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Proyectos

Seleccin tipo de contrato


Basado en:

monto total y grado de riesgo conjunto


tipo y complejidad del requerimiento
grado de competencia de precios
anlisis costo / precio
urgencia
perodo que abarca
responsabilidad del proveedor
sistema informacin contable del proveedor
contratos en curso con el proveedor
grado de subcontratacin del proveedor

Tipos de Contrato
Precio Fijo ms:
premios
frmula ajuste

Tiempo y Materiales
Costo ms:

tasa porcentaje o tasa fija


mximo garantizado
mximo ms ahorros compartidos
Premios

Elementos seleccin tipo contrato

Flexibilidad
Fijar rentabilidades
Permitir rpido inicio
Permite cambios
Fija costos mximos
Asegura rpida informacin
acerca de variaciones

Provee incentivos
Mnima auditora
Reduce negociacin de
precios
Incentiva reduccin de
costos
Grado definicin de
elementos

Check list Contratos

Descripcin del Proyecto


Alcance del Servicio
Administracin del Contrato
Trminos de pago
Obligaciones
Items que se proveen-cronograma y especificaciones
Garantas y Garantes

Check list Contratos

Lmites de responsabilidad
Tasas
Patentes
Informacin confidencial
Provisiones-previsiones
Cambios
Extras

Check list Contratos

Demoras
Requerimientos de seguros
Manejo de disputas
Plazo de rescisin
Arbitros

Administracin de Contratos

ELEMENTOS

Contratos

Resultados

Requerimientos de cambio

Facturas

Administracin de Contratos

OPERADORES

Sistema de medicin de
eficacia de cumplimiento

Sistema de Pagos

Sistema de control de
cambios del contrato

Administracin de Contratos

RESULTADOS

Documentacin / Correspondencia

Cambios en el contrato

Ordenes de Pago

Cierre de Contratos

ELEMENTOS

Documentacin de Contratos

Contrato

Documentos de Programacin

Cambios requeridos y aprobados

Documentacin tcnica

Resultados

Facturas y registros de pagos

Cierre de Contratos

HERRAMIENTAS / TECNICAS

Revisiones o auditoras del proceso de


aprovisionamiento

RESULTADOS

Archivo completo del Contrato


Identificacin de xitos y fallas

Riesgos

Debido a que todo aprovisionamientos est expuesto a


distintos tipos de riesgos las partes deben negociar no solo los
valores de los bienes o servicios a proveer sino el modo de
contratacin
Factores a tener en cuenta:
dimensin y experiencia de quien contrata
urgencia para finalizar
disponibilidad de proveedores calificados


Planeamiento Determinacin de necesidades y plazos para
su disponibilidad
Planeamiento Documentacin de necesidades de productos
Requerimientos y servicios e identificacin de posibles fuentes
de abastecimiento
Obtencin de cotizaciones, propuestas u
Requerimientos ofertas
Etapas

Eleccin de los responsables de la provisin


Seleccin Fuentesde productos y servicios
Administracin Gestin de la relacin con proveedores
de Contratos
Cierre de
Contratos

Cierre formal de las etapas del contrato

tipos de contrato a utilizar


estimaciones
criterios de evaluacin
relacin con departamentos de la
organizacin
fuentes de informacin
manejo provisin mltiple
coordinacin con otros aspecto del proyecto

Especificaciones
Diseo

qu debe hacerse en trminos de


caractersticas fsicas

Riesgo comprador

Performance

capacidades medibles que debe cumplir el


producto terminado de sus caractersticas
operativas

Riesgo contratista

Funcionales

caractersticas relacionados con el uso del


producto

Riesgo contratista

Producir

Comprar

Falta calidad en
proveedores
Falta confiabilidad de
proveedores
Necesidad de garanta
en la provisin
Mantener actividad en
Planta
Secretos diseo o
proceso

Especializacin
Patentes
Flexibilidad
Control
Pequeas
cantidades
Capacidad

Proceso 11.1:
Planificacin de Gestin
de Riesgos

Planificacin de la Gestin de Riesgos

Proceso de decidir cmo enfocar, planificar y ejecutar


las actividades de gestin de riesgos para un proyecto.

Es importante planificar los procesos de gestin del


riesgo, para asegurar que el nivel, el tipo y la
visibilidad de la gestin de riesgos estn en proporcin
tanto con los riesgos como con la importancia del
proyecto para la organizacin.

Planificacin de la Gestin de Riesgos


Factores

ambientales
de la empresa.

Activos

de los
procesos de la
organizacin.

Enunciado

del
alcance del proyecto.

11.1
PLANIFICACIN
DE LA GESTIN
DE RIESGOS
Plan

de gestin
del proyecto.

Plan

de gestin
de riesgos.

Reuniones

anlisis de
planificacin.

Plan de Gestion de Riesgos


Proyecto :
Project Manager :
Fecha :
METODOLOGIA :
Ver Cuadro 1 Metodologa de Gestin de Riesgos
ROLES Y RESPONSABILIDADES :
Ver Cuadro 2 Roles y Responsabilidades de Gestin de Riesgos
PRESUPUESTO :
Ver Cuadro 3 Presupuesto de Gestin de Riesgos
PERIODICIDAD :
Ver Cuadro 4 Periodicidad de Gestin de Riesgos
CATEGORAS DE RIESGOS :
Ver Cuadro 5 Categoras de Riesgos
DEFINICIONES DE PROBABILIDAD E IMPACTO :
Ver Cuadro 6 Definiciones de Probabilidad
Ver Cuadro 7 Definiciones de Impacto
MATRIZ DE PROBABILIDAD E IMPACTO :
Ver Cuadro 8 Matriz de Probabilidad e Impacto
TOLERANCIAS DE LOS INTERESADOS (UMBRALES DE RIESGO) :
Ver Cuadro 9 Tolerancias de los Interesados
FORMATOS DE INFORME :
Se utilizarn los formatos de Priorizacion de Riesgos, Respuesta a Riesgos, Matriz de Revision de
Riesgos del Proyecto, Planificacion de Workaround, y Solicitud de Cambio
SEGUIMIENTO :
Se utilizarn los formatos de Acta de Reunion, Leccion Aprendida, y Auditoria

Cuadro 1 : Metodologa de Gestion de Riesgos


Proyecto :
Project Manager :
Fecha :
Actividad

Descripcin

Herramientas

Planificacion de Gestion de Riesgos

Elaborar Plan de Gestion

PMBOK
PMI Compendium

Sponsor y Usuarios en general


PM y equipo de proyecto

Identificacion de Riesgos

Identificar riesgos del proyecto

Checklist de Riesgos
RBS estandar

Sponsor y Usuarios en general


PM y equipo de proyecto
PM's y equipos de proyectos similares
Consultores y proveedores tecnologicos
Archivos histricos de proyectos

Analisis Cualitativo de Riesgos

Evaluar probabilidad e impacto


Establecer ranking de importancia

Definicion de Probabilidad
Definicion de Impacto
Matriz de Probab-Impacto
Welcom Risk

Sponsor y Usuarios en general


PM y equipo de proyecto
PM's y equipos de proyectos similares
Consultores y proveedores tecnologicos

Anlisis Cuantitativo de Riesgos

Evaluar prob e impacto global


@Risk 4.1 for MS Project
Calculo de Reserva de Contingencia

Sponsor y Usuarios en general


PM y equipo de proyecto
PM's y equipos de proyectos similares
Consultores y proveedores tecnologicos

Planificacin de la Respuesta a Riesgos

Definir respuestas a riesgos


Planificar ejecucion de respuestas

Welcom Risk

Sponsor y Usuarios en general


PM y equipo de proyecto
PM's y equipos de proyectos similares
Consultores y proveedores tecnologicos
Archivos histricos de proyectos

Supervisin y Control de Riesgos

Verificar ocurrencia de riesgos


Supervisar ejecucion de respuestas
Verificar efectividad de respuestas
Verificar aparicin nuevos riesgos

Welcom Risk

Sponsor y Usuarios en general


PM y equipo de proyecto

Fuentes de Informacion

Cuadro 2 : Roles y Responsabilidades


Proyecto :
Project Manager :
Fecha :
Actividad
Planificacion de Gestion de Riesgos

Identificacion de Riesgos

Analisis Cualitativo de Riesgos

Anlisis Cuantitativo de Riesgos

Planificacin de la Respuesta a Riesgos

Supervisin y Control de Riesgos

Roles
Equipo de
Lider
Apoyo
Miembros
Equipo de
Lider
Apoyo
Miembros
Equipo de
Lider
Apoyo
Miembros
Equipo de
Lider
Apoyo
Miembros
Equipo de
Lider
Apoyo
Miembros
Equipo de
Lider
Apoyo
Miembros

Personas

Responsabilidades

AVL
FGG, HGH, JKU, JHG
CVF, BGH, NMM, ERD

Dirigir la actividad, responsable directo


Proveer definiciones
Ejecutar la actividad

AVL
FGG, HGH, JKU, JHG
CVF, BGH, NMM, ERD

Dirigir la actividad, responsable directo


Proveer informacion
Ejecutar la actividad

AVL
FGG, HGH, JKU, JHG
CVF, BGH, NMM, ERD

Dirigir la actividad, responsable directo


Proveer informacion
Ejecutar la actividad

AVL
FGG, HGH, JKU, JHG
CVF, BGH, NMM, ERD

Dirigir la actividad, responsable directo


Proveer informacion
Ejecutar la actividad

AVL
FGG, HGH, JKU, JHG
CVF, BGH, NMM, ERD

Dirigir la actividad, responsable directo


Proveer informacion
Ejecutar la actividad

CVF
JKU, JHG
NMM, ERD

Dirigir la actividad, responsable directo


Proveer informacion
Ejecutar la actividad

Gestin de Riesgo:

Gestin de Riesgo:

Gestin de Riesgo:

Gestin de Riesgo:

Gestin de Riesgo:

Gestin de Riesgo:

Cuadro 3 : Presupuesto de Gestin de Riesgo


Proyecto :
Project Manager :
Fecha :
Actividad
Planificacion de Gestion de Riesgos

Personas
Lider
Apoyo
Miembros

Identificacion de Riesgos

Lider
Apoyo
Miembros

Analisis Cualitativo de Riesgos

Lider
Apoyo
Miembros

Anlisis Cuantitativo de Riesgos

Lider
Apoyo
Miembros

Planificacin de la Respuesta a Riesgos

Lider
Apoyo
Miembros

Supervisin y Control de Riesgos

Lider
Apoyo
Miembros

Materiales
$300 Suministros
$45 Viajes
$50
$395

Equipos

Total

$30 Laptop
$400 Fotocopiadora

$30
$10

$430

$40

TOTAL PRESUPUESTO

$865

Cuadro 4 : Periodicidad de Gestin de Riesgo


Proyecto :
Project Manager :
Fecha :
Actividad

Momento de ejecucin

Entregable del WBS

Periodicidad de Ejecucin

Planificacion de Gestion de Riesgos

Al inicio del proyecto

1.2 Plan de Proyecto 1.0

Una vez

Identificacion de Riesgos

Al inicio del proyecto


En cada replanificacin del proyecto

1.2 Plan de Proyecto 1.0


1.4 Replanificacin del proyecto

Una vez
Semanal

Analisis Cualitativo de Riesgos

Al inicio del proyecto


En cada replanificacin del proyecto

1.2 Plan de Proyecto 1.0


1.4 Replanificacin del proyecto

Una vez
Semanal

Anlisis Cuantitativo de Riesgos

Al inicio del proyecto


En cada replanificacin del proyecto

1.2 Plan de Proyecto 1.0


1.4 Replanificacin del proyecto

Una vez
Semanal

Planificacin de la Respuesta a Riesgos

Al inicio del proyecto


En cada replanificacin del proyecto

1.2 Plan de Proyecto 1.0


1.4 Replanificacin del proyecto

Una vez
Semanal

Supervisin y Control de Riesgos

En cada ciclo de control del proyecto

1.8 Monitoreo semanal de riesgos

Semanal

Cuadro 5 : Categoras de Riesgo


Proyecto :
Project Manager :
Fecha :

Cuadro 6 : Definiciones de Probabilidad de Riesgos


Proyecto :
Project Manager :
Fecha :
Definicin

Probabilidad

Muy Improbable

0.1

Relativamente Probable

0.3

Probable

0.5

Muy Probable

0.7

Casi Certeza

0.9

Cuadro 7 : Definiciones de Impacto de Riesgo


Proyecto :
Project Manager :
Fecha :
Impactos Negativos

Impactos Positivos
La escala de Impactos Positivos es simtrica a la escala mostrada en cuadro superior

Cuadro 8 : Matriz de Probabilidad e Impacto


Proyecto :
Project Manager :
Fecha :

Cuadro 9 : Tolerancias al Riesgo de los Interesados


Proyecto :
Project Manager :
Fecha :
Clasificacion de Riesgos en Altos, Moderados, y Bajos

ALTOS

BAJOS

BAJOS
MODERADOS

Respuestas Preferentes por Tipo de Riesgo

Amenaza

Oportunidad

Tipo de Riesgo
Bajo
Moderado
Alto
Bajo
Moderado
Alto

Respuesta Preferente
Aceptar con Plan de Contingencia
Mitigar o Transferir
Evitar
Compartir y Mejorar
Compartir y Mejorar
Explotar

Proceso 11.2:
Identificacin de Riesgos

Identificacin de Riesgos
11.2
IDENTIFICACIN
DE RIESGOS
Qu? determinar qu riesgos podran afectar el proyecto y documentar sus
caractersticas.
Quines? el equipo de proyecto, el equipo de gestin de riesgos, expertos en la
materia provenientes de otras reas de la compaa, clientes, usuarios finales,
otros directores de proyectos, interesados en el proyecto y expertos externos.

Identificacin de Riesgos
Factores

ambientales de
la empresa.
Activos de los
procesos de la
organizacin.
Enunciado del
alcance del
proyecto.
Plan de gestin
del riesgo (de
11.1)

11.2
IDENTIFICACIN
DE RIESGOS
Plan

de gestin
del proyecto.
Registro de
riesgos.

Revisiones

de la
documentacin.
Tcnicas de
recopilacin de
informacin.
Anlisis de listas de
control.
Anlisis de
asunciones.
Tcnicas de
diagramacin.

Proceso 11.3:
Anlisis Cualitativo de
Riesgos

Anlisis Cualitativo de Riesgos


11.3 ANLISIS
CUALITATIVO DE
RIESGOS
Propsito:
Evaluar el impacto y la probabilidad de los
riesgos identificados.
Priorizar riesgos.

Anlisis Cualitativo de Riesgos


Activos

de los
procesos de la
organizacin.
Enunciado del
alcance.
Plan de gestin
de riesgos (de
11.1).
Registro de
riesgos (de 11.2).

11.3 ANLISIS
CUALITATIVO DE
RIESGOS
Registro

de riesgos
(actualizaciones).

Evaluacin

de
probabilidad e
impacto del riesgo.
Matriz de probabilidad
e impacto del riesgo.
Evaluacin de la
calidad de los datos
sobre riesgos.
Categorizacin de
riesgos.
Evaluacin de la
urgencia del riesgo.

Evaluacin de Riesgos (Impacto)

Hay herramientas para el


Anlisis Cualitativo de
Riesgos?

WelcomRisk de Welcom

Es una herramienta de Gestin de Riesgos para


la identificacin sistemtica, mitigacin, y reporte
de los riesgos y oportunidades del Proyecto.

WelcomRisk de Welcom

Abarca el ciclo completo de gestin de riesgo


(excepto la evaluacin cuantitativa).

WelcomRisk
Welcom
En cunto al Planeamiento
dede
Riesgos
proporciona :

Una estructura de planeamiento altamente flexible que


se puede configurar para reflejar las necesidades de cada
empresa en particular.
Esto incluye la parametrizacin de :
Categoras de riesgos.
Tipos de impacto.
Umbrales de riesgo.
Campos definidos por usuarios.

Proceso 11.4:
Anlisis Cuantitativo de
Riesgos

Anlisis Cuantitativo de Riesgos


11.4 ANLISIS
CUANTITATIVO DE
RIESGOS
Analiza numricamente la probabilidad de
cada riesgo y sus consecuencias en los
objetivos del proyecto, como as tambin la
magnitud del riesgo total del proyecto.

Anlisis Cuantitativo de Riesgos


Activos

de los
procesos de la
organizacin.
Enunciado del
alcance.
Plan de gestin de
riesgos (de 11.1).
Registro de
riesgos.
Plan de gestin
del proyecto.

11.4 ANLISIS
CUANTITATIVO DE
RIESGOS
Plan

de Gestin de
proyecto.
Registro de riesgos
(actualizaciones)

Tcnicas

de
recopilacin y
representacin
de datos
Tcnicas de
anlisis
cuantitativo de
riesgos y de
modelado

Hay herramientas para el


Anlisis Cuantitativo de
Riesgos?

Herramientas de Anlisis Cuantitativo


de Riesgos
Hay varias alternativas disponibles en el mercado, entre estas
podemos mencionar :
1.
2.
3.
4.
5.

@Risk 4.1 for Microsoft Project, de Palisade.


Risk+ 2.0 for Microsoft Project, de C/S Solutions.
Primavera P3.
Pertmaster.
Open Plan Professional.

Proceso 11.5:
Planificacin de la
Respuesta a Riesgos

Planificacin de la Respuesta a Riesgos


11.5 Planificacin de la
Respuesta a Riesgos

Desarrollar opciones y determinar acciones.


Reducir amenazas a objetivos del proyecto.
Mejorar las oportunidades.
Identificacin de responsables para cada respuesta.

Planificacin de la Respuesta a Riesgos


Estrategias

Registro

para

amenazas.
Estrategias para
oportunidades.
Estrategia
comn.
Estrategias de
respuesta a
contingencias.

11.5 Planificacin de la
Respuesta a Riesgos

Plan

de gestin
de riesgos.
Registro de
riesgos.

de riesgos
(actualizaciones).
Plan de gestin del
proyecto
(actualizaciones).
Acuerdos
contractuales
relacionados con el
riesgo.

Fuente: