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Gerenciamento de projetos de

T.I.
Orientador: Professor Jeferson
Lima
Projeto: Gesto de uma
Assistncia Tcnica de
Equipamentos de laboratrio,
mdicos e hospitalares.

Equipe do Projeto

Integrantes da equipe e suas funes


Gerente: Messias Albuquerque Castro Filho
Equipe do Projeto:
Miranda
Deyseane
Caio
Waldir
Larissa

Fluxograma da
recepo
Recepo
Entrada
equipament
o

Tcnico

Departamen
to tcnico
diagnstico

No

Aprovao
oramento

Cliente

Departamento
tcnico
diagnstico

Manuteno do
equipamento

Sim

Si
m

Liberao do
equipamento

Aprovao
oramento

No

Fluxograma departamento
tcnico
Recepo do equipamento com
a ordem de servio

Recepo para
devoluo

Manuteno
preventiva

Oramento

No

Aprova
o

Sim

Manuteno
corretiva

Solicitao de
peas para o
estoque

Realizao da
manuteno

Fluxograma do Estoque
Solicitao de
Peas pela
Ass.Tec.

Estoque

Verifica no
estoque a
pea
solicitada
Si
m

Envia para
Ass. Tcnica

Financeiro para
alocao de
recursos e
cotao

Departamento
de compras

No

Empresa:
Diagnstica Servios Especializados
Ramo: Servios de assistncia tcnica em equipamentos de
laboratrio e hospitalares.
Descrio dos Servios: Realiza manuteno preventiva e
corretiva de equipamentos para laboratrio, eletrnicos ou no,
de grande, mdio e pequeno porte.

Histrico da empresa:

No ramo de assistncia
tcnica h mais de 5 anos no mercado, atendendo a rea
metropolitana e municpios at 200 Km de distancia da sede.
Possui uma equipe de quatro tcnicos com formao tcnica ,
com constante atualizao na rea. Realiza atendimentos
internos e externos. Conta com uma equipe administrativa de
apoio distribuda nos seguintes setores:
Recepo;
Logstica ;
Administrao;
Laboratrio de manuteno

Recepo:

Responsvel pelo primeiro atendimento na


empresa. Atende os chamados via telefone, fax, email, site e no
local.
-Faz o atendimento de retorno ao cliente
-Responsvel pela recepo e preenchimento de O.S. e
Oramentos.

Logstica: Responsvel pelo estoque, atendimento de peas,


atendimento de suprimentos administrativos, solicitao de
compras, inventrio do imobilizado e equipamentos, conservao
e limpeza e toda a infraestrutura da empresa.

Administrao: Responsvel por toda organizao


administrativa da empresa. Na administrao encontramos os
seguintes departamentos:
Financeiro;
Pessoal;
Informtica (T.I.);

Pessoal: Responsvel por toda rotina ligada ao departamento


pessoal ; seleo, admisso, treinamentos, demisses etc.

Informtica: Responsvel por toda rotina de informtica e T.I. da


empresa; criao, manuteno e atualizao da pgina web, rede, help e
service desk , etc.

Laboratrio de Manuteno:

Responsvel por
oramentos e manuteno dos equipamentos que chegam a empresa ou
no atendimento externo.

Problemas relatados na empresa:


-Os clientes no esto tendo um retorno em tempo
hbil dos oramentos solicitados;
-O atendimento externo esta demorando muito para
atender e solucionar os problemas nos equipamentos;
-As peas solicitadas pelo departamento tcnico no
esto sendo fornecidas pelo estoque e/ou demora
para atendimento;
-Reclamaes rotineiras e persistentes via 0800 e
atendimento ao cliente SAC.
-Houve uma queda de 35% no faturamento mensal e
um aumento de despesas assessrias. O faturamento
bruto anual( ltimo balano) da empresa girava em
torno de R$ 200.000,00 (Duzentos mil reais);
- A reclamaes constantes de travamento da pagina

Diante do quadro apresentado a administrao da


empresa contratou nossa consultoria para realizao
de um projeto para solucionar os problemas de gesto
organizacional .
Para isso disponibilizou poucos
recursos, devido a situao financeira da empresa , e
pediu que o projeto fosse feito em um curto espao de
tempo.

PROJETO

Desenvolvendo o plano de
Gerenciamento do projeto
Para desenvolvimento do plano de gerenciamento do projeto tendo
como pontos principais a figura abaixo:

Apresentando o projeto para o cliente


(Fase de planejamento)
a fase responsvel por detalhar tudo aquilo que
ser realizado pelo projeto, incluindo cronogramas,
interdependncias entre atividades, alocao dos
recursos envolvidos, anlise de custos etc., para que,
no final dessa fase, ele esteja suficientemente
detalhado para ser executado sem dificuldades e
imprevistos. Nessa fase, os planos auxiliares de
comunicao, qualidade, riscos, aquisies e recursos
humanos tambm so desenvolvidos. Apresentamos
para os diretores da empresa Diagnstica Servios
Especializados,
as
solues
dos
problemas
apresentados em relao ao atendimento ao cliente;
atendimento
interno;
interao
entre
os

Definindo o escopo do projeto


Compreende os processos necessrios para
assegurar que o projeto inclui todo o trabalho
necessrio, e apenas o necessrio, para
terminar o projeto com sucesso. Coletar os
requisitos, Definir o escopo, Criar a Estrutura
Analtica do Projeto (EAP ou WBS), Verificar o
escopo, Controlar o escopo.

Planejando o gerenciamento e
identificao dos riscos
Para planejar e gerenciar o projeto, temos, processos requeridos
para o trmino pontual do projeto. Os principais processos desta
gesto so: Definir as atividades, Sequenciar as atividades,
Estimar os recursos das atividades, Estimar as duraes das
atividades, Desenvolver o cronograma e Controlar o cronograma.
Desenvolvimento do plano e das atividades do projeto. Tcnicas e
ferramentas para a definio, estimativa, sequenciamento,
desenvolvimento e controle de cronogramas. Redes de
precedncia e metodologias de planejamento (PDM, ADM, PERT/
CPM, GANTT). Mtodos de estimativas, compresso de durao
e
anlise
de
caminho
crtico.
Fases, atividades e tarefas. Interdependncia entre atividades.

Fase de Execuo
a fase que materializa tudo aquilo que foi
planejado anteriormente. Qualquer erro cometido
nas fases anteriores fica evidente durante essa
fase. Grande parte do oramento e do esforo do
projeto consumida nessa fase.

Fase de Monitoramento e Controle


a fase que acontece paralelamente ao
planejamento operacional e execuo do
projeto. Tem como objetivo acompanhar e
controlar aquilo que est sendo realizado pelo
projeto, de modo a propor aes corretivas e
preventivas no menor espao de tempo possvel
aps a deteco da anormalidade. O objetivo do
controle comparar o status atual do projeto com
o status previsto pelo planejamento, tomando
aes corretivas em caso de desvio
.

Fase de Encerramento
a fase quando a execuo dos trabalhos
avaliada atravs de uma auditoria interna e
externa (terceiros), os livros e documentos do
projeto so encerrados e todas as falhas
ocorridas durante o projeto so discutidas e
analisadas para que erros similares no ocorram
em novos projetos (aprendizado).

Mos a Obra

Ferramentas que
sero utilizadas
para elaborao e
gerenciamento
do Projeto

Ferramenta PDCA
O Projeto utilizar essa ferramenta para
determinar
as causas dos problemas
apresentados
de
gesto
da
empresa,
planejando as melhorias de acordo com as
informaes coletadas junto aos clientes e
colaboradores.(Brainstorming)

Executar os planos,
verificar
os
resultados e tomar
as aes adequadas.

Ferramenta 5W2H
Esta
ferramenta
de
qualidade basicamente
uma metodologia para
elaborao de um plano
de ao, diminui o rudo
na comunicao e gera
melhor
qualidade
na
execuo de tarefas.

Determinando o objetivo com base em dados


Os clientes no esto tendo um retorno em tempo hbil dos
oramentos solicitados
Realizando levantamento sobre as queixas dos clientes, fizemos as
seguintes perguntas:
-Qual a demora na entrega do servio?;
-Qual dificuldade na comunicao com a empresa?
-Qual o meio de comunicao utilizado com a empresa para reclamao
do servio?
-Qual a justificativa apresentada pela empresa em relao a reclamao?
No Levantamento realizado junto ao setor responsvel fizemos as
seguintes perguntas:
-Que dificuldade o setor enfrenta para realizao de seus servios?
-O responsvel (Gerente) direto do setor tem sido comunicado sobre
estas dificuldades?
-Algum problema externo (pessoal, financeiro e etc) tem influenciado no
servio realizado no setor?
-H uma integrao, ou existe alguma dificuldade entre a comunicao
dos setores envolvidos no trabalho?