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TIPS PARA CONFECCIONAR UN BUEN MAIL

Son muchas las personas que mandan Emails


de una manera automtica y sin prestar
mucha atencin a su contenido. STOP! Grave
error cuando mandamos un Email no hay
vuelta atrs, por eso es tan importante
prestar atencin a los detalles para dejar un
buen sabor de boca en nuestro lector.
El asunto es la primera oportunidad que
tienes para captar la atencin de las
personas.
Se
supone
que
los
humanostomamos entre 3 y 5 segundos en
decidir si abrimos o no un email.Y qu
tomamos
en
cuenta?El
asunto
y
elsender(remitente).
Los correos electrnicos son un arma de
informacin en las oficinas. De acuerdo con
un estudio realizado por la Escuela de
Computacin Interactiva del Instituto Georgia
Tech, un usuario de cuenta corporativa enva
alrededor de 112 mails dentro de su jornada
laboral. Te suena familiar?

TIPS PARA CONFECCIONAR


UN BUEN MAIL
1.Usa
una
direccin
de
correo
electrnico neutra.Tu direccin de correo
electrnico debe ser una variacin de tu
nombre real, no un apodo ni un nombre de
usuario. Usa el punto, los guiones o los guiones
bajos para asegurarte de que tu direccin de
correo electrnico sea simplemente tu nombre,
sin nmeros o letras adicionales, si es
posible.Nunca uses una direccin de correo
electrnico poco profesional. Nadie tomar en
serio una respuesta de un correo electrnico
como monseor.sabelotodo@solofiesta.net.

2.- El asunto debe ser corto y preciso.Evita decir


mucho en la seccin del asunto, pero asegrate de
que refleje el contenido de tu correo electrnico para
una persona que no te conozca. Si es posible, incluye
una palabra clave que haga que el contenido del
correo electrnico sea ms fcil de recordar o de
buscar en una bandeja de entrada muy llena. Por
ejemplo, "Reunin 12 de marzo" es lo suficientemente
especfico como para que no se confunda con otros
asuntos y no es tan especfico que distrae (por
ejemplo, "Horario, lista de invitados, ordenes de
almuerzos y resumen de reunin el 12 de marzo").

3.- Escribe un saludo adecuado.Lo ideal es


dirigirse a alguien por su nombre. Usa el ttulo de la
persona (Sr., Sra., Seorita o Dr.) con su apellido,
seguido de dos puntos (:). Opcionalmente, puedes
anteceder al saludo con "Estimado" ("Hola" tambin
es aceptable, pero ms informal). Usar el apellido es
ms formal y debe usarse a menos de que tengas
una relacin en la que te tuteas con el receptor del
correo electrnico. Si no sabes el nombre de la
persona a la que le vas a escribir (debes tratar de
averiguarlo), usa: "Estimado Sr. o Sra." o "Estimado
Seor o Seora" seguido de dos puntos (:).

4.- Presntate en el primer prrafo.Tambin debes


incluir la razn por la que ests escribiendo y cmo
encontraste direccin de correo electrnico de la
persona o sobre la oportunidad por la que ests
escribiendo. Por ejemplo:Mi nombre es Edgar Rivera.
Me comunico con usted para hacer una solicitud para la
posicin de asistente administrativo que aparece en
trabajoXYZ.com.
Mi nombre es Alma Rivera. Le escribo sobre la citacin
de trnsito que recib el 31 de diciembre de 2009.
Obtuve su direccin de correo electrnico en la pgina
web de la Secretara del Condado de Panorama.

5.- Escribe el mensaje en s.Asegrate de ir


directo al grano y no divagues! Si se adorna
mucho, el lector podra pasar de largo los
detalles importantes. Trata de separar el
mensaje en prrafos por tema para que sea ms
lgico y asimilable.El correo electrnico no debe
ser de ms de 5 prrafos de largo, y cada prrafo
no debe ser de ms de 5 oraciones.
Deja una lnea en blanco despus de cada
prrafo. La sangra no es necesaria.
Evita escribircoloquialmente.

6.- Usa la forma correcta de


despedida.Esto depende del nivel de
confianza con el receptor del correo
electrnico. Algunos ejemplos
son:Atentamente,
Le saluda cordialmente,
Respetuosamente,
Saludos,

7.- Firma con tu nombre completo.Si tienes un


puesto de trabajo, inclyelo en la lnea despus de
tu nombre, y escribe el nombre de la empresa o la
direccin de la pgina web en la siguiente lnea. Si
no tienes un puesto de trabajo en una empresa,
pero s tienes tu propio blog o pgina web
relacionado con el contenido del correo electrnico,
incluye el enlace debajo de tu nombre. Si el correo
electrnico trata sobre un empleo, solamente
incluye el URL de un blog o sitio web que se
relacione con tu carrera y no sobre tus pasatiempos
o intereses.

8.- Revisa tu mensaje para ver


errores en el contenido.Asegrate
de no omitir ningn detalle importante
(o revisa si fuiste redundante). Leer tu
mensaje en voz alta o pedirle a alguien
que revise tu correo electrnico es una
buena manera de conseguir una
perspectiva diferente sobre lo que has
escrito.

9.Revisa
tu
mensaje
para
encontrar errores ortogrficos y
gramaticales.Si tu proveedor de
correo electrnico no te proporciona la
opcin de revisin ortogrfica, copia y
pega tu correo electrnico en un
procesador de palabras. Arrglalo si es
necesario y luego cpialo y pgalo de
nuevo a tu correo electrnico.

TIPS II
1. Pon atencin en el ttulo
Es una recomendacin de todo experto, y es
que el subject o ttulo es el que garantiza que
te lean, te archiven o te excluyan. De acuerdo
con la experta el ttulo debe simplificar el
objetivo del mail. El ttulo debe ser especfico
y corto. Asimismo se recomienda utilizar la
opcin de respuesta automtica al ser ledo y
la alerta de importancia, siempre y cuando la
situacin lo amerite.

2. El saludo debe ser atemporal


Uno de los grandes errores de los mails
es saludar como si se estuviera hablando
de manera directa. Cuando se habla de un
ambiente laboral, el saludo ser atemporal,
esto ayudar a tener un contacto
personalizado, sin evidenciar cundo se
ha enviado, indica la experta. Se
recomienda saludos como: Querido,
Estimado, Buen da, entre otros.

3. El cuerpo del mail


Evita hacer escritos inmensos,
cuando hablamos de directivos o
gerentes, quienes reciben ms de
300 correos al da, es imposible leer
mensajes tan largos. Es importante
que te exijas simplificar informacin.

4. Necesitas una despedida


Aunque tengas prisa o creas que el
mail no es tan formal, ste necesita
una despedida. Los expertos
aseguran que demuestra
profesionalismo. Basta con un: Que
tengas un buen da, Saludos
cordiales, Agradeciendo tu atencin
o Saludos.

5. Utiliza firmas personalizadas


Esto te facilitar el trabajo y te
ahorrar tiempo, as como dar
presentacin y cuerpo al mail.
Asegrate de utilizar las opciones de
firmas personalizadas. Todo servicio
de mensajera va mail tiene esta
opcin.

6.- Cuida tu ortografa


Esto no es especfico de un mail, cualquier
profesionista debe tener sumo cuidado al
momento de redactar cualquier
documento, correo electrnico, mensajes
de texto o estatus en redes sociales, es
muy importante. Asegrate de cuidar,
tambin, la redaccin, es importante para
hacer llegar el mensaje tal cual.

7.- Elimina las conversaciones


anteriores
Cuando contestamos de manera rpida
cometemos el error de no revisar los mails
completos, sin embargo, en ocasiones
adjuntar las conversaciones anteriores es
innecesario, cuida que esto no suceda.
Roa recomienda dejar las ltimas dos, as
sabr el destinatario de qu trata, en caso
de que se pierda un poco.

8.- CC y CCO
Pon mucha atencin a estas opciones,
asegrate de enviar la informacin a la
persona adecuada, recuerda que los
correos te permiten llenar de manera
automtica si ya se tiene grabado la
direccin. Evita incomodar a otras personas
con informacin que no les corresponde.
Tambin cuida que tu informacin no se
difunda personas que no les corresponda.

9.- Contesta de manera casi inmediata


Los expertos en tiempo recomiendan tener
horarios especficos para contestar los mails, sin
embargo, tambin recomiendan que las
respuestas se den en no ms de 24 horas
despus de la llegada del correo. Esto sirve para
evitar que te reenven la informacin o que
haya incertidumbre en la persona que lo envi.
Si no hay tiempo para hacerlo, con un O.k. es
suficiente. Tambin puedes utilizar: Enterado o
Recibido."

10.- Si es urgente, confirma su llegada


con una llamada
Hay ocasiones que las respuestas no
pueden esperar ms de minutos, cuando
la informacin sea muy importante se
recomienda realizar una llamada despus
de enviarlo, as sabrs si lleg
adecuadamente y tambin alertars a la
persona de que la informacin es
importante y urgente.

11.- Aprende a utilizar tu correo


Lo ms importante es saber todas las
herramientas con las que cuenta tu correo
electrnico. Ahora ya puedes hacer
agendas de manera conjunta con tus
contactos, existen alertas de importancia
sonoras, respuestas automatizadas,
informacin compartida y dems. Saber
cmo utilizarlo te ayudar a explotar sus
beneficios.

Evita los siguientes errores


Emoticones.Los correos en la empresa deben ser formales, evita caritas felices al
final o al principio, esto demerita tu profesionalismo y adems no es correcto
utilizarlo.
Maysculas.La forma correcta de escribir es en altas y bajas, evita hacerlo con
maysculas, esto no brinda una imagen profesional. Y si usas maysculas,
acentalas!
Fondos.No existen fondos profesionales, si deseas utilizarlo lo mejor es que un
diseador te ayude con esta parte, as que la recomendacin es evitarlos.
Enviado desdeLos aparatos tecnolgicos traen consigo una firma establecida,
puede decir: Enviado desde mi iPhone, Enviado desde mi iPad, Enviado desde mi
oficina Blackberry, etc. Evita estas firmas, puede malinterpretar presuncin o pose.
Evita contestar enojado.El estado de nimo se transmite hasta en un correo
electrnico, evita hacerlo cuando ests molesto, esto podra perjudicar en
conversaciones futuras.
Qu otros consejos brindaras para que tus mails sean profesionistas?
Cul es tu regla de oro para utilizarlos?