentingnya KPI alam proses perancangan strategik? Mengikut Kaplan (2003):  If we can’t measure our processes. we can’t meet or exceed our customers’ expectations  MEASURE .

Metrik Pengukuran Prestasi Metrik Prestasi boleh disediakan dalam bentuk:  Ratio (Jumlah output rosak:jumlah output)  Rating (CGPA 3 keatas)  Ranking (Top 10. Best in the World)  Peratus ( Peningkatan sebanyak 20% bagi tahun 2006)  Bilangan (Absolute Numbers)  Tahap Pencapaian  Jumlah: KOS (RM) atau Masa (hari/jam/minit)  Gred atau Skor  Indeks 53 .

Identifying & Creating KPIs … That Can Present in Different Forms Indices Complexity of Analysis Percentages Ratio Rating (surveys) Rankings (Benchmarks) Absolute Numbers Strategic Information Generated .

Setiap KPI mesti dihubungkan dengan satu Target .

license renewals via Internet) (source: Balanced Scorecard Institute.g. USA. % of customer satisfaction target = 95%)  Initiatives: Action programs that will achieve our performance goals (e..g. 2005) ..Link KPI with target & Initiatives  Target: Desired level of performance for a performance measure (e.

Feedback from customers and stakeholders  5. National.  3. Analisis SWOC . TOV or Baselines and trends  2.Potential areas to consider when setting targets:  1. local or Education Standards. state. Benchmarking / Mission/ Vision  4.

STRATEGI .

Benchmarking partners 4.PIBG financial support WEAKNESSES 1. Feeder school for Convent Secondary 3. 30% A in all subject UPSR S-O STRATEGIES W-O STRATEGIES USE STRENGTHS TO TAKE ADVANTAGE OF OPPORTUNITIES OVERCOME WEAKNESSES BY TAKING ADVANTAGE OF OPPORTUNITIES 2.New teachers 2. THREATS 1. 4. write & count EXTERNAL ENVIRONMENT OPPORTUNITIES 1.SWOT ANALYSIS & TOWS MATRIX INTERNAL ENVIRONMENT STRENGTHS 1. 4.Parents overzealous 2. facilities 2. Teachers experience 3. Learning institutions 3. space 3. S-T STRATEGIES W-T STRATEGIES USE STRENGTHS TO AVOID THREATS MINIMIZE WEAKNESSES AND AVOID THREATS . 95% able to read.

what it does. p. decisions. 1995. policies.32) . of purposes. or resource allocations that define what an school is. and by time frame. Strategies can vary by level function. and why it does it.WHAT IS ORGANISATIONAL STRATEGY? “A strategy is defined as a pattern.” (Bryson. actions. programmes.

.  Cara merealisasikan matlamat & objektif strategik organisasi.PEMBINAAN STRATEGI Strategi organisasi mesti berkait dengan:  Cara merealisasikan VISI & MISI strategik.  Cara melaksanakan perancangan dengan berkesan.

PELAN TINDAKAN .

Pelan taktikal adalah langkah jangka pendek (maka objektifnya adalah jangka pendek). . Pelaksanaan pelan taktikal perlu melalui proses yang detail/terperinci (pelan operasional) Setiap proses pelaksanaan perlu mengambil kira pelan kontingensi (sebagai langkah pencegahan).PELAN TAKTIKAL Setiap strategi perlu dituruti oleh pelan taktikal/pelan operasional (tindakan). Setiap strategi perlu mempunyai sekurangkurangnya SATU pelan taktikal.

Tip: Pastikan setiap tindakan/aktiviti dihubungkait sekurang-kurangnya satu strategi. Strategi 2. Matlamat Strategik atau objektif (bagi memperlihatkan hubungannya) 3. .PELAN OPERASIONAL        Nyatakan aktiviti-aktiviti (tindakan) yang dicadangkan Siapakah yang bertanggungjawab? Tempoh masa pelaksanaan Indikator pengukuran prestasi atau output Sumber yang diperlukan Adalah lebih baik disertakan bersama pada setiap helaian jadual perkara seperti: 1. Elemen dalam Visi dan Misi.

 CP can be made at any level (Strategic level. 96)  CP are attempts to answer the ‘what if?’ questions about major issues that can seriously affect an school and the achievement of its long-term success. Operational level & Individual level) .PELAN KONTINGENSI  Contingency planning (cp) is a technique that aims to reduce or eradicate uncertainty from strategic and operational planning (BTECUK.

94) . based on long experience.PENDEKATAN PELAN KONTINGENSI 1.CP may work when the possibilities are circumscribed and each is well structured.event is dealt with when it occurs. Ad Hoc Approaches. 2. (Mintzberg. Planned Approaches.

RUMUSAN: Rajah Pokok Untuk Perhubungan Misi dengan Sasaran Misi KPI s KPI s KPI s Inisia tif .

5 100 4 6 10 12 15 GPS 3.58 3.7 % pelajar yang lulus semua mata pelajaran 71.8 2.3 78. Peningkatan prestasi murid peperiksaan PMR Tahap pencapaian kecemerlangan akademik tidak memuaskan Meningkatkan tahap pencapaian akademik 2.0 5 6 8 11 13 4.23 4.6 99 99.5 74.Contoh Isu Strategik Matlamat (KRA) Sasaran Objektif KPI TOV 2009 2010 2011 2012 98.99 3.3 98. Peningkatan prestasi murid peperiksaan SPM Peratus pelajar mendapat semua A Peratus pelajar mencapai semua A GPS *Untuk sekolah rendah Meningkatkan kelulusan UPSR % murid yang lulus semua mata pelajaran Peratus pelajar mencapai semua A (5A) GPS mbustaman IAB 10 68 .2 73.03 3.90 % pelajar yang lulus semua mata pelajaran 1.0 76.0 2.9 2.96 3.

MOE 07 69 . MATLAMAT STRATEGIK. KPI. OBJEKTIF & SASAR AN SASARAN PRESTASI ISU STRATEGIK BIDANG KURIKULUM Pencapaian akademik murid masih lagi belum cemerlang. MATLAMAT STRATEGIK Meningkatkan kecemerlangan pencapaian akademik pelajar OBJEKTIF KPI Peningkatan prestasi murid dalam peperiksaan PMR * % pelajar yang lulus semua mata pelajaran • Peratus pelajar mendapat semua A TOV 07 08 09 2010 91. KPI Bilangan pelajar mencapai kejayaan -peringkat Negeri SASARAN PRESTASI TOV 07 08 09 2010 3 7 11 13 15 69 mbam@IAB.ISU STRATEGIK.7 % 94% 97% 99% 100% 33% 35% 37% 39% 40% • GPS BIDANG ISU STRATEGIK Pencapaian kokurikulum masih lagi di tahap minimum KOKURIKULUM MATLAMAT STRATEGIK Memastikan pencapaian kokurikulum mencapai tahap yang cemerlang.

KESIMPULAN • Perancangan strategik sekolah yang berkesan merupakan proses kertas manusia dan bukan proses • Proses pembelajaran perlu dilakukan secara refleksi dan tidak terlalu formal (words supported by numbers. rather than numbers supported by words) • Perlukan sikap keterbukaan • Menerima hakikat bahawa organisasi mempunyai sumber terhad .