You are on page 1of 15

Documente de

evidenta
“Evidenta contabila este o piesa
probatoare ,o memorie a aspectelor
realizate de comercianti ,care au nevoie
de transparenta si incredere
Michel Capron

Contabilitatea se caracterizeaza prin fundamentarea si justificarea datelor ei pe baza de acte scrise.documentele se grupeaza in :. In raport cu forma continutul si rolul lor . -registre contabile si -documente de sinteza .documente justificative.

Documentele contabile realizeaza legatura indisolubila intre cele trei forme ale evidentei economice .

Functii :-justifica operatiile economico-financiare -calcul si analiza -transmiterea de date utilizatorilor -act probatoriu in justitie .Documentele justificative -sunt acte scrise intocmite in momentul efectuarii operatiilor economice prin care se atesta efectuarea acestor operatii.

furnizeaza date privind starea si miscarea patrimoniului. . Registrele contabile au o liniatura speciala si se pot prezenta sub forma de registre. Documentele de sinteza -sunt documente complexe obtinute prin centralizarea si generalizarea inregistrarilor in contabilitate si determinarea unor indicatori economici.Registre contabile -sunt formulare specifice folosite pentru inregistrarea operatiilor in conturi. reprezentand fisierul de date pentru contabilitatea curenta. fise si listari informatice.

. verificat sau aprobat documetul si stampila unitatii.numarul si data documentului .continutul operatiei inregistrate in document .partile sau agentii economici care au participat la efectuarea operatiei economice consemnate in document .denumirea documentului . Elementele comune cuprind: .alte elemente de identificare si completare a datelor privitoare la operatia economica Elementele specifice se refera la domenii de activitate care au caracteristici specifice.semnaturile persoanelor care au intocmit. citet si dupa aceea se completeaza cu semnatura indescifrabila .date cantitative si valorice . La semnarea unui document intotdeauna se trece prima data numele si prenumele clar.date fiscale de identificare a unitatii emitente .detalierea unor informatii etc.denumirea unitatii emitente si adresa sau compartimantul care a intocmit documentul . .Structura documentelor Continutul documentelor cuprinde elemente comune si elemente specifice.

forma si formatul documentelor   Documentele se intocmesc pe un formular . imprimate cu elemente obligatorii stabilite prin reglementari legale emise de Ministerul Finantelor Publice (MFP). . A6 etc.  Forma documentului este determinata de gruparea si aranjarea informatiilor fixe intr-o anumita ordine ceruta de faptul ca ele sunt elemente comune pentru toate documentele Documentele pot avea forme diferite:  . A3. forma si formatul sunt prestabilite dinainte si sunt tiparite. forma si formatul nu sunt prestabilite si imprimate.Forma de chestionar  . A4.)  b) Formularele netipizate sunt documente in care continutul. a) Formularele tipizate = documente in care modelul. A5. exprima marirea suportului de hartie sau carton prin folosirea dimensiunilor standardizate cu simbolurilor acestora (A1.Forma grupata combinata  Formatul documentului ca si formular.Modelul .Forma tabelara  .  Modelul formularului reprezinta continutul lui si este determinat de elementele structurale compuse din informatii fixe si variabile. A2. iar folosirea lor este determinata de situatii specifice.

Documentul “Chitanță” .

Fara regim special .privind stocuri Doc. cu regim special Doc. primare Doc.privind actele fixe Doc.Clasificarea documentelor Clasificarea documentelor Dupa continut Documente banesti Doc. externe Dupa forma de prezentare Doc tipizate Doc. secundare Dupa locul intocmirii Doc.netipizate Dupa regimul de folosire Doc .privind inventarierea etc Dupa momentul intocmirii Doc. interne Doc.

Exemplu de document tipizat Factura fiscala .

Intocmirea documentelor manual Echipamente informatice -clar.citet -fara stersaturi -fara spatii libere Respectarea continutului de informatii prevazut in formularele tipizate . -suma in cifre se bareaza cu doua linii inainte si dupa scrierea cifrei.La intocmirea manuala a documentelor banesti se au in vedere unele particularitati. . pentru a evita modificari ilegale: -luna se trece in litere si nu in cifre.Intocmirea documentelor – se realizeaza cu respectarea normelor legale specifice. -suma in litere se trece intr-un singur cuvant iar spatiul ramas liber din caseta tipizata se bareaza pentru a nu se putea efectua adaugiri.

Verificarea documentelor are ca obiective respectarea regulilor de intocmire.corectitudinea si realitatea datelor inscrise in documente. oportunitatea si legalitatea operatiilor economice consemnate . A) Verificarea formei documentului se refera la modul cum s-au respectat regulile de intocmire. . necesitatea. verificarea documentelor poate fi efectuata: *inainte de producerea operatiei (control preventiv). *concomitent cu efectuarea operatiei. *dupa executarea operatiei (control posterior). In functie de momentul efectuarii. C)Verificarea de fond a documentului se refera la realitatea. B)Verificarea calculelor aritmetice .

. *In cazul completarii documentelor in sistem informatic. Corectarea documentelor in care se consemneaza operatiuni banesti. mentionandu-se data rectificarii si semnatura celui care a facut modificarile. Se anuleaza tot documentul intocmit gresit si se procedeaza apoi la intocmirea unui nou document. Corecturile (restificarile) se confirma prin semnatura (semnaturile) persoanei (persoanelor) care le-au efectuat. corecturile sunt admise numai inainte de prelucrarea acestora. insa este necesara validarea corecturii prin semnatura primitorului si a predatorului. nu se face dupa regula generala. Corectarea documentului in care se consemneaza operatii de predare – primire a valorilor materiale se face dupa regula generala.Corectarea documentelor    Corectarea se face diferit in functie de intocmirea manuala sau cu ajutorul tehnicii de calcul. erorile se corecteaza respectand trei reguli de baza: Regula generala – se taie (se bareaza) cu o linie peste textul sau cifra scrisa gresit iar alaturat se trece textul sau cifra corectata. *In cazul intocmirii manuale. . Documentul gresit nu se detaseaza.

grafice de compartimente si grafice generale.Circuitul.  .Termenele de executare -Persoanele care raspund .Operatiile si lucrarile de contalilitate care se executa .Denumirea documentelor care se intocmesc si numar de exemplare .Compartimentele si persoanele carora se transmit documentele Dupa sfera de cuprindere. Organizarea circulatiei documentelor se face pe baza de grafice de circulatie prezentat sub forma de text sau schema.pastrarea si arhivarea documentelor Circuitul documentelor reprezinta drumul parcurs de documentele conomice de la intocmirea lor pana la arhivare. graficele de circulatie pot fi: grafice individuale. Graficul trebuie sa cuprinda: .

snuruite si parafate  Gruparea documentelor in dosare se face cronologic si sistematic  Evidenta documentelor la arhiva se tine cu ajutorul documentului ” Registru de evidenta curenta”. Documentul astfel obtinut va purta mentiunea “RECONSTITUIT”. Arhivarea documentelor este operatia de pastrare a documentelor din ani anteriori. La expirarea anului curent. unde se inregistreaza dosarele si documentele intrate si iesirile din arhiva. In cazul documentelor pierdute. se procedeaza la reconstituirea lor in termen de 30 de zile. Arhivarea documentelor se face si prin mijloace moderne cu ajutorul microfilmelor si a microfiselor sau pe alti purtatori informatici de date.. Pastrarea documentelor pentru anul curent se face in cadrul compartimentelor unde s-au intocmit sau clasat documentele numindu-se arhiva curenta.Pastrarea documentelor se face in dosare pregatite prin operatia de clasare. dosarele cu documente se predau la arhiva generala . . Termenulde pastrare a documentelor justificative si contabile este de 10 ani. agentii economici au obligatia pastrarii in arhiva lor a documentelor justificative . Activitatea de arhivare a documentelor se substituie urmatoarelor reguli generale:  Documentele se grupeaza in dosare numerotate. Conform legislatiei. sustrase sau distruse. a registrelor contabile si a documentelor de sinteza. iar a statelor de salarii de 50 de ani.