You are on page 1of 27

Manajemen Arsip

Elektronik

Disusun Oleh :







Trio Akbar
Wiwid Nilam S
Anis Munika
Anis Solichah
Ucha destina
Windi Lestari

Riska W
Dedi Tri A
Nindi Larasati

diterima.Pengertian Arsip Elektronik Rekod elektronik merupakan informasi yang terkandung dalam file dan media elektronik. atau dikelola oleh organisasi maupun perorangan dan menyimpannya sebagai bukti kegiatan. . yang dibuat.

Rekod elektronik memiliki beberapa keuntungan. diantaranya adalah : • Proses penemuan dan penyajian informasi yang cepat dan lengkap • Akses dan penggunaan informasi oleh lebih dari satu pengguna (multi user) dalam waktu yang bersamaan. • Penyimpanan informasi lebih terpusat • Memiliki keakuratan dalam penyimpanan yang tinggi .

Database . Media Optik (Optical Disk).Bentuk media rekod elektronik      Media magnetik (Magnetic Media). File Data. Pita Magnetik (Magnetic Tape). Jenis dan bentuk rekod elektronik juga bisa bermacam-macam seperti File Teks. Disk magnetick (Magnetic Disk). Kaset (Cassette).

Manfaat Arsip Elektronik .

menyimpan. atau menghapus) dalam segala cara Kesulitan untuk berbagai file karena format file maupun ketersedian jaringan maupun akses untuk berbagi file dengan yang lain Kemungkinan rusaknya file setiap saat tanpa adanya indikasi terlebih dahulu. memodifikasi. misalnya server terserang oleh virus atau terhapusnya data secara permanen kerena tidak sengaja.Kelemahan Arsip Elektronik    Adanya peluang untuk memanipulasi file (menciptakan. .

karakteristik sistem manajemen dokumen elektronik  Capture  Storage  Index Reterival  Access  .

Manajemen Arsip Berkelanjutan .

Pendekat an Terintegra si Meneje men arsip elektroni s Kerangka kerja Terintegra si Pengawas an Terintegra si -Strategi pemasaran fokus pada pelanggan -Pemikiran arsip post modern -Model arsip kontinum -Budaya bersama -Standar bersama -Pembagian informas. koordinasi kolaborasi -Kontrol produk -Kontrol proses -Kontrol servis .

Audit trail. . Ketersediaan arsip. Keberhasilan dan kejujuran. Manajemen penyimpanan. Cakupan dokumen. Retensi. Manajemen file. Pembaruan media atau transfer.Komponen yang harus diperhatikan sebelum menggunakan arsip elektronis :            Kebijakan dan Prosedur Pendidikan dan Training. Metadata.

Pengelolaan Arsip Elektronik      Memindahkan dokumen Menyimpan dokumen Mengindeks Dokumen Use and tracking Mengontrol Akses .

Memindahkan dokumen  Scanning .

Memindahkan Dokumen .

Menyimpan dokumen  Setelah dipindahkan kedalam sistem dokumen harus di simpan secara benar. .

Contoh-contoh media penyimpanan :  Magnetic media (hard drives) .

 Magneto-optical storage .

 Compact Disk .

 DVD (Digital Versatile Disc) .

 Worm .

links .Mengindeks Dokumen identifikasi kategori dan rekod yang mereka ciptakan dan pengelompokaannya ke dalam file untuk memberikan diskripsi. control.

Metode Pengindeksan Dokumen    Index Field Full – text indexing Folder / file structure .

Use and tracking : adalah penggunaan dan pelacakan Penggunaan rekod mencerminkan akses terhadap rekod dan status disposisi. .4. Pelacakan terhadap penggunaan dan keberadaan rekod merupakan sistem keamanan organisasi.

karena semua yang terhubung dalam jaringan dapat mengakses dan membaca rekod tersebut. Mengontrol Akses  Hal ini merupakan aspek terpenting dalam manajemen rekod elektronik. . Sehingga perlu ada tingkatan yang berbeda dalam antar pengguna dengan mempertimbangkan factor kerahasiaan dan keamanan rekod.5.

Arsip Elektronik Managemet Hotel  Opera System .

 Simsoft system .

Any Questions ?? .