You are on page 1of 26

Documente

economice contabile

Cuprins
 1.Notiuni introductive
2.Importanta documentelor contabile
3.Clasificarea documentelor
4.Structura documentelor contabile
5.Modelul, formatul si forma documentelor contabile
6. Intocmirea ,prelucrarea,verificarea si corectarea documentelor
7. Circuitul si pastrarea documentelor
8. Completarea documentelor pentru principalele tranzactii
economice

Notiuni introductive Contabilitatea are sens si semnificatie in masura in care prin intermediul actelor scrise. contabilitatea respecta in mod obligatoriu doua principii: -Nici o operatiune economica sau financiara fara document. se face dovada. -Nici o inregistrare contabila fara document. . In efectuarea lucrarilor ei.Aceasta serveste la formalizarea in scris a unor fapte.un fenomen sau o actiune care s-a produs sau urmeaza sa se produca.   Documentul este un inscris care consemneaza un fapt. fenomene sau decizii cu caracter economic care produc modificari ale patrimoniului.certitudinea si masura adecvata a faptelor.   Legea contabilitatii prevede : «  orice operatiune patrimoniala se consemneaza in momentul efectuarii ei intr-un inscris care sta la baza inregistrarilor in contabilitate. dobandind astfel calitatea de document justificativ ».1.

  5. cheltuielilor ilegale. a folosirii neeconomicoase a mijloacelor economice. adica a constatarii lipsurilor. rezultatele activitatii desfasurate. miscarea si modificarea mijloacelor economice si a surselor lor. deoarece cu ajutorul lor se stabileste raspunderea persoanelor carora li se incredinteaza spre pastrare si folosire mijloace economice. Constituie support pentru verificarea gestiunilor.   2. si anume: existenta . justificandu-se existenta si miscarea acestora.   4. Furnizeaza informatii organelor de conducere ale unitatii in . contribuind la stabilirea unei legaturi organice intre toate formele evidentei economice.2.   3. intregul circuit economic. contabilitatea cuprinde intreaga activitate a unitatilor. Servesc ca baza pentru efectuarea reviziilor. a respectarii disciplinei financiare si de decontare. Prin intermediul documentelor.Importanta documentelor Poate fi apreciata in urmatoarele directii : contabile  1. Documentele justificative constituie baza inregistrarilor in contabilitate.

Functia de control .Documente de sinteza   . Functia de calculatie .Registre contabile 3. Documentele economice contabile se impart in 3 mari categorii :  1.Din cele prezentate se pot desprinde cateva din functiile documentelor :  Functia de consemnare .Documente justificative 2. Functia juridica. Functia de document justificativ . Functia de asigurare a integritatii patrimoniale .

 Evidenta sintetica si de raportare. mai este denumita si evident tehnic-operativa. atat pentru necesitatile acestuia cat si pentru relatiile cu asociatii sau actionarii.registrele contabile sunt incluse in evidenta contabila si documentele de sinteza apartin evidentei sintetice si de raportare. organele fiscale si alte persoane juridice sau fizice. urmareste si controleaza acele aspecte ale activitatii a caror cunoastere prezinta o importanta imediata. bancile.  Evidenta operativa-Inregistreaza.Documentele justificative fac parte din evidenta operativa. Pentru ca reflecta procese si operatii cu caracter tehnic.  Documentele justificative  Sunt acte scrise. ordoneaza si sistematizeaza prin generalizare valorica o multime finita de structuri analitice simple. furnizorii. Evidenta contabila-Inregistrare sistematica a informatiilor privind situatia patrimoniala si a rezultatelor obtinute de catre un agent economico-social. intocmite in momentul efectuarii operatiilor . cu o anumita trasatura de omogenitate. clientii.grupeaza. utilizand si mijloace tehnice de masurare si inregistrare automata a datelor.

sau de la începutul activităţii. jurnal privind operaţiunile de casă şi bancă. respectiv. dându-se explicaţiile în legătură cu operaţiunea respectivă şi elemente de identificare a acesteia. până la 31 decembrie. precum şi numărul şi data acestuia. În coloanele 5 şi 6 se trece simbolul conturilor debitoare şi. luna. ziua) când se face înregistrarea în registru. sau încetarea activităţii. jurnalul decontărilor cu furnizorii etc.Registre contabile Registrul jurnal Mod de completare În coloana 1 se înscrie numărul curent al operaţiunilor înregistrate începând de la 1 ianuarie. În coloana 4 se trece felul operaţiunii. În coloana 2 se trece data (anul. În coloana 3 se trece felul documentului (factura. .). chitanţa.

În coloana 2 vor fi recapitulate elementele inventariate. conturile de valori materiale putând fi defalcate pe gestiuni. detaliat pe fiecare cont de activ şi de pasiv. . În coloana 3 se înscrie valoarea contabilă a elementelor inventariate. de la deschiderea acestuia până la epuizarea filelor sau încetarea activităţii. În coloana 4 se înscrie valoarea de inventar a elementelor de activ şi de pasiv.Registrul inventar Mod de completare În coloana 1 se înscrie numărul curent al fiecărei operaţiuni înregistrate în ordine cronologică. stabilită de membrii comisiei de inventariere (pe baza listelor de inventariere şi a proceselor-verbale de inventariere).

pe baza balantei conturilor sintetice incheiata la finele anului precedent. Soldul inscris in fisa se bareaza si apoi se efectueaza inregistrarea operatiunilor lunii ianuarie.Registrul Cartea Mare Mod de completare Se completeaza pe baza documentelor justificative. documentelor cumulative centralizatoare si notelor de contabilitate. la deschiderea fiselor. pe care se va continua inscrierea conturilor corespondente. aceasta figurand in coloana "Suma" a fiecarei fise. pe primul rand al coloanei "Suma" se inregistreaza soldul initial. se deschide o fisa anexa cu acelasi simbol de cont. . La inceputul anului. In cazul in care la unele conturi corespondente intervin mai multe conturi decat numarul coloanelor pe care le cuprinde fisa. In fisa anexa nu se trece suma din coloana principala.

Bilantul poate fi privit prin doua ipostaze: - Ca procedeu al metodei contabilitati. anuala sau periodica. iar partea dreapta se numeste PASIV si prezinta sursele de finantare a bunurilor . cu ajutorul caruia  se  prezinta existenta elementelor patrimoniale  si a rezultatului exercitiului obtinut de agentul economic la un moment dat. Bilantul: contabilitatii.Documente de sinteza Sunt documente de raportare contabila. - Ca document de sinteza si raportare contabila (anuala sau periodica) Partea stanga se numeste ACTIV si prezinta bunurile economice dupa componenta si destinatie. datoriile si capitalul propriu la sfarsitul exercitiului financiar sau la alte perioade stabilite de BILANTUL  este un instrument specific lege. aplicarea principiului dublei inregistrari . care prezinta elemente de activ. care sa fie folosit pentru explicarea dublei reprezentari a patrimoniului in bilant si ca o consecinta . care sta la baza inregistrari operatiilor in conturi.

Clasificarea documentelor Dupa natura operatiilor economice pe care le consemneaza documentele economice se impart in : -Documente privind imobilizari corporale.3. necorporale si financiare Exemplu:BON DE MISCARE A MIJLOACELOR FIXE: .

-Documente privind activele circulante materiale Exemplu:BON DE CONSUM: -Documente privind disponibilitatile banesti Exemplu:CHITANTA .

-Documente privind salariile si alte drepturi cuvenite salariatilor Exemplu:STATUL DE SALARII -Documente privind vanzarile Exemplu:FACTURA: .

   -documente de executie sau justificative: facura. extrasul de cont etc  Dupa numarul operatiilor economice    . bonul de lucru etc    -documente externe: factura de la furnizor.documente singulare : factura . chitanta. bonul de consum    -documente mixte  Dupa sfera de aplicare   -documente de uz general:facura .documente materiale/vanzarilor centralizatoare: centralizatorul consumului  Dupa caracterul si functia pe care o indeplinesc      -documente de dispozitie: comanda.Dupa locul unde se intocmesc si circula:      -documente interne : bonul de consum. chitanta etc   . cecul. nota de receptie    -documente specifice: actul de fatare. fisa consumului de furaje etc de .dispozitie de livrare.

 Dupa regimul de tiparire si folosire    -documente intiparite pe formulare cu regin special    -documente intocmite pe formulare cu reglementari exprese    -documente intocmite pe formulare cu regim uzual    Dupa momentul intocmirii si rolul:  -documente primare-sunt acele documente care se intocmesc la locul si in momentul producerii operatiei. strict determinate a caror folosire este obligatorie. Dupa forma de prezentare  -documente tipizate: se intocmesc pe formularele tip.    -documente netipizate:se intocmesc fie prin formulare specifice fiecarei ramuri economice. fara a avea un format tip.   -documentele secundare – se intocmesc pe baza documentelor primare . fie pe hartie simpla.dinainte stabilit.Din aceasta categorie fac parte toate documentele generale sau comune care se folosesc de catre unitatile patrimoniale.

4. data intocmirii documentului  g.2008 h. numarul de ordine al documentului si data intocmirii acestuia.C X SRL  c. denumirea unitatii emitente:S. strada Galatii noi.  datele cantitative si valorice:200 kg. mentionarea partilor care participa la efectuarea operatiei  f.semnaturile persoanelor care raspund de legalitatea operatiei consemnate in document k. adresa unitatii emitente:Galati. valoare TVA 95 lei.   J.VI.  continutul operatiei economice sau financiare si justificarea ei.5 lei. valoare 500 lei.Structura documentelor contabile Elementele comune tuturor operatiilor economice sunt de regula imprimate si trebuie sa le contina toate felurile de documente: a. pre unitar 2.nr 378 din 8 iunie 2008 sau 378/3. compartimentul care a intocmit documentul  e. Factura etc b. nr 2  d. j. cota TVA 19%.alte elemente menite sa asigure consemnarea completa a operatiilor . k. denumirea documentului:Chitanta. i.

Ele difera de la o categorie de documente la alta si asigura detalierea operatiei consemnate. factura contine ca elemente specifice date referitoare la comanda. .  Documentele leaga organic intre ele cele trei forme ale evidentei economice:  1. aviz de insotire. conturi la banci ale partilor etc.Elemente specifice  Se refera la precizarea unor informatii care se regasesc numai la acel document.evidenta operativa. document de transport.De exemplu. contract.

formatul si forma documentelor contabile Orice document contabil prezinta o forma. forma si formatul sunt prestabilite si tiparite.5. Acestea se diferentiaza in functie de tipul documentului:  Documentele tipizate Modelul.  Forma tabelara: .Modelul . un format si un model.

Forma grupata combinata : .

X5. .X4. A4. A2.X6 etc   Documentele netipizate nu au un continut .Forma de chestionar : Formatul documentelor: A1. format sau forma prestabilite si imprimate. A3.A5.

iar completarea se face manual sau cu mijloace tehnice . in cadrul carora se produce operatia sau participa la infaptuirea ei.Intocmirea .folosirea modelului de document corespunzator naturii operatiei consemnate.completarea tuturor elementelor cerute de document.verificarea si corectarea Intocmirea documentelor  In principiu.Intocmirea se face pe formulare tipizate sau netipizate.in final.verificarea de forma si fond. .prelucrarea.6.existenta semnaturilor persoanelor responsabile de intocmirea documentelor.existenta aceluiasi numar de ordine pe fiecare exemplar. documentele justificative sunt intocmite la locul de munca. inregistrarea in contabilitate . Prelucrarea  Consta in sortarea documentelor pe operatii.precontabilizarea prin cumularea mai multor documente justificativesi obtinerea pe aceasta cale a documentelor centralizatoare. Verificarea Verificarea formala.iar. exprimarea in etalon monetar a marimii operatiilor economice si financiare.

razuiri etc. .care se confirma prin semnaturile acelorasi persoane care au semnat initial documentul . Apoi se scrie deasupra textul sau suma corecta.In documente nu se admit stersaturi.facandu-se mentiune pe documentul rectificat asupra acestui fapt. Rectificarea greselilor in documente se face prin taierea textului sau sumei gresite cu o linie in asa fel incat sa se poata citi ce a fost gresit.Corectarea documentelor   Greselile facute cu ocazia intocmirii documentelor por fi corectate numai cu respectarea anumitor reguli.

care se organizeaza in cadrul principalelor sectoare si servicii din cadrul intreprinderii:documentele de casa si unele documente contabile.Circuitul si pastrarea In cadrul unitatilordocumentelor patrimoniale pentru rationalizarea circuitului documentelor se intocmesc graficele de circulatie a documentelor .balantele de verificare.bilantul se pastreaza in spatii special amenajate.Consultarea .care se aproba de conducatorul unitatii.7.Graficul de circulatie a documentelor justificative trebuie sa cuprinda: documentul compartiment care trebuie intocmit in cadrul fiecarui persoanele care poarta raspunderea intocmirii documentului termenul de executare compartimentele care se trimit alte elemente considerate necesare Pastrarea documentelor in cursul exercitiului financiar se realizeaza in arhiva curenta. Dupa expirarea exercitiului financiar si aprobarea bilantului contabil.documentele se predau la arhiva generala a unitatii.cum sunt fisele de cont.

Completarea documentelor pentru principalele tranzactii economice Pentru operatiile cu active fixe se folosesc documente precum: -Factura -Proces verbal de receptie -Registrul numerelor de inventar -Fisa mijlocului fix  Pentru operatiile cu materii prime se folosesc documente precum: -Factura fiscala -Nota de receptie -Fisa de magazie -Bon de consum   .8.

Pentru operatiile cu marfuri se folosesc documente precum: -Factura fiscala -Nota de receptie -Raport de gestiune -Monetar   Pentru operatiile banesti se folosesc documente precum: -Registrul de casa -Extras de cont -Ordin de deplasare -Dispozitie de incasare -Lista de avas chenzinal -Ordin de plata -Monetar -Foaie de varsamant .

Bibliografie   1. Editura . Editura 2.2008 Chirata Caraian  4.Marius Paraschivescu Contabilitate Financiara.Monitorul Oficial Documente financiar-contabile.Editura Tehnopress.Editura universitara.Galati 2007 Bazele Contabilitatii .Mihaela Dumitrana Contabilitate de gestiune si control de gestiune. Bucuresti 2007 Gabriela Daniela Olaru Florin Radu  3.Florentina Moisescu Europlus.