Proyecto de Inserción del Sistema de Control de Gestión

Gerencia de Seguimiento y Otras Actuaciones de Control
Vicepresidencia de Auditoría Interna
Banco Central de Venezuela

Responsable: Ofelia Ramírez A.
Email: oramirez@bcv.org.ve

AGENDA
Presentación a la GERENCIA DE SEGUIMIENTO Y OTRAS
ACTUACIONES DE CONTROL de la Vicepresidente de Auditoría Interna
del Banco Central de Venezuela del:

Proyecto de Inserción del Sistema de Control de Gestión (PISCG) en la
Gerencia de Seguimientos y Otras Actuaciones de Control (GSOAC).

Beneficios de efectuar el PISCG en la GSOAC bajo el esquema de
trabajo sugerido por la USB.

Alcance del PISCG.

Exposición de requerimientos

Exposición de proyecto de planificación sugerida

Acuerdos

RESUMEN EJECUTIVO Se presenta a la máxima autoridad de la Vicepresidencia de Auditoría Interna del Banco Central de Venezuela la concreción del compromiso de quien es funcionaria. . pues son promovidos por iniciativa de la Contraloría General de la República “(…) con el fin de adiestrar y desarrollar recursos humanos de alto nivel para ejercer las funciones de control sobre el patrimonio público y para administrar el Sistema Nacional de Control. 219 (1) Informe de rendición de cuentas de la CGR año 1997. de contraprestación a la Institución por el permiso otorgado para realizar los estudios de Especialización en Gerencia en Auditoría de Estado para coadyuvar con la misma en la implementación de este proyecto. Este compromiso obedece a la naturaleza de los estudios cursados.” 1 Pág.

se observa en lo que se refiriere a los Proyectos de Modernización Institucional.DEL BCV Y SUS CRITERIOS DE INSTRUMENTACIÓN DEL SCI -El Plan Estratégico Institucional exalta y exhorta a todas las unidades que le conforman para la presentación de resultados basados en un sistema de indicadores de Gestión. -Por otra parte. . se reflejan como necesidad del BCV en cuanto a los indicadores de los Criterios de Instrumentación del SCI. -De este modo.

a través del análisis y diagnóstico de los productos que generan de su actuación. mediante el uso de la técnica de consultoría de procesos. inicialmente.PROYECTO DE INSERCIÓN DEL SCG EN LA GSOAC. • Consiste en la implantación de un mecanismo de evaluación del cumplimiento de las funciones de la GSOAC. 1/19 .

Ejecutar El diseño y la Implantación de un Sistema de Control de Gestión 2.PROYECTO DE INSERCIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN EN LA GSOAC Fases: 1. Diseño y Desarrollo de la Evaluar propuesta de Cambio. de Acuerdos y de Entrada. 3. Planificar Exploración. 2/19 . Proceso de Contacto. Proceso de Diagnóstico.

• El sistema le permitirá a la GSOAC a partir del establecimiento de indicadores. • Permitirá elevar el nivel de cumplimiento de la función primordial de la GSOAC y por ende de la VAI. la verificación en forma y de modo oportuno de la satisfacción del cliente y el cumplimiento de las metas programadas. en consecuencia.BENEFICIOS DE EFECTUAR EL PISCG EN LA GSOAC BAJO EL ESQUEMA DE TRABAJO SUGERIDO POR LA USB. tomar medidas necesarias y oportunas para reajustar el plan en cuanto sea menester. • Instalado el SCG. o en su defecto. también de la Vicepresidencia de Auditoría Interna. su efecto en cascada incrementará el conocimiento sobre el mejor aprovechamiento de los recursos de la GSOAC. la cual es Fortalecer el Sistema de Control Interno. 3/19 .

4/19 .BENEFICIOS DE EFECTUAR EL PISCG EN LA GSOAC BAJO EL ESQUEMA DE TRABAJO SUGERIDO POR LA USB. •La creación de Indicadores que reflejen la gestión de la GSOAC. •La implantación de los indicadores productos del trabajo realizado. •La introducción de un modelaje de trabajo en equipos efectivos que permitan la fluidez y la definitiva acentuación del esquema matricial. Resultados esperados: •El fomento de la cultura de autocontrol con proyección a las demás áreas del Instituto. •La integración y colaboración en el PISCG de los miembros del equipos de cada dependencia.

5/19 .

Comunidad Internos Dinámica Organizacional Procesos Clientes. Socios Accionistas Incrementar sostenidamente el Fortalecimiento del SCI Mejorar los procesos del BCV Ser suplidor preferido y confiable Fomentar la eficacia en los procesos Ser socio comercial preferido Posicionarse en todo el BCV Alcanzar un balance optimo del Portafolio VAI Ampliar el mercado atendido Mejorar los productos Propiciar clima de confianza motivación y satisfacción personal ALCANCE DEL PISCG Optimizar el uso de los Recursos Ser una Gerencia Socialmente Responsable Incorporar oportunamente Nuevas Tecnologías y Mejores Prácticas Asegurar espacios de Integración Natural Maximizar Eficiencia Mayor integración en el SNCF Fortalecer los Valores y la Cultura Bancentralista Asegurar un desempeño con Impacto social Brindar Intangibles a la Sociedad Fomentar el aprendizaje Individual y organizacional 6/19 .

comunes y concertados Reglas claras y concertadas Relaciones mas o menos afables Este estilo de trabajo genera compromiso en los miembros del equipo.ALCANCE DEL PISCG Exposición de requerimientos Características: El proyecto se realizará fomentando la estructura de un Equipo Efectivo de Trabajo donde las pautas esenciales son: Objetivos claros. 7/19 . lo que permitirá en gran medida el desarrollo e implantación del proyecto con la mayor anuencia de los intervinientes.

satisfacción y motivación personal • Equipos Efectivos de Trabajo • Fortalecer las habilidades de comunicación • Estructura acorde a lo establecido por la misión • Actividades orientadas al logro profesional • Información y asesorías abiertas a todos los niveles 8/19 .DINÁMICA ORGANIZACIONAL • Motivar el clima de confianza.

fortaleciendo capacidades tales como: Comunicación asertiva Sensibilización Manejo de Conflictos Facultamiento y Delegación Respeto de individualidades centrando la actividad en los hechos y no en las personas. el estilo de trabajo en equipo efectivo. en la medida que se susciten situaciones que lo ameriten. afianzar en los miembros de las dependencias atendidas.DINÁMICA ORGANIZACIONAL El Modelaje: El desarrollo del PISCG permitirá como aspecto colateral. desde sus líderes legítimos e incluyendo a todo su staff. Distribución y aprovechamiento del tiempo Diferenciación entre lo urgente y lo importante Actitudes de asesoría y coaching 9/19 .

actividades. • Primer nivel estratégico (semanal) • Segundo nivel táctico (quincenal) • Tercer nivel operacional (quincenal) Quincenas intercaladas para que no coincidan y se siga el avance 10/1 9 . con agenda predefinida.DINÁMICA ORGANIZACIONAL • Fomentar el aprendizaje individual y organizacional • Revistas técnicas internas elaboradas por los propios funcionarios • Charlas internas institucionales • Comités de seguimiento a los planes. análisis y aportes de los participante. productos y servicios con libertad de comunicación.

PROCESOS INTERNOS • Posicionarse en todo el BCV (hacer llegar las actuaciones a áreas que no hayan podido ser atendidas con anterioridad y/o ampliar el mercado por medio de nuevos productos y servicios) • Procesos Mejorados • • Índice de recomendaciones adoptadas a tiempo • Sistemas de Control de Gestión implantados Entendimiento de los riesgos y responsabilidades de los funcionarios 11/1 9 .

PROCESOS INTERNOS • Alcanzar un balance optimo del portafolio de la VAI (mejorar los productos y servicios en cuanto a calidad requerida por el cliente. tiempos de entrega y tecnologías aplicadas) • Productos revisados y ajustados • Tiempo de entrega • Autorevisión de calidad • Uso de las herramientas y metodologías 12/1 9 .

PROCESOS INTERNOS • Incorporar oportunamente nuevas tecnologías y mejores prácticas (maximizar eficiencia) • Comité multidisciplinario para la evaluación de: • • Niveles de calidad en el trabajo • Tiempo de entrega • Requerimientos de los clientes Nuevas tecnologías y prácticas legales y de auditoría 13/1 9 .

PROCESOS INTERNOS • • Asegurar espacios de integración natural (Mayor integración del SNCF) • Continuar planificación de trabajos apalancados con el cliente • Divulgar las obligaciones de Ley • Coadyuvar a la creación de los sistemas de Control de Gestión a lo largo y ancho de los distintos procesos Asegurar un desempeño con impacto social • Brindar intangibles a la sociedad. por medio del uso de buenas prácticas y tecnologías que aseguren la transparencia y el buen uso de los recursos 14/1 9 .

ALCANCE DEL PISCG 15/1 9 .

Inspecciones. evaluaciones especiales. decisiones. Opiniones. Recursos financieros. asesorías. multas. decisiones recursivas. investigaciones. declaración de responsabilidad.seguimiento.ANÁLISIS SISTÉMICO DE LA GSOAC OBJETIVO (Propuesto ) Proceso Insumos Proveedores Recursos Humanos ENTORNO METAS Productos Usuarios Recursos Tecnológicos . infraestructura ECONOMÍA EFICACIA EFICIENCIA CALIDAD EFECTO E IMPACTO 16/1 9 . Informes de Auditorías. arqueos. reparos .

Exposición de requerimientos Físico: Miembros de la Gerencia de Seguimiento y Otras Actuaciones de Control Temporal: Mínimo ocho (8) sesiones de trabajo con el grupo Estimadas a razón de una (1) reunión quincenal Con duración de dos (2) horas por sesión. 17/1 9 .ALCANCE DEL PISCG.

. 2. formalizar plan de trabajo.. establecer acuerdos concertados y practicar la comunicación efectiva. establecer compromisos. escuchar sus inquietudes. Informar sobre el proyecto. establecer acuerdos concertados y practicar la comunicación efectiva..Con el equipos de trabajo: Objeto: Informar sobre el proyecto.Reuniones Iniciales: . 18/1 9 .Reuniones Informativas: Con la Vicepresidente y la Gerente.Reuniones ordinarias. .Gerente: Objeto: Sobre la base de los acuerdos logrados con la Vicepresidente. Con el equipo a los efectos de desarrollar el proyecto. .ALCANCE DEL PISCG 1.Vicepresidente: Objeto: Informar sobre el proyecto. 3.

4 sesiones 1 c/ quince días con duración de 2 ½ horas.EXPOSICIÓN DE PROYECTO DE PLANIFICACIÓN SUGERIDA Actividad Realización del proceso de Contacto. Entrega del Informe Final 1ra Versión Tiempo Estimado 3 sesiones Fecha Probable Mayo 2008 C/u minutos. Elaboración de Conclusiones y Recomendaciones. 15 días Octubre -Noviembre 10 /11/2008 19/1 9 . Acuerdo y Entrada. Del 15 de mayo en adelante. de 45 4 sesiones 1 c/ quince días con duración de 2 ½ horas. Diseño y Desarrollo de la propuesta Evaluación del Proceso de TEG. Realización del examen de la Situación. Exploración. Del 15 de julio en adelante En cada Permanentemente con sesión hitos a mitad y al final de cada fase.